Checkliste Datenbank oder Mandant

Entscheiden

Entscheiden Sie, was für Ihre Betriebsorganisation erforderlich ist. Lesen Sie dann die entsprechenden Abschnitte.

Checkliste

Ein Mandant

Haben Sie genau einen Mandanten in NEVARIS Finance? Wenn Ja, dann Ende der Checkliste.

Mehrere Mandanten

...

Baulohn ganz trennen, eigene Datenbank

Oder wollen Sie, insbesondere aus Sicherheitsgründen, den Baulohn vollständig von den anderen Anwendungen trennen. Also in einer eigenen Datenbank führen. Erkundigen Sie sich, welche zusätzlichen Lizenz-Kosten dies verursacht. Wenn ok, dann lesen Sie den Abschnitt "Baulohn in eigener Datenbank". Ende der Checkliste.

Nur das Gehalt ganz trennen, eigene Datenbank

Oder ist diese strenge Trennung nicht erforderlich, vielmehr: nur für den Gehaltsbereich erforderlich. Wenn ja, ebenso: "Baulohn in eigener Datenbank". Ende der Checkliste.

Gehalt trennen, eigener Mandant

Eine einzige Datenbank, aber das Gehalt soll getrennt werden von der Lohnabrechnung. Also in einem eigenen Mandanten geführt werden. Wenn ja, dann lesen Sie "Baulohn in mehreren Mandanten". Ende der Checkliste.

Baulohn trennen, eigener Mandant

Der Baulohn soll doch in einem eigenen Mandanten innerhalb der Datenbank geführt werden. Die Baulohn-Daten sollen nach der Abrechnung in die Mandanten der Fibu und BBA übertragen werden. Wenn ja, dann lesen Sie "Baulohn in eigenem Mandanten". Ende der Checkliste.

Diskussion Datenbank oder Mandant

Frage

Wenn sich z.B. diese Frage stellt: Die Gehaltsempfänger sollen gesondert abgerechnet werden.

Soll dazu ein eigener Mandant in der gleichen Datenbank erstellt werden oder soll gleich eine neue, eigene Datenbank erstellt werden, in der nur die Gehaltsempfänger geführt werden, dann diese Erläuterungen beachten:

Sicherheitsaspekt, eigene Datenbank

Der Sicherheitsaspekt wird stark betont.

Sicherheitsaspekt, nur eigener Mandant

Unsere bisherigen Erfahrungen zeigen, dass der Sicherheitsaspekt ausreichend berücksichtigt wird. Diese Hilfsmittel benutzen:

Systemadministration, Benutzerverwaltung, Gültige Mandanten für Gruppen: hier bereits Benutzergruppen von bestimmten Mandanten ausschließen. Die Benutzer können sich dann im Mandanten gar nicht anmelden. Im Baulohn wird bei den Auswertungen, die mandantenübergreifend möglich sind, z.B. bei der Lohnverteilung, diese Mandantenberechtigung geprüft.

Einrichtung, eigene Datenbank

Die Erst-Einrichtung ist einfacher. Es kann die gesamte bisherige Datenbank als Datensicherung in eine neue Datenbank importiert werden. Die nicht-benötigten Personalnummern und Mandanten können dann gelöscht werden. Die weitere Einrichtung ist schwieriger. Der Stammdatenabgleich z.B. muss manuell geschehen oder durch Export von der Haupt-Datenbank über Periodische Aktivitäten, Schnittstelle Zentrale.

Einrichtung, nur eigener Mandant

Zur Erst-Einrichtung eines Mandanten in der gleichen Datenbank diese Hinweise: Die Daten im Baulohn-Menü, die in der Überschrift die Kennzeichnung "für alle Mandanten" haben, müssen nicht erneut angelegt werden.

Bei einigen diesen Daten sind Teildefinitionen aber pro Mandant und müssen im neuen Mandanten eingerichtet werden: Kontierung der Lohnarten im Lohnartenstamm, Geschäftsstellen der Krankenkassen im Krankenkassenstamm. Für die restlichen Stammdaten ist diese Vorgehensweise empfehlenswert: die Baulohn-Menüpunkte Stammdaten und Einrichtung durchgehen. Alle, bei denen nicht "für alle Mandanten" als Überschrift steht, müssen manuell im neuen Mandanten erfasst werden. Zuvor aber nachsehen, ob in der Übersicht dieser Daten nicht doch über den Funktions-Button in den neuen Mandanten kopiert werden kann.

Lohnkonto, eigene Datenbank

Das komplette Lohnkonto, sowie Urlaubs- und Arbeitszeitkonto sind in der neuen Datenbank.

Lohnkonto, nur eigener Mandant

Es müssen manuell Vorträge für Märzklausel, Urlaub und Arbeitszeitkonto erstellt werden. Eine Rückrechnung auf Vormonate ist nicht möglich.

Abrechnung, Sperre, eigene Datenbanken

Sperren zwischen verschiedenen Mandanten können vermieden werden.

Abrechnung, Sperre, nur eigener Mandant

Um Sperren während der gleichzeitigen Abrechnung in verschiedenen Mandanten zu vermeiden, empfehlen wir, die Kontierung für Fibu und BBA gesondert auszuführen, also noch nicht während der Abrechnung selbst. 

