Allgemein

Mit den von den Banken/Bankprogrammen zur Verfügung gestellten elektronischen Kontoauszügen lassen sich Bankauszüge direkt importieren. Dadurch werden nicht nur Erfassungsfehler vermieden, auch Kontierungsfehler können dadurch minimiert werden. Das spart Arbeitszeit und unnötige Abstimmungsaufwendungen.

In NEVARIS Finance können elektronische Kontoauszüge im Swift MT940 Dateiformat automatisch eingelesen und zum Buchen bereitgestellt werden. Die Funktion ist mandantenübergreifend.

MT940 (MT=Message Type) ist der SWIFT-Standard (Banking Communication Standard) zur elektronischen Übermittlung von Kontoauszugs-Daten.

Anhand der Geschäftsvorfallcodes, der Bankverbindungen und der Verwendungszwecke werden die einzelnen Umsätze (Zahlungssätze) analysiert und vollautomatische Kontierung von Konten und offenen Posten durchgeführt.

Beispiele:

Sammelüberweisungen (DTA) sollen grundsätzlich auf das Verrechnungskonto 194099 gebucht werden. Sammelüberweisungen entsprechen dem Geschäftsvorfallcode '79'. In diesem Fall empfiehlt es sich, hierfür bei dem Geschäftsvorfallcode das Sachkonto '194099' zu hinterlegen.

Zahlungseingänge von der Bankverbindung BLZ 29152670, Konto 11217452 sind dem Debitoren 123456 zuzuordnen. Hierfür könnte eine 'Zuordnung Bankverbindungen' hinterlegt werden bzw. mit der ersten Kontierung würde diese Bankverbindung automatisch gespeichert werden.

Im ersten Schritt sind die Einrichtungen, wie z. B. GVC (Geschäftsvorfallcodes), Zuordnung der eigenen Firmenbanken, Suchkonstanten etc. zu definieren, damit mit dem Datenimport eine hohe Trefferquote (Kontierung) erzielt wird.

Der Aufruf erfolgt über Menü Tägliche Aktivitäten, Electronic Banking. Hier werden die bereits importierten MT940-Dateien angezeigt.

Übersicht

Die Übersicht der importierten MT940-Dateien bietet die folgenden Spalten:

Übernahmelauf

Anzeige der Bezeichnung des Datenimports.

Auftragsreferenz

Anzeige der Auftragsreferenz (individuelle Belegung je Bank) der ersten laufenden Nummer der zugehörigen Kontoauszüge.

Dateiname

Anzeige des Dateinamens der importierten MT940-Datei.

Anzahl Kontoauszüge

Anzeige, wie viele Kontoauszüge in der importierten MT940-Datei vorhanden sind.

Mit dem Lookup wird in ' Kontoauszüge angezeigt. EB Kontoauszüge' verzweigt und die einzelnen zugehörigen

Anzahl Umsätze

Anzeige, wie viele Umsätze (einzelne Bankbuchungen) in der importierten MT940-Datei vorhanden sind.

Übergeben

Übernahmen, die an die Bankauszugserfassung übergeben wurden, werden hier gekennzeichnet.

Zuordnung Zielbanken unvollständig, Zuordnung Zielkonten unvollständig

Hierüber wird gekennzeichnet, ob die zugehörigen Kontoauszüge vollständig kontiert sind (Kennzeichen nicht gesetzt) oder ob noch Kontierungen erfolgen müssen (gesetztes Kennzeichen).

Beispiel:

Das Kennzeichen 'Zielbanken zuordnen' ist nicht gesetzt, das Kennzeichen 'Zielkonten zuordnen' ist gesetzt. Das bedeutet, dass bei allen zugehörigen Kontoauszügen ein Zielbankkonto vorhanden ist, aber noch einige Kontierungen fehlen.

Einrichtung

Über das Menü 'Vorbereiten', 'Einrichtung' sind bestimmte Einstellungen vor dem ersten Datenimport festzulegen.

