Die automatisierte Prüfung der Gültigkeit einer Freistellungsbescheinigung ermöglicht eine schnelle und bequeme Abfrage. Lorem ipsum bla.

Einrichtung

Finanzbuchhaltung/Einrichtung

Register Bauleistung

Bauabzugsteuer aktivieren

Damit im Mandanten die Prüfläufe und Verarbeitungen der Bauabzugsteuer aktiviert werden, muss im Register Bauleistung der Haken „Bauabzugsteuer aktivieren“ aktiviert sein. Dieser kann über „Standard erstellen“ im Modul „Bauabzugsteuer“ automatisch gesetzt werden. Ist die Fibu Einrichtung nicht aktiviert, werden die relevanten Felder im Kreditor nicht angezeigt.

Bauleistung aus Kreditor

Hier sollte grundsätzlich der Haken gesetzt sein.

Im Ziel Zahlungsvorschlag AZV wird dann nur noch der Datenträger erstellt und der Zahlungsvorschlag gebucht. Sollten im „Zahlungsvorschlag für nicht freigestellte Bauleistende“ auch Gutschriften verrechnet worden sein, wird dies natürlich ebenfalls ausgewiesen.

Bauleistung aus Sachkonto

Sollen Sachkonten als bauleistungsrelevant definiert werden, muss der Haken bei „Bauleistung aus Sachkonto“ gesetzt sein. In der Sachkonto Karte, Register „Buchung“, kann ein Haken im Feld „Bauleistung“ gesetzt werden. Hierbei ist es sinnvoll, in der Einrichtung beide Haken bei „Bauleistung aus Kreditor“ und bei „Bauleistung aus Sachkonto“ zu setzen. Es werden dann nur diejenigen OPs als Bauleistungen identifiziert, bei denen auf die betreffenden Sachkonten gebucht wurde.

Bauleistung aus MWST-Buchungsmatrix

Wenn das Kennzeichen gesetzt ist, werden alle Buchungen mit dieser Matrix als relevante Bauleistung gekennzeichnet.

Interimskonto Bauabzugsteuer

Wird Bauabzugsteuer berechnet und im AZV einbehalten, wird das hier hinterlegte Konto benötigt, um die Umbuchung auf den Finanzamtskreditor zu erstellen.

Proxy Server, Proxy Benutzer Name, Proxy Passwort

Hier können die Einstellungen pro Mandant hinterlegt werden, mit denen ein Proxy-Server genutzt wird.

Proxyserver-Konfiguration auf dem Mittelschichtserver (optional)

Mit dem Mittelschichtbenutzer anmelden (mit dem die Mittelschicht konfiguriert wurde)

Sollten verschiedene Mittelschichtbenutzer für die Mittelschichten verwenden werden, ist dies je Benutzer zu wiederholen.

Sollten mehrere Mittelschichtserver verwenden werden, müssen diese Schritte auf jedem Server wiederholt werden.

Im Internetexplorer können unter Internetoptionen\Einstellungen für lokales Netzwerk\Proxyserver die Konfiguration vorgenommen werden.

Register FSB-Abfrage

Seit der Version 2018 R2 können vorliegende Freistellungsbescheinigungen direkt über eine XML-RPC-Schnittstelle zu <https://eibe.bff-online.de/eibe/> als Massenabfrage geprüft werden. Hierzu sind folgende Einrichtungen relevant:

Benutzername

XML-RPC-Schlüssel

Diese Zugangsdaten erhält man nach der Registrierung auf der Website.

Stammdaten, Bauabzugsteuer/AG-Haftung

Die Verwaltung der Bauabzugsteuer liegt in einer mandanten-übergreifenden Tabelle. Sie ist adressorientiert, d.h. über die Adressnummer werden die jeweiligen Kreditoren identifiziert. Wenn es in derDatenbank daher z.B. Kreditoren gibt, die im Mandanten A eine andere Adressnummer haben als im Mandanten B, weil die Adressen nicht durchgängig gepflegt werden konnten, hat dies zur Folge, dass für jede der Adressen die Freistellung erfasst werden muss. Gibt es hingegen nur eine Adressnummer je Kreditor, muss diese auch nur einmal gepflegt werden.

Bauabzugsteuer Übersicht

Aktionen, Standard erstellen

Nach dem ersten Aufruf der Bauabzugsteuer Verwaltung ist die Verwaltungstabelle leer. Über den Button „Funktion“ im Register Aktionen, „Standard erstellen“ können alle relevanten Daten in die Verwaltung geholt werden, um von dort die Angaben anzupassen bzw. zu vervollständigen.

Im Filter 'Company' kann die Verarbeitung auf bestimmte Mandanten begrenzt werden. Wird nicht auf einen Mandanten gefiltert, wird die Funktion für alle Mandanten ausgeführt.

Register Optionen

Im Register Optionen wird festgelegt, mit welchen Voreinstellungen die Kreditoren in die Verwaltungstabelle geschrieben werden sollen. Wenn Start- und Enddatum angegeben ist, werden sämtliche Kreditoren mit der Voreinstellung, dass die Freistellung für den angegebenen Zeitraum vorliegt, in die Verwaltungstabelle übernommen. Durch die Voreinstellung „Bauleistender“ J/N wird festgelegt, ob die ermittelten Kreditoren als Bauleistende gekennzeichnet werden sollen oder nicht. Die Auswahl sollte dahingehend getroffen werden, welche Art überwiegt; die Änderungen zum erstellten Standard müssen dann manuell nachgepflegt werden. Der Haken „Fibu Einrichtung aktivieren“ sollte auf „ja“ geschlüsselt sein.

Nacharbeiten, Alte OPs als Bauleistung kennzeichnen

Für Kreditoren, die als 'Bauleistender' gekennzeichnet sind, können bestehende OPs nachträglich als 'Bauleistung' gekennzeichnet werden.

Bauabzugsteuer Übersicht

Nachdem der Standard erstellt wurde (die Tabelle kann natürlich auch manuell gefüllt werden), befinden sich die Grunddaten in der Tabelle.

In der Bauabzugsteuer Übersicht muss für die Abfrage je Adresse ein Satz vorhanden sein. Die notwendigen Felder, die in der Karte gefüllt sein müssen, sind Finanzamt, Sicherheits-Nummer und Steuernummer. Die relevanten Informationen sind auf der Freistellungsbescheinigung des Kreditors zu finden.

Adressnummer des Kreditors, Name und Suchbegriff etc.

Neben der Adressnummer, wird hier auch Name, Suchbegriff und die Adresse der Kreditoren angezeigt.

Bauleistender

Hier werden die Kreditoren als Bauleistende ja oder nein gekennzeichnet. Um eine bessere Übersicht über den Stand zu erhalten, sollten sich in der Tabelle „Bauabzugsteuer Verwaltung“ sämtliche Kreditoren befinden, von denen eine Menge x als Bauleistender gekennzeichnet ist. Alternativ können nicht benötigte Kreditoren auch aus der Tabelle gelöscht werden mit Strg + Entf.

Grenzunterschreitung

Dieses Feld ist für die spätere Prüfungen im Zahlungsvorschlag relevant, da ein Bauleistender ohne Freistellung nur von der Bauabzugsteuerpflicht betroffen ist, wenn seine Bauleistung die Freigrenzen von 5.000 bzw. 15.000 EUR voraussichtlich überschreiten wird. Die Festlegung muss vom Kunden im Einzelfall getroffen werden.

Finanzamt

Hier wird das Finanzamt angegeben, an das die einzubehaltende Bauabzugsteuer abzuführen ist.

Sicherheitsnummer

Hier kann die Sicherheitsnummer aus der Freistellungsbescheinigung eingetragen werden.

Steuernummer

Hier kann die Steuernummer eingetragen werden, für die die Freistellung erfolgt ist.

Bauabzugsteuer Karte

In der Bauabzugsteuer Karte werden die einzelnen Freistellungen verwaltet. Sie sind nicht in der Übersicht eingebbar, da sich für eine Adresse die Freistellung je nach Datum und/oder Kostenstelle ändern kann.

Mandant der Kostenstelle, Freistellung für Kostenstelle

Liegt die Freistellung nur projektbezogen vor, können hier die entsprechenden Angaben (Mandant und Kostenstelle) gemacht werden.

Adressen/Geographie, Postleitzahlen

Bei der Prüfung werden die Steuernummer, die Sicherheitsnummer und das Bundesland des zugeordneten Finanzamts übergeben. Dafür muss im Postleitzahlenstamm eine Zuordnung im Feld ‚Bundesland‘ erfolgen. Diese kann über Report 5143029 FSB Bundesland Import xls in Teilen erfolgen (öffnen über die Entwicklungsumgebung oder über „Objekt ausführen“), muss aber auf Richtigkeit und Vollständigkeit kontrolliert werden.

Die Zuordnung der Bundesländer kann online über OpenSource-Websites zusammengestellt werden, beispielsweise auf https://www.suche-postleitzahl.org/downloads findet sich eine Übersicht. Die Exceltabelle benötigt den folgenden Spaltenaufbau.

A - OpenStreetMap_ID

B - Ort

C - Plz

D - Bundesland

E - Bundeslandkürzel

F - BL ISO Code

G - BL ISO Code kurz

Die Verarbeitung funktioniert wie folgt:

Wenn aus der Kombination Plz und Ort der Datensatz in der Tabelle "Plz Code" gefunden wird, dann:

Wenn das Bundesland nicht in der Tabelle Bundesland vorhanden ist, wird es angelegt.

Wenn bereits vorhanden, wird der Bundesland Text und Bundesland Ländercode aktualisiert.

In Tabelle "Plz Code" wird der BL ISO Code kurz aus der Excel übernommen.

Gültige Codes sind Bundesland Kürzel gemäß der Steuernummer, ISO-Code oder ISO Kurz-Code.

Erläuterung zum "ISO Code" und "ISO Code kurz":

https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_3166-2:DE

Je nach Bundesland wird eine bestimmte Formatierung der Steuer- und Sicherheits-Nummer erwartet. Diese sollte entsprechend der vorliegenden Freistellungsbescheinigung als Stammdatum im Kopf der Bauabzugsteuer-Karte hinterlegt werden.

Um auch die Abfrage der Freistellungsbescheinigung von ausländischen Kreditoren zu ermöglichen, wurde die Prüfung für die Formatvorgabe der Steuernummer vom zugeordneten Bundesland der Postleitzahl der Adresse des Kreditors zu der vom zugeordneten Bundesland der Postleitzahl der Adresse des in der Bauabzugssteuer Karte zugeordneten Finanzamts geändert.

Kreditorenzuordnung

Allgemein

Die Informationen der Bauabzugsteuer Verwaltung werden an die jeweiligen Kreditoren durchgereicht. Wenn z.B. für gefiltert auf einen Mandanten der Standard mit der Voreinstellung „Bauleistender = ja“ und „Freistellung liegt vor vom 01.01.21 bis 31.12.22“ erstellt wird, werden alle Kreditoren des Mandanten mit diesen Einstellungen belegt sein. Die Felder „Bauabzugsteuer Adressnummer“ „Bauleistender“ „Grenzunterschreitung“ „Freistellung von“, „Freistellung bis“ über „Ansicht“, „Spalte anzeigen“ können in die Kreditoren Übersicht geholt und dort angezeigt sowie ggf. gefiltert werden.

Adressnummer Bauleistender

Mit dem Lookup gelangt man in die Tabelle Bauabzugsteuer Übersicht und kann ggf. Änderungen vornehmen.

Bauabzugsteuer Freistellung

Mit dem Lookup gelangt man in die Bauabzugsteuer Positionstabelle und kann die Angabe zu den Zeiträumen oder Kostenstellen, für die eine Freistellung vorliegt, anpassen.

Neuanlage von Kreditoren

Neue Adresse

Wird ein neuer Kreditor mit neuer Adresse angelegt, kann die Abzugsteuerverwaltung aus der Kreditorenkarte heraus gepflegt bzw. angelegt werden. Hierzu muss zunächst ein Verwaltungskopf angelegt werden. Dazu mit dem Lookup über das Feld „Adressnummer Bauleistender“ in die Bauabzugsteuerverwaltung wechseln. Anschließend kann mit dem Lookup auf dem Feld „Bauabzugsteuer Freistellungsdatum“ die Angabe, ob und bis wann eine Freistellung vorliegt, erfasst werden.

Bestehende Adresse

Wird in einem Mandanten ein Kreditor mit einer bestehenden Adresse neu angelegt, für die bereits Freistellungsinformationen hinterlegt sind, gelten diese automatisch auch für den neu angelegten Kreditor.

