DocuWare NEVARIS - "DMS KMU Lizenzpaket"

BESTEHEND AUS

• DocuWare Professional Server 

• Connect to Outlook 

• Task Manager 

• Barcode & Forms  

• Import

• Anbindung “BUILD Dokumentenablage” (WSD24), ist separat zu erwerben

DOCUWARE PROFESSIONAL SERVER 

• Flexibler Server für mittelgroße Organisationen 

• Eine Endanwender-Organisation pro DocuWare System 

• Unbegrenzte Archivgrößen 

• Einschließlich Web Client Server 
  
  

DOKUMENTENARCHIVIERUNG  

• Revisionssichere elektronische Archivierung, d.h. Erfüllung von AO,  GDPdU, Basel II und Sarbanes Oxley 

• Leistungsstarkes Archivsystem steht als  Dokumenten-Pool zentral zur Verfügung 

  • Dieser Dokumenten-Pool ist von jedem von NEVARIS Bausoftware freigegebenen Windows PC erreichbar 

ÜBERTRAG VON DOKUMENTEN INS  ARCHIV 

• Dokumenten-Scanner lassen sich direkt steuern und einbinden 

• Erst Dokumentenablage in elektronischen Briefkörben 

  • dort Sortierung 

  • zusammengehörende Dokumente werden zusammengeheftet 

  • dann Ablage in Archiven (Dokumentenpool) 

  • Geordnete Ablage aller Dokumententypen 

  • Automatische Kategorisierung, Verschlagwortung und Ablage im Archiv mit Texterkennungssoftware (OCR) 

  • Import digitaler Dokumente durch Ziehen mit der Maus oder Import-Menü  

  • Import von E-Mails 

  • Import aus Outlook  

  • Automatische Kategorisierung und Indexierung nach 

    • Absender 

    • Empfänger 

    • Datum 

    • Betreff 

  • E-Mail-Archivierung entweder vollautomatisch oder mit Bestätigung bzw. Korrektur durch den Benutzer 

DOKUMENTENABLAGE 

• Zusammenführung aller Dokumente im zentralen Dokumenten-Pool, d.h. 

• Eingescannte Belege 

• Aus NEVARIS (Build und Finance KMU) gedruckte oder übernommene Belege 

• Briefe 

• E-Mails 

• Office-Dateien 

• Speicherung im Originalformat oder je nach Datenquelle als pdf-, tiff-, jpeg- oder png- Datei 

• Zusätzlich zu jeder Dokumentdatei Ablage einer Metadatei im xml-Format mit 

• Markups 

• Elektronischen Stempeln 

• Signaturen 

• Duplikat der Kategorisierungs- und Indexdaten 

• Manuell archivierte E-Mails werden automatisch als E-Mails markiert und  können direkt aus dem DocuWare-Web Client heraus über Outlook beantwortet oder weitergeleitet werden. 

DOKUMENTENRECHERCHE 

• Kombination aus Kategorie- und Volltextsuche 

• Suchbegriffe können als Ganzes, als Teile oder als Kombination von beidem eingegeben werden 

• Suchergebnisse als sortierbare Liste 

• Suche im Volltext mit Abkürzung und nach mehreren Begriffen möglich 

ARCHIVANZEIGE IN EXPLORER-FORM

• Das Archiv kann in Explorer-Form dargestellt werden. Das bietet den Benutzern eine gewohnte Arbeitsumgebung, über die auf alle zentral  abgelegten Dokumente zugegriffen werden 
  kann – unabhängig von der DMS-Anwendung. 

DOKUMENTENBEARBEITUNG 

• Bearbeitung direkt im Archiv oder nach vorigem Check-Out des Dokumentes. Bei Check-Out wird genutzte Version im Archiv für die Bearbeitung durch andere gesperrt –  die alten Versionen bleiben zur Kontrolle und Nachverfolgung erhalten. 

