Allgemein

Adressen werden in den unterschiedlichsten Bereichen benötigt, Debitoren und Kreditoren haben Anschriften, ebenso wie die Finanzämter. Baustellen können Adressen zugeordnet werden. Und auch für die eigenen Mitarbeiter sind Adressen notwendig. 

Die Adressen können auch in den jeweiligen Bereichen aufgerufen und gepflegt werden. Es können auch Adressen als Adressimport über xlsx übernommen werden. 

Adressen Übersicht

Die Adressen Übersicht zeigt die erfassten Adressen im Überblick und erlaubt nach Adressinformationen zu suchen und zu filtern. Eine Beschreibung der Funktionen in der Übersicht erfolgt im Bereich Menüband. 

Adresse Karte

Allgemein

Adressnr.

Über die Adressnummer wird die Adresse eindeutig identifiziert. Für Adressnummern wird eine Nummernserie angelegt (siehe FIBU Nummernserien) und in der Stammdaten Einrichtung hinterlegt (siehe Stammdaten, Einrichtung).

Name

Dieses Feld enthält den Namen des Kontaktes.

Suchbegriff

Der Suchbegriff wird automatisch aus dem Namen vorgeschlagen, kann aber geändert werden.

Adresse, Adresse 2, Adresse 3

Die Felder Adresse können z.B. Unternehmenszusätze enthalten.

Straße 

Angabe der Straße aus der Adresse.

Ländercode

Auswahl des Ländercodes aus der Ländertabelle. 

PLZ, Ort

Postleitzahl und Ort können aus der Tabelle PLZ Codes übernommen werden. 

PLZ Postfach, Ort Postfach

Auch für Postfächer können PLZ und Ort aus der Tabelle PLZ Codes übernommen werden. 

Postfach

Angabe des Postfachnamens.

Postfach nutzen

Wenn dieses Feld aktiviert wird, dann werden die Angaben aus den Postfachfeldern genutzt.

Standard Adressat, Standard Adressat Name

Für eine Adresse können beliebig viele Ansprechpartner hinterlegt werden. Der Standard Adressat ist hier einzutragen. Der dazugehörige Name wird angezeigt. 

Adressnr. Primärer Betreuer, Adressat Primärer Betreuer

Der Betreuer für den Kontakt, der der Adressnummer zugeordnet ist, kann hier zusammen mit einem Ansprechpartner vermerkt werden. 

Gesamtbeurteilung

Aus der Adressbeurteilung ermittelter Gesamtwert. 

Adressat

Adressaten sind die Ansprechpartner bei den Kontakten, für die die Adressen verwaltet werden. Jeder Adressat kann mit Namen, Titel, einer eigenen Adresse, Funktion und Kontaktdaten, wie E-Mail und Telefon, erfasst werden. Es können beliebig viele Adressaten für eine Adresse hinterlegt werden. Aus der hier erfassten Adressatenübersicht kann der Standardadressat der Adresse ausgewählt werden. 

Kommunikation

Im Bereich Kommunikation werden die Kontaktdaten der Adresse vermerkt. Hier werden Telefon- und Faxnummer, E-Mail des Unternehmens und auch die Internetseite vermerkt. 

Zuordnung

Adressnr. der Zentrale, Adressnr. der Organschaft, Gruppe

Im Bereich Zuordnung kann eine Verbindung zu anderen Adressen vorgenommen werden. So kann die Adresse der Zentrale oder der Organschaft und auch einer Adressgruppe hier zugeordnet werden. 

Datenquelle

Datenquellen können in einer kleinen Verwaltung definiert werden, so kann festgehalten werden, wie der Kontakt zustande gekommen ist. 

Handelsregister, USt-IdNr., UID Abfrage, Steuernummer (Gesellschaft)

In den Feldern können die Handelsregisternummer, Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identnummer hinterlegt werden. Die Funktion UID Abfrage prüft die eingetragene USt-IdNr.

Unsere Kundennr. dort

In diesem Feld kann die Nummer verwaltet werden, unter der unser Unternehmen beim Geschäftspartner der Adresse geführt wird. 