Manuelle Prüfung der Freistellungsbescheinigungen

Die Prüfung der Freistellungsbescheinigungen kann manuell beim Bundesamt für Finanzen erfolgen.

Hier wird anhand der folgenden Eingaben über die Online-Abfrage geprüft, ob die Freistellungsbescheinigung gültig ist und somit kann die weitere Verarbeitung in der Finanzbuchhaltung gesteuert werden.

Auf der Website https://eibe.bff-online.de/eibe/login.xhtml kann man sich nach der Registrierung mit den individuellen Zugangsdaten anmelden und die Freistellungsbescheinigungen auf ihre Gültigkeit prüfen. Eine automatische Übernahme der geprüften Daten in NEVARIS Finance findet nicht statt. Diese sind dann händisch zu pflegen.

Aufbau der Steuernummern Übersicht

Besonderheit Berlin

Beispiel

Sicherheitsnummer 02730756

Steuernummer 22 290 09964

Bundesland Schleswig-Holstein

Automatische Prüfung der Freistellungsbescheinigung

Ausführung

Die Gesamtabfrage kann unter Tägliche Aktivitäten, Abfrage, FSB Abfrage aufgerufen werden.

Eine Abfrage ausgewählter Adressen ist über Ausführen, Freistellungsbescheinigung der Bauabzugsteuer Übersicht möglich. Hierzu müssen die gewünschten Zeilen markiert werden.

Für eine Abfrage einzelner Adressen kann Ausführen, Freistellungsbescheinigung in der Bauabzugsteuer Karte genutzt werden.

Die Rückgabewerte der Prüfung werden in Tabelle FSB Abfragen (T5143696) gespeichert.

Die Abfrage der Freistellungsbescheinigung kann außerdem auch über den Report R5143694 ausgeführt werden. Dieser kann über die Jobwarteschlange mit einem wiederkehrenden Ausführungstermin ausgeführt werden.

Rückgabewerte

Adressnr.

Adressnummer aus der Bauabzugsteuer Übersicht.

Lfd

Laufende Nummer der Abfrage pro Adressnummer.

Abfragenummer

Abfragenummer zur Nachverfolgung bei Fragen zur Prüfung. Diese kann bei der Kommunikation mit dem Finanzamt des Kreditors oder mit dem Bundeszentralamt für Steuern angegeben werden.

Fehlertext

Rückgabetext der Online-Abfrage.

Fehlercode

Folgende Rückgabecodes sind möglich:

Steuernummer

Steuernummer der Freistellungsbescheinigung.

Sicherheitsnr.

Sicherheitsnummer der Freistellungsbescheinigung.

Anrede

Vorname

Nachname

Straße

Plz

Ort

Postfachanschrift

Postfach

Adressdaten der Freistellungsbescheinigung.

Ort der Bauleistung

Gewerk

Kennzeichen Gewerk

Kennz. Gewerk Text

Endedatum (FSB Gewerk)

Falls die Freistellung nur für ein bestimmtes Gewerk vorliegt, werden diese Felder gefüllt.

Gültigkeitsbeginn der Freistellungsbescheinigung

Gültig bis

Beginn- und Endedatum der erteilten Freistellungbescheinigung.

Großkundenanschrift

Wenn der Kreditor beim BzASt als Großkunde gekennzeichnet ist, wird hier die Anschrift übergeben.

Vorname (Leistungsempfänger)

Nachname (Leistungsempfänger)

Straße (Leistungsempfänger)

Plz (Leistungsempfänger)

Postfach (Leistungsempfänger)

Ort (Leistungsempfänger)

Informationen, falls die Freistellungsbescheinigung für einen Leistungsempfänger gilt.

Datum Abfrage

Uhrzeit Abfrage

Datum und Uhrzeit der Abfrage.

Bauabzugsteuer Karte

Die Ergebnisse der automatischen FSB-Abfrage werden nach dem Prüflauf in die Tabelle Bauabzugssteuer Verwaltung Pos (T5003395) übertragen und sind in der Page Bauabzugssteuer Pos (P5003516) sichtbar.

Je nach Rückgabecode der FSB-Abfrage muss manuell geprüft werden:

Fehlercode Prüfung

000 keine Prüfung notwendig, es wurde ein Satz gefunden und in die Bauabzugsteuer Karte übertragen.

111 Stammdaten prüfen (Steuernummer, Sicherheitsnummer, PLZ/Bundesland und stimmt die Finanzamtsnummer).

112 Liegt überhaupt eine FSB für den Kreditor vor? Falls nicht, kann der Satz für die Adresse aus der Bauabzugsteuer Übersicht gelöscht werden.

113 Die FSB wurde zurückgenommen, das Gültigkeitsdatum in der Bauabzugsteuer Karte muss entfernt werden.

999, 9001/2 Serverfehler, Adressen müssen zu einem späteren Zeitpunkt erneut geprüft werden.

9003 – 9008 Stammdaten prüfen.

9009 Adressnr. nicht vorhanden, Adressen Service ‚Bauabzugsteuer löschen‘ ausführen.

9010 Stammdaten prüfen.

Service zum Löschen von nicht mehr vorhandenen Bauabzugsteuer-Adressen

unter Rollencenter Adressverwalter, Service, Service Bauabzugsteuer löschen. Dieser Service muss einmalig ausgeführt werden und entfernt Sätze in der Bauabzugsteuer Tabelle, die beim Löschen einer nicht verwendeten Adresse nicht mitgelöscht wurden.

Nachverfolgung der erfolgten Abfragen

Bei der Zahlung der kreditorischen Forderungen entscheidet das Vorhandensein einer gültigen Freistellungsbescheinigung darüber, ob der Bauabzugsteuerbetrag an das Finanzamt abgeführt werden muss. Zur Überprüfung des letzten Abfragedatums wird dieses im Zahlungsvorschlag angezeigt.

Eine Speicherung aller erfolgen Abfragen erfolgt in Tabelle T5143696. Über die Bauabzugssteuer Übersicht (5003515) können ältere Sätze historisiert werden. Dazu müssen alle Sätze markiert und über den Button „Alle historisieren“ im Register Aktionen zu einem bestimmten Datum, das vor dem letzten Abfragedatum liegen muss, historisiert werden. Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen muss der Nachweis über die Abfrage der Gültigkeit der FSB-Abfrage zum Zeitpunkt der Zahlung der Rechnung über sechs Jahre vorgehalten werden.

Alle nicht aktuellen Rückgabesätze können historisiert werden, die vorher ausgeführten Abfragen werden entsprechend in die Tabelle FSB Abfragen Historie geschrieben. Nur der aktuelle Satz bleibt in der Bauabzugsteuer Karte und der FSB Abfragen Tabelle stehen.

Zahlungsvorschlag

Bei der Erstellung des Zahlungsvorschlags wird geprüft, ob für OPs, die Bauleistung sind, eine gültige Freistellungsbescheinigung des Kreditoren in der Bauabzugsteuer/AG-Haftung hinterlegt ist.

Wenn das nicht zutrifft, muss die Bauabzugsteuer vor der Erstellung des Datenträgers an das zuständige Finanzamt umgebucht werden. Das passiert automatisch, wenn in der Zahlungsvorschlagsdefinition der Haken ‚Abzugsteuer automatisch übernehmen‘ gesetzt ist.

Das Finanzamt des Kreditors muss dafür auch als Kreditor angelegt sein, dann wird automatisch der Abzugsteuerbetrag im Zahlungsvorschlag hinzugefügt. Als Zahlungsbedingung muss eine sofort fällige Definition hinterlegt werden, damit der Posten direkt in den gleichen Zahlungsvorschlag geschrieben wird. Über Ausführen, Abzugsteuer buchen wird diese Funktion ausgeführt.

Danach kann der Zahlungsvorschlag wie gewohnt gebucht werden. Weitere Informationen zu Zahlungsvorschlägen unter FIBU Zahlungsvorschlag.

Beim Vorliegen einer gültigen Freistellungsbescheinigung wird der Betrag komplett an den Kreditor bezahlt.

Dem Finanzamt als Empfänger der Bauabzugsteuer können mit der Angabe der Variable %14 (Abzugsteuerinformation) im Verwendungszweck der SEPA-Datei folgende Informationen mitgegeben werden: STAB-Bau für Bauabzugsteuer, die Steuernummer aus dem Kreditor und der Kreditorname.

Einrichtung im Finanzamt Kreditor: Kreditorenkarte, Register Zahlung, Verwendungszweck: %14.