Checkliste Datenbank oder Mandant

Entscheiden

Entscheiden Sie, was für Ihre Betriebsorganisation erforderlich ist. Lesen Sie dann die entsprechenden Abschnitte.

Checkliste

Ein Mandant

Haben Sie genau einen Mandanten in NEVARIS Finance? Wenn Ja, dann Ende der Checkliste.

Mehrere Mandanten

Also mehrere Mandanten. Fibu, Baubetriebsabrechnung und Baulohn sind aber im gleichen Mandanten, weil es die gleiche Firma ist. Die Berechtigungen für den Baulohn werden über die Objektberechtigungen und über die Feldberechtigungen gesteuert. Wenn jeweils Ja, dann Ende der Checkliste.

Baulohn ganz trennen, eigene Datenbank

Oder wollen Sie, insbesondere aus Sicherheitsgründen, den Baulohn vollständig von den anderen Anwendungen trennen. Also in einer eigenen Datenbank führen. Erkundigen Sie sich, welche zusätzlichen Lizenz-Kosten dies verursacht. Wenn ok, dann lesen Sie den Abschnitt "Baulohn in eigener Datenbank". Ende der Checkliste.

Nur das Gehalt ganz trennen, eigene Datenbank

Oder ist diese strenge Trennung nicht erforderlich, vielmehr: nur für den Gehaltsbereich erforderlich. Wenn ja, ebenso: "Baulohn in eigener Datenbank". Ende der Checkliste.

Gehalt trennen, eigener Mandant

Eine einzige Datenbank, aber das Gehalt soll getrennt werden von der Lohnabrechnung. Also in einem eigenen Mandanten geführt werden. Wenn ja, dann lesen Sie "Baulohn in mehreren Mandanten". Ende der Checkliste.

Baulohn trennen, eigener Mandant

Der Baulohn soll doch in einem eigenen Mandanten innerhalb der Datenbank geführt werden. Die Baulohn-Daten sollen nach der Abrechnung in die Mandanten der Fibu und BBA übertragen werden. Wenn ja, dann lesen Sie "Baulohn in eigenem Mandanten". Ende der Checkliste.

Diskussion Datenbank oder Mandant

Frage

Wenn sich z.B. diese Frage stellt: Die Gehaltsempfänger sollen gesondert abgerechnet werden.

Soll dazu ein eigener Mandant in der gleichen Datenbank erstellt werden oder soll gleich eine neue, eigene Datenbank erstellt werden, in der nur die Gehaltsempfänger geführt werden, dann diese Erläuterungen beachten:

Sicherheitsaspekt, eigene Datenbank

Der Sicherheitsaspekt wird stark betont.

Sicherheitsaspekt, nur eigener Mandant

Unsere bisherigen Erfahrungen zeigen, dass der Sicherheitsaspekt ausreichend berücksichtigt wird. Diese Hilfsmittel benutzen:

Systemadministration, Benutzerverwaltung, Gültige Mandanten für Gruppen: hier bereits Benutzergruppen von bestimmten Mandanten ausschließen. Die Benutzer können sich dann im Mandanten gar nicht anmelden. Im Baulohn wird bei den Auswertungen, die mandantenübergreifend möglich sind, z.B. bei der Lohnverteilung, diese Mandantenberechtigung geprüft.

Einrichtung, eigene Datenbank

Die Erst-Einrichtung ist einfacher. Es kann die gesamte bisherige Datenbank als Datensicherung in eine neue Datenbank importiert werden. Die nicht-benötigten Personalnummern und Mandanten können dann gelöscht werden. Die weitere Einrichtung ist schwieriger. Der Stammdatenabgleich z.B. muss manuell geschehen oder durch Export von der Haupt-Datenbank über Periodische Aktivitäten, Schnittstelle Zentrale.

Einrichtung, nur eigener Mandant

Zur Erst-Einrichtung eines Mandanten in der gleichen Datenbank diese Hinweise: Die Daten im Baulohn-Menü, die in der Überschrift die Kennzeichnung "für alle Mandanten" haben, müssen nicht erneut angelegt werden.

Bei einigen diesen Daten sind Teildefinitionen aber pro Mandant und müssen im neuen Mandanten eingerichtet werden: Kontierung der Lohnarten im Lohnartenstamm, Geschäftsstellen der Krankenkassen im Krankenkassenstamm. Für die restlichen Stammdaten ist diese Vorgehensweise empfehlenswert: die Baulohn-Menüpunkte Stammdaten und Einrichtung durchgehen. Alle, bei denen nicht "für alle Mandanten" als Überschrift steht, müssen manuell im neuen Mandanten erfasst werden. Zuvor aber nachsehen, ob in der Übersicht dieser Daten nicht doch über den Funktions-Button in den neuen Mandanten kopiert werden kann.

Lohnkonto, eigene Datenbank

Das komplette Lohnkonto, sowie Urlaubs- und Arbeitszeitkonto sind in der neuen Datenbank.

Lohnkonto, nur eigener Mandant

Es müssen manuell Vorträge für Märzklausel, Urlaub und Arbeitszeitkonto erstellt werden. Eine Rückrechnung auf Vormonate ist nicht möglich.

Abrechnung, Sperre, eigene Datenbanken

Sperren zwischen verschiedenen Mandanten können vermieden werden.

Abrechnung, Sperre, nur eigener Mandant

Um Sperren während der gleichzeitigen Abrechnung in verschiedenen Mandanten zu vermeiden, empfehlen wir, die Kontierung für Fibu und BBA gesondert auszuführen, also noch nicht während der Abrechnung selbst. 

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Register Abrechnung
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung/ Register Abrechnung

Auswertungen, eigene Datenbank

Auswertungen, die an externe Stellen gehen, müssen evtl. manuell zusammengestellt werden. Beispiele:

LSt-Anmeldung: muss in beiden Datenbanken erstellt werden und, sofern sie zum gleichen Unternehmen gehören, dann manuell zusammengerechnet werden.

ZVK-Meldungen: es ist möglich, die Datensätze für die ZVK so zu kennzeichnen, dass die ZVK sie als "nur gewerbliche" und "nur Angestellte" akzeptiert. Bis dahin muss dies mit der ZVK abgesprochen werden. 

DEÜV-Meldungen: getrennte DEÜV-Meldungen werden von der AOK akzeptiert. Jedoch muss der Systemverantwortliche darauf achten, dass die lfd. Dateinummern nicht gleich sind.

Beitragsnachweise: getrennte Beitragsnachweise werden von den KK akzeptiert.

Auswertungen, nur eigener Mandant

Für die DEÜV-Meldungen und die ZVK-Meldungen gibt es die Möglichkeit, diese zuerst in den Mandanten zu erstellen. Danach aber nur auf einen einzigen Datenträger (Datei) zu schreiben. Für die LSt-Anmeldung gibt es eine eigene Druckausgabe, die nach Steuernummer über alle Mandanten die Anmeldung ermittelt.

EDV, eigene Datenbank

Programmänderungen müssen auf beiden Datenbanken importiert werden. Beide Datenbanken müssen gesichert werden.

Baulohn in eigener Datenbank

Zweck

Die Baulohn-Daten werden in einer eigenen Datenbank geführt. Die "Zentrale", in der z.B. die Finanzbuchhaltung und die Baubetriebsabrechnung geführt werden, ist eine andere Datenbank. In der Baulohn-Datenbank wird ein Mandant abgerechnet. Eine Entscheidung, so vorzugehen, gründet auf der Überlegung, den Lohn- und Gehalts-Bereich abzusichern gegenüber anderen Abteilungen. Dann ist allerdings Arbeitsaufwand für den Austausch der Daten einzukalkulieren.

Vorbereitung

In Einrichtung ein Schnittstellenverzeichnis eintragen. Es ist sinnvoll, hierfür einen eigenen Verzeichnis-Ordner anzulegen. In dieses Verzeichnis werden die Dateien gestellt, die exportiert werden. Bitte beachten Sie zum Webclient die Besonderheiten zur Dateibehandlung - Hilfe für Finance - Confluence (nevaris.com)

Mandanten

Die Mandanten der zentralen Datenbank, die Baustellen enthalten, müssen in beiden Datenbanken angelegt werden. In der Baulohn-Datenbank sind diese Mandanten zunächst leer. Aus der Zentrale werden dann die Baustellen in die Baulohn-Datenbank übertragen.