Externe Adressnr., Ursprungsnr. 

Reine Informationsfelder, in denen bspw. eine vorherige Adressnr. gespeichert werden kann. Diese Felder haben keine Verbindung zum Adressstamm, können aber für Suchen oder Filterungen benutzt werden. 

Verweis auf Adressnr.

Bei der automatischen Duplikatsprüfung aus Adressen Service wird hier die Adressnr. hinterlegt, deren Duplikat die Adresse ist.

Duplikat

Versehentlich mehrfach angelegte Adressen können hier als Duplikate gekennzeichnet werden. 

Ähnlichkeit

Nur in der Adressübersicht vorhanden. Für jede Adresse wird automatisch ein numerischer Ähnlichkeitscode aus Name, Straße und Ort ermittelt, mit dem bei der Neuanlage einer Adresse geprüft wird, ob diese Adresse bereits im System vorhanden ist.

Debitor vorhanden, Kreditor vorhanden, Lieferant vorhanden

In diesen Feldern wird angezeigt, ob die Adresse einem Debitoren, Kreditoren oder Lieferanten zugeordnet ist. Für Geschäftspartner, die sowohl als Kunden als auch als Lieferanten auftreten, kann die Adresse mit beiden Stammsätzen verknüpft werden.

Bundesland, Landkreis

Über die Zuordnung Bundesland und Landkreis wird die Adresse regional eingeordnet. 

Sprache

Im Bereich Zuordnung wird der Sprachcode für die Adresse verwaltet. 

Adresstyp

Adresstypen werden separat verwaltet, um die unterschiedlichen Adressen besser verwalten zu können. So können z.B. Adresstypen für Kunden und Interessenten unterschieden und hier zugeordnet werden. 

Zertifikat

Wenn für die Zusammenarbeit Zertifikate eines Partners relevant sind, dann können diese hier mit Gültigkeit erfasst und der Adresse zugeordnet werden. 

Adresse Branchen

Die Adresse kann vordefinierten Branchen zugeordnet werden. 

Adresse Gewerke

Die Adresse kann vordefinierten Gewerken zugeordnet werden. 

Gültigkeit/QM

Gesperrt

Wenn Adressen nur eine gewisse Zeit genutzt werden sollten, dann kann hier definiert werden, dass ein Gültigkeitsbereich genutzt werden soll:

• Nein: Der Kontakt, bzw. die Adresse sind nicht gesperrt.
• Ja: Die Adresse ist gesperrt und kann nicht mehr genutzt werden.
• Bereich: Für die Adresse gibt es einen Gültigkeitsbereich.
• Hinweis: Zur Adresse wird ein Sperrhinweis angezeigt. 

Sperrhinweis

Der hier hinterlegte Text wird angezeigt, wenn im Feld Gesperrt 'Hinweis' gewählt wurde.

Gültig von, Gültig bis

Über die Angabe Gültig von und Gültig bis kann der Zeitraum begrenzt werden, in dem die Adresse genutzt werden kann. So können z.B. neue Anschriften von Geschäftspartnern bereits vorab erfasst werden. 

Zertifikat

Hier kann eine der folgenden Optionen gewählt werden:

• Keine Angabe
• In Vorbereitung
• Nicht zertifiziert
• ISO 9001
• ISO 9002
• ISO 9003

Zertifizierung

Auswahl des Datums der Zertifizierung.

Gültigkeit des Zertifikats

Angabe der Gültigkeit des Zertifikats.

Neuzertifizierung

Auswahl des Datums für die geplante Neuzertifizierung. 

Interne Prüfung

Hier kann eine Datum für die interne Prüfung der Zertifikate hinterlegt werden. 

QM Sachbearbeiter, Name QM Sachbearbeiter

Aus der Liste der Adressaten kann hier der Ansprechpartner für das Qualitätsmanagement ausgewählt werden. Der Name des Adressaten wird angezeigt. 

Menüband

In der Übersicht und in der Karten werden eine Reihe von Funktionen angeboten, die im Menüband gegliedert sind.