Deutschland
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XRechnung Deutschland
INHALTSVERZEICHNIS
ALLGEMEIN ..................................................................................................................... 2
EINRICHTUNG ................................................................................................................ 2
ALLGEMEIN .................................................................................................................................. 2
VERKAUFSEINRICHTUNG .......................................................................................................... 4
STAMMDATEN ................................................................................................................ 4
FIRMENDATEN ............................................................................................................................ 4
DEBITOREN.................................................................................................................................. 5
MWST-BUCHUNGSMATRIX ........................................................................................................ 6
EINHEITEN ................................................................................................................................... 7
WÄHRUNGEN .............................................................................................................................. 7
LÄNDERCODE ............................................................................................................................. 7
BELEGERFASSUNG ....................................................................................................... 8
VERKAUFSRECHNUNGEN MIT ANZAHLUNGSVORGANG ...................................................... 8
EINBETTEN VON ANHÄNGEN .................................................................................................... 9
ERFASSUNG DES BELEGES .................................................................................................... 10
ERFASSUNG VON STORNOBELEGEN .................................................................................... 12
ELEKTRONISCHE BELEGDATEIEN ............................................................................. 12
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ALLGEMEIN
Elektronische Rechnung für Deutschland (XRechnung)
Entsprechend der EU-Richtlinie 2014/55/EU sind ab dem 27. November 2020 alle Lieferanten des Bundes und der Hansestadt Bremen verpflichtet, Rechnungen elektronisch einzureichen. Weitere Bundesländer und Kommunen werden vermutlich in der nächsten Zeit folgen und nur noch elektronische Rechnungen annehmen.
In NEVARIS Finance können Ausgangsrechnungen in dem für die XRechnung definierten Standard erzeugt werden. Dieser unterstützt elektronischen Rechnungen als XML-Datei im UBL 2.1 oder UNCEFACT Format, derzeit nach
‘urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_2.0‘
Informationen dazu finden Sie z.B. auf: https://www.xoev.de/
Im ersten Umsetzungsschritt ist die in Finance erzeugte XML-Datei extern an den Empfänger zu übermitteln. Dieses kann z.B. per E-Mail erfolgen. Rechnungsrelevante Anhänge können in die eRechnungsdatei eingebettet werden. Alternativ kann derzeit auch dieses Portal genutzt werden: der E-Rechnung - Senden (bremen.de)
EINRICHTUNG
ALLGEMEIN
Menüpfad: Abteilungen/Verwaltung/IT-Verwaltung/Allgemein
Elektronische Belegprofile und -formate anlegen
Die nachfolgend beschriebene Funktionalität wird derzeit nur für die in Deutschland gültige XRechnung unterstützt. Die Funktionalität für elektronische Verkaufsrechnungen an Österreich bleibt unverändert.
Die elektronische Rechnung ist in Deutschland als XML-Datei im UBL 2.1 Format oder UNCEFACT zu erstellen. Finance unterstützt beide Formate. Über den neuen Menüpunkt ‘Belegsendeprofile‘ in Verwaltung/IT-Verwaltung/Allgemein sind zunächst die ‘Belegsendeprofile‘ mit den jeweiligen ‘Belegformaten‘ anzulegen. Dieses sollte über die Aktion ‘DE-Standard erstellen‘ vorgenommen werden. Damit ist gewährleistet, dass alle für die XRechnung möglichen Profile mit den dazu notwendigen Formaten angelegt werden:
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Abb. 1: Belegsendeprofile/DE-Standard erstellen
Die aus dem nachfolgenden Bild ersichtlichen Belegsendeprofile und dazugehörigen Formate sind anschließend vorhanden:
Abb. 2: Belegsendeprofile
Hinweis: Zurzeit wird das Versenden der eRechnungen noch nicht unterstützt. Es wird die Datei erzeugt und gespeichert. Diese ist dann außerhalb von NEVARIS Finance an den Empfänger zu senden.
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VERKAUFSEINRICHTUNG
Menüpfad: Abteilungen/Verkauf/Einrichtung
In Register ‚RABU‘ ist das ‚Ablageverzeichnis eRechung‘ füllen (Vorzugsweise als UNC Pfad, das vermeidet Fehlermeldungen). Ein separates Verzeichnis für die einzelnen Mandanten ist hier empfehlenswert.