Alternative zu Mandanten

Wenn dies nicht gewünscht ist, dass in der Baulohn-Datenbank viele Mandanten angelegt werden: dann können die Baustellen auch in der Baulohn-Datenbank im Baulohn-Mandanten angelegt werden. Dies bedeutet dann aber: Es müssen besondere Vorbereitungen dazu getroffen werden. Siehe den Abschnitt hierzu beim Import.

Niederlassungen

Die Mandanten der Fibu und BBA werden im gesonderten Baulohn-Mandanten als Niederlassungen abgebildet. Hierzu unter Baulohn, Einrichtung, Firmendaten, Button Niederlassung, die Niederlassungen einrichten. Bei NL, die selbständig sind, also Mandanten entsprechen, "Werte aus Firmendaten" nicht ankreuzen und jeweils eigene Definitionen treffen. Die selbständigen Niederlassungen müssen ferner genannt werden unter Einrichtung, Betriebskontonummern Sozialkasse, Beitragskontonummern Krankenkasse, Steuernummern Finanzamt und unter Zahlungsdefinition.

Allgemeine Stammdaten der Zentrale exportieren

Um allgemeine Stammdaten aus der Zentrale in die Baulohn-Datenbank zu bringen, wie folgt vorgehen: Baulohn, Periodische, Schnittstellen Zentrale, Stammdatenexport für Baulohn-Datenbank. Die Daten, die übertragen werden sind:

Kostenstellen (Hilfskostenstellen), Baustellen, Kostenarten, Sachkonten, Bankkonten.

Kostenstellen

Es wird unterschieden nach Hilfskostenstellen und Baustellen.

Hilfskostenstellen: Es werden die Nicht-Baustellen des aktuellen Mandanten, also der Zentrale, in die Export-Schnittstelle gestellt. Es ist ohnehin erforderlich, dass die Hilfskostenstellen, die im Baulohn bebucht werden, dort vorhanden sind, wo die Abrechnungsdaten schließlich ankommen, also in diesem Fall in der Zentrale. Die Baustellen können in allen Mandanten sein. Deshalb werden die Kostenstellen mit dem Vermerk "Ist Baustelle" aus allen Mandanten für die Übernahme bereitgestellt. Felder: Es werden nur ganz allgemeine Felder der Kostenstellen übertragen: Name, Bezeichnungen, Baubeginn, Bauende.

Kostenarten

Es werden die Kostenarten des aktuellen Mandanten, also der Zentrale, in die Export-Schnittstelle gestellt. Es werden nur die ganz allgemeinen Felder übertragen: Name, Bezeichnungen, zugeordnetes Sachkonto.

Sachkonto

Es werden die Sachkonten des aktuellen Mandanten, also der Zentrale, in die Export-Schnittstelle gestellt. Es werden nur die ganz allgemeinen Felder übertragen: Name, Bezeichnungen, GuV-Zuordnung.

Bankkonten

Dies sind die Bankkonten, die in der Zentrale im Finanzbuchhaltungs-Menü erfasst wurden.

Allgemeine Stammdaten in die Baulohn-Datenbank importieren

Um in der Baulohn-Datenbank diese Stammdaten zu importieren:

Baulohn, Periodische, Schnittstellen Zentrale, Stammdatenimport aus Zentral-Datenbank.

Regeln beim Importieren: Ist ein Datensatz bereits da, wird er geändert. Ist er nicht da, wird er hinzugefügt. Das bedeutet: Es ist maßgeblich, was in der Datenbank der Zentrale erfasst und geändert wird. Lediglich, was zusätzlich in der Baulohn-Datenbank erfasst wird und unter diesem Schlüssel nicht in der Zentral-Datenbank vorhanden ist, bleibt unberührt.

Import Baustellen, bei Mandanten-Alternative

Wenn die Mandanten, in denen die Baustellen in der Zentrale sind, nicht im Baulohn-Mandanten angelegt werden sollen, dann gibt es 2 Möglichkeiten: Die Baustellen müssen als KSt in der Baulohn-Datenbank im Baulohn-Mandanten manuell angelegt werden.

Oder nach dem Export werden die Dateien, die für die KSt erstellt werden, so geändert, dass ihr Name, z.B. KStABC.txt, nicht das Firmenkürzel des Mandanten der Zentrale hat, sondern das Firmenkürzel des Baulohn-Mandanten. Dann werden sie in den Baulohn-Mandanten übernommen, falls ihr Ursprungs-Mandant nicht angelegt ist.

Einige Baulohn-Stammdaten

Die Vorgehensweise, die in diesem Abschnitt beschrieben ist, zu Baulohn-Stammdaten ist nur notwendig, wenn einige wesentliche Baulohn-Stammdaten in der Zentrale selbst gepflegt werden und von dort in die Baulohn-Datenbank gebracht werden sollen:

In der Zentrale: Baulohn, Periodische, Schnittstellen Zentrale, Beitragsdatenexport für Baulohn-Datenbank.

In der Baulohn-Datenbank: Baulohn, Periodische, Schnittstellen Zentrale, Beitragsdatenimport für Baulohn-Datenbank.

Diese allgemeinen Stammdaten sind: Tarif. Voraussetzung: Der Tarif selbst muss bereits vorhanden sein (Einrichtung, Tarif). Die Berufsgruppen müssen vorhanden sein (Stammdaten, Berufsgruppen).

Sozialversicherungswerte laut Einrichtungs-Menüpunkt.

Private KK-Zuschüsse.

Pflegeversicherungs-Sonderwerte. 

Kammerbeiträge.

Kirchensteuerwerte.

Voraussetzungen: Wenn Bundesländer notwendig sind, wie bei PV-Sonderwerten und Kammerbeiträgen, müssen diese Bundesländer zuvor manuell angelegt werden.

Abrechnung: Fibu/BBA, Baulohn

Dieses im Baulohn-Mandanten ausführen:

Baulohn-Abrechnung ausführen. Periodische, Übergabe an Fibu und Übergabe an die BBA: Zuerst Probedrucke ausführen ("Daten übergeben"=Nein).

Wenn die Probedrucke geprüft und in Ordnung sind, dann die Übergaben mit den Optionen "Daten übergeben"=Ja und "In BBA sofort buchen"=Nein ausführen. Und, ganz wichtig: "Ausgabe pro Niederlassung" auswählen. Pro Niederlassung wird dann ein eigener Beleg mit einer eigenen Belegnummer erstellt. Unter Einrichtung, Firmendaten, Button Niederlassung, Register Baulohn kann pro Niederlassung eine Belegnummer vorgegeben werden. Vor diesen Eintrag wird später bei der Belegnummer das Jahr und der Monat gestellt.

Durch "Daten übergeben" werden die Daten ins Fibu-Arbeitsblatt und ins BBA-Buchungsprotokoll des Baulohn-Mandanten gestellt. Dabei erhalten die Niederlassungs-Belege jeweils eine eigene Belegnummer.

Dann Periodische, Schnittstellen Zentrale, "Bewegungsdaten-Export für Zentral-Datenbank" ausführen. Dabei den Abrechnungsmonat eintragen. Und, ganz wichtig: "Eine Datei pro Belegnummer" ankreuzen. Dadurch werden die Daten in Dateien in das Verzeichnis gestellt, das in der Einrichtung als Schnittstellenverzeichnis angegeben ist. Die Namen der Dateien enthalten die Belegnummern, die pro Niederlassung ermittelt wurden.

