Werkstattberichte können aus dem Rollencenter Materialabrechnung über die Aktion Import/Export auch als externe Werkstattberichte aus Excel importiert werden.
Spaltenaufbau
Der Spaltenaufbau ist wie folgt, in der Spalte Belegkopf sind die Daten markiert, die nur für die Belegkopf-Zeile relevant sind:
| Spalte | Bezeichnung | Belegkopf | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| A | Art | Hier wird definiert, ob es sich um eine Kopf oder eine Positionszeile handelt.
| |
| B | Werkstattart | K | |
| C | Belegnummer | K | Belegnummer ist nur in den Kopfzeilen relevant, Einträge in den Positionszeilen werden ignoriert. Die Belegnummer kann auch nach der zu entlastenden Kostenstelle vergeben werden. Dann werden an die Kostenstellen-Nummer drei Buchstaben des Monats, z.B. SEP, und zwei Ziffern des Jahres des Belegdatums, z.B. 06, angehängt. Dies bedeutet auch, dass diese Belege nicht nach Werkstattart getrennt werden können. Und dass es auch nur ein Belegdatum pro Monat geben kann. Denn es gibt solche Belege pro Kostenstelle und Monat nur einmal. |
| D | KSt belasten | Die Kostenstelle belasten muss gefüllt sein für den Import. Der Wert wird aus dem Belegkopf genommen, sofern er bei der Position nicht eingetragen sein sollte. | |
| E | KSt entlasten | Die Kostenstelle entlasten muss gefüllt sein für den Import. Der Wert wird aus dem Belegkopf genommen, sofern er bei der Position nicht eingetragen sein sollte. | |
| F | Gerät belasten | Der Wert wird aus dem Belegkopf genommen, sofern er bei der Position nicht eingetragen sein sollte. | |
| G | Betriebsstundenzähler | K | |
| H | Kilometerzähler | K | |
| I | Kontierungshilfe Mat./BAL | K | Wenn Kontierungshilfen angegeben sind, die nicht in den Stammdaten vorhanden sind, dann werden diese dennoch beim Beleg eingetragen. |
| J | Kontierungshilfe Arbeitskosten | K | Wenn Kontierungshilfen angegeben sind, die nicht in den Stammdaten vorhanden sind, dann werden diese dennoch beim Beleg eingetragen. |
| K | Kontierungshilfe Fremdleistung | K | Wenn Kontierungshilfen angegeben sind, die nicht in den Stammdaten vorhanden sind, dann werden diese dennoch beim Beleg eingetragen. |
| M | Belegdatum | Aus dem Belegdatum wird auch die Buchungsperiode ermittelt, wenn diese nicht ausdrücklich angegeben ist. Der Wert wird aus dem Belegkopf genommen, sofern er bei der Position nicht eingetragen sein sollte. Wenn kein Belegdatum vorhanden ist, dann muss es später manuell nachgepflegt werden. | |
| N | Buchungsperiode | Die Buchungsperiode wird aus dem Belegdatum ermittelt, sofern nicht anders angegeben. Der Wert wird aus dem Belegkopf übernommen, sofern er bei der Position nicht eingetragen ist. | |
| O | Belegnr. 2 | ||
| P | Zeilenart | Die Zeilenart in Kombination mit dem Wert aus Nr. oder Buchungstext ist erforderlich, damit der Werkstattbericht importiert werden kann. | |
| Q | Nr. | ||
| R | Lagerort | ||
| S | Lagerfach | ||
| T | Menge | Die Menge kann in der Bestandsmengeneinheit sein oder in einer der Umrechnungseinheiten, wie sie beim Artikel definiert sind (Stammdaten, Artikel, Artikel, Button Artikel, Umrechnungen). Falls eine andere Einheit angegeben ist, wird beim Import ein Fehler ausgegeben. Wenn die Menge nicht in der Bestandsmengeneinheit ist, wird sie in diese umgerechnet. In der Position ist dann diese Menge im Feld "Menge", die Menge in der Umrechnungseinheit ist in "Menge2, Einheit2". Die Preise werden beim Import ermittelt; so wie sie ermittelt würden, wenn die Position in einem Werkstattbericht manuell eingegeben würde. | |
| U | Mengeneinheit | ||
| V | Buchungstext | ||
| W | Personalnummer | ||
| X | Start der Arbeitszeit Datum | Zusätzlich zur Start-Uhrzeit und zur Ende-Uhrzeit können die beiden Datumsangaben dazu übergeben werden. Die Dauer wird hieraus jedoch nicht ermittelt; maßgeblich ist die Menge, wie in Excel zur Position | |
| Y | Start der Arbeitszeit Zeit | ||
| Z | Ende der Arbeitszeit Datum | ||
| AA | Ende der Arbeitszeit Zeit |
Import, Buchen
Der Import darf pro Excel-Dokument nur einmal erfolgen, damit die Belege nicht mehrfach übernommen werden. Da die Belegnummer erst beim Import neu ermittelt wird, kann dies vom Programm nicht automatisch geprüft werden.
Die Werkstattberichte werden beim Import nicht gebucht. Sie können noch überarbeitet werden. Sie können einzeln oder aus der Übersicht der Werkstattberichte gebucht werden; wie andere Werkstattberichte auch.