Felder zur Einrichtung
Die Einstellungen der Server-URL und der Anmeldeinformationen müssen in der DWREST Detaileinrichtung vorgenommen werden, um die Baulohn-Einrichtung nutzen zu können.
Aufruf: Personalbuchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Archiv
Archivieren
Im Feld "Mandant archivieren in" muss "DocuWare" eingetragen sein, um die Archivierung als solche nutzbar zu machen.
Standardarchiv
Das Standardarchiv ist das Archiv, in dem die Dokumente archiviert und indexiert werden sollen. Eine Übersicht der verfügbaren Archiv kann über die Aktion "Übersicht der Archive" unter Vorbereiten in der Detaileinrichtung eingesehen werden.
Nummernserie:
Das Feld "Nummernserie" ist auszufüllen, wenn zu archivierende Ausgangsbelege automatisch eine Dokument-ID aus dieser mandantenspezifischen Nummerierung zugewiesen bekommen sollen. Diese Nummernserie wird ausschließlich im entsprechenden Mandanten genutzt.
Eine lokale Nummernserie kann nur verwendet werden, wenn auch eine globale Nummernserie gesetzt ist.
Nummernserie global:
Im Regelfall sollte keine mandantenbezogene, sondern eine globale Nummernserie verwendet werden. Für zu archivierende Ausgangsbelege werden auf diese Weise automatisch Dokument-IDs mandantenübergreifend zugewiesen. Dies hat den Vorteil, dass man nicht für jeden einzelnen Mandanten eigene Nummernkreise definieren muss und dass Überschneidungen von Nummernkreisen vermieden werden. Zudem ist mit einer globalen Nummernserie die Eindeutigkeit der Dokument-ID im Archiv gewährleistet.
Aktionen zur Einrichtung
Zuordnung Archivfelder
Über die „Zuordnung Archivfelder“ können die im Archiv definierten Felder den vorhandenen Feldern von NEVARIS Finance zugeordnet werden. Alle Felder des DocuWare-Archivs werden beim Öffnen der „Zuordnung Archivfelder“ geladen und zwischengespeichert.
Im Menüband befinden sich zudem die folgenden zwei Funktionsaufrufe:
- Felder prüfen
Diese Funktion prüft die zugeordneten Einträge aus dem Feld „DMS Datenbankfeld“. Einträge, die nicht als Archivfeld existieren, werden dabei gelöscht. - Standard Felder setzen
Definierte Felder werden in die Spalte „DMS Datenbankfeld“ übernommen und anschließend gegen das Archiv geprüft. Nicht vorhandene Archivfelder werden direkt gelöscht, sodass nur die bestehenden Archivfelder in der Zuordnung bestehen bleiben.
Felder, die während der Zuordnung in DocuWare angelegt werden, werden erst nach dem nächsten Öffnen der "Zuordnung Archivfelder" angezeigt.