Abrechnung: Fibu/BBA, Zentrale

Dieses im Fibu- und BBA-Mandanten ausführen:

 Periodische, Schnittstellen Zentrale, "Bewegungsdaten-Import aus Baulohn-Datenbank". In der Einrichtung das Schnittstellenverzeichnis eintragen, in dem die Dateien sind oder in das sie manuell kopiert wurden. Den Monat eingeben, für den im Baulohn-Mandanten abgerechnet wurde. Die Dateinamen für Fibu und BBA eingeben, die im Baulohn-Mandanten erstellt wurden. Dabei diejenigen Namen angeben, die zu den Niederlassung gehören, die in den Fibu- bzw. BBA-Mandanten einfließen sollen.

Bei "KSt-Mandant ersetzen" den Baulohn-Mandanten eintragen. Dann werden die Mandanten der Hilfs-KSt auf den aktuellen Fibu- bzw. BBA-Mandanten geändert. Die Daten werden ins Fibu-Arbeitsblatt und ins BBA-Buchungsprotokoll des Mandanten gestellt. Sie können dort geprüft und gebucht werden.

Hilfe beim Import

Für den Bewegungsdaten-Import kann eine Definition getroffen werden.

Wenn also so gearbeitet wird:

Die Fibu- und BBA-Übergabe haben "Ausgabe pro Niederlassung" angefordert. Der Export hat "Eine Datei pro Belegnummer", also pro Niederlassung angefordert.

Dann so vorgehen: 

In der Karte beim Import die Übersicht auf die Definition aufrufen. Einen freien Namen vergeben. Als Dateiendung die verkürzte Form der Niederlassung eintragen, wie sie an den Dateinamen angehängt ist. Beispiel: BBABLO 2001-03-ACHIM.txt ist der Dateiname. Dann ist die Dateiendung ACHIM. Wenn weitere Niederlassungen in den gleichen Mandanten einfließen, dann mit dem gleichen Namen die weiteren Dateiendungen eintragen.

Falls besondere Dateinamen vorliegen, können diese über die "Art des Dateinamens" bestimmt werden. Beim Ausführen des Import diese Definition eintragen. Es werden alle Dateien, wie definiert übernommen. In der Übersicht der Definitionen kann über den "Ausführungsstatus" danach gesehen werden, ob die Datei gefunden wurde. Aufruf: Baulohn, Periodische, Schnittstellen Zentrale, Bewegungsdatenimport.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Konzernschnittstelle, Bewegungsdatenimport aus Baulohn-Datenbank.

Konzernschnittstelle, Bewegungsdatenexport für Zentraldatenbank

Wenn die Ausgabe von Belegen über die Konzernschnittstelle <Bewegungsdaten für Zentraldatenbank> mit der Auswahl <Eine Datei pro Belegnummer> = Ja ausgeführt wird, dann werden wieder je Belegnummer (je Niederlassung in dem Fall) Dateien ausgeben und die Dateinamen enthalten den Monat der Belege, Niederlassung, Datum und Uhrzeit der Erstellung des Belegs. Das ist eine besondere Form der Ausgabe der Belege über die Konzernschnittstelle, wenn dazu in der Baulohn Einrichtung, Register Fibu/BBA: Finanzbuchhaltung ist in: <Fibu400> eingestellt ist.

Rollencenter Personalbuchhaltung, Import/Export, Konzernschnittstelle

Baulohn in eigenem Mandanten

Zweck

Es werden viele Mandanten in der Finanzbuchhaltung bzw. in der BBA geführt. Die Baulohnabrechnung soll aber nur in einem Mandanten geschehen. Und zwar in einem anderen Mandanten. Aber in der gleichen Datenbank.

Vorbereitung

In Einrichtung ein Schnittstellenverzeichnis eintragen. Es ist sinnvoll, hierfür einen eigenen Verzeichnis-Ordner anzulegen.

Niederlassungen

Die Mandanten der Fibu und BBA werden im gesonderten Baulohn-Mandanten als Niederlassungen abgebildet. Hierzu unter Baulohn, Einrichtung, Firmendaten, Button Niederlassung, die Niederlassungen einrichten. Bei NL, die selbständig sind, also Mandanten entsprechen, "Werte aus Firmendaten" nicht ankreuzen und jeweils eigene Definitionen treffen. 

Die selbständigen Niederlassungen müssen ferner genannt werden unter Einrichtung, Betriebskontonummern Sozialkasse, Beitragskontonummern Krankenkasse, Steuernummern Finanzamt und unter Zahlungsdefinition.

Stammdaten, zusätzlich im Baulohn

Im Baulohn müssen zusätzlich diese Stammdaten eingerichtet werden, so wie sie in den entsprechenden Fibu- bzw. BBA-Mandanten eingerichtet sind:

Kostenarten, Sachkonten, Bankkonten. Dabei sind nur diejenigen Konten nötig, die auch vom Baulohn für die Kontierung benötigt werden.

Kostenstellen

Im Baulohn-Mandanten müssen Hilfs-Kostenstellen angelegt werden. Dieses sind Stammkostenstellen und Sozialkostenstellen. Die Nummern dieser KSt müssen den Nummern im zugehörigen BBA-Mandanten entsprechen.

Beim Berichten können Baustellen aller Mandanten berichtet werden.

Stammdaten, zusätzlich in BBA

KSt, die Baustellen sind, haben einige spezielle Baulohn-Definitionen. Dies sind insbesondere:

Berufsgenossenschaft, Arbeitszeitgruppe.

Die Berufsgenossenschaften und Arbeitszeitgruppen müssen, wenn sie bei Baustellen eingetragen werden, auch in deren Mandanten erfasst werden. Dabei ist wichtig, dass die Nummer, also der Schlüsselbegriff, identisch ist mit der Nummer, die im Baulohn-Mandanten angelegt wurde. Die detaillierten Definitionen zu Berufsgenossenschaften, also Beitragssätze und Gefahrenklassen müssen nur im Baulohn-Mandanten erfasst werden. Denn die BG-Abrechnung geschieht grundsätzlich im Baulohn-Mandanten. Wenn eine Baustelle eine besondere Arbeitszeitgruppe hat, muss der Arbeitszeitkalender auch im KSt-Mandanten erfasst werden.

Eindeutige KSt-Nummern

In der allgemeinen Einrichtung gibt es die Möglichkeit festzulegen, dass die Nummern der Kostenstellen über alle Mandanten eindeutig sein müssen. Die gleiche Nummer darf also in verschiedenen Mandanten nicht vorkommen, sondern höchstens in einem Mandanten. Wir empfehlen, diese Einrichtung anzukreuzen.

Baulohn in eigenem Mandanten

Der Baulohn kann in einem eigenem Mandanten geführt werden, die Finanzbuchhaltung und die Baubetriebsabrechnung jedoch in weiteren Mandanten und das können auch mehrere Mandanten sein. Im Baulohn-Mandanten entsprechen dann die Niederlassungen jeweils einem Fibu-Mandanten.

Für Hilfs-Kostenstellen bedeutet dies, dass sie auch im Baulohn-Mandanten angelegt werden müssen. Während Baustellen in den Berichtsdaten direkt bebucht werden können und also nicht im Baulohn angelegt sein müssen. Durch die Anlage der Hilfs-Kostenstellen im Baulohn-Mandanten jedoch kann in der allgemeinen Einrichtung die Eindeutigkeit der KSt nicht ausgewählt werden.

Eindeutige KSt-Nummern, globale Prüfung nicht auf den Baulohn-Mandanten

Damit im Baulohn-Mandanten die Hilfs-Kostenstellen mit der gleichen Nummer wie in ihren Ursprungs-Mandanten angelegt werden können, ist es möglich, den Baulohn-Mandanten von der Eindeutigkeitsprüfung auszunehmen. In der allgemeinen Einrichtung zu diesem Zweck den Baulohn-Mandanten vermerken. Sollte es mehrere Baulohn-Mandanten geben, dann kann auch ein Mandantenfilter eingetragen werden. 

/Abteilungen/Verwaltung/Einrichtung, Einrichtung, Register Prüfungen, "KSt global eindeutig nicht im Baulohn-Mandanten prüfen": hier den oder die Baulohn-Mandanten eintragen.
Webclient: IT-Management/Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Register Prüfungen, "KSt global eindeutig nicht im Baulohn-Mandanten prüfen": hier den oder die Baulohn-Mandanten eintragen.