Abb. 3: Verkaufseinrichtung, Register RABU
STAMMDATEN
FIRMENDATEN
Menüpfad: Abteilungen/Verwaltung/Firmendaten
Folgende Angaben müssen für eine elektronische Rechnung vorhanden sein:
• Name mit Anschrift und Ländercode
• E-Mailadresse
• Umsatzsteuer-ID
• Steuernummer
• Verkäufercode mit Telefonnummer und E-Mail. Damit dieser vorgeschlagen wird, kann er als Adressat bei der Firmenadresse angelegt und hier zugeordnet werden:
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DEBITOREN
Menüpfad: Abteilungen/Verkauf/Stammdaten/Debitoren
In der Debitorenkarte gibt es für die Erzeugung der elektronischen Rechnung die neuen Felder ‚Belegsendeprofil‘ und ‚LeitwegID‘.
Abb. 4: Debitorenkarte, Register Verkauf
Belegsendeprofil: Damit für einen Debitor eine elektronische Rechnung erzeugt werden kann, ist in der Rubrik Verkauf ein Belegsendeprofil (PEPPOL/UBL bzw. UNCEFACT) einzutragen. Dieses wird bei der Beleg- bzw. Dateierzeugung vorgeschlagen, kann aber überschrieben werden. Bei der Buchung der Rechnung bzw. Gutschrift an Debitoren mit einem hier hinterlegten Belegsendeprofil wird eine Validierung auf die für die eRechnung notwendigen Daten ausgeführt. Sind diese nicht vorhanden, wird die Rechnung bzw. Gutschrift nicht gebucht. Ohne hinterlegtes Belegsendeprofil erfolgt das Buchen ohne diese Validierung. Die Änderung einer gebuchten Rechnung bzw. Gutschrift ist nicht mehr möglich.
LeitwegID: In diesem Feld erfolgt die Eingabe der für die Öffentlichen Auftraggeber festgelegten LeitwegID. Diese wird bei der Erfassung der Ausgangsrechnung vorgeschlagen. Zusätzlich können weitere LeitwegIDs über den Lookup zu dem Debitoren erfasst werden.
Zu der LeitwegID gibt es seitens der Kosit folgende Informationen:
Aus einem Dokument von der Kosit: Einleitung: Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Eine elektronische Rechnung (eRechnung) muss folglich alle relevanten Daten in einem strukturierten Format bereitstellen. Das schließt das eindeutige Kriterium für die Adressierung und Weiterleitung der elektronischen Eingangsrechnung vom Rechnungssender über den zentralen Rechnungseingang des Bundes bis zum nachgelagerten Rechnungsfreigabeworkflow (ERP-System), die Leitweg-ID, mit ein. Zielsetzung der Leitweg-ID: Die Leitweg-ID soll die Adressierung und Weiterleitung der eingegangenen eRechnung zu den nachgelagerten
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Rechnungsfreigabesystemen der an einen zentralen Rechnungseingang angeschlossenen Verwaltungseinheiten ermöglichen.
Des Weiteren sind folgende Angaben zum Erstellen einer elektronischen Rechnung notwendig:
• Ansprechpartner
• Umsatzsteuer-ID
• E-Mailadresse
• Ländercode und Währung sind ebenfalls Pflichtangaben, ist hier nichts angegeben, wird als Land, das in den Firmendaten im Feld ‚Ländercode‘ angegebene Land und als Währung, die in der Finanzbuchhaltung Einrichtung im Feld ‘Mandantenwährungscode‘ angegebene Währung angenommen.
MWST-BUCHUNGSMATRIX
Menüpfad: Abteilungen/Finanzbuchhaltung/Einrichtung/MWSt Buchungsmatrix
Die MWSt Buchungsmatrix ist um das Feld Kategorie (VATEX) ergänzt. Hier sind folgende Angaben möglich:
Abb. 5: MWSt-Matrix
Die Codes sind entsprechend der Vorgaben der ‘EN16931 code lists values‘ definiert. Über den VATEX werden die entsprechenden Steuerdefinitionen innerhalb der EU gekennzeichnet. Es können auch die Codes AA und AC gewählt werden. Inwieweit diese von der empfangenden Stelle unterstützt werden, ist mit dieser zu klären.