Diese Einrichtungen sind (in der Regel) einmalig zu hinterlegen.

Für Details zu den unterschiedlichen, notwendigen Einrichtungen im Menü 'Vorbereiten', siehe FIBU Electronic Banking Einrichtungen im Menü Vorbereiten.

Datenimport

Über den Menübutton Vorbereiten, 'Datenimport' können die von den Bankprogrammen erstellten MT940-Dateien importiert werden.

Mit dem Datenimport erfolgt eine Prüfung, dass die Kontoumsätze zu den Kontoauszug-Anfangs- und Endsaldo passt.

Der Datenimport ist mandantenübergreifend.

Übernahmelauf

Anzeige/Eingabe einer Bezeichnung für den Datenimport.

Es wird eine Bezeichnung 'EB JJJJ.MM.TT' vorgeschlagen.

Übergabe an Bankauszugserfassung

Es besteht die Möglichkeit, die Übernahme über die Funktion 'EB Kontoauszüge' zu bearbeiten oder sie direkt in die Bankauszugserfassung zu übernehmen und dort zu bearbeiten.

Damit eine direkte Übernahme in die Bankauszugserfassung erfolgen kann, müssen in der Einrichtung 'Zuordnung Firmenbanken' die zu importierenden Banken mit Zielmandant und Zielbankkonto angelegt sein.

Umlaute umsetzen

Da das Swift Format deutsche Umlaute nicht unterstützt, kann durch die Aktivierung dieses Feldes beim Import eine Konvertierung in Umlaute erfolgen.

Im Anschluss kann die Datei über 'OK' und 'Wählen' zum Import gewählt werden.

EB Kontoauszug

Über das Menü 'Vorbereiten', Bankauszugserfassung' können die importierten Kontoauszüge bearbeitet, übernommen und bei Bedarf über das Menü 'Berichten' auch gedruckt werden.

EB Kontoauszug Übersicht

In der Übersicht werden die zur zuvor ausgewählten Übernahme zugehörigen Kontoauszüge mit ihren Grunddaten, wie BLZ, Bankkontonummer, Auszugsnummer, Anfangs- und Endsaldo und Umsatzwerten angezeigt.

Die Übersicht kann nach Bankkonto und nach Anzeigeoption gefiltert werden. Die Anzeigeoption bietet die Möglichkeiten

alle Kontoauszüge: Es werden gebuchte und ungebuchte Kontoauszüge angezeigt.
gebuchte Kontoauszüge: Es werden nur die bereits gebuchten Kontoauszüge angezeigt.
ungebuchte Kontoauszüge: Es werden nur die noch nicht gebuchten Kontoauszüge angezeigt.

Fehlerhafte Auszüge

Auswahl, ob alle, keine oder nur fehlerhafte Auszüge angezeigt werden sollen.

blank: Es werden alle Kontoauszüge angezeigt.
Nur: Es werden nur fehlerhafte Kontoauszüge angezeigt.
Keine: Es werden nur fehlerfreie Kontoauszüge angezeigt.

Lfd. Nr. Kontoauszug

Anzeige einer vom System vergebenen laufenden Nummer.

Auftragsreferenz

Anzeige der Auftragsreferenz (individuelle Belegung je Bank).

BLZ Bankkontonummer

Anzeige der Bankverbindung (Bankleitzahl, Bankkontonummer).

Swift-Code

Anzeige des Swift-Code zur Information.

Auszugs Nr.

Anzeige der Kontoauszugsnummer.

Anfangssaldo Kennung

F: Anfangssaldo
M: Zwischensaldo

Soll/Haben - Kennung A/Z

Anzeige einer Kennung für den Anfangs-/Zwischen-Saldo.

C: Credit (Haben)
D: Debit (Soll)

Anfangs/Zwischen-Saldo

Anzeige des Anfangs- bzw. Zwischensaldos.

Umsätze

Anzeige der Umsatzwerte.