Abrechnung, Nachteile

Wenn also in einem Mandanten viele Niederlassungen angelegt werden, dann ergibt sich als Nachteil: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann in einem Mandanten nur einmal zur gleichen Zeit ausgeführt werden. Das bedeutet, die Abrechnungen für die Niederlassungen müssen nacheinander (oder alle zusammen in einem Abrechnungslauf) ausgeführt werden.

Übergabe an Fibu und BBA

Möglich ist es, die Übergabe an die Fibu und an die BBA in der gleichen Weise auszuführen, wie wenn der Baulohn in einer eigenen Datenbank geführt wird. Also die Übergabe ausführen und danach den Export für die Zentrale und in der Zentrale den Import der Daten ausführen und dort buchen. Dies kann jedoch vereinfacht werden, so dass die Schritte des Exports und Imports wegfallen. Übergabe und Buchen muss weiterhin ausgeführt werden:

Baulohn in eigenem Mandanten, Fibu und BBA

Wenn der Baulohn in einem eigenen Mandanten geführt wird, und die Finanzbuchhaltung und die Baubetriebsabrechnung in der gleichen Datenbank, jedoch in anderen Mandanten sind, dann kann wie folgt vorgegangen werden, wenn der Export aus dem Baulohn-Mandanten und der Import in den Fibu- und BBA-Mandanten vermieden werden soll:

Bei der Niederlassung kann der Mandant der Fibu eingetragen werden. Dies ist zugleich der Mandant der BBA. Die Übergabe an die Fibu sowie an die BBA wird mit der Auswahl "Ausgabe pro Niederlassung" ausgeführt. Dann werden die Daten bereits bei der Übergabe der Fibu und BBA bereitgestellt. Eine Ausführung des Daten-Exports an die Zentrale und des Imports in der Zentrale ist dann nicht mehr notwendig. Für die BBA werden die Buchungen in den Baulohn-Mandanten gestellt und können hier mit einem Aufruf gebucht werden. Die BBA verteilt die Buchungen automatisch auf die KSt-Mandanten.

In der Fibu jedoch, und das ist wichtig, muss weiterhin in jedem einzelnen Fibu-Mandanten das Fibu-Buchungsblatt gebucht werden. Fibu-Buchungen können grundsätzlich nur im Fibu-Mandanten ausgeführt werden.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Niederlassungen, Bearbeiten, Register Baulohn.
/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Buchhaltung.

Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Frimendaten, Niederlassungen, Bearbeiten, Register Baulohn.
Webclient: /Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Auswerten Buchhaltung.

Hinweis zur BBA

Falls es nötig sein sollte, die bereits an die BBA übergebenen Baulohn-Belege in einem Monat ganz zu entfernen, weil sie neu übergeben werden sollen, dann so: Die Auswahl in der BBA-Monatsabrechnung "Einzeln löschen" für die Herkunft <bbablo> wiederum im Baulohn-Mandanten ausführen; also nicht in dem Mandanten, in dem die Belege angekommen sind.

Baulohn in eigenem Mandanten, Kostenstellen

Wenn die vereinfachte Form der Übergabe an die Fibu und an die BBA gewählt wird, wenn also bei der Niederlassung der Ziel-Mandant eingetragen wird, dann werden die Kostenstellen so verarbeitet: Wenn die KSt laut Baulohn-Abrechnung im Baulohn-Mandanten ist und wenn sie im Ziel-Mandanten vorhanden ist, dann wird auf diese KSt im Ziel-Mandanten gebucht.
Um dies zu ermöglichen, ist es in der allgemeinen Einrichtung möglich, von der Steuerung, dass KSt-Nummern global eindeutig sein müssen, den Baulohn-Mandanten auszunehmen. 

Berichtsdaten, Prüfen Kostenstelle

Wenn in der Baulohn-Einrichtung ausgewählt ist, dass KSt aus Fremdmandanten nicht berichtet werden sollen, dann wird hierzu diese Prüfung ausgeführt: Wenn der Baulohn in einem eigenen Mandanten geführt wird, dann ist die Prüfung wie folgt: Wenn bei einer Niederlassung ein Fibu-Mandant zugeordnet ist, dann dürfen für die Personalnummern dieser NL nur KSt des Baulohn-Mandanten sowie KSt dieses Fibu- und BBA-Mandanten berichtet werden.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Register Prüfen: Eingabe von KSt aus Fremdmandanten.
/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Niederlassungen, Bearbeiten, Register Baulohn.

Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Register Prüfen: Eingabe von KSt aus Fremdmandanten.
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Firmendaten, Niederlassungen, Register Baulohn.

Berichtsdaten, Kostenstelle, Mandant

Wenn bei den Berichtsdaten die KSt eingegeben wird, dann wird der Mandant der KSt gesucht, so:
a. Die KSt ist nur in einem Mandanten angelegt und der Mandant ist erlaubt.
b. Wenn nicht, dann:

1. die KSt ist in mehreren Mandanten, aber es ist die Stammkostenstelle; es gilt der aktuelle Mandant;
2. die KSt ist im Mandanten laut Niederlassung angelegt und es sind keine anderen Mandanten erlaubt;
3. die KSt ist nur im Mandanten laut Niederlassung und im aktuellen; es gilt der Mandant laut NL;
4. die KSt ist im aktuellen Mandanten und andere Mandanten sind nicht erlaubt;
5. die KSt ist im aktuellen Mandanten und in einem anderen; wenn kein Baulohn-Mandant und erlaubt, gilt dieser Mandant;
6. die KSt ist in mehreren Mandanten; dann wird die Übersicht der KSt zur Auswahl angeboten. Bei der Einrichtung, dass "KSt aus Fremdmandanten" nicht erlaubt sind, gilt der Fibu-Mandant der Niederlassung, wenn eingetragen, nicht als Fremdmandant.

Das gilt für die Haupterfassung und die Wochenerfassung nach Personalnummer.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Register Prüfen: Eingabe von KSt aus Fremdmandanten und
/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Niederlassungen, Bearbeiten, Register Baulohn: Fibu-Mandant der NL und
/Vor der Abrechnung/Berichtsdaten, Erfassung Woche.

Webclient : /Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Register Prüfen: Eingabe von KSt aus Fremdmandanten und
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Firmendaten, Niederlassungen,  Register Baulohn: Fibu-Mandant der NL und
/Vor der Abrechnung/Berichtsdaten, Ausführen, Erfassung Woche.

Berichtsdaten, Kostenstelle, Mandant: besonderer Fall

Wenn der Mandant der Kostenstelle automatisch ermittelt wird, zum Beispiel, wenn aus der Schnittstelle mittels Excel Berichtsdaten übernommen werden, dann kann es sein, dass die Nummer der Kostenstelle in einem Mandanten zwar vorhanden ist, dieser Mandant aber nicht gelten soll.
Deshalb wird so geprüft:
Wenn die Nummer der Kostenstelle in mehr als 2 Mandanten vorhanden ist, dann werden diejenigen Mandanten nicht beachtet, in denen die Gültigkeit der Kostenstelle eingeschränkt ist, und zwar so:
Es ist zur Kostenstelle ein Sperrhinweis gesetzt, mit der Vorgabe "Gesperrt: Hinweis" und das Belegdatum passt in den Bereich Gültig ab, gültig bis. Angemerkt: die Kostenstelle komplett auf gesperrt zu setzen, empfiehlt sich nicht, solange zum Beispiel noch aus Rückrechnungen Abrechnungsdaten vom Baulohn in die Baubetriebsabrechnung gelangen.
Dann wird angenommen, dass die Kostenstelle in diesem Mandanten nicht gefunden werden soll; und es wird weiter gesucht.

/Vor der Abrechnung/Berichtsdaten, Bearbeiten, Funktion: Externe Berichtsdaten übernehmen.
Webclient: /Vor der Abrechnung/Berichtsdaten, Bearbeiten, Vorbereiten, Berichtsdaten übernehmen.