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EINHEITEN
Menüpfad: Abteilungen/Verkauf/Stammdaten/Einheiten
Hier sind in der Spalte ‘Mengeneinheit eRechnung‘ für die Mengeneinheiten, die nach der Vorgabe ‘EN16931 code lists values‘ definierten Einheiten einzutragen. Das sind zum Beispiel:
• H87 Piece (Stück)
• HUR Hour (Stunde)
• KGM Kilogram (Kilogramm)
• LS Lump sum (Pauschal)
• LTR Litre (Liter)
• MTR Metre (Meter)
Abb. 6: Mengeneinheiten
WÄHRUNGEN
Menüpfad: Abteilungen/Verkauf/Stammdaten/Währungen
Ist bei den entsprechenden Feldern innerhalb der Belegerfassung keine Währung angegeben, d.h. die Felder sind Blank, wird als Währung, die in der Finanzbuchhaltung Einrichtung im Feld ‘Mandantenwährungscode‘ angegebene Währung herangezogen. Die Währungen müssen nach ISO 4217 angelegt sein.
LÄNDERCODE
Wird bei den entsprechenden Feldern innerhalb der Belegerfassung keine Eingabe getätigt, d.h. die Felder sind Blank, wird als Land, der in den Firmendaten im Feld ‚Ländercode‘ angegebene Ländercode
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herangezogen. Die Ländercodes müssen nach ISO 3166-1 ALPHA-2 in der Ländercode Verwaltung im Feld ‚Untergliederung ISO 3166-2' eingegeben werden.
BELEGERFASSUNG
Die Funktionalität für die XRechnung wird nur für im Modul ‘Verkauf‘ erfasste Rechnungen, Stornos (Rechnungskorrekturen) und Gutschriften unterstützt. Dieses beinhaltet auch aus dem Verkaufsauftrag über die Aktion ‘Buchen‘ fakturierte Ausgangsrechnungen bzw. Gutschriften. Folgende Punkte sind bei der Belegerfassung/-erstellung zu beachten:
Rechnungen werden mit dem ‚InvoiceTypeCode 380‘ Gutschriften mit dem Code ‚381‘ und Stornos mit dem Code ‚384‘ erzeugt. Mengen und Beträge sind positiv.
Berücksichtigung von Zahlungsbedingung/Fälligkeiten:
• Das eRechnungsformat verfügt momentan noch nicht über die Möglichkeit Skontofälligkeiten zu verarbeiten. Daher wird dieses wie nachfolgend beschrieben als Text im ‘BT20‘ ausgegeben:
#SKONTO#TAGE=‘Feld Skontotage‘#PROZENT=‘Skonto %‘#BASISBETRAG=Bruttobetrag
• Es kann nur das Skontoziel 1 berücksichtigt werden. Die Nettofälligkeit wird aus dem Fälligkeitsdatum herangezogen.
• Bitte beachten Sie, dass wenn im Beleg das Skontodatum geändert wird, die Skontotage nicht automatisch angepasst werden.
• Bei Rechnungen wird der Zahlungscode (30) für Überweisung inkl. Bankverbindung übergeben, bei Gutschriften wird keine Definition (1) ohne Bankverbindung übergeben.
• Angaben zum Lastschriftverfahren werden momentan nicht unterstützt.
Im Rechnungskopf sind die Felder ‘LeitwegID‘, ‘Verkäufercode‘ und ‘Verkauf an Kontaktperson‘ anzugeben. Letztere müssen Namen, E-Mail und Telefonnummer beinhalten.
Wird eine Ausgangsrechnung aus einem Auftrag heraus fakturiert, wird die LeitwegID aus der Debitorenkarte in die Rechnung übernommen.
Derzeit können Artikel mit Legierungszuschlägen für elektronische Rechnungen noch nicht erfasst werden.
VERKAUFSRECHNUNGEN MIT ANZAHLUNGSVORGANG
Ausgangsrechnungen, denen ein Anzahlungsvorgang zugeordnet ist und die in ‘Belegart Anz. Vorgang‘ als Anforderungen gekennzeichnet sind, werden mit dem Rechnungscode ‘875‘ für Abschlagsrechnungen erzeugt.
