Allgemein

Da Adressen an vielen Stellen des Unternehmens entstehen, kann es häufig zu Mehrfacherstellung kommen. Gut gepflegte Adressen sind aber ein wichtiger Bestandteil, um die nachfolgenden Unternehmensprozesse korrekt und effektiv zu halten. Daher gibt es in NEVARIS Finance eine Reihe von Möglichkeiten, Adressduplikate zu erkennen und zu bearbeiten. 

Mit Version 2024.1 wird ein Ähnlichkeitscode ermittelt. Hierzu wird eine Ähnlichkeit der Adressfelder Name, Straße und Ort ermittelt. Hierbei werden nur die Zeichen berücksichtigt, die Semantik bleibt unberücksichtigt. Die relevanten Adressinformationen durchlaufen Verallgemeinerungsfunktionen, die im Anschluss einen Vergleich aller ähnlichen Textanteile erlaubt. Das Ergebnis ist ein Ähnlichkeitscode, der in die Adresse zurückgeschrieben wird. Wenn die Ähnlichkeitscodes identisch sind, dann werden die Datensätze im Rahmen der Ähnlichkeitsprüfung gefunden. 

Die Verallgemeinerungsfunktion eliminiert unerwünschte Wortteile und erlaubt den so erhaltenen Text über Klangindex-Verteilungsstatistiken der Adressbestandteile den benötigten Ähnlichkeitscode zu erstellen. 

Die Ähnlichkeitscode Bildung ist der von NEVARIS Build angeglichen. 

Adresserfassung

Manuelle Adresserfassung

Bei der Adresserfassung wird ab 2024.1 bei aktiviertem File Service der Ähnlichkeitscode ermittelt und in der Adresse gespeichert. 

Wenn bei der manuellen Erfassung eine Adresse mit identischem Ähnlichkeitscode gefunden wird, dann wird eine Hinweismeldung angezeigt:

Es gibt bereits ähnliche Adressen. Möchten Sie eine Übersicht der ähnlichen Adressen?

Bei Bestätigung werden alle vorhandenen Adressen mit demselben Ähnlichkeitscode angezeigt und es kann geprüft werden, ob die Adresse schon vorhanden ist oder mit der Erfassung fortgefahren werden soll. 

Bei der Änderung einer bereits bestehenden Adresse wird der Ähnlichkeitscode entsprechend auch entweder bei einer Änderung des Orts oder beim Verlassen der Zeile neu ermittelt.
Die Änderung des Namens oder der Straße hat keine Ausführung der Prüfung zur Folge, selbst wenn in einen bereits vorhandenen Namen mit denselben Adressinformationen geändert wird. Es wird dann nur derselbe Ähnlichkeitscode ermittelt.

Import von Adressen

Wenn Adressdaten über Report 5003725 importiert werden sollen, dann die Ausführung der Ähnlichkeitsprüfung über den Report  im Vorfeld erfolgen. Hierbei werden die Ähnlichkeitscodes der Adressen in der Exceltabelle ermittelt und mit den vorhandenen Ähnlichkeitscodes abgeglichen.

Nur Ähnlichkeiten prüfen

Hier wird eine Excel-Datei mit dem Namen Excel FEEDBACK erstellt, in der in Spalte BP der Ähnlichkeitscode, in Spalte BQ die Anzahl und in Spalte BR die Adressnummern der ähnlichen Adressen geschrieben werden. Die Adressen werden mit Auswahl dieser Option noch nicht in die Datenbank übernommen.

Ähnlichkeit Adressen

Diese Auswahl ist nur in Verbindung mit 'Nur Ähnlichkeit prüfen' sinnvoll und führt die Aktualisierung der Ähnlichkeitsprüfung für die bereits in der Datenbank vorhandenen Adressen aus.

Die Excel kann dann soweit bereinigt werden, dass nur noch Adressen importiert werden, die keine Duplikate sind. Nach der Ausführung des Imports haben die neuen Adressen einen Ähnlichkeitscode von 0.

Der Adressen Service 'Ähnlichkeitscode der Adressen aktualisieren' sollte im Anschluss ausgeführt werden (siehe unten, Adressen Service). 