Mehrere Mandanten, zu Kostenstellen

Wenn Sie mit mehreren Baulohn-Mandanten arbeiten, die im Grunde nichts miteinander zu tun haben, wenn also die Kostenstellen der anderen Mandanten nicht berichtet werden sollen, dann ist es besser, in der Baulohn-Einrichtung die Auswahl "Eingabe von KSt aus Fremdmandanten: Nicht" zu treffen. Wenn Sie mit mehreren Baulohn-Mandanten arbeiten, mit gleichen KSt-Nummern in den Mandanten, der KSt-Mandant sich aber aus der Niederlassung laut Personalstamm ergibt, auch dann ist die Auswahl "Eingabe von KSt aus Fremdmandanten: Nicht" günstig.

Wenn Sie mit einem Baulohn-Mandanten arbeiten, und vielen zugehörigen Mandanten, und wenn die KSt dieser Mandanten berichtet werden sollen, dann die Auswahl "Eingabe von KSt aus Fremdmandanten" leerlassen.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Register Prüfen: Eingabe von KSt aus Fremdmandanten.
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Register Prüfen: Eingabe von KSt aus Fremdmandanten.

Kostenstelle, Mandant, Karte des Baulohns

Die Ergänzungen des deutschen Baulohns zur Kostenstellenkarte können aus der Übersicht der Kostenstellen aller Mandanten aufgerufen werden. Denn der Baulohn-Benutzer darf vielleicht nicht in den Mandanten der Kostenrechnung und Nicht-Baulohn-Benutzer dürfen nicht in den Mandanten des Baulohns.

Die Stammdaten wie z.B. die Berufsgenossenschaften müssen dafür in den Mandanten gleich sein. 

/Stammdaten/Kostenstellen, Globale Übersicht und dort: Karte des Baulohns oder
/Abteilungen/Baubetriebsabrechnung/Stammdaten, Kostenstellen, Globale Übersicht und dort: Karte des Baulohns.

Webclient: /Stammdaten/Kostenstellen, Auswählen, Globale Übersicht und dort: Karte des Baulohns oder
Webclient: Rollen-Explorer, Alle erkunden, Controlling/Stammdaten, Kostenstellen, Auswählen, Globale Übersicht und dort: Karte des Baulohns.

Berichtsdaten, Personalnummer aus Fremdmandanten, wenn Austritt

Falls eingerichtet ist, dass Berichtsdaten auch für Personalnummern aus anderen Mandanten erfasst werden können:

Wenn die Personalnummer, die eingegeben wurde, in einem Mandanten schon Austritt hatte und zwar mit dem Grund mit der Bedeutung "Firmenwechsel", dann wird die Personalnummer dieses Mandanten nicht genommen. Sondern es gilt die Personalnummer im ersten Mandanten ohne einen solchen Austritt.

/Vor der Abrechnung/Berichtsdaten, Bearbeiten, Erfassung Woche, Personalnummer eingeben.
Webclient: /Vor der Abrechnung/Berichtsdaten, Ausführen, Erfassung Woche, Personalnummer eingeben.

Baulohn in mehreren Mandanten

Stammdaten

In jedem einzelnen Mandanten müssen diese Stammdaten angelegt werden: Kostenarten, Sachkonten, interne Kostenstellen, Bankkonto.

Alle Baulohn-Stammdaten, die nicht übergreifend sind. Übergreifend sind Lohnarten und einige andere allgemeine Stammdaten. In den Karten und Übersichten des Baulohns wird oben in der Überschrift darauf hingewiesen, wenn die Stammdaten für alle Mandanten gelten, also übergreifend sind.

Abrechnung, Sperren

Damit bei der parallelen Abrechnung in mehreren Mandanten nicht Sperren auftreten, empfehlen wir, die Kontierung für Fibu und BBA gesondert auszuführen, also noch nicht während der Abrechnung selbst. In dem Monat, in dem der Zeitraum des Arbeitszeitkontos neu beginnt, ist es unvermeidlich, dass das Arbeitszeitkonto selbst vom Programm geändert wird. Es wird automatisch ein neuer Zeitraum eingetragen. Der Zeitraum, der ab dem aktuellen Monat gilt. In diesem Monat kann es zu gegenseitigen Sperren bei Abrechnungen in mehreren Mandanten kommen.

Abrechnung: Fibu/BBA, Baulohn

Dieses in jedem einzelnen Mandanten ausführen:

1. Baulohn-Abrechnung ausführen.
2. Übergabe an Fibu und Übergabe an die BBA: Zuerst Probedrucke ausführen ("Daten übergeben"=Nein).
3. Wenn die Probedrucke geprüft und in Ordnung sind, dann die Übergaben mit den Optionen "Daten übergeben"=Ja und "In BBA sofort buchen"=Nein ausführen. Das bedeutet, die Daten werden ins Fibu-Arbeitsblatt und ins BBA-Buchungsprotokoll dieses Mandanten gestellt.
4. Dann in der Konzernschnittstelle, "Bewegungsdaten-Export für Zentral-Datenbank" ausführen. Dabei den Abrechnungsmonat eintragen. Dadurch werden die Daten in Dateien in das Verzeichnis gestellt, das in der Einrichtung als Schnittstellenverzeichnis angegeben ist. Die Namen der Dateien sind Bba.txt und Fibu.txt.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Konzernschnittstelle
Webclient: Personalbuchhaltung, Aktionen, Import/Export, Abrechnungsdatenexport

Konzernschnittstelle, Bewegungsdatenexport für Zentraldatenbank

Wenn die Ausgabe von Belegen über die Konzernschnittstelle <Bewegungsdaten für Zentraldatenbank> mit der Auswahl <Eine Datei pro Belegnummer> = Ja ausgeführt wird, dann werden wieder je Belegnummer (je Niederlassung in dem Fall) Dateien ausgeben und die Dateiennamen enthalten den Monat der Belege, Niederlassung, Datum und Uhrzeit der Erstellung der Beleg. Das ist eine besondere Form der Ausgabe der Belege über die Konzernschnittstelle, wenn dazu in der Baulohn Einrichtung, Register Fibu/BBA: Finanzbuchhaltung ist in: <Fibu400> eingestellt ist.

Rollencenter Personalbuchhaltung, Import/Export, Konzernschnittstelle

Abrechnung: Fibu/BBA, Zentrale

Dieses im zentralen Fibu- und BBA-Mandanten ausführen:

Periodische, Schnittstellen Zentrale, "Bewegungsdaten-Import aus Baulohn-Datenbank". In der Einrichtung das Schnittstellenverzeichnis eintragen, in dem die Dateien sind oder in das sie manuell kopiert wurden. Den Monat eingeben, für den im Abrechnungs-Mandanten abgerechnet wurde. Die Daten werden ins Fibu-Arbeitsblatt und ins BBA-Buchungsprotokoll des zentralen Mandanten gestellt. Sie können dort geprüft und gebucht werden.

Sonstiges

Auswertungen über mehrere Mandanten (mandantenübergreifend)

Auswertungen, mandantenübergreifend

Baulohn-Auswertungen, die mandantenübergreifend ausgeführt werden können, sind:

DEÜV-Meldedaten

Vorgehensweise:

Die Meldedaten für einen Monat zunächst in den betroffenen Mandanten erstellen, danach in einem der Mandanten den Datenträger erstellen. Nur in diesem Mandanten in den Baulohn-Firmendaten "DEÜV-Dtaus für alle Mandanten" ankreuzen.

Aufruf: Baulohn, Einrichtung, Firmendaten, Register DEÜV und

Baulohn, SV-Meldungen, Monat, Ausführen, die Zeile "Datenträger erstellen" ausführen. /Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, SV-Meldungen, Datenträger erstellen.

LSt-Anmeldung

Vorgehensweise:

Zunächst in allen betroffenen Mandanten die Zahlungsposten für das Finanzamt ausführen. 

In den Firmendaten ist keine weitere Einrichtung erforderlich. Der Mandantenfilter kann beim Druck eingegeben werden.