Schluss/Zwischen-Saldo

Anzeige des Schluss- bzw. Zwischensaldos.

Soll/Haben - Kennung S/Z

Anzeige einer Kennung für den Schluss-//Zwischen-Saldo.

C : Credit (Haben)
D : Debit (Soll)

Endsaldo Kennung

F: Anfangssaldo
M: Zwischensaldo

Buchungsdatum

Anzeige des Kontoauszugsdatums.

Währungscode

Anzeige des Währungscodes des Kontoauszugs.

Zielmandant Zielbankkonto

Anzeige des Zielmandanten und des Zielbankkontos.

Es werden die Daten aus der Einrichtung 'Zuordnung Firmenbanken' übernommen.

Fehler

Ist das Kennzeichen gesetzt, ist der Kontoauszug fehlerhaft; z.B. wenn der Anfangssaldo zuzüglich Umsätze nicht dem Endsaldo entspricht.

Übergeben

Ist das Kennzeichen gesetzt, wurde der Kontoauszug bereits an die Bankauszugserfassung übergeben.

Das Kennzeichen kann manuell gepflegt werden. Somit sind Wiederholungen jederzeit möglich.

EB Kontoauszug Karte

Wenn der Datenimport nicht an Bankauszugserfassung übergeben wurde, erfolgt in der Kontoauszug Karte die Bearbeitung/Kontierung des Kontoauszugs.

Im Register 'Allgemein' werden die Kontoauszugsdaten angezeigt. Diese Daten sind nicht änderbar.

In den Zeilen werden die einzelnen Bankbuchungen (Umsätze) des Kontoauszuges und im unteren Bereich die Details (Auftraggeber/Empfänger, Referenzen, Geschäftsvorfallcode, Verwendungszweck) zu der jeweiligen Bankbuchung angezeigt.

Die Kontierung kann sowohl in den Zeilen als auch im unteren Bereich über den Ausgleich erfolgen.

Soll/Haben

Anzeige der Soll/Haben Kennung.

C: Credit (Haben)
D: Debit (Soll)
RC: Storno Credit (Soll)
RD: Storno Debit (Haben)

Gebührenbetrag

Anzeige des Gebührenbetrags (:61: Umsatzzeile, Subfeld 9 Gebührenbetrag).

Anzahl Ergebnis Vorschlag

Anzeige der Anzahl der Vorschläge für die Kontenzuordnung.

Beispiel:

Anhand der hinterlegten Suchfunktionen wurden über die Verwendungszweckzeilen mehrere Konten gefunden. Hier wird die Anzahl der Kontierungs-Vorschläge angezeigt.

Mit dem Lookup können die Vorschläge angezeigt werden.

Ausgleich

Über die Ausgleichsfelder erfolgt die Kontierung. Bei den Personenkonten kann der betreffende Posten hierüber zugeordnet und ausgeglichen werden.

Soll mit einer Zahlung mehr als ein Posten ausgeglichen werden, z. B. eine Zahlung für 3 Posten, ist dieses hier nicht möglich und kann erst nach Übergabe an die Bankkontoauszugserfassung durchgeführt werden (über Ausgleich mit ID).

Kontoart

Auswahl, ob die Buchung auf ein Sachkonto, Debitor, Kreditor oder Bankkonto erfolgen soll.

Kontonr.

Eingabe/Auswahl der Kontonummer.

Belegart

Auswahl, zu welcher Belegart ein Ausgleich erfolgen soll.

Zahlung
Rechnung
Gutschrift
Zinsrechnung Mahnung

Belegnr.

Eingabe/Auswahl der Belegnummer.

Die Felder 'Belegart' und 'Belegnr.' werden bei der E-Banking Version 'I' (neue) nicht ausgewertet; der Ausgleich erfolgt hier über die Ausgleichs-Funktion.

