(Nur bei vorhandener BUILD Control Lizenz.)

Prozessschritt DATEV

Der Prozessschritt DATEV stellt eine separate Lizenz dar, die zu Build Control dazu erworben werden kann. In diesem Prozessschritt können Stamm- und Buchungsdaten an den Steuerberater übergeben werden bzw. an eine Finanzbuchhaltung, die das DATEV-Format einlesen kann. Es besteht das Ziel, Doppelerfassungen weitestgehend zu vermeiden, d. h. Rechnungen, die Sie schon erfasst haben, sollen vom Steuerberater oder Ihrem Dienstleister der Finanzbuchhaltung nicht nochmals erfasst werden müssen. Der Prozessschritt startet mit der Darstellung einer Historie aller bisher erfolgten Übergabedaten, die erzeugt wurden Sie können an dieser Historie ablesen, welche Daten für welchen Zeitraum an wen übergeben wurde. Jede erfolgreiche Übergabe erzeugt eine neue Zeile.

Um eine Übergabe zu erzeugen, verwenden Sie die Funktion "Neue Übergabe" in der Menüleiste. In diesem Dialog wählen Sie zuerst den Zeitraum aus, für den Sie Daten übergeben möchten. Sie können dabei entweder aus einer Voreinstellung auswählen oder den Zeitraum frei eingeben. Mit dem Umfang bestimmen Sie, ob alle Buchungen in dem gewählten Zeitraum oder nur neue Buchungen des Zeitraums übergeben werden sollen. Somit können Sie einen Zeitraum mehrmals übergeben und immer nur den Zuwachs an Buchungen übergeben.

Die Checkbox "Automatikkonten berücksichtigen", erlaubt Ihnen zu steuern, ob die Steuersätze mit übergeben werden sollen oder ob stattdessen die in DATEV am Konto hinterlegten Steuereinstellungen (Automatik) verwendet werden soll. Ob ein Sachkonto ein Automatikkonto ist oder nicht, steuern Sie in den Stammdaten Build Control, Sachkonten.

Im Feld "Dateiablage", wählen Sie einen Ordner im Dateisystem aus, in den die Übergabedateien gespeichert werden. Die Auswahl wird bei der nächsten Übergabe wieder vorgeschlagen. Mit Klick auf "Weiter" gelangen Sie in die weitere Auswahl Im Feld Berater-Nummer tragen Sie die Nummer Ihres Steuerberaters ein, während Sie im Feld Mandant Ihre Mandantennummer beim Steuerberater eintragen. Beide Informationen erhalten Sie von Ihrem Steuerberater.

In der Auswahl legen Sie fest, welche Daten an Ihren Steuerberater bzw. an eine Finanzbuchhaltung übergeben werden sollen:

• Stammdaten: Durch Anhaken dieser Checkbox werden alle Debitoren und Kreditoren an DATEV übergeben werden, die noch nicht übergeben wurden. Der Haken ist dann sinnvoll, wenn es sich um eine Erstübergabe handelt.
• Ausgangsrechnungen: Mit diesem Haken werden alle Ausgangsrechnungen des gewählten Zeitraums übergeben, die im Rechnungsausgangsbuch aufgeführt sind. Neu angelegte Debitoren werden ebenfalls mit übergeben. Die Kontierung der Ausgangsrechnungen kann im Detailformular überprüft und ggf. überarbeitet werden.
• Zahlungseingänge: Durch diesen Haken werden die Zahlungseingänge des gewählten Zeitraums übergeben. Zudem werden die akzeptierten Skonti und Ausbuchungen übergeben. Ein Anhaken ist sinnvoll, wenn die Bankbuchungen nicht durch den Steuerberater erfolgen.
• Eingangsrechnungen: Mit diesem Haken werden die erfassten Eingangsrechnungen an DATEV übergeben. Neu angelegte Kreditoren werden dabei ebenfalls mit übergeben. Die Kontierung erfolgt durch die erfassten Kostenarten.
• Zahlungsverkehr: Durch diesen Haken werden die Buchungen übergeben, die durch den Zahlungsverkehr ausgelöst wurden. Ebenfalls werden die von Ihnen in Anspruch genommenen Skonti und die von Ihnen vorgenommenen Ausbuchungen berücksichtigt.

Sie können bei jeder Übergabe durch Anhaken frei wählen, welche Daten übergeben werden sollen und welche nicht. Es erfolgt bei jedem Buchungssatz eine Validierung, ob alle für die Übergabe benötigten Daten vorhanden sind. Falls nicht, können Se im Validierungsfenster direkt an die fehlerhaften Stellen verzweigen und Korrekturen vornehmen.