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Register Abrechnung
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung/ Register Abrechnung

Auswertungen, eigene Datenbank

Auswertungen, die an externe Stellen gehen, müssen evtl. manuell zusammengestellt werden. Beispiele:

LSt-Anmeldung: muss in beiden Datenbanken erstellt werden und, sofern sie zum gleichen Unternehmen gehören, dann manuell zusammengerechnet werden.

...

DEÜV-Meldungen: getrennte DEÜV-Meldungen werden von der AOK akzeptiert. Jedoch muss der Systemverantwortliche darauf achten, dass die lfd. Dateinummern nicht gleich sind.

Beitragsnachweise: getrennte Beitragsnachweise werden von den KK akzeptiert.

Auswertungen, nur eigener Mandant

Für die DEÜV-Meldungen und die ZVK-Meldungen gibt es die Möglichkeit, diese zuerst in den Mandanten zu erstellen. Danach aber nur auf einen einzigen Datenträger (Datei) zu schreiben. Für die LSt-Anmeldung gibt es eine eigene Druckausgabe, die nach Steuernummer über alle Mandanten die Anmeldung ermittelt.

EDV, eigene Datenbank

Programmänderungen müssen auf beiden Datenbanken importiert werden. Beide Datenbanken müssen gesichert werden.

Baulohn in eigener Datenbank

Zweck

Die Baulohn-Daten werden in einer eigenen Datenbank geführt. Die "Zentrale", in der z.B. die Finanzbuchhaltung und die Baubetriebsabrechnung geführt werden, ist eine andere Datenbank. In der Baulohn-Datenbank wird ein Mandant abgerechnet. Eine Entscheidung, so vorzugehen, gründet auf der Überlegung, den Lohn- und Gehalts-Bereich abzusichern gegenüber anderen Abteilungen. Dann ist allerdings Arbeitsaufwand für den Austausch der Daten einzukalkulieren.

Vorbereitung

In Einrichtung ein Schnittstellenverzeichnis eintragen. Es ist sinnvoll, hierfür einen eigenen Verzeichnis-Ordner anzulegen. In dieses Verzeichnis werden die Dateien gestellt, die exportiert werden. Bitte beachten Sie zum Webclient die Besonderheiten zur Dateibehandlung - Hilfe für Finance - Confluence (nevaris.com)

Mandanten

Die Mandanten der zentralen Datenbank, die Baustellen enthalten, müssen in beiden Datenbanken angelegt werden. In der Baulohn-Datenbank sind diese Mandanten zunächst leer. Aus der Zentrale werden dann die Baustellen in die Baulohn-Datenbank übertragen.

Alternative zu Mandanten

Wenn dies nicht gewünscht ist, dass in der Baulohn-Datenbank viele Mandanten angelegt werden: dann können die Baustellen auch in der Baulohn-Datenbank im Baulohn-Mandanten angelegt werden. Dies bedeutet dann aber: Es müssen besondere Vorbereitungen dazu getroffen werden. Siehe den Abschnitt hierzu beim Import.

Niederlassungen

...

Allgemeine Stammdaten der Zentrale exportieren

Um allgemeine Stammdaten aus der Zentrale in die Baulohn-Datenbank zu bringen, wie folgt vorgehen: Baulohn, Periodische, Schnittstellen Zentrale, Stammdatenexport für Baulohn-Datenbank. Die Daten, die übertragen werden sind:

Kostenstellen (Hilfskostenstellen), Baustellen, Kostenarten, Sachkonten, Bankkonten.

Kostenstellen

Es wird unterschieden nach Hilfskostenstellen und Baustellen.

Hilfskostenstellen: Es werden die Nicht-Baustellen des aktuellen Mandanten, also der Zentrale, in die Export-Schnittstelle gestellt. Es ist ohnehin erforderlich, dass die Hilfskostenstellen, die im Baulohn bebucht werden, dort vorhanden sind, wo die Abrechnungsdaten schließlich ankommen, also in diesem Fall in der Zentrale. Die Baustellen können in allen Mandanten sein. Deshalb werden die Kostenstellen mit dem Vermerk "Ist Baustelle" aus allen Mandanten für die Übernahme bereitgestellt. Felder: Es werden nur ganz allgemeine Felder der Kostenstellen übertragen: Name, Bezeichnungen, Baubeginn, Bauende.

Kostenarten

Es werden die Kostenarten des aktuellen Mandanten, also der Zentrale, in die Export-Schnittstelle gestellt. Es werden nur die ganz allgemeinen Felder übertragen: Name, Bezeichnungen, zugeordnetes Sachkonto.

Sachkonto

Es werden die Sachkonten des aktuellen Mandanten, also der Zentrale, in die Export-Schnittstelle gestellt. Es werden nur die ganz allgemeinen Felder übertragen: Name, Bezeichnungen, GuV-Zuordnung.

Bankkonten

Dies sind die Bankkonten, die in der Zentrale im Finanzbuchhaltungs-Menü erfasst wurden.

Allgemeine Stammdaten in die Baulohn-Datenbank importieren

Um in der Baulohn-Datenbank diese Stammdaten zu importieren:

Baulohn, Periodische, Schnittstellen Zentrale, Stammdatenimport aus Zentral-Datenbank.