Funktion 'Zielbankkonten vorschlagen'

Über den Funktionsbutton 'Zielbankkonten vorschlagen' wird in der Einrichtung 'Zuordnung Firmenbanken' geprüft, ob für die Bankleitzahl und Bankkontonummer ein Satz vorhanden ist. Wenn die Kombination gefunden wird, dann werden der Zielmandant und das Zielbankkonto übernommen.

Funktion 'Kontierung Auszug'

Wurden nach dem Datenimport die Sucheinstellungen verfeinert, kann über die Funktion 'Kontierung Auszug' für den ausgewählten Kontoauszug eine automatische Kontierung durchgeführt werden.

Hierüber kann geprüft werden, ob die veränderten Sucheinstellungen zum gewünschten Ergebnis führen.

Kontierung Übernahme

Wurden nach dem Datenimport die Sucheinstellungen verfeinert, kann über die Funktion 'Kontierung Übernahme' im Menü 'Vorbereiten' für die ausgewählte Übernahme eine automatische Kontierung durchgeführt werden.

Hierüber kann geprüft werden, ob die veränderten Sucheinstellungen zum gewünschten Ergebnis führen.

Drucken

Die Kontoauszüge können über den Funktionsbutton 'EB Kontoauszug' im Menü 'Berichten' aus der Übernahme-Übersicht oder aus der Kontoauszugskarte heraus ausgedruckt werden.

Der Ausdruck kann über die Felder der Kontoauszugs-Übersicht gefiltert werden.

Über den Lookup können die zum Übernahmelauf zugehörigen Kontoauszüge angezeigt werden.

Bankauszugserfassung

Im Menü 'Vorbereiten', 'Bankauszugserfassung' können die Kontoauszüge (kontiert und/oder unkontiert) an die Bankauszugserfassung übergeben werden.

Übergabe an Bankauszugserfassung

Mit der 'Übergabe an Bankauszugserfassung' werden die kontierten Kontoauszüge an die Bankauszugserfassung übergeben und können dort gebucht werden. Es wird dabei geprüft, dass für alle Umsätze eine Kontierung vorhanden ist.

Es werden die Kontoauszüge, die an die Bankauszugserfassung übergeben werden, gekennzeichnet (Kennzeichen 'Übergeben').

Übergabe an Bankauszugserfassung ohne Prüfung Kontierung

Mit der 'Übergabe an Bankauszugserfassung ohne Prüfung Kontierung' werden die Kontoauszüge ohne Prüfung an die Bankauszugserfassung übergeben.

Es werden die Kontoauszüge, die an die Bankauszugserfassung übergeben werden, gekennzeichnet (Kennzeichen 'Übergeben').

Bankauszugserfassung Übersicht

Mit der Funktion 'Bankauszugserfassung Übersicht' wird in die Kontoauszug Übersicht des aktiven Mandanten verzweigt.

Banken/Bankauszugserfassung

Unter Abteilungen/Finanzbuchhaltung/Tägliche Aktivitäten/Buchungserfassung, Kontoauszüge kann der importierte Kontoauszug bearbeitet werden, es können fehlende Kontierungen und/oder OP-Ausgleiche erfasst und vollständig kontierte Kontoauszüge gebucht werden.

Unmittelbar nach der Übergabe ist über den Menübutton 'Kontoauszug' die Funktion 'EB Posten Ausgleich-ID setzen' aufzurufen und durchzuführen.

Nachfolgend sind die Felder/Spalten, die sich im speziellen auf die EB-Schnittstelle beziehen, aufgeführt.

Hinweis: Es empfiehlt sich, die Spalte 'Bearbeitungsstatus' einzublenden.

Bearbeitungsstatus

Anzeige, ob eine automatische Konto-Zuordnung erfolgt ist.

keine Zuordnung: Es ist keine automatische Konto-Zuordnung erfolgt. Diese Zahlungssätze können nicht gebucht werden und müssen geprüft und kontiert werden.
freie Verwendung: Über den Bearbeitungsstatus 'freie Verwendung' können manuell – je nach Bedarf – Zeilen gekennzeichnet werden.
vollständige Zuordnung: Es ist eine vollständige Konto-Zuordnung erfolgt und bei Personenkonten ist zusätzlich eine OP-Ausgleichs-ID (Beleg-Zuordnung) gesetzt.

