Allgemein
In der Baubetriebsabrechnung und/oder Geräteabrechnung können Buchungen von einer Kostenstelle eines Mandanten an eine Kostenstelle eines anderen Mandanten erfolgen. Buchungen, die mehrere Mandanten betreffen, werden automatisch verrechnet, so dass in jedem betroffenen Mandanten jeweils eine komplette Buchung erscheint. Eine Buchung ist dann mandantenübergreifend, wenn auf der Belastungs- und Entlastungsseite Kostenstellen unterschiedlicher Mandanten vorhanden sind. Die notwendigen Verrechnungsbuchungen werden mit Hilfe der Kostenarten und Kostenstellen der 'Kontierungshilfen Mandant' erstellt. Diese müssen also bereits bei Erstellen der Buchung eingerichtet sein.
Diese in der BBA erstellten innerbetrieblichen Verrechnungsbuchungen können zusammengefasst und an die Finanzbuchhaltung weitergereicht werden. Sie stellen Forderungen oder Verbindlichkeiten zwischen Mandanten dar. Bislang konnten diese 'Forderungen' und 'Verbindlichkeiten' in Fibu-Buchungsblätter übergeben werden.
Jetzt können die Verrechnungsbuchungen können auch in das Rechnungsausgangsbuch geholt und von dort mittels der Belegübertragung in das REBU oder FIBU Buchblatt des Mandanten, der die Verbindlichkeit auszuweisen hat, geschrieben werden. Sowohl das RABU als auch die Belegübertragung (AUBEL) sind kostenpflichtige Module. Die Freischaltung dieser Funktion ist also notwendig für die Nutzung dieser Verarbeitung. Siehe auch FIBU AUBEL - Automatischer Belegübertrag.
Es muss sichergestellt sein, dass die ausgeführte Mandantenverrechnung die letzte mandantenübergreifende Aktion einer Periode ist. Wenn nach Ausführen der Mandantenverrechnung erneut übergreifende Buchungen für die Periode ausgeführt werden, wird die Mandantenverrechnung für diese Periode vollständig gelöscht und neu erstellt. In diesem Zusammenhang kann nicht geprüft werden, ob schon Verrechnungsbuchungen an das RABU übergeben wurden bzw. das Kennzeichen 'Übertragen an FIBU' gesetzt ist. Auch diese Zeilen werden gelöscht und es wird eine neue Zusammenstellung 'Mandantenverrechnung' erstellt, wodurch Doppelübernahmen theoretisch möglich wären.
Beispiel:
Einrichtung Kontierungshilfe
| Im Mdt | Zielmandant | Herkunft | KoA entlasten | KoA Belasten | KSt entlasten | KSt belasten |
|---|---|---|---|---|---|---|
| BTN | Bau AG | BBA | 900519 | 900518 | 901099 | 901098 |
| Bau AG | BTN | BBA | 900529 | 900528 | 901089 | 901088 |
Istwert im Mandanten 'A'
Materiallieferung von Mandant 'A' an Mandant 'B'. Mandant A liefert den Art. 001 an eine Baustelle des Mandanten B.
Im Mandanten 'A' wird das Lager entlastet (Kostenstelle 359062; Erlöskostenart 500300), im Mandanten 'B' wird die Kostenstelle der Baustelle belastet, Aufwandskostenart 620200.
Für den Mandanten 'A' wird die Buchung mit den Einrichtungen der Kontierungshilfe vervollständigt. Das Gleiche gilt für den Mandanten 'B'. Damit hat jeder Mandant eine vollständige, rein kostenrechnerische Buchung. Es besteht noch kein Bezug zur Finanzbuchhaltung.