Aufruf: Baulohn, Periodische, Zahlungen, Monat, Ausführen, die Zeile "Finanzamt" ausführen, und Baulohn, Periodische, Zahlungen, Monat, Ausführen, die Zeile "Druckausgaben erstellen" ausführen, <zahlstman>.

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Lohnsteuer, Finanzamt und "Druckausgaben erstellen" ausführen, <zahlstman>.

ZVK-Meldungen

Vorgehensweise:

Zunächst in den Mandanten, in denen die gleiche Betriebskontonummer bei der Sozialkasse vorliegt, die ZVK-Meldungen erstellen. Dann in einem der Mandanten den Datenträger erstellen.

Aufruf: Baulohn, Einrichtung, Betriebskontonummern Sozialkasse und

Baulohn, Periodische, ZVK-Meldungen, Monat, Ausführen, die Zeile "Datenträger erstellen" ausführen und dort das Häkchen bei "mandantenübergreifend" setzen.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Betriebskontonummern Sozialkasse.

/Nach der Abrechnung/ZVK-Meldungen, Monat, "Datenträger erstellen": mandantenübergreifend. 

Lohnverteilung

Kostenrechnerische Baulohn-Listen können mandantenübergreifend definiert werden.

Aufruf: Baulohn, Lohnverteilung, Register Filterung: einen Mandantenfilter eintragen. /Abteilungen/Baulohn/Weitere, Lohnverteilung, Bearbeiten: Mandantenfilter.

Personallisten

Diejenigen Personallisten, die mit "Mandant" gekennzeichnet sind, z.B. "Telefonmandant", können mandantenübergreifend ausgeführt werden. Dabei werden nur Stammdaten gedruckt. Die Verwendung einer Definition ist nicht möglich.

Aufruf: Baulohn, Personalverwaltung, Personallisten.

/Berichte/Personallisten.

Personalstamm kopieren, wenn ab Stichtag in einem anderen Mandanten abgerechnet wird

Aufruf

Baulohn, Personalstamm, Button Funktion, Personalstamm kopieren.

/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Funktion, Personalstamm kopieren.
Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Vorbereiten, Personalstamm kopieren.

Beispiel

Wenn Personalnummern kopiert werden sollen, um ab jetzt in einem anderen Mandanten abgerechnet zu werden:

1. Neuer Mandant: eintragen.

     2. Neue Personalnummer: eintragen.

     3. Wechsel dokumentieren: Sofern die alte Personalnummer im alten Mandanten bestehen bleiben soll, dann ankreuzen.

     4. Beschäftigungszeiten übernehmen: ja. 

Lohnkonto

    5. Lohnkontowerte übernehmen: Ja.

    6. Austrittsdatum alte Personalnummer: Monatsletzter.

    7. Eintrittsdatum neue Personalnummer: der Erste des Monats, in dem die Personalnummer im neuen Mandanten abgerechnet werden soll.

Vorträge

Das vorhandene Lohnkonto wird für das Jahr des vorgegebenen Eintrittsdatums in den neuen Mandanten übernommen. Für jedem Monat dieses Zeitraum wird das Lohnkonto übernommen. Das übernommene Lohnkonto zählt jedoch als "Vortrag", also nicht als ein Lohnkonto, das durch Abrechnung erstellt wurde. Das bedeutet, im neuen Mandanten sind die "Abrechnungsdaten" als solche nicht vorhanden, sondern nur "Vorträge".

Märzklausel

Falls im neuen Mandanten danach Märzklausel anfällt: Die Basis für diese Berechnung muss im neuen Mandanten erfasst werden. Über Vorträge, Lohnkonto Märzklausel. Hier wird in einem Datensatz die Basis der Berechnung (SV-Tage, SV-Brutto) eingetragen, und zwar die Basis für das gesamte Vorjahr, unter dem Datum Dezember des Vorjahres.

Spätere Rückrechnung

Weitere Abrechnungsdaten

Personalnummer löschen

Es gibt eine Funktion, die nur von Benutzern ohne Baulohn-Berechtigungs-Einschränkungen aufgerufen werden darf:

Systemadministration, Service, Baulohn, Service, Personalnummer löschen. Hier die Personalnummer vorgeben. 

Niederlassung in Fibu-Belegen

Niederlassung, Übergabe an Fibu

Wenn in der Finanzbuchhaltung Auswertungen pro Niederlassung erstellt werden, dann ist es erforderlich, die vom Baulohn an die Fibu übergebenen Belege mit Niederlassung zu kennzeichnen. Dieses ist grundsätzlich die Niederlassung der Personalnummer. Um die Kennzeichnung aller Teilbuchungen der Baulohn-Belege mit NL zu erreichen, in der Baulohn-Einrichtung die Einrichtung treffen: Niederlassung an Fibu: "NL in Fibu-Beleg schreiben". Dann wird ein Baulohn-Beleg pro NL erstellt und die NL wird in jeder Teilbuchung des Belegs vermerkt.

Die andere mögliche Einrichtung "ein Beleg pro NL erstellen" bedeutet, dass zwar ebenfalls ein Baulohn-Beleg pro NL erstellt wird, aber die NL selbst nicht im Beleg vermerkt wird. Wenn Lohnarten mit KSt an die Fibu übergeben werden, dies können z.B. Abzüge für Arbeitskleidung sein, und die NL der KSt entspricht nicht der NL der Personalnummer, dann wird dies im Übergabe-Protokoll bei der Übersicht nach Sachkonten in der Spalte "Buchungstext" vermerkt. Denn diese muss im Fibu-Buchungsblatt korrigiert werden, besser jedoch bereits durch die Kontierungsdefinitionen im Baulohn, z.B. KSt pro NL bei der Kontierungshilfe Baulohn.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Register Fibu/BBA.

Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Register Fibu/BBA.

Fibu ist in Bau für Windows (BfW)

Bau für Windows (BfW)

Ein weiteres Programm der NEVARIS Bausoftware GmbH.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Register Fibu/BBA, "Finanzbuchhaltung ist in".

Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Register Fibu/BBA, "Finanzbuchhaltung ist in".

Kostenstellen aus BfW, eindeutige Nummer

Wenn die Bau für Windows-Finanzbuchhaltung (BfW) benutzt wird:

Wenn in BfW Kostenstellen in mehreren Mandanten geführt werden, dann kann dennoch in NEVARIS finance nur in einem einzigen Mandanten gearbeitet werden. Die Voraussetzung hierfür ist, dass die Nummern der KSt in NEVARIS Finance eindeutig sind oder eindeutig gemacht werden. Um sie eindeutig zu machen, ist die Vorgehensweise folgende:

Beim Aufruf des Daten-Imports pro Bau für Windows-Mandant die "Niederlassungs-Kennung" für Kostenstellen vorgeben. Diese Kennung wird der KSt-Nummer unmittelbar vorangestellt. Bei den Niederlassungen in NEVARIS Finance muss dann diese Kennung als "NL-Kennung für KSt" eingetragen werden. Die Nummer der NL und diese Kennung können also unterschiedlich sein. Im Kostenstellenstamm überprüfen, dass die dort eingetragene NL eine solche NL ist, bei der eine Kennung eingetragen ist und dass diese Kennung den ersten Zeichen der KSt-Nummer entspricht. Bei der Übergabe der Abrechnungsdaten an die Finanzbuchhaltung wird bei KSt, bei denen eine solche NL eingetragen ist, in der KSt-Nummer die führende Kennung automatisch entfernt.

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Buchhaltung.

Webclient: Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Ausführen Buchhaltung.

Zusatzmodul: Aus einer Datenbank in eine andere kopieren

Zusatzmodul

Die folgende Verarbeitung, um Daten von einer Datenbank in eine andere zu übertragen, ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul:

Änderung in der Organisation

Wenn eine Änderung in der Organisation der Firmen ausgeführt wird, kann es sein, dass der Baulohn, der bisher in einer gesonderten Datenbank ausgeführt wird, zukünftig in einem anderen Mandanten ausgeführt werden soll, z.B. im gleichen Mandanten wie die Finanzbuchhaltung.