Regeln beim Importieren: Ist ein Datensatz bereits da, wird er geändert. Ist er nicht da, wird er hinzugefügt. Das bedeutet: Es ist maßgeblich, was in der Datenbank der Zentrale erfasst und geändert wird. Lediglich, was zusätzlich in der Baulohn-Datenbank erfasst wird und unter diesem Schlüssel nicht in der Zentral-Datenbank vorhanden ist, bleibt unberührt.

Import Baustellen, bei Mandanten-Alternative

Wenn die Mandanten, in denen die Baustellen in der Zentrale sind, nicht im Baulohn-Mandanten angelegt werden sollen, dann gibt es 2 Möglichkeiten: Die Baustellen müssen als KSt in der Baulohn-Datenbank im Baulohn-Mandanten manuell angelegt werden.

Oder nach dem Export werden die Dateien, die für die KSt erstellt werden, so geändert, dass ihr Name, z.B. KStABC.txt, nicht das Firmenkürzel des Mandanten der Zentrale hat, sondern das Firmenkürzel des Baulohn-Mandanten. Dann werden sie in den Baulohn-Mandanten übernommen, falls ihr Ursprungs-Mandant nicht angelegt ist.

Einige Baulohn-Stammdaten

Die Vorgehensweise, die in diesem Abschnitt beschrieben ist, zu Baulohn-Stammdaten ist nur notwendig, wenn einige wesentliche Baulohn-Stammdaten in der Zentrale selbst gepflegt werden und von dort in die Baulohn-Datenbank gebracht werden sollen:

In der Zentrale: Baulohn, Periodische, Schnittstellen Zentrale, Beitragsdatenexport für Baulohn-Datenbank.

In der Baulohn-Datenbank: Baulohn, Periodische, Schnittstellen Zentrale, Beitragsdatenimport für Baulohn-Datenbank.

Diese allgemeinen Stammdaten sind: Tarif. Voraussetzung: Der Tarif selbst muss bereits vorhanden sein (Einrichtung, Tarif). Die Berufsgruppen müssen vorhanden sein (Stammdaten, Berufsgruppen).

Sozialversicherungswerte laut Einrichtungs-Menüpunkt.

Private KK-Zuschüsse.

Pflegeversicherungs-Sonderwerte. 

Kammerbeiträge.

Kirchensteuerwerte.

Voraussetzungen: Wenn Bundesländer notwendig sind, wie bei PV-Sonderwerten und Kammerbeiträgen, müssen diese Bundesländer zuvor manuell angelegt werden.

Abrechnung: Fibu/BBA, Baulohn

Dieses im Baulohn-Mandanten ausführen:

Baulohn-Abrechnung ausführen. Periodische, Übergabe an Fibu und Übergabe an die BBA: Zuerst Probedrucke ausführen ("Daten übergeben"=Nein).

Wenn die Probedrucke geprüft und in Ordnung sind, dann die Übergaben mit den Optionen "Daten übergeben"=Ja und "In BBA sofort buchen"=Nein ausführen. Und, ganz wichtig: "Ausgabe pro Niederlassung" auswählen. Pro Niederlassung wird dann ein eigener Beleg mit einer eigenen Belegnummer erstellt. Unter Einrichtung, Firmendaten, Button Niederlassung, Register Baulohn kann pro Niederlassung eine Belegnummer vorgegeben werden. Vor diesen Eintrag wird später bei der Belegnummer das Jahr und der Monat gestellt.

Durch "Daten übergeben" werden die Daten ins Fibu-Arbeitsblatt und ins BBA-Buchungsprotokoll des Baulohn-Mandanten gestellt. Dabei erhalten die Niederlassungs-Belege jeweils eine eigene Belegnummer.

Dann Periodische, Schnittstellen Zentrale, "Bewegungsdaten-Export für Zentral-Datenbank" ausführen. Dabei den Abrechnungsmonat eintragen. Und, ganz wichtig: "Eine Datei pro Belegnummer" ankreuzen. Dadurch werden die Daten in Dateien in das Verzeichnis gestellt, das in der Einrichtung als Schnittstellenverzeichnis angegeben ist. Die Namen der Dateien enthalten die Belegnummern, die pro Niederlassung ermittelt wurden.

Abrechnung: Fibu/BBA, Zentrale

Dieses im Fibu- und BBA-Mandanten ausführen:

 Periodische, Schnittstellen Zentrale, "Bewegungsdaten-Import aus Baulohn-Datenbank". In der Einrichtung das Schnittstellenverzeichnis eintragen, in dem die Dateien sind oder in das sie manuell kopiert wurden. Den Monat eingeben, für den im Baulohn-Mandanten abgerechnet wurde. Die Dateinamen für Fibu und BBA eingeben, die im Baulohn-Mandanten erstellt wurden. Dabei diejenigen Namen angeben, die zu den Niederlassung gehören, die in den Fibu- bzw. BBA-Mandanten einfließen sollen.

Bei "KSt-Mandant ersetzen" den Baulohn-Mandanten eintragen. Dann werden die Mandanten der Hilfs-KSt auf den aktuellen Fibu- bzw. BBA-Mandanten geändert. Die Daten werden ins Fibu-Arbeitsblatt und ins BBA-Buchungsprotokoll des Mandanten gestellt. Sie können dort geprüft und gebucht werden.