Mit Version 2024.1, FIN-8131, wird die Erstellung des Ähnlichkeitscodes wieder möglich sein und somit kann die automatische Prüfung bei der Erfassung sowie im Nachgang wieder durchgeführt werden. Da es noch keine Beschreibung dazu gibt, hier der Versuch, alle bekannten Informationen dazu zu sammeln und zu strukturieren. Wichtig vorweg ist zu sagen, dass die Duplikatsprüfung über Adressen Service und die Vergabe des Ähnlichkeitscodes/Prüfung bei der Eingabe zwei verschiedene Dinge sind. Im FIN geht es um die von den Kunden im FBF https://feedback-finance.nevaris.com/posts/34/dublettenprufung-bei-adressanlage gefragten Prüfung beim Anlegen, beschrieben wird hier aber trotzdem beides. 

Im alten Handbuch 'Altdatenübernahme Stammdaten NEVARIS finance' unter \\pollux\kdrive\HP Dokumente\Bf Aktuelle Handbücher\Handbücher\FIBU + ANBU\Aktuell\Aktuell NEV gibt es eine Beschreibung zum Import R5003725 und der dort vorhandenen Funktion 'Nur Ähnlichkeiten prüfen', die einen kurzen Überblick über die technischen Hintergründe der Ähnlichkeitsprüfung gibt.   

Adressen Service

Im Rollencenter Adressverwaltung gibt es unter Service, Service drei Funktionen und Reports, mit denen die Duplikatsprüfungen durchgeführt werden können. Der Aufruf kann auch über Service im Rollencenter IT Management erfolgen. 

Ähnlichkeitscode der Adresse aktualisieren 

Hier wird das Feld Ähnlichkeit geleert und neu ermittelt für alle vorhandenen Adressen. Die Erfolgsmeldung gibt entsprechend die Anzahl der Adressen aus. Dieser Service muss bspw. nach dem Import von Adressen ausgeführt werden, da die Funktion nicht gleichzeitig Adressen importieren und den Ähnlichkeitscode ermitteln kann. Beide Funktionen werden nur getrennt voneinander ausgeführt.

Duplikate (Report 5003206)

In den Adressen gibt es eine Checkbox 'Duplikat'. Diese kann entweder manuell oder automatisch über den Report Duplikate gefüllt werden. In diesem Report kann ausgewählt werden, welche Felder zum Prüfen auf Duplikate herangezogen werden. Anders als bei der Ermittlung des Ähnlichkeitscodes kann hier auch das Feld Telefon kompl. mit verglichen werden. 

Art

• Prüfen und drucken: Diese Auswahl vergleicht die Adressen gemäß der gewählten Optionen. Der Ähnlichkeitscode wird hierbei nicht berücksichtigt, sondern nur der Inhalt der jeweiligen Felder! Das Feld 'Verweis auf Adressnr.' wird mit der niedrigsten Adressnr. gefüllt, unabhängig bspw. vom Datum der letzten Änderung oder der Anzahl der gefüllten Adressfelder. Wenn der Service erneut mit anderen Optionen ausgeführt wird, werden die Duplikatskennzeichen und Verweise entfernt und neu ermittelt. 

• Nur drucken: Diese Auswahl gibt nur die Adressen aus, die 'Duplikat' = ja haben, ohne vorher die Prüfung erneut auszuführen.

Adressduplikate löschen (Report 5003248)

Diese Verarbeitung ermittelt bzw. löscht mandantenübergreifend die Referenzen der als Duplikate gekennzeichneten Adressen. Eine Ausführung ohne den Haken bei 'Alte Adressreferenz löschen' zeigt nur an, in welchen Feldern/Tabellen/Mandanten Referenzen vorhanden sind und durch was sie ersetzt werden würden. Bei der "Echtausführung" mit gesetztem Haken wird nur noch die gelöschte Adresse angedruckt. Wenn also detailliert geprüft werden soll, ob bspw. die Adressnummern der zugehörigen Personenkonten des Duplikats ersetzt wurden, sollte der Report zuerst ohne Haken ausgeführt und gespeichert werden.