Oder anderer Mandant

Diese Funktionen können auch benutzt werden, um Daten von einem Mandanten in einen anderen zu übertragen. Dann sind weniger Auswahlen zu treffen, weil im Ziel-Mandanten bereits Daten vorhanden sind.

Exportieren, Importieren

Der Systemverantwortliche kann Daten exportieren und importieren:

Daten exportieren

In die Toolbar das Objekt eintragen:  Report 5002787 Baulohn Daten Mandant.

Hinweis: Ein Umsetzen der Personalnummern in neue Nummern ist mit diesem Export-Import nicht möglich, sondern erst danach über eine besondere Verarbeitung.

Das Verzeichnis angeben, in das die Dateien, die beim Export geschrieben werden, gestellt werden sollen.

Als Mandantenfilter den Mandanten eintragen, dessen Daten exportiert werden sollen. Als Export/Import: Export eintragen.

Als Datumsfilter den Zeitraum leerlassen oder eintragen, z.B. 010106..311206, für den Abrechnungsdaten exportiert werden sollen. Wir empfehlen, den Datumsfilter leerzulassen, damit alle Abrechnungsdaten übernommen werden. Falls doch ein Datumsfilter vorgegeben wird: der Fehlzeitenkalender und das Arbeitszeitkonto werden dennoch komplett übernommen.

Die Auswahlen treffen, welche Daten exportiert werden sollen.

Dabei beachten, dass die Auswahl zu "Abrechnungsdaten nur einmal" auch wirklich nur einmal getroffen wird; wenn also Export und Import wiederholt werden, auch, wenn nacheinander für mehrere Mandanten ausgeführt wird, darf diese Auswahl nicht noch einmal gesetzt werden, sonst wären Daten doppelt.

Welche Daten werden exportiert, Stammdaten

Personalstamm und Historien:

Das sind die Daten, wie sie in der Personal-Karte angezeigt werden und die Historien, wie sie dort über den Historien-Button angezeigt werden, einschließlich Urlaubskonto. Für die Historien gilt der Datumsfilter, wie vorgegeben. Und: Ausstattung, Qualifikationen, Arbeitszeitkontodefinition pro Personalnummer.

Stammdaten pro Mandant:

Arbeitszeitdefinition, Arbeitszeitgruppe mit Kalender, Berufsgenossenschaft mit Beitragssätzen und Gefahrenklassen, Fehlzeitengrund, Hauptfürsorgestelle (Schwb), Kolonne, Kostenstelle, Krankenkassen-Geschäftsstelle mit Beitragssätzen, Niederlassung, VL-Empfänger und weitere.

Stammdaten mandantenübergreifend:

Abrechnungsart, Abrechnungskreis, Abteilung, Arbeitsamt, Berufsgruppe, DEÜV-Empfänger, Durchschnittsfelder, Finanzamt, Gruppe, Krankenkassenstamm, Sozialkasse, Tarif mit Tariftabelle, Tätigkeitsschlüssel.

Welche Daten werden exportiert, Abrechnungsdaten 

Abrechnungsdaten pro Mandant:

Abrechnung nach Belegdatum (Abr. Lohnartbewertung), Abrechnung der Personalnummer (Abr. Personal) mit Einmalbezügen, KuG, Pfändung, Umlage und Umlageerstattung, Abrechnung der Durchschnittsfelder, Ansparkonto und Ausgleichskonto, jeweils Abrechnung und Posten, Fehlzeitenkalender, Lohnkonto, Lohnkonto pro Lohnart, pro AG-Anteil, mit BG-Berechnung, SFN-Berechnung und die Daten der LSt-Bescheinigung. Für das Arbeitszeitkonto und den Fehlzeitenkalender gilt der Datumsfilter nicht.

Abrechnung alle Mandanten: 

Lohnkonto nach Kostenstelle, Definition und Historie der Ansparkonten und Ausgleichskonten.

Weitere Daten

Weitere Daten können exportiert und importiert werden; hierzu können Auswahlen getroffen werden. Siehe die kurzen Erläuterungen neben den Auswahlen.

Die Auswahl neben dem Personalfilter "Adressnr. übernehmen, Import" bedeutet: Nein, beim Import werden keine Adressnummern in den Personalstamm übernommen; ebenso bei anderen Stammdaten mit Adressnummer.

Von Mandant zu Mandant

Wenn nicht von Datenbank zu Datenbank übertragen wird, sondern von Mandant zu Mandant, dann weniger Auswahlen treffen. Stammdaten, die im Mandanten bereits vorhanden sind, nicht übertragen. Mandantenübergreifende Stammdaten nicht übertragen.

Daten importieren

Für den Import wird der gleiche Report aufgerufen wie für den Export; die Auswahl Export/Import: Import treffen. Die Abrechnungsdaten aller Mandanten nur einmal importieren.

Wie muss eine Umsatztabelle aussehen?

Wenn Nummern von Stammdaten umgesetzt werden sollen, siehe die weitere Beschreibung hier, dann muss eine Umsetztabelle so aussehen: Alt wird neu. Das bedeutet, es müssen alle z.B. Konten aufgeführt werden mit ihrer alten Nummer, und die neue Nummer dazu.

Mit einer Tabelle "neu war alt" kann dagegen nicht umgesetzt werden, weil dann wahrscheinlich alte Nummern fehlen. Also: alt wird neu.

Zum Umsetzen von Kostenstellennummern

Wenn die Nummern der Kostenstellen im neuen Mandanten geändert werden sollen, dann kann so vorgegangen werden:

Kostenstellennummern alt und neu können hilfsweise so erfasst werden:

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Personalnummern Umsetztabelle
Webclient: In die Toolbar das Objekt eintragen: Page 5003136 AS400 Personalnummern

Hier die Spalte "KST = Kostenstelle" einblenden. Einträge, die hier KST haben, sind keine Personalnummern, sondern Kostenstellen. Die Firma ist der alte Mandant, und zwar der volle Name; alte und neue Nummer; und als Kennung KST. Dies muss vor dem Export geschehen, denn die Kostenstellennummern werden bereits beim Export anhand dieser Umsetztabelle umgesetzt. Beim Import wird der KSt-Stamm selbst dann im neuen Mandanten angelegt und umgesetzt, wenn beim Export und beim Import die Auswahlen getroffen wurden: "Stammdaten pro Mandant" und "Dabei auch KSt verarbeiten".

Kostenstellen

Wenn die Kostenstellen vorhanden sind, wie sie sein sollen, dann ausführen:

/Abteilungen/Verwaltung/IT-Verwaltung/Periodische Aktivitäten, KSt/Geräte DB aktualisieren
Webclient: IT-Management, Suchen: KSt/Geräte DB aktualisieren

Danach Personalnummern umbenennen

Wenn es gewünscht ist, nach dem Import Personalnummern umzubenennen, dann gibt es diese Möglichkeit:

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Personalnummern-Umsetztabelle und hier: Personalnummern umbenennen
Webclient: In die Toolbar das Objekt eintragen: Page 5003136 AS400 Personalnummern

SV-Meldungen, Mandanten kopieren

Wenn der komplette Personalstamm auf diese Weise in einen anderen Mandanten gebracht wird, dann empfehlen wir für die SV-Meldungen dieses:

Im alten Mandanten Systemwechsel Ende melden, im neuen Mandanten Systemwechsel Beginn melden.

Im alten Mandanten soll Systemwechsel Ende gemeldet werden, bevor die Daten kopiert werden. Die Einrichtung dazu ist in den Firmendaten: Datum zu Systemwechsel Ende eintragen, das wäre Ende des Vormonats, Systemwechsel ankreuzen, dann SV-Meldungen ausführen. Das gibt Meldungen mit dem Grund "36 Wechsel des Entgeltabrechnungssystemes" und die Datei melden.