Hilfe beim Import

Für den Bewegungsdaten-Import kann eine Definition getroffen werden.

Wenn also so gearbeitet wird:

Die Fibu- und BBA-Übergabe haben "Ausgabe pro Niederlassung" angefordert. Der Export hat "Eine Datei pro Belegnummer", also pro Niederlassung angefordert.

Dann so vorgehen: 

In der Karte beim Import die Übersicht auf die Definition aufrufen. Einen freien Namen vergeben. Als Dateiendung die verkürzte Form der Niederlassung eintragen, wie sie an den Dateinamen angehängt ist. Beispiel: BBABLO 2001-03-ACHIM.txt ist der Dateiname. Dann ist die Dateiendung ACHIM. Wenn weitere Niederlassungen in den gleichen Mandanten einfließen, dann mit dem gleichen Namen die weiteren Dateiendungen eintragen.

Falls besondere Dateinamen vorliegen, können diese über die "Art des Dateinamens" bestimmt werden. Beim Ausführen des Import diese Definition eintragen. Es werden alle Dateien, wie definiert übernommen. In der Übersicht der Definitionen kann über den "Ausführungsstatus" danach gesehen werden, ob die Datei gefunden wurde. Aufruf: Baulohn, Periodische, Schnittstellen Zentrale, Bewegungsdatenimport.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Konzernschnittstelle, Bewegungsdatenimport aus Baulohn-Datenbank.

Konzernschnittstelle, Bewegungsdatenexport für Zentraldatenbank

Wenn die Ausgabe von Belegen über die Konzernschnittstelle <Bewegungsdaten für Zentraldatenbank> mit der Auswahl <Eine Datei pro Belegnummer> = Ja ausgeführt wird, dann werden wieder je Belegnummer (je Niederlassung in dem Fall) Dateien ausgeben und die Dateinamen enthalten den Monat der Belege, Niederlassung, Datum und Uhrzeit der Erstellung des Belegs. Das ist eine besondere Form der Ausgabe der Belege über die Konzernschnittstelle, wenn dazu in der Baulohn Einrichtung, Register Fibu/BBA: Finanzbuchhaltung ist in: <Fibu400> eingestellt ist.

Rollencenter Personalbuchhaltung, Import/Export, Konzernschnittstelle

Baulohn in eigenem Mandanten

Zweck

Es werden viele Mandanten in der Finanzbuchhaltung bzw. in der BBA geführt. Die Baulohnabrechnung soll aber nur in einem Mandanten geschehen. Und zwar in einem anderen Mandanten. Aber in der gleichen Datenbank.

Vorbereitung

In Einrichtung ein Schnittstellenverzeichnis eintragen. Es ist sinnvoll, hierfür einen eigenen Verzeichnis-Ordner anzulegen.

Niederlassungen

Die Mandanten der Fibu und BBA werden im gesonderten Baulohn-Mandanten als Niederlassungen abgebildet. Hierzu unter Baulohn, Einrichtung, Firmendaten, Button Niederlassung, die Niederlassungen einrichten. Bei NL, die selbständig sind, also Mandanten entsprechen, "Werte aus Firmendaten" nicht ankreuzen und jeweils eigene Definitionen treffen. 

Die selbständigen Niederlassungen müssen ferner genannt werden unter Einrichtung, Betriebskontonummern Sozialkasse, Beitragskontonummern Krankenkasse, Steuernummern Finanzamt und unter Zahlungsdefinition.

Checkliste Datenbank oder Mandant

Entscheiden

Entscheiden Sie, was für Ihre Betriebsorganisation erforderlich ist. Lesen Sie dann die entsprechenden Abschnitte.

Checkliste

Ein Mandant

Haben Sie genau einen Mandanten in NEVARIS Finance? Wenn Ja, dann Ende der Checkliste.

Mehrere Mandanten

Also mehrere Mandanten. Fibu, Baubetriebsabrechnung und Baulohn sind aber im gleichen Mandanten, weil es die gleiche Firma ist. Die Berechtigungen für den Baulohn werden über die Objektberechtigungen und über die Feldberechtigungen gesteuert.Wenn jeweils Ja, dann Ende der Checkliste.

Baulohn ganz trennen, eigene Datenbank

Oder wollen Sie, insbesondere aus Sicherheitsgründen, den Baulohn vollständig von den anderen Anwendungen trennen. Also in einer eigenen Datenbank führen. Erkundigen Sie sich, welche zusätzlichen Lizenz-Kosten dies verursacht. Wenn ok, dann lesen Sie den Abschnitt "Baulohn in eigener Datenbank". Ende der Checkliste.

Nur das Gehalt ganz trennen, eigene Datenbank

Oder ist diese strenge Trennung nicht erforderlich, vielmehr: nur für den Gehaltsbereich erforderlich. Wenn ja, ebenso: "Baulohn in eigener Datenbank". Ende der Checkliste.

Gehalt trennen, eigener Mandant

Eine einzige Datenbank, aber das Gehalt soll getrennt werden von der Lohnabrechnung. Also in einem eigenen Mandanten geführt werden. Wenn ja, dann lesen Sie "Baulohn in mehreren Mandanten". Ende der Checkliste.

Baulohn trennen, eigener Mandant

Der Baulohn soll doch in einem eigenen Mandanten innerhalb der Datenbank geführt werden. Die Baulohn-Daten sollen nach der Abrechnung in die Mandanten der Fibu und BBA übertragen werden. Wenn ja, dann lesen Sie "Baulohn in eigenem Mandanten". Ende der Checkliste.

Diskussion Datenbank oder Mandant

Frage

Wenn sich z.B. diese Frage stellt: Die Gehaltsempfänger sollen gesondert abgerechnet werden.

Soll dazu ein eigener Mandant in der gleichen Datenbank erstellt werden oder soll gleich eine neue, eigene Datenbank erstellt werden, in der nur die Gehaltsempfänger geführt werden, dann diese Erläuterungen beachten:

Sicherheitsaspekt, eigene Datenbank

Der Sicherheitsaspekt wird stark betont.

Sicherheitsaspekt, nur eigener Mandant

Unsere bisherigen Erfahrungen zeigen, dass der Sicherheitsaspekt ausreichend berücksichtigt wird. Diese Hilfsmittel benutzen:

Systemadministration, Benutzerverwaltung, Gültige Mandanten für Gruppen: hier bereits Benutzergruppen von bestimmten Mandanten ausschließen. Die Benutzer können sich dann im Mandanten gar nicht anmelden. Im Baulohn wird bei den Auswertungen, die mandantenübergreifend möglich sind, z.B. bei der Lohnverteilung, diese Mandantenberechtigung geprüft.

Einrichtung, eigene Datenbank

Die Erst-Einrichtung ist einfacher. Es kann die gesamte bisherige Datenbank als Datensicherung in eine neue Datenbank importiert werden. Die nicht-benötigten Personalnummern und Mandanten können dann gelöscht werden. Die weitere Einrichtung ist schwieriger. Der Stammdatenabgleich z.B. muss manuell geschehen oder durch Export von der Haupt-Datenbank über Periodische Aktivitäten, Schnittstelle Zentrale.

Einrichtung, nur eigener Mandant

Zur Erst-Einrichtung eines Mandanten in der gleichen Datenbank diese Hinweise: Die Daten im Baulohn-Menü, die in der Überschrift die Kennzeichnung "für alle Mandanten" haben, müssen nicht erneut angelegt werden.

Bei einigen diesen Daten sind Teildefinitionen aber pro Mandant und müssen im neuen Mandanten eingerichtet werden: Kontierung der Lohnarten im Lohnartenstamm, Geschäftsstellen der Krankenkassen im Krankenkassenstamm. Für die restlichen Stammdaten ist diese Vorgehensweise empfehlenswert: die Baulohn-Menüpunkte Stammdaten und Einrichtung durchgehen. Alle, bei denen nicht "für alle Mandanten" als Überschrift steht, müssen manuell im neuen Mandanten erfasst werden. Zuvor aber nachsehen, ob in der Übersicht dieser Daten nicht doch über den Funktions-Button in den neuen Mandanten kopiert werden kann.

Lohnkonto, eigene Datenbank

Das komplette Lohnkonto, sowie Urlaubs- und Arbeitszeitkonto sind in der neuen Datenbank.

Lohnkonto, nur eigener Mandant

Es müssen manuell Vorträge für Märzklausel, Urlaub und Arbeitszeitkonto erstellt werden. Eine Rückrechnung auf Vormonate ist nicht möglich.

Abrechnung, Sperre, eigene Datenbanken

Sperren zwischen verschiedenen Mandanten können vermieden werden.

Abrechnung, Sperre, nur eigener Mandant

Um Sperren während der gleichzeitigen Abrechnung in verschiedenen Mandanten zu vermeiden, empfehlen wir, die Kontierung für Fibu und BBA gesondert auszuführen, also noch nicht während der Abrechnung selbst. 

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Register Abrechnung
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung/ Register Abrechnung

Auswertungen, eigene Datenbank

Auswertungen, die an externe Stellen gehen, müssen evtl. manuell zusammengestellt werden. Beispiele:

LSt-Anmeldung: muss in beiden Datenbanken erstellt werden und, sofern sie zum gleichen Unternehmen gehören, dann manuell zusammengerechnet werden.

ZVK-Meldungen:es ist möglich, die Datensätze für die ZVK so zu kennzeichnen, dass die ZVK sie als "nur gewerbliche" und "nur Angestellte" akzeptiert. Bis dahin muss dies mit der ZVK abgesprochen werden. 

DEÜV-Meldungen: getrennte DEÜV-Meldungen werden von der AOK akzeptiert. Jedoch muss der Systemverantwortliche darauf achten, dass die lfd. Dateinummern nicht gleich sind.

Beitragsnachweise: getrennte Beitragsnachweise werden von den KK akzeptiert.

Auswertungen, nur eigener Mandant

Für die DEÜV-Meldungen und die ZVK-Meldungen gibt es die Möglichkeit, diese zuerst in den Mandanten zu erstellen. Danach aber nur auf einen einzigen Datenträger (Datei) zu schreiben. Für die LSt-Anmeldung gibt es eine eigene Druckausgabe, die nach Steuernummer über alle Mandanten die Anmeldung ermittelt.

