AUBEL (Belegübertrag) ist ebenso wie das RABU ein kostenpflichtiges Modul.
Mit dem Modul AUBEL - automatischer Belegübertrag können Ausgangsrechnungsbelege nach bestimmten Vorgaben direkt in andere Mandanten als Eingangsrechnung bereitgestellt werden.
Hierbei ist zu unterscheiden zwischen einer 'direkten Weiterbeberechnung' bestimmter Kosten, z.b. wenn einem anderen Mandanten Zins- oder Mietkosten etc. weiterberechnet werden und der finanzbuchhalterischen Darstellung von bereits gebuchten innerbetrieblichen Verrechnungen.
In der Baubetriebsabrechnung und/oder Geräteabrechnung/Materialabrechnung können Buchungen von einer Kostenstelle eines Mandanten an eine Kostenstelle eines anderen Mandanten erfolgen. Buchungen, die mehrere Mandanten betreffen, werden automatisch verrechnet, so dass in jedem betroffenen Mandanten jeweils eine komplette Buchung erscheint. Eine Buchung ist dann mandantenübergreifend, wenn auf der Belastungs- und Entlastungsseite Kostenstellen unterschiedlicher Mandanten vorhanden sind. Die notwendigen Verrechnungsbuchungen werden mit Hilfe von Kostenarten und Kostenstellen , die in den 'Kontierungshilfen Mandant' eingerichtet werden, erstellt. Diese müssen also vorab eingerichtet sein.
Diese in der BBA erstellten innerbetrieblichen Verrechnungsbuchungen können zusammengefasst und an die Finanzbuchhaltung weitergereicht werden. Sie stellen Forderungen oder Verbindlichkeiten zwischen Mandanten dar.
Diese Verrechnungsbuchungen können auch in das Rechnungsausgangsbuch geholt und von dort mittels der Belegübertragung in das REBU oder FIBU Buchblatt des Mandanten, der die Verbindlichkeit auszuweisen hat, geschrieben werden.
Exkurs: Innerbetriebliche Verrechnungen
Beispiel:
Mandant A liefert an eine Baustelle des Mandanten B. Diese Lieferung wird direkt in der Baubetriebsabrechnung erfasst und gebucht. Eine solche Buchung wird jeweils mit KSt entlasten und KSt belasten und KoA entlasten und KoA belasten gebucht. Da die KSt /KoA entlasten aber zu einem anderen Mandanten gehören als KSt / KoA belasten, wird, damit die Buchung innerhalb jedes Mandanten vollständig ist, wird eine Verrechnungsbuchung die die Buchung in jedem Mandanten vervollständigt, zwischengeschaltet. Die Kontierung für die Verrechnungsbuchung wird aus der 'Kontierungshilfe Mandant' ermittelt.
Kostenstellen Istwerte im Mandanten A:
Im Mandanten A wurde die KSt 60100 mit der KoA 500300 entlastet. Herkunft BBA. Die gegenläufigen Istwerte, also KSt und KoA belasten (KSt 901040 und die KoA 900100) sind die Verrechnungskostenarten, die der Kontierungshilfe Mdt. für die Herkunft BBA und dem Zielmandanten 'Harald Bau' (Mandant B) entnommen wurden. Herkunft BBAVRR.
Kostenstellen Istwerte im Mandanten B:
Im Mandanten B wurde die KSt 500092 mit der KoA 620200 belastet. Herkunft BBA. Die gegenläufigen Istwerte, also KSt und KoA entlasten (KSt 903015 und KoA 9010120) sind die Verrechnungskostenarten, die der Kontierungshilfe Mandant für die Herkunft BBA und dem Zielmandanten A entnommen wurden. Herkunft BBAVRR.
Damit hat jeder Mandant eine vollständige betriebswirtschaftliche Buchung. Es besteht kein Bezug zur Finanzbuchhaltung.
Wenn diese Belege in die Finanzbuchhaltung übernommen werden, muss darauf geachtet werden, das die produktiven Kostenstellen nicht erneut be- oder entlastet werden. Gleichzeitig muss die Buchung aber GuV konform auf die richtigen Kostenarten gebucht werden.