Im neuen Mandanten in den Firmendaten Systemwechsel Beginn und DEÜV Beginn eintragen, das ist der Stichmonat, Systemwechsel ankreuzen, die SV-Meldungen ausführen und due Datei melden. Das gibt Meldungen mit dem Grund "13 Anmeldung Sonstige Gründe".

Für besondere Fälle lässt sich nicht ausschließen, dass zusätzlich manuelle Meldungen nötig sind, z.B. wenn die Entgeltfortzahlung im Monat endet oder sich die Beitragsgruppen im Monat ändern oder wenn sich bei Abrechnungen noch Märzklausel-Fälle zu Einmalbezügen ergeben sollten.

Mandanten kopieren, allgemein

Wenn der komplette Personalstamm in einen anderen Mandanten gebracht wird, dann gibt es diese allgemeinen Regeln:

So viele SV-Meldungen wie möglich noch im alten Mandanten erstellen; vor dem Kopieren. Den umfangreichsten Export ausführen, den es gibt; z.B. "Baulohn Daten Mandant" als Export ohne Einschränkungen. Das Kopieren nicht mit anderen Dingen verknüpfen, z.B. nicht mit: Datenmenge vermindern, Personalnummern umbenennen.

Systemwechsel Beginn und Ende für die Mandanten im voraus festlegen und dann nicht mehr ändern.

Kostenstellen, Kosten umbenennen

KSt anderer Mandanten

Es wird von uns nicht empfohlen, Kostenstellen umzubenennen, die zwar im Baulohn-Mandanten berichtet werden, aber in einem anderen Mandanten geführt werden. Das Umbenennen bezieht sich vielmehr auf Kostenstellen, die im Baulohn-Mandant sind.

Umbenennen

Wenn eine Änderung in der Organisation es nötig macht, Kostenstellen unter anderen Nummern zu führen, dann kann vom Systemverantwortlichen diese Verarbeitung ausgeführt werden:

KSt umbenennen

In einer Übersicht können die alten KSt-Nummern und dazu jeweils die neue Nummer erfasst werden.
Aufruf: In der Entwicklungs-Umgebung Extras, Object Designer, Button Page, 5002976 KSt alt KSt neu BLO. 

Webclient: In die Toolbar das Objekt eintragen:  Page 5002976 KSt alt KSt neu BLO.

Je nachdem, ob die neuen Nummern bereits angelegt wurden, gibt es dann 3 Möglichkeiten: Umbenennen, KSt-Baulohnwerte ändern oder Löschen

Umbenennen

Was ist der Fall? Die alten KSt sind in der neuen Datenbank vorhanden und die neuen KSt sind nicht vorhanden. Dann in der Übersicht jeweils alt und neu erfassen. Dann Button Funktion: Alte KSt in neue KSt umbenennen. Es werden alle angezeigten Einträge des aktuellen Mandanten verarbeitet.

KSt-Baulohnwerte ändern

Was ist der Fall? Die alten KSt sind in der neuen Datenbank nicht vorhanden und die neuen KSt sind vorhanden. Baulohn-Abrechnungen haben also die alten KSt. Dann in der Übersicht jeweils alt und neu erfassen.

Dann Button Funktion: KSt-Baulohnwerte ändern. Es werden alle angezeigten Einträge des aktuellen Mandanten verarbeitet. Die KSt wird in den Abrechnungsdaten des Baulohns geändert. Im Personalstamm und in den Kontierungshilfen wird die KSt nicht geändert.

Löschen

Was ist der Fall? Die alten KSt sind in der neuen Datenbank vorhanden und die neuen KSt sind vorhanden. Dann in der Übersicht genau eine Zeile erfassen. In "alt" die von-Nummer, in "neu" die bis-Nummer eintragen. Den Cursor auf diese Zeile setzen.

Dann Funktion: Von bis KSt der Zeile löschen. Diese KSt, von bis, werden ohne weitere Prüfung gelöscht.

Sachkonten und Kostenarten

Wenn Sachkonten und Kostenarten eine andere Nummerierung erhalten sollen, dann kann dies direkt in der Sachkonto-Karte und in der Kostenarten-Karte geschehen.

Dort die Nummer überschreiben und die Abfrage "Möchten Sie den Datensatz umbenennen" mit Ja beantworten.

Wenn Kostenarten und Sachkonten andere Nummern erhalten, dann ist also die erste Möglichkeit: Kostenarten und Sachkonten werden im neuen Mandanten umbenannt. Wenn dies nicht möglich ist, weil die Kostenarten und Sachkonten bereits umbenannt wurden, bevor die Daten des Baulohns importiert werden, dann:

1. Beim Export und beim Import können Kostenarten, Sachkonten nicht umgesetzt werden. Deshalb:
2. In der Tabelle 5003380 AS400 Kreditorennr. Alt Neu die Umsetzungstabellen erfassen, das ist in der Form 5003420 AS400 Kred/Deb Alt Neu. Dabei eintragen: Mandantenname, Was: Kostenart, Nr. alt und Nr. neu und Mandantenname, Was: Sachkonto, Nr. alt und Nr. neu. Die Daten können dort auch über den Funktions-Button importiert werden.
3. Button Baulohn Sachkonten und Baulohn Kostenarten ausführen.

Einen Mandanten einrichten

Baulohn-Mandant ist gleich dem Fibu-Mandanten

Wenn in einem Mandanten, in dem bereits die Finanzbuchhaltung und die Kostenrechnung sind, auch der Baulohn ausgeführt werden soll, hier einige Stichwörter als Checkliste, in welcher Reihenfolge die Einrichtungen ausgeführt werden sollen:

Einrichtung: 

Einrichtung, wenn ein Buchungsblatt eingetragen werden soll: vorher einmal Berichtsdaten aufrufen; die Länge der Personalnummern und Lohnarten festlegen; den Rest erst später einrichten. Firmendaten, Bundesländer über die Übersicht pflegen, Umlagekasse vormerken und erst später eintragen, Adresse, Betriebsnummern, dabei die Absender-Betriebsnummer wie in den anderen Mandanten, DEÜV-Beginn, ZVK-Pflicht.

Niederlassungen.

Betriebskontonummer Sozialkasse über Funktion, Einblenden.

Beitragskontonummern Krankenkasse: vormerken für später.

Steuernummern Finanzamt.

Zahlungsdefinition über Funktion, Einblenden; dazu Bankkonto eintragen.

Sozialversicherungswerte über Funktion, Erstellen.

Kirchensteuer, falls neues Bundesland.

Pauschalsteuer.

Kammerbeiträge, falls neues Bundesland.

Feiertagskalender, Funktion, Gesetzliche Feiertage generieren.

KuG-Stammnummern.

Arbeitszeitwirtschaft:

Arbeitszeitdefinition, Arbeitszeitgruppe, Definition pro Arbeitszeitgruppe, Wochenschema, Kalender erstellen.

Arbeitszeitkonten: später einrichten.

Stammdaten:

Krankenkassenstamm: Geschäftsstellen mit Bankverbindung; danach die Beitragskontonummern Krankenkasse prüfen; danach Umlagekasse in den Firmendaten eintragen.

Wenn noch nicht, dann Beitragssatz-Import.

Berufsgenossenschaft und Gefahrenklasse.

Wenn noch nicht, dann Berufsgenossenschaft-Import. VL-Empfänger.

Kontierungsgruppen.

Personalstamm: erfassen.

Kontierung:

Kontierungshilfen Baulohn: aus anderem Mandanten kopieren über Funktion, Kopieren, Auswahl:

Kopieren wenn Fehler; oder stattdessen erfassen.

Kontierungshilfen Baulohn: Kostenarten, Sachkonten, Kostenstellen ändern.

Kontierung AG-Anteile, Funktion, Einblenden; dann ergänzen.

Kontierung Lohn/Gehalt Verrechnung: eintragen.

Lohnarten: 

Abrechnungsarten und Bewertung überprüfen.

Kontierung Fibu BBA eintragen.

Rest:

Arbeitszeitkonten.

Einrichtung.

Mandant umbenennen

Mandanten umbenennen ist NICHT möglich!

Einen Mandanten umzubenennen ist zur Zeit NICHