Wenn in der Vorschlagsdefinition das Kennzeichen 'Zusammenfassen Clearing' gesetzt ist, werden alle Posten zu einer Zahlung zusammengefasst.
Wenn in der Vorschlagsdefinition das Kennzeichen 'Komprimierter Verwendungszweck' gesetzt ist, wird für die Kreditoren bzw. Debitoren, bei denen mehr als 13 Posten zu begleichen sind, die Posten zu einer Zahlung zusammengefasst.
Wenn weder das Kennzeichen 'Zusammenfassen Clearing' noch 'Komprimierter Verwendungszweck' gesetzt ist, wird grundsätzlich eine Einzelüberweisung pro Posten durchgeführt. Wenn mit den Zahlungen jedoch Gutschrifts- und/oder Zahlungs-Posten 'beglichen' werden sollen, werden automatisch alle Posten zu einer Zahlung zusammengefasst.
Pro Kreditor bzw. Debitor wird eine Avis-Nr. vergeben. Im Verwendungszweck der Clearing-Datei wird der Text 'AVIS' übermittelt. Die Avis-Nummer wird als Bezug auf den Zahlungsavisen (Zahlungsschreiben) gedruckt.
Über Vorbereiten im Menüband können die Texte für die Zahlungsavise gepflegt und über Berichten die Avise selbst gedruckt werden.
Avis-Nr. für satzmarkierte Zeilen vergeben
Avis-Nummern werden - wie oben dargestellt - automatisch vom Programm vergeben. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, Avis-Nummern auch manuell zu vergeben und somit Zahlungen für ein Zahlungsschreiben zu kennzeichnen. Dies ist nur für Posten mit dem Status 'Datenträger erstellt' möglich.
Hierfür sind die Zahlsätze, für die eine Avis-Nummer vergeben werden soll, über Satzmarke ein/aus zu markieren.
Mit der Funktion 'Avis-Nr. für satzmarkierte Zeilen vergeben' werden Avis-Nummer auf Basis der letzten Avis-Nr. (Stammdaten, Einrichtung, Einrichtung, Register AZV bzw. ALV) fortlaufend vergeben. Die dabei zuletzt vergebene Nummer wird wiederum als 'Letzte Avis-Nr.' in der Finanzbuchhaltung Einrichtung gespeichert.
Avise drucken
Hier werden alle Avise aufgelistet. Über 'Ausführen' können alle oder einzelne Zahlungsschreiben gedruckt werden.
Über die Optionen kann bestimmt werden, wo (rechts oder links) die Adresse und der Absender gedruckt werden sollen, ob eine Übergabe an Word durchgeführt werden soll und ob die Avise per E-Mail versendet werden sollen.
Adresse im Briefkopf
Absender im Briefkopf
Auswahl, ob die Adresse bzw. der Absender rechts oder links im Briefkopf gedruckt werden sollen.
Bei der Auswahl 'Absender im Briefkopf' kann zusätzlich gewählt werden, dass der Absender gar nicht gedruckt wird.
Es besteht die Möglichkeit, Zahlungs-Avise per E-Mail zu versenden. Hierfür sind unter Stammdaten, Einrichtung, Einrichtung, Register 'Berichtswesen' die Einrichtungen für den PDF-Mailer zu hinterlegen.
Des Weiteren sind bei den Personenkonten, die ein Avis per E-Mail erhalten sollen, in der Personenkontokarte, Register 'Zahlung' die 'Adressnr. Avise' und 'Adressat Avise' zu hinterlegen. Es ist dabei zu beachten, dass beim 'Adressat Avise' eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein muss.
Auswahl, welche Avise per E-Mail verschickt werden sollen. Siehe auch FIBU Mailversand.
- blank: Die Zahlschreiben werden nicht per E-Mail verschickt.
- Nur wenn Adresse: Es werden die Avise gefiltert/gedruckt, bei denen eine E-Mail Adresse im Adressaten hinterlegt ist.
- Nur wenn keine Adresse: Es werden die Avise gefiltert/gedruckt, bei denen keine E-Mail Adresse im Adressaten hinterlegt ist.
- Alle: Es werden alle Avise gefiltert, unabhängig davon ob eine E-Mail im Adressaten hinterlegt ist.
Beispiel:
Es sollen zuerst die Avise für die Kreditoren ohne E-Mail-Adresse gedruckt werden und danach die mit einer E-Mail-Adresse. In dem Fall sind die Avise zuerst mit der Option 'Nur wenn keine Adresse' und danach mit der Option 'Nur wenn Adresse' zu drucken.
Druckdatum
Eingabe eines Druckdatums für Avise. Es wird das Tagesdatum vorgeschlagen. Hinweis: Bei einem nachträglichen Ausdruck kann hier das Zahldatum als Druckdatum eingegeben werden.
Übergabe an Word
Hinweis: Die 'Übergabe an Word' ist beim Lastschriftverkehr nicht möglich.
Ist das Kennzeichen gesetzt, werden die Avise nicht gedruckt, sondern an Word ausgegeben.
Avistexte je Zahlungsform erfassen
Es besteht die Möglichkeit, für die einzelnen Zahlungsformen (CLÜBERW, CLEINZUG…) unterschiedliche Avistexte zu erfassen. Diese Avistexte werden vor den Vortexten gedruckt.
Vortexte erfassen
Nachtexte erfassen
Zusätzlich zu den Avistexten können Vor- und Nachtexte erfasst werden.
Es besteht dabei die Möglichkeit, eine Ausrichtung (linksbündig, mittig, rechtsbündig) vorzugeben und die Textzeilen zu kennzeichnen, die fett gedruckt werden sollen.
Schlussrechnungskennzeichen
Des Weiteren können in den Zahlungsvorschlagszeilen pro Posten 'Schlussrechnungskennzeichen' hinterlegt werden. Bei den frei zu vergebenen Schlussrechnungskennzeichen wiederum können Texte hinterlegt werden, die auf den Avisen mit dem Code als Fußnote oberhalb der Gesamtsumme ausgedruckt werden.
Es besteht dabei die Möglichkeit, eine Ausrichtung (linksbündig, mittig, rechtsbündig) vorzugeben und die Textzeilen zu kennzeichnen, die fett gedruckt werden soll.