500300 ist die Erlöskostenart, 900110 interne Verrechnungskostenart aus der Kontierungshilfe Mandant.
| Herkunft | Kostenstelle | Kostenart | Istbetrag |
|---|---|---|---|
| BBA | 359063 | 522000 | -500,00 |
| BBAVRR | 901098 | 900518 | 500,00 |
Istwert im Mandanten 'B'
Die Baustelle 'Kostenstelle 702130' erhält die Belastung mit der Kostenart 620200, die Buchung mit den Einrichtungen aus der Kontierungshilfe Mandant vervollständigt.
| Herkunft | Kostenstelle | Kostenart | Istbetrag |
|---|---|---|---|
| BBA | 700140 | 620205 | 500,00 |
| BBAVRR | 901089 | 900528 | -500,00 |
In der Mandantenverrechnung wird die Summe solcher übergreifenden Buchungen je Buchungsoption 'Entlasten' und 'Belasten' zusammengefasst.
| Mandant | Zielmandant | Monat | Kostenstelle | Buchungsoption | Herkunft | Verrechnungsbetrag | Kostenarten |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A | B | tt.mm.jj | Entlasten | BBA | 500,00 | Erlöse 500,00 | |
Für die Übernahme in das Rechnungsausgangsbuch (im Mandanten A) gibt es 2 Varianten, die Abfrage erfolgt bei Übernahme in das Rechnungsausgangsbuch:
Kostenart wie in der Baubetriebsabrechnung ermittelt:
In diesem Fall wird folgende Kontierung ermittelt:
| Art | Nr | KoA | Kostenstelle |
|---|---|---|---|
| Sachkonto | 522000 | 522000 | 901098 |
Kostenart und Sachkonto daraus lt. Kontierungshilfe Mandant
| Art | Nr | KoA | Kostenstelle |
|---|---|---|---|
| Sachkonto | 900519 | 900519 | 901098 |
Einrichtung
...für Verrechnungsbuchung BBA
Damit mandantenübergreifende BBA Buchungen abgesetzt werden können, müssen für jeden Mandanten die Kontierungshilfen Mandant gefüllt sein.
In den 'Kontierungshilfen Mandant' müssen nachfolgende Angaben getroffen worden sein:
Zielmandant
Mandant auswählen, für den übergreifende Belege gebucht werden sollen.
Herkunft
Es können mehrere Definitionen getroffen werden, je nachdem woher die Buchung stammt, die eine Verrechnung auslöst. Z.B. eigene Kontierungen für Gerätebuchungen. Wenn nicht nach Herkunft unterschieden werden soll, dann ist die Herkunft leer zu lassen.
Bezeichnung/Bezeichnung2/Suchbegriff
Hier kann die Art der Verrechnungsbuchung näher bezeichnet werden.
Kostenart entlasten
Wird in einem Mandanten A ein innerbetrieblicher, mandantenübergreifender Erlös an den Mandanten B gebucht, wird zur Erstellung der Verrechnungsbuchung im Mandanten B die 'Kostenart entlasten' aus der Kontierungshilfe im Mandanten B verwendet. (Kontierungshilfe Mandant im Mandanten B für den Mandanten A)
Wird in einem Mandanten B ein innerbetrieblicher, mandantenübergreifender Erlös an den Mandanten A gebucht, wird zur Erstellung der Verrechnungsbuchung im Mandanten A die 'Kostenart entlasten' aus dem Mandanten A verwendet. (Kontierungshilfe Mandant im Mandanten A für den Mandanten B.)
Hinweis:
Dieser Kostenart, die ja an sich eine interne ist, muss in den Stammdaten ein Sachkonto zugeordnet sein, wenn die Mandantenverrechnung in das RABU geholt werden soll. Ist die Einrichtung nicht vollständig, wird beim Versuch, die Mandantenverrechnung in das RABU zu holen, die Meldung 'Nr darf nicht leer sein in Verkaufszeile Belegart = Rechnung, Belegnummer = xyz, Zeilennr. = 10000' ausgegeben
Kostenart belasten
Wird in einem Mandanten A ein innerbetrieblicher, mandantenübergreifender Erlös an den Mandanten B gebucht, wird zur Erstellung der Verrechnungsbuchung im Mandanten A die 'Kostenart belasten' aus der Kontierungshilfe im Mandanten A verwendet. (Kontierungshilfe Mandant im Mandanten A für den Mandanten B)
Wird in einem Mandanten B ein innerbetrieblicher, mandantenübergreifender Erlös an den Mandanten A gebucht, wird zur Erstellung der Verrechnungsbuchung im Mandanten B die 'Kostenart belasten' aus dem Mandanten B verwendet. (Kontierungshilfe Mandant im Mandanten B für den Mandanten A)
Kostenstelle entlasten /Kostenstelle belasten
Verwendung analog Kostenart.
Produktbuchungsgruppe
Eine Produktbuchungsgruppe kann angegeben werden, ist aber nicht notwendig. Wenn leer, wird die Produktbuchungsgruppe aus dem Sachkonto bei Übernahme in das RABU ermittelt.
Geschäftsbuchungsgruppe
Eine Geschäftsbuchungsgruppe kann angegeben werden, ist aber nicht notwendig. Wenn leer, wird die Geschäftsbuchungsgruppe aus dem Sachkonto oder Personenkonto (je nach gesetzter Steuerung) bei Übernahme in das RABU ermittelt.
...für Nutzung Belegübertrag
Für die anschließende Nutzung des Belegübertrages RABU an REBU oder Buchblatt müssen nicht sämtliche Einrichtungen der Belegübertragung vorgenommen werden. Die notwendigen Einrichtungen sind folgende:
Autom. Mandantenübergr. Belegübertrag
Durch die Kennzeichnung erfolgt die Aktivierung des automatischen Belegübertrags. D.h. wenn das Kennzeichen gesetzt ist und bei den Debitoren ein Zielmandant/Zielkreditor hinterlegt ist, wird ein Belegübertrag automatisch generiert.
Belegnr. Zielmandant
Auswahl der Basis für die Ermittlung der Belegnummer im Zielmandanten, einzurichten im Zielmandanten. Gilt, wenn im Zielmandanten in ein Buchblatt übertragen wird. Bei Übertragung in das REBU wird immer die Belegnummernserie des REBUs gezogen.
Nummernserie
Die Belegnummer wird aus einer Nummernserie, die im folgenden Feld festzulegen ist, ermittelt.
Belegnr. Quellmandant
Die Belegnummer des Quellmandanten (= Belegnummer der Ausgangsrechnung) wird im Zielmandanten als Belegnummer für die Eingangsrechnung übernommen.
Belegnr. f. übertragene Belege
Wurde im vorherigen Feld festgelegt, dass die Belegnummer aus einer Nummernserie ermittelt werden soll, ist hier die Nummernserie zu hinterlegen.
Zielmandant Belegübertragung
Auswahl des Mandanten, in den ein automatischer Belegübertrag erfolgen soll. Hinweis: Zulässig sind Mandanten, bei denen die Adressnr. der Firma der Adressnummer des aktuellen Debitors entspricht.
Zielkreditor Belegübertrag
Auswahl des Kreditors, für den eine Eingangsrechnung per Belegübertrag erstellt werden soll. Hinweis: Über den Lookup wird die Kreditorenübersicht des Zielmandanten aufgerufen. Es werden dabei die Kreditoren angezeigt, bei denen die Adressnummer identisch ist mit der Adressnummer des Quellmandanten.
Belegübertragung RABU
Hier wird die Steuerung gesetzt, ob aus dem RABU ins REBU übertragen werden soll oder in das Fibu-Buch.-Blatt.
Für jeden Zielmandanten muss hier für die Kostenart der Entlastungsbuchung eine gegenläufige Kostenart der Belastungsbuchung angeben werden.
Kostenart
Für die in der Entlastungsbuchung verwendeten Kostenarten müssen für die jeweiligen Zielmandanten entsprechende Belastungskostenarten angegeben werden.
Kostenstelle
Für die Erstellung der Ausgangsrechnung wird die 'Kostenstelle belasten' aus der Kontierungshilfe Mandant verwendet. In der Umsetzung sollte daher als Umsetzung für diese Kostenstelle die 'Kostenstelle entlasten' aus der Kontierungshilfe im Zielmandanten angegeben werden.
Vorgehensweise
Bevor die mandantenübergreifenden Verrechnungsposten in das RABU geholt werden können, muss die Funktion 'Mandantenverrechnung ausführen' unter Abteilungen/Baubetriebsabrechnung/ Abrechnung, Mandantenverrechnung aufgerufen werden.
Ausführen der Mandantenverrechnung
Durch das Ausführen der Mandantenverrechnung werden die Verrechnungsbuchungen pro Mandant, Zielmandant, Monat und Verrechnungskostenstelle zusammengestellt.
Mandantenfilter
Die Mandantenverrechnung wird grundsätzlich für alle Mandanten ausgeführt, es sei denn, hier wird ein Filter für bestimmte Mandanten eingegeben, dann gelten diese.
Buchungsperiode
Eine Buchungsperiode muss angegeben werden, die aktuelle wird vorgeschlagen.
Unsaldiert errechnen
Hier muss 'Ja' angegeben werden. Dann werden Be- und Entlastungsbuchungen als getrennte Verrechnungssätze bereitgestellt. Dies ist notwendig, da für finanzbuchhalterisch relevante Sachverhalte das Saldierungsverbot gilt.
An Fibu übergeben
Ja
Wenn hier 'Ja' angegeben wird, werden die in der BBA gebuchten Mandantenverrechnungen pro Mandant, Zielmandant, Monat und Verrechnungskostenstelle zusammengestellt. Sie werden in den jeweiligen Mandanten in ein Fibu-Übernahmeblatt Fibu-Buchungsblätter, Vorlage FIBVRR, 'Externe Übernahme') gestellt.
Nein
Wenn hier 'Nein' angegeben wird, werden die in der BBA gebuchten Mandantenverrechnungen pro Mandant, Zielmandant, Monat und Verrechnungskostenstelle zusammengestellt. Sie können dann über einen Funktionsaufruf in das RABU übernommen werden.
Wenn die Verarbeitung 'Mandantenverrechnung über RABU' genutzt werden soll, muss hier 'Nein' angegeben werden.
Nach Herkunft
Wenn ja, wird die Mandantenverrechnung nach Herkunft gruppiert.
Kostenarten suchen
Wenn ja, wird die Kostenart aus den Teilbelegen, die zur Verrechnung führen, ermittelt, und zwar nach der GuV-Zuordnung des Sachkontos, das der Kostenart des Teilbelegs zugeordnet ist, passend zur Buchungsseite der Verrechnung.
Parametername
Wenn die Posten der Mandantenverrechnung über die Zeitsteuerung erstellt werden sollen, dann hier den Parameter angeben.
Übernahme der Mandantenverrechnung in das RABU
Die Posten der Mandantenverrechnung werden mit den Buchungsoptionen' Entlasten' und 'Belasten' erstellt. Es können nur Verrechnungen mit der Option 'Entlasten' in das RABU übernommen werden.
Vorerfassung der Rechnung
Im Rechnungsausgangsbuch wird mit dem Button Rechnung erfassen eine neue Karte angelegt und der Debitor angegeben, für den die Verrechnungsposten geholt werden sollen. Hinweis: Im Debitor müssen der Zielmandant und der Zielkreditor für die Belegübertragung eingerichtet sein.
Über den Button 'Einfügen' und Menüpunkt 'Mandantenverrechnung holen' werden die durch die Verarbeitung der Mandantenverrechnung bereitgestellten Buchungszeilen in das RABU geholt.