Die angesprochenen Standardfelder entsprechen der folgenden Archivdefinition:
| LOHN Archiv | ||||
|---|---|---|---|---|
| Feldname Finance | DMS Dialogfeld | DMS Datenbankfeld | Datentyp | Feldlänge (mind.) |
| Abrechnungskreis | Abrechnungskreis | ABRECHNUNGSKREIS | Text | 10 |
| Abrechnungskreise | Abrechnungskreise | ABRECHNUNGSKREISE | Stichwort | 10 |
| Abrechnungsmonat | Abrechnungsmonat | ABRECHNUNGSMONAT | Datum | |
| Abteilung | Abteilung | ABTEILUNG | Text | 10 |
| Abteilungen | Abteilungen | ABTEILUNGEN | Stichwort | 10 |
| Änderungsbenutzer Beleg | Änderungsbenutzer | AENDERUNGSNUTZER | Text | 50 |
| BAS | BAS | BAS | Text | 10 |
| BAS n-fach | BAS n-fach | BASNFACH | Stichwort | 10 |
| Belegnr. | Beleg-Nr. | BELEGNR | Text | 20 |
| Buchungsgruppe | Buchungsgruppe | BUCHUNGSGRUPPE | Text | 20 |
| Datum bis | Datum bis | DATUMBIS | Datum | |
| Datum von | Datum von | DATUMVON | Datum | |
| Dokument ID | DokumentID | DOKUMENTID | Text | 20 |
| Dokumentart | Dokumentart | DOKUMENTART | Text | 50 |
| Funktion | Funktion | FUNKTION | Text | 10 |
| Gerät | Gerät | GERAET | Text | 20 |
| Institution | Institution | INSTITUTION | Text | 30 |
| Kostenstelle | Kostenstelle | KOSTENSTELLE | Text | 20 |
| Kostenstellen | Kostenstellen | KOSTENSTELLEN | Stichwort | 20 |
| Lohnklasse | Lohnklasse | LOHNKLASSE | Text | 10 |
| Mandant | Mandant | MANDANT | Text | 30 |
| Mehrere Kst | Mehrere KSt. | MEHREREKST | Text | 10 |
| Mehrere PNr | Mehrere Personalnrn. | MEHREREPNR | Text | 10 |
| Name | Name | NAME | Text | 50 |
| Namen | Namen | NAMEN | Stichwort | 50 |
| Neuanlagebenutzer Beleg | Neuanlagebenutzer | NEUANLAGENUTZER | Text | 50 |
| Niederlassung | Niederlassung | NIEDERLASSUNG | Text | 20 |
| Niederlassungen | Niederlassungen | NIEDERLASSUNGEN | Stichwort | 20 |
| Nr. | Institutions-Nr. | INSTNR | Text | 20 |
| Personalnr. | Personalnr. | PERSONALNR | Text | 20 |
| Personalnummern | Personalnummern | PERSONALNRN | Stichwort | 20 |
| Projekt | Projekt | PROJEKT | Text | 20 |
| Versicherten-Nr. | Versicherten-Nr. | VERSICHERTENNR | Text | 20 |
| Vorname | Vorname | VORNAME | Text | 30 |
| Vornamen | Vornamen | VORNAMEN | Stichwort | 30 |
Dokumentarten
Enthält eine Auflistung aller direkt aus NEVARIS Finance stammenden Dokumentarten. Diese können durch Verwendung eigener Begriffsdefinitionen (Dokumentart verwenden) kundenseitig umbenannt und verwendet werden.
Nummernserien holen
Über „Nummernserien holen“ werden die aus der global hinterlegten Nummernserie verwendeten Einstellungen in eine mandantenabhängige Nummernserie übernommen.
Zusammenstellen
Hier besteht die Möglichkeit, entweder für einen oder mehrere Mandanten sowie für eine Buchungsperiode alle dokumentrelevanten Bereiche auszulesen und bei vorhandener Dokument-ID in die Tabelle "Verschlagw. Archiv Baulohn" zu überführen. Ohne Eintrag im Feld „Mandant“ werden die Einträge für alle Mandaten zusammengestellt.
Anzeigen
Die Tabelle „Verschlagw. Archiv Baulohn“ zeigt die ausgelesenen und zusammengestellten Daten an. Hier sind alle relevanten Felder bereits gefüllt. Zusätzlich kann hier durch Filter überprüft werden, welche Datensätze bereits wann übertragen worden sind und welche noch zur Übertragung anstehen.
Status anzeigen
Bei aktivierter Protokollierung oder aktiviertem Debug-Modus in der DMS Detaileinrichtung Allgemein werden sämtliche Verbindungsinformationen im DocuWare Status gespeichert und können über die Aktion "DocuWare Status anzeigen" angezeigt werden.
In Mandanten kopieren
Mit „In Mandanten kopieren“ ist es möglich, die in einem Mandanten gesetzten Einstellungen der Einrichtung von DocuWare auch in andere Mandanten zu übernehmen. Hierbei kann entweder in alle oder ausgewählte Mandaten kopiert werden.