Konto zugeordnet

Es ist eine automatische Personenkonto-Zuordnung erfolgt, eine automatische Beleg-Zuordnung ist jedoch nicht erfolgt.

Diese Zahlungssätze sollten geprüft und es sollte eine OP-/Beleg-Zuordnung (Ausgleich) hinterlegt werden.

Zuordnung über OP-Betrag: Wenn eine Zuordnung über die Restbetragssuche mit OP-Ausgleich erfolgt ist, bekommen diese Sätze den Status 'Zuordnung über OP-Betrag'. Diese Zahlungssätze sollten geprüft werden.
Unvollständige OP-Zuordnung – Restbetrag: Wenn eine manuelle Konto-/Beleg-Zuordnung erfolgt ist und bei den OPs mit Ausgleichs-ID ein Restbetrag offen bleibt, wird dieser Status gesetzt.

EB Übernahmelauf

Anzeige der Bezeichnung des Übernahmelaufs.

EB Kontoauszug

Anzeige der lfd. Nummer des Kontoauszugs.

Mit dem Lookup wird in die EB Kontoauszüge Übersicht verzweigt und dort werden die Grunddaten, wie BLZ, Bankkontonummer, Auszugsnummer, Anfangs- und Endsaldo und Umsatzwerte angezeigt.

EB Lfd.-Nr. Umsatz

Anzeige der laufenden Nummer des Kontoauszugs.

Über den Lookup kann in die EB Kontoauszug Karte verzweigt werden und dort werden die Kontoauszugsdaten (Bankverbindungen, Verwendungszwecke, etc.) angezeigt.

Factbox 'E-Banking'

Im Register 'E-Banking' werden die Kontoauszugsdaten, wie Name und BLZ/Konto Auftraggeber/Zahlungsempfänger, Betrag, Geschäftsvorfallcode, Kunden- und Bankreferenz, Verwendungszwecke und der Match-/Suchcode, worüber die Kontozuordnung erfolgt ist, angezeigt.

Match (1. Feld)

Anzeige, anhand welcher Einrichtung die Kontozuordnung erfolgt ist.

GVC: Die Zuordnung erfolgte auf Basis der Kontierung in der Einrichtung 'GVC (Geschäftsvorfallcodes)'.
BLZ/Bankkonto: Die Zuordnung erfolgte auf Basis der Einrichtung 'Zuordnung Bankverbindungen'.
VWZ-Kontierung: Die Zuordnung erfolgte auf Basis der Einrichtung 'VWZ-Kontierung'
Belegnr.: Die Zuordnung erfolgte auf Basis der 'Suchkonstanten VWZ', Referenzfeld 'Belegnr.'.
Debitornr./Kreditornr.: Die Zuordnung erfolgte auf Basis der 'Suchkonstanten VWZ', Referenzfeld 'Belegnr.'.
Debitorname/Kreditorname: In der Einrichtung 'Reihenfolge Kontierung' ist eine Reihenfolge für das Referenzfeld 'Debitorname/Kreditorname' definiert; hierüber erfolgte die Zuordnung.
Restbetrag: In der Einrichtung 'Reihenfolge Kontierung' ist eine Reihenfolge für das Referenzfeld 'Restbetrag' definiert; hierüber erfolgte die Zuordnung.

Voraussetzung für diese Zuordnung ist, dass in der Einrichtung 'GVC (Geschäftsvorfallcodes)' bei dem GVC das Kennzeichen 'Nach Restbetrag suchen' gesetzt ist.

(2. Feld)

Anzeige des Textes/Codes/Werts für die Zuordnung.

Kontoauszug

Über den Menübutton 'Kontoauszug' können spezielle Funktionen für das E-Banking aufgerufen werden.

EB Kontoauszug

Anzeige der Grunddaten, wie BLZ, Bankkontonummer, Auszugsnummer, Anfangs- und Endsaldo und Umsatzwerte des importierten Kontoauszugs.

EB Kontierung Umsatz

Wurden nach dem Datenimport die Sucheinstellungen verfeinert, kann über die Funktion 'Kontierung Übernahme' für die ausgewählte Übernahme eine automatische Kontierung durchgeführt werden.

Hierüber kann geprüft werden, ob die veränderten Sucheinstellungen zum gewünschten Ergebnis führen.

EB Ergebnisvorschlag

Anzeige der Kontierungsvorschläge.

Im Register 'Allgemein' werden die Summen Restbetrag, Skonto Betrag und Überweisungsbetrag aus dem Ausgleich angezeigt.

In den Zeilen werden die einzelnen Kontierungsvorschläge und im unteren Bereich die Zahlungs-Details (Feldschlüssel nebst Inhalt) angezeigt.

Im unteren Bereich in der Zeile 'Match.' wird angezeigt, anhand welcher Einrichtung die Zuordnung erfolgt ist.

Match. (1. Feld)

Anzeige, anhand welcher Einrichtung die Kontozuordnung erfolgt ist.

GVC: Die Zuordnung erfolgte auf Basis der Kontierung in der Einrichtung 'GVC (Geschäftsvorfallcodes)'.
BLZ/Bankkonto: Die Zuordnung erfolgte auf Basis der Einrichtung 'Zuordnung Bankverbindungen'.
VWZ-Kontierung: Die Zuordnung erfolgte auf Basis der Einrichtung 'VWZ-Kontierung'
Belegnr.: Die Zuordnung erfolgte auf Basis der 'Suchkonstanten VWZ', Referenzfeld 'Belegnr.'.
Debitornr./Kreditornr.: Die Zuordnung erfolgte auf Basis der 'Suchkonstanten VWZ', Referenzfeld 'Belegnr.'.
Restbetrag: In der Einrichtung 'Reihenfolge Kontierung' ist eine Reihenfolge für das Referenzfeld 'Restbetrag' definiert; hierüber erfolgte die Zuordnung.
Debitorname/Kreditorname: In der Einrichtung 'Reihenfolge Kontierung' ist eine Reihenfolge für das Referenzfeld 'Debitorname/Kreditorname' definiert; hierüber erfolgte die Zuordnung.

(2. Feld)

Anzeige des Textes/Codes für die Zuordnung.

(3. Feld)

Anzeige des zusammengesetzten Suchtextes.

Beispiel:

Es wurde im Text 'KD.NR. R.-NR. 4000048 1.7.10 R.-BTR. 510,00SKONTO 15,30047 BAUUNTERNEHMEN' die Belegnr. '4000048' gesucht und anhand dieser konnte eine Zuordnung zum Personenkonto und zum Beleg/OP erfolgen.

EB Posten Ausgleich-ID setzen

Achtung: Unmittelbar nach der Übergabe an die Bankauszugserfassung ist hierüber die Posten-Ausgleichs-ID zu setzen. Dadurch ändert sich ggf. der Bearbeitungsstatus von 'Konto zugeordnet' auf 'vollständige Zuordnung'.

Personenkonten

Wenn sowohl eine Konto- als auch eine Belegnummer gefunden und zugeordnet werden konnte, muss für einen automatischen OP-Ausgleich eine Ausgleichs-ID gesetzt werden. Mit dieser Funktion werden bei den Posten die Ausgleichs-IDs gesetzt.

Beispiel:

Beim Datenimport konnte über die Einrichtungen eine Konto- und auch Beleg-Zuordnung erfolgen. Wenn keine Ausgleichs-ID gesetzt wird, wird die Rechnung nicht automatisch ausgeglichen sondern lediglich ein offener Zahlungsposten erzeugt, über den nachträglich ein OP-Ausgleich erfolgen müsste.