EDV, eigene Datenbank

Programmänderungen müssen auf beiden Datenbanken importiert werden. Beide Datenbanken müssen gesichert werden.

Baulohn in eigener Datenbank

Zweck

Die Baulohn-Daten werden in einer eigenen Datenbank geführt. Die "Zentrale", in der z.B. die Finanzbuchhaltung und die Baubetriebsabrechnung geführt werden, ist eine andere Datenbank. In der Baulohn-Datenbank wird ein Mandant abgerechnet. Eine Entscheidung, so vorzugehen, gründet auf der Überlegung, den Lohn- und Gehalts-Bereich abzusichern gegenüber anderen Abteilungen. Dann ist allerdings Arbeitsaufwand für den Austausch der Daten einzukalkulieren.

Vorbereitung

In Einrichtung ein Schnittstellenverzeichnis eintragen. Es ist sinnvoll, hierfür einen eigenen Verzeichnis-Ordner anzulegen. In dieses Verzeichnis werden die Dateien gestellt, die exportiert werden. Bitte beachten Sie zum Webclient die Besonderheiten zur Dateibehandlung - Hilfe für Finance - Confluence (nevaris.com)

Mandanten

Die Mandanten der zentralen Datenbank, die Baustellen enthalten, müssen in beiden Datenbanken angelegt werden. In der Baulohn-Datenbank sind diese Mandanten zunächst leer. Aus der Zentrale werden dann die Baustellen in die Baulohn-Datenbank übertragen.

Alternative zu Mandanten

Wenn dies nicht gewünscht ist, dass in der Baulohn-Datenbank viele Mandanten angelegt werden: dann können die Baustellen auch in der Baulohn-Datenbank im Baulohn-Mandanten angelegt werden. Dies bedeutet dann aber: Es müssen besondere Vorbereitungen dazu getroffen werden. Siehe den Abschnitt hierzu beim Import.

Niederlassungen

Die Mandanten der Fibu und BBA werden im gesonderten Baulohn-Mandanten als Niederlassungen abgebildet. Hierzu unter Baulohn, Einrichtung, Firmendaten, Button Niederlassung, die Niederlassungen einrichten. Bei NL, die selbständig sind, also Mandanten entsprechen, "Werte aus Firmendaten" nicht ankreuzen und jeweils eigene Definitionen treffen.Die selbständigen Niederlassungen müssen ferner genannt werden unter Einrichtung, Betriebskontonummern Sozialkasse, Beitragskontonummern Krankenkasse, Steuernummern Finanzamt und unter Zahlungsdefinition.

Allgemeine Stammdaten der Zentrale exportieren

Um allgemeine Stammdaten aus der Zentrale in die Baulohn-Datenbank zu bringen, wie folgt vorgehen: Baulohn, Periodische, Schnittstellen Zentrale, Stammdatenexport für Baulohn-Datenbank. Die Daten, die übertragen werden sind:

Kostenstellen (Hilfskostenstellen), Baustellen, Kostenarten, Sachkonten, Bankkonten.

Kostenstellen

Es wird unterschieden nach Hilfskostenstellen und Baustellen.

Hilfskostenstellen: Es werden die Nicht-Baustellen des aktuellen Mandanten, also der Zentrale, in die Export-Schnittstelle gestellt. Es ist ohnehin erforderlich, dass die Hilfskostenstellen, die im Baulohn bebucht werden, dort vorhanden sind, wo die Abrechnungsdaten schließlich ankommen, also in diesem Fall in der Zentrale. Die Baustellen können in allen Mandanten sein. Deshalb werden die Kostenstellen mit dem Vermerk "Ist Baustelle" aus allen Mandanten für die Übernahme bereitgestellt. Felder: Es werden nur ganz allgemeine Felder der Kostenstellen übertragen: Name, Bezeichnungen, Baubeginn, Bauende.

Kostenarten

Es werden die Kostenarten des aktuellen Mandanten, also der Zentrale, in die Export-Schnittstelle gestellt. Es werden nur die ganz allgemeinen Felder übertragen: Name, Bezeichnungen, zugeordnetes Sachkonto.

Sachkonto

Es werden die Sachkonten des aktuellen Mandanten, also der Zentrale, in die Export-Schnittstelle gestellt. Es werden nur die ganz allgemeinen Felder übertragen: Name, Bezeichnungen, GuV-Zuordnung.

Bankkonten

Dies sind die Bankkonten, die in der Zentrale im Finanzbuchhaltungs-Menü erfasst wurden.

Allgemeine Stammdaten in die Baulohn-Datenbank importieren

Um in der Baulohn-Datenbank diese Stammdaten zu importieren:

Baulohn, Periodische, Schnittstellen Zentrale, Stammdatenimport aus Zentral-Datenbank.

Regeln beim Importieren: Ist ein Datensatz bereits da, wird er geändert. Ist er nicht da, wird er hinzugefügt. Das bedeutet: Es ist maßgeblich, was in der Datenbank der Zentrale erfasst und geändert wird. Lediglich, was zusätzlich in der Baulohn-Datenbank erfasst wird und unter diesem Schlüssel nicht in der Zentral-Datenbank vorhanden ist, bleibt unberührt.