• Bearbeitungswerkzeuge   

• Textnotizen und Kommentare 

• Textmarker-Hervorhebungen 

• Stempel und Werkzeug zum Setzen von Haken 

• Dokumente werden dabei nicht verändert – alle Elemente werden als „Overlay“ wie auf  eine Folie gedruckt und separat gespeichert 

DOCUWARE CONNECT TO OUTLOOK 

• Geordnete Ablage von E-Mail integriert in Microsoft Outlook 

• Zugriff auf archivierte Mail innerhalb der Outlook-Oberfläche 

DOCUWARE TASK MANAGER FÜR RECHNUNGSPRÜFUNG 

• Einfacher Ad-Hoc Workflow und Wiedervorlage über Aufgabenlisten im Web Client 

• Sammlung und Verteilung archivierter Dokumente in Web Client-Aufgabenlisten 

• E-Mail-Benachrichtigung bei neuen Dokumenten oder geänderten Indexeinträgen 

DOCUWARE BARCODE & FORMS 

• Erkennung von Barcodes auf Dokumenten zur Automatisierung weiterer Prozesse, z.B. Seitentrennung und Indizierung 

Funktionen im Ablauf

RECHNUNGSEINGANG 

• Barcode aufkleben - Scannen der Eingangsrechnung und Barcodeerkennung  (Blatttrennung), Verschlagwortung (Zuweisung wesentlicher Schlagwörter zum 
  Auffinden des Dokumentes) erfolgt durch Buchung des Belegs. 

• Bei Bedarf zusätzlich Verschlagwortung per „One Click Indexing“ im Dokument. 

• Weiterleiten der Rechnung an den nächsten Bearbeiter.  

RECHNUNGSPRÜFUNG 

• Sog. „Ergebnislisten“ zeigen je Bearbeiter alle zu prüfenden Rechnungen an. Durch entsprechende Filterung oder Sortierung dieser Liste können Rechnungen anhand des Eingangs- oder Skontodatums Vorrang  erhalten. 

• Der Rechnungsprüfer versieht das Dokument mit einem digitalen Stempel bzw. setzt Haken und dokumentiert auf dem Wege seine Rechnungsprüfung. Ganz schnell und einfach kann er auch 
  Kommentare anbringen.  

PRÜFUNGSWORKFLOW   

• Vom Erfasser über den Bauleiter bis zum Buchhalter können die Belege der Zuständigkeit entsprechend weitergeleitet werden.  

FÜHREN EINER BAUAKTE  

• Das vorkonfigurierte Archiv für alle wichtigen Baustellendokumente ist die sogenannte Bauakte. Der Aufbau dieses  Ablagesystems entspricht dem des gewohnten Windows-Explorers. So lassen 
  sich Pläne, Schriftverkehr, E-Mails, Baustelleninformationen und natürlich auch die zugehörigen Rechnungseingänge und  Lieferscheine übersichtlich verwalten. 

ABLAGE VON Berichten aus NEVARIS Build   

• Berichte (Angebote, Aufmasse, weitere) können als PDF gespeichert oder im DMS manuell abgelegt werden. Verschlagwortungen (Indexdaten) können im Ablagedialog zusätzlich vor der Ablage ausgewählt oder ergänzt werden

ABLAGE PLÄNE IN DIE BAUAKTE 

• Pläne, die als Mail-Anhang ins Haus kommen, können in der Bauakte einer Baustelle (Kostenstelle) zugeordnet und so archiviert werden. Dies geschieht ganz einfach durch Ablage über den  Explorerbaum.  

• Soll dabei eine Versionierung stattfinden, so kann dem neuen Dokument jeder  gewünschte Name gegeben werden. (Versionierung: Bei jeder Änderung an einem Dokument wird eine neue Version  dieses Dokuments – mit Zeitstempel und  Benutzerkennung – abgelegt. Durch Versionierung kann auf ältere Versionen eines Dokuments zugegriffen werden. Die Änderungen lassen sich jederzeit  nachvollziehen.) 

ABLAGE SCHRIFTVERKEHR UND E-MAILS  (NUR MIT OUTLOOK) IN DIE BAUAKTE 

• Ein Großteil des Schriftverkehrs zur Baustelle kommt per Mail. Daher werden  auch E-Mails – inkl. der Anhänge –  archiviert und dabei entsprechend verschlagwortet. Das erfolgt teilweise 
  automatisiert, wobei manuelle Eingriffe jederzeit möglich sind. Die Mails werden verschoben, nicht kopiert. Schriftverkehr, der per Post ins Haus kommt, wird wie Eingangsrechnungen gescannt und über die manuelle Verschlagwortung zugeordnet.