Die Posten der Mandantenverrechnung werden im Mandanten 'A' (Bauträger Neu) für den Mandanten 'B' (Harald Bau) gefiltert angezeigt. Der im Kopf des RABU angegebene Debitor hat den zugewiesenen Zielmandanten 'Harald Bau'. Durch 'OK' werden alle angezeigten Posten in das RABU geholt. Bei Bedarf kann gefiltert werden, dann werden nur die gefilterten Posten geholt.
Es muss für jeden Mandanten, für den eine Mandantenverrechnungszeile erzeugt worden ist, eine Ausgangsrechnung erfasst werden.
Kontierung der Rechnung
Die Ausgangsrechnung wird mit folgenden Vorbelegungen bereitgestellt:
Kostenart
Maßgeblich ist die Kostenart aus der Kostenartenaufteilung. Diese ist einsehbar unter 'Funktion', 'Kostenarten-Aufteilung'. Die Kostenarten entsprechen den Kostenarten, auf die die ursprüngliche Entlastungsbuchung der BBA gebucht wurde. Die Kostenarten der Kontierungshilfe werden hier nicht verwendet.
Dieser Kostenart aus der Kostenartenaufteilung muss ein Sachkonto zugeordnet sein; dieses Sachkonto wird in die RABU Zeilen übernommen.
Kostenstelle
Die Buchung erfolgt auf die Verrechnungskostenstelle der Kontierungshilfe Mandant. Dies ist die Verrechnungs-kostenstelle, auf die die vervollständigte BBA Buchung erfolgt ist, so dass sich in der BBA auf dieser Kostenstelle nach Buchung ein Saldo von Null ergibt.
Buchungsgruppen
Die Buchungsgruppen (Produktbuchungsgruppe und Geschäftsbuchungsgruppe) werden aus der Tabelle 'Kontierungshilfe Mandant' übernommen, wenn dort gefüllt, sonst werden sie standardmäßig
ermittelt. Das heißt sie werden aus dem Sachkonto bzw. aus dem Sach- und Personenkonto ermittelt. Sachkonto und Personenkonto gilt, wenn Abteilungen/Finanzbuchhaltung/Einrichtung/ Allgemein, Finanzbuchhaltung Einrichtung, Register Aktionen im Menüband, Button 'Geschäftsbuchungsgruppen ermitteln aus Personenkonten', Modul 'Verkauf' gesetzt ist.
Die Buchungsgruppen können bei Bedarf geändert werden, z.B. von einer Matrix mit Steuersatz '0%' auf eine Matrix mit Steuersatz '19%‘.
Löschen der RABU Zeilen / Löschen des RABU Kopfes
Die Posten der Mandantenverrechnung können nur einmal in eine Ausgangsrechnung geholt werden. Wenn die Zeilen in das Rechnungsausgangsbuch geholt wurden, wird das Kennzeichen 'Übertragen an Fibu' gesetzt.
Wenn die entsprechenden Zeilen der Ausgangsrechnung gelöscht wurden und die Mandantenverrechnung erneut geholt werden soll, muss zuvor die Funktion 'Prüfen ob in RABU' ausgeführt werden. Wenn keine passenden RABU Zeilen mehr gefunden werden, weil diese gelöscht wurden, wird das Kennzeichen 'Übertragen an FIBU' gelöscht und die Posten der Mandantenverrechnung können erneut geholt werden.
Bereitstellung der Eingangsrechnung
Die Weiterverarbeitung des Beleges geschieht nach den Vorgaben der Belegübertragung, d.h. beim Buchen der Ausgangsrechnung wird automatisch eine Eingangsrechnung bzw. eine Fibu-Buchblattzeile erzeugt. Das Übertragen der Kostenart und Kostenstelle geschieht dabei nach den Vorgaben der Umsetztabelle. Hinweis: Auf die Möglichkeiten der Kontierung des Belegübertrages im Ausgangsmandanten für den Eingangsmandanten wird hier nicht näher eingegangen, siehe dazu Handbuch 'Automatischer Belegübertrag'.