Import Baustellen, bei Mandanten-Alternative

Wenn die Mandanten, in denen die Baustellen in der Zentrale sind, nicht im Baulohn-Mandanten angelegt werden sollen, dann gibt es 2 Möglichkeiten: Die Baustellen müssen als KSt in der Baulohn-Datenbank im Baulohn-Mandanten manuell angelegt werden.

Oder nach dem Export werden die Dateien, die für die KSt erstellt werden, so geändert, dass ihr Name, z.B. KStABC.txt, nicht das Firmenkürzel des Mandanten der Zentrale hat, sondern das Firmenkürzel des Baulohn-Mandanten. Dann werden sie in den Baulohn-Mandanten übernommen, falls ihr Ursprungs-Mandant nicht angelegt ist.

Einige Baulohn-Stammdaten

Die Vorgehensweise, die in diesem Abschnitt beschrieben ist, zu Baulohn-Stammdaten ist nur notwendig, wenn einige wesentliche Baulohn-Stammdaten in der Zentrale selbst gepflegt werden und von dort in die Baulohn-Datenbank gebracht werden sollen:

In der Zentrale: Baulohn, Periodische, Schnittstellen Zentrale, Beitragsdatenexport für Baulohn-Datenbank.

In der Baulohn-Datenbank: Baulohn, Periodische, Schnittstellen Zentrale, Beitragsdatenimport für Baulohn-Datenbank.

Diese allgemeinen Stammdaten sind: Tarif. Voraussetzung: Der Tarif selbst muss bereits vorhanden sein (Einrichtung, Tarif). Die Berufsgruppen müssen vorhanden sein (Stammdaten, Berufsgruppen).

Sozialversicherungswerte laut Einrichtungs-Menüpunkt.

Private KK-Zuschüsse.

Pflegeversicherungs-Sonderwerte. 

Kammerbeiträge.

Kirchensteuerwerte.

Voraussetzungen: Wenn Bundesländer notwendig sind, wie bei PV-Sonderwerten und Kammerbeiträgen, müssen diese Bundesländer zuvor manuell angelegt werden.

Abrechnung: Fibu/BBA, Baulohn

Dieses im Baulohn-Mandanten ausführen:

Baulohn-Abrechnung ausführen. Periodische, Übergabe an Fibu und Übergabe an die BBA: Zuerst Probedrucke ausführen ("Daten übergeben"=Nein).

Wenn die Probedrucke geprüft und in Ordnung sind, dann die Übergaben mit den Optionen "Daten übergeben"=Ja und "In BBA sofort buchen"=Nein ausführen. Und, ganz wichtig: "Ausgabe pro Niederlassung" auswählen. Pro Niederlassung wird dann ein eigener Beleg mit einer eigenen Belegnummer erstellt. Unter Einrichtung, Firmendaten, Button Niederlassung, Register Baulohn kann pro Niederlassung eine Belegnummer vorgegeben werden. Vor diesen Eintrag wird später bei der Belegnummer das Jahr und der Monat gestellt.

Durch "Daten übergeben" werden die Daten ins Fibu-Arbeitsblatt und ins BBA-Buchungsprotokoll des Baulohn-Mandanten gestellt. Dabei erhalten die Niederlassungs-Belege jeweils eine eigene Belegnummer.

Dann Periodische, Schnittstellen Zentrale, "Bewegungsdaten-Export für Zentral-Datenbank" ausführen. Dabei den Abrechnungsmonat eintragen. Und, ganz wichtig: "Eine Datei pro Belegnummer" ankreuzen. Dadurch werden die Daten in Dateien in das Verzeichnis gestellt, das in der Einrichtung als Schnittstellenverzeichnis angegeben ist. Die Namen der Dateien enthalten die Belegnummern, die pro Niederlassung ermittelt wurden.

Abrechnung: Fibu/BBA, Zentrale

Dieses im Fibu- und BBA-Mandanten ausführen:

 Periodische, Schnittstellen Zentrale, "Bewegungsdaten-Import aus Baulohn-Datenbank". In der Einrichtung das Schnittstellenverzeichnis eintragen, in dem die Dateien sind oder in das sie manuell kopiert wurden. Den Monat eingeben, für den im Baulohn-Mandanten abgerechnet wurde. Die Dateinamen für Fibu und BBA eingeben, die im Baulohn-Mandanten erstellt wurden. Dabei diejenigen Namen angeben, die zu den Niederlassung gehören, die in den Fibu- bzw. BBA-Mandanten einfließen sollen.

Bei "KSt-Mandant ersetzen" den Baulohn-Mandanten eintragen. Dann werden die Mandanten der Hilfs-KSt auf den aktuellen Fibu- bzw. BBA-Mandanten geändert. Die Daten werden ins Fibu-Arbeitsblatt und ins BBA-Buchungsprotokoll des Mandanten gestellt. Sie können dort geprüft und gebucht werden.

Hilfe beim Import

Für den Bewegungsdaten-Import kann eine Definition getroffen werden.

Wenn also so gearbeitet wird:

Die Fibu- und BBA-Übergabe haben "Ausgabe pro Niederlassung" angefordert. Der Export hat "Eine Datei pro Belegnummer", also pro Niederlassung angefordert.

Dann so vorgehen: 

In der Karte beim Import die Übersicht auf die Definition aufrufen. Einen freien Namen vergeben. Als Dateiendung die verkürzte Form der Niederlassung eintragen, wie sie an den Dateinamen angehängt ist. Beispiel: BBABLO 2001-03-ACHIM.txt ist der Dateiname. Dann ist die Dateiendung ACHIM. Wenn weitere Niederlassungen in den gleichen Mandanten einfließen, dann mit dem gleichen Namen die weiteren Dateiendungen eintragen.

Falls besondere Dateinamen vorliegen, können diese über die "Art des Dateinamens" bestimmt werden. Beim Ausführen des Import diese Definition eintragen. Es werden alle Dateien, wie definiert übernommen. In der Übersicht der Definitionen kann über den "Ausführungsstatus" danach gesehen werden, ob die Datei gefunden wurde. Aufruf: Baulohn, Periodische, Schnittstellen Zentrale, Bewegungsdatenimport.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Konzernschnittstelle, Bewegungsdatenimport aus Baulohn-Datenbank.

Konzernschnittstelle, Bewegungsdatenexport für Zentraldatenbank

Wenn die Ausgabe von Belegen über die Konzernschnittstelle <Bewegungsdaten für Zentraldatenbank> mit der Auswahl <Eine Datei pro Belegnummer> = Ja ausgeführt wird, dann werden wieder je Belegnummer (je Niederlassung in dem Fall) Dateien ausgeben und die Dateinamen enthalten den Monat der Belege, Niederlassung, Datum und Uhrzeit der Erstellung des Belegs. Das ist eine besondere Form der Ausgabe der Belege über die Konzernschnittstelle, wenn dazu in der Baulohn Einrichtung, Register Fibu/BBA: Finanzbuchhaltung ist in: <Fibu400> eingestellt ist.

Rollencenter Personalbuchhaltung, Import/Export, Konzernschnittstelle

Baulohn in eigenem Mandanten

Zweck

Es werden viele Mandanten in der Finanzbuchhaltung bzw. in der BBA geführt. Die Baulohnabrechnung soll aber nur in einem Mandanten geschehen. Und zwar in einem anderen Mandanten. Aber in der gleichen Datenbank.

Vorbereitung

In Einrichtung ein Schnittstellenverzeichnis eintragen. Es ist sinnvoll, hierfür einen eigenen Verzeichnis-Ordner anzulegen.

Niederlassungen

Die Mandanten der Fibu und BBA werden im gesonderten Baulohn-Mandanten als Niederlassungen abgebildet. Hierzu unter Baulohn, Einrichtung, Firmendaten, Button Niederlassung, die Niederlassungen einrichten. Bei NL, die selbständig sind, also Mandanten entsprechen, "Werte aus Firmendaten" nicht ankreuzen und jeweils eigene Definitionen treffen. 

Die selbständigen Niederlassungen müssen ferner genannt werden unter Einrichtung, Betriebskontonummern Sozialkasse, Beitragskontonummern Krankenkasse, Steuernummern Finanzamt und unter Zahlungsdefinition.

Empfehlung der Einrichtung und Nutzung von Niederlassungen

Im Personalstamm kann eine Niederlassung zugeordnet werden.  Diese „Niederlassung“ ist als organisatorische Einheit zu verstehen. Es muss sich dabei nicht um reale Niederlassungen handeln. Die Einrichtung und Zuordnung mindestens einer Niederlassung ist für die korrekte Ausführung der Meldeverfahren zum Betriebsdatenmeldesatz (DSDB) und dem Arbeitgeberkonto (DSAK) unabdingbar. Das kann auch zukünftige weitere Meldeverfahren betreffen. Weiterhin ermöglicht die Zuordnung nach Niederlassungen es, an vielen Stellen in der Einrichtung unterschiedliche Festlegungen zu treffen.  
Beispiele:  

• Der Prozentsatz einer Zuschlagslohnart kann pro Niederlassung festgelegt werden.  
• Der Ansprechpartner bei Meldungen und Bescheinigungen kann differenziert gesteuert werden 
• Änderungen bei den Umlage 1 Zuordnungen sind nur über eine Niederlassung möglich. 

Wir empfehlen grundsätzlich, eine Zuordnung zu Niederlassungen vorzunehmen. Selbst dann, wenn es organisatorisch zunächst nicht erforderlich ist, nach Niederlassungen zu trennen, sollte in allen Personalstämmen eine Niederlassung hinterlegt werden. 

Diese Zuordnung macht es später erheblich leichter, organisatorisch notwendige Trennungen durchzuführen. Außerdem sind einige Funktionen nur dann verfügbar, wenn abgerechnete Daten einer Niederlassung zugeordnet sind.  Eine nachträgliche Hinterlegung von Niederlassungen, wenn bislang ohne Niederlassung gearbeitet wurde, sollte nur nach Rücksprache mit dem Support bzw. mit dem Professional Service erfolgen. 

Bei der Anlage eines neuen Mandanten sollte aber, wie oben erwähnt, von Beginn an mit einer Niederlassungszuordnung gearbeitet werden, selbst dann, wenn dies in anderen Mandanten bislang nicht so gehandhabt wurde.  

Stammdaten, zusätzlich im Baulohn

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