Ausgangsrechnungen, denen ein Anzahlungsvorgang zugeordnet ist und die in ‘Belegart Anz. Vorgang‘ als Schlussrechnung gekennzeichnet sind, werden mit dem Rechnungscode ‘877‘ für Schlussrechnungen erzeugt.
Verkaufsrechnungen mit einem Bezug auf einen Anzahlungsvorgang werden wie folgt verarbeitet:
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Debitorischer Anzahlungsvorgang mit Betragseingabe:
Kumulation: Die über den Anzahlungsvorgang gebuchten Anzahlungen werden in der eRechnung als ‚Bereits gezahlt‘ aufgeführt und vom ‚ausstehenden Zahlbetrag‘ abgezogen.
Leistungszuwachs und bei Kum. Erfassung, Leistg. Buchung = Nein (kein Haken): Es werden keine Abschlagszahlungen ausgegeben.
Leistungszuwachs und bei Kum. Erfassung, Leistg. Buchung = Ja (gesetzter Haken): Die über den Anzahlungsvorgang gebuchten Abschlagszahlungen werden in der eRechnung als ‘Bereits gezahlt‘ aufgeführt und vom ‘ausstehenden Zahlbetrag‘ abgezogen. Dieses ist an die Funktionalität der Page 5143988 mit der Option ‘Abschlagszahlungen anzeigen‘
Abb. 7: Requestpage 5143988
angelehnt. Die bereits getätigten Abschlagszahlungen werden als ‘bereits bezahlt‘ in die XML-Datei übergeben und der Wert ‘Ausstehender Zahlbetrag‘ entsprechend ermittelt und übergeben:
Abb. 8: Ausschnitt aus der HTML-Ansicht
Der ‘Ausstehende Zahlbetrag‘ kann hierbei nur korrekt ermittelt werden, wenn die RABU kumuliert erstellt wird und über die Aktion ‚Korrekturzeile erstellen‘ die vorhergehenden Anforderungen rausgerechnet werden.
EINBETTEN VON ANHÄNGEN
Das Schema der XRechnung bietet die Möglichkeit rechnungsrelevante Anhänge in die XML-Datei einzubetten. Finance unterstützt hierbei die folgende Typen:
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• applikation/pdf • image/png • image/jpg • text/csv Es werden alle Dokumente bzw. Dateien der o.g. aufgeführten Typen, die über die Funktionalität von 'Links' an Verkaufsrechnungen angehängt sind, bei der Erzeugung der XRechnung in die XML-Datei eingebettet. Hinweis: Werden Rechnungen aus Aufträgen erstellt, dann werden bereits im Auftrag angehängte Dokumente in die Rechnung übernommen und damit in die XRechnung eingebettet. Ggf. sind die betreffenden Anhänge aus der Rechnung zu löschen.
ERFASSUNG DES BELEGES
Eine elektronische Rechnung bzw. Gutschrift wird wie gewohnt in den entsprechenden Menüpunkten der Verkaufsbelege erfasst und gebucht. Sofern in der Debitorenkarte ein Sendeprofil eingetragen ist, wird softwareseitig vor Ausführung des Buchens die Validierung für die eRechnung aufgerufen. Werden hier keine Fehler festgestellt, wird die Rechnung gebucht und die XML-Datei erzeugt. Ist die Validierung nicht erfolgreich wird der nachfolgende Hinweis gesendet:
Abb. 9: Info-Meldung zur Validierung
Nach Klick auf ok wird ein Fenster mit den gefundenen Fehlern und Warnungen eingeblendet:
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Abb. 10: Validierung: Ansicht Fehlermeldungen
Über die Aktion ‘Offener verknüpfter Datensatz‘, wird in den Beleg bzw. den betreffenden Menüpunkt zurückverzweigt. Werden ausschließlich Warnungen gefunden, wird das o.g. Fenster nicht eingeblendet.
Hinweis: Das Fenster ‘Ansicht – Fehlermeldungen‘ ist nach erfolgter Korrektur der jeweiligen Daten zu schließen, ansonsten bleibt dieses als Task im Hintergrund bestehen.
Wenn alle Angaben für eine eRechnung korrekt sind, kann die Rechnung gebucht werden. Im Anschluss wird die XML-Datei automatisch mit nachfolgender Frage, ob der Datenpfad (und Datei) geöffnet werden soll, erzeugt:
Abb. 11: Belegbuchen Fragemeldung
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ERFASSUNG VON STORNOBELEGEN
Zur Erstellung von Stornobelegen (Rechnungskorrekturen) ist die nachfolgende Vorgehensweise notwendig:
• Schritt 1: Neue Verkaufsrechnung anlegen
• Schritt 2: Feld 'Storno' anhaken
• Schritt 3: Beleg kopieren und hier die zu stornierende Rechnung angeben. Die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum werden als Referenzangaben in die XML-Datei übergeben
Hinweis: Wurde in der zu stornierenden Rechnung Skonto gewährt, dann wird die Frage gestellt, ob die Skontobedingungen aus der Rechnung in den Stornobeleg der XRechnung übertragen werden soll. Diese Erweiterung betrifft nur die Erstellung der XRechnung. Die bestehende Funktionalität der Belegverarbeitung bleibt unverändert bestehen.
ELEKTRONISCHE BELEGDATEIEN
Über die Aktion ‘Bericht‘ der ‘Gebuchten Verkaufsrechnungen bzw. Gutschriften‘ ist eine Ansicht der Daten in der XML-Datei möglich. Des Weiteren kann die XML-Datei erneut erzeugt werden. Dieses erfolgt über das Ikon ‘Senden‘:
Abb. 12: Gebuchte Verkaufsrechnung, Bericht
Nach Klick auf ‘Senden‘ erhalten Sie dieses Fenster:
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Abb. 13: Aktion Senden
Mit folgenden Angaben:
Datenträger: Elektronischer Beleg, sofern dem Rechnungsdebitoren ein Belegsendeprofil zugeordnet ist
Format: Entsprechend der Angabe in der Debitorenkarte wird das Format vorgeschlagen.
Vorschau anzeigen: Mittels der Vorschau werden alle Angaben der eRechnung als Ansicht im HTML-Format ausgegeben (nachfolgend aufgeführt) und im angegebenen Pfad für die eRechnung gespeichert.
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Abb. 14: Ansicht der HTML-Datei
Bei den Belegpositionen wird bei der elektronischen Rechnung unter Informationen zum Rechnungsposten folgendes aufgeführt:
Beschreibung = Zeilennummer_zugehörige Zeilennummer (falls nicht vorhanden = 0)
Kennung des Verkäufers: Angabe aus dem Feld ‘Nummer (Nr.)‘ der jeweiligen Rechnungsposition
Kennung des Käufers: ‘Debitoren-Artikelnr. ‘
Bei Bedarf wird die XML-Datei durch erneuten Aufruf von ‘Senden‘ nochmals erzeugt:
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Abb. 15: Belegdruck, Fragemeldung
Bei Klick auf ‘Ja‘ wird die XML-Datei geöffnet:
Abb. 16: Beispiel XML-Datei
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Die Dateinamen für die XML- und HTML-Datei unterscheiden sich durch ihre Extension. Des Weiteren wird bei der HTML-Datei kein Format (UBL oder UNC) ausgegeben. Der Dateiname ist folgendermaßen aufgebaut:
_Mandantenkurzbez_RG-Nr_JJJJMMTTTimestamp_Format
Für gebuchte Rechnungen ist möglich in der Ansicht ‚Gebuchte Rechnungen‘ über ‚Bericht‘ die HTML als auch die XML-Datei erneut zu erzeugen. Hier kann eine eRechnung auch nachträglich erstellt werden, wenn kein ‘Belegsendeprofil‘ angegeben ist. Dazu wählen Sie ‘Senden‘ und in dem Feld Datenträger ‘Elektronischer Beleg‘. Die für die elektronische Rechnung notwendigen Angaben werden auch hierbei geprüft.
Bitte beachten Sie, dass das Ändern von gebuchten Rechnungen nicht mehr möglich ist, d.h. wird die eRechnung wie zuvor beschrieben erzeugt oder das ‘Belegsendeprofil‘ erst nach dem Buchen bei dem Debitor hinterlegt, können ggf. notwendige Pflichtangaben nicht mehr nachgetragen werden.
Hinweis: Für ungebuchte Rechnung wird in Bericht die Aktion ‚Senden‘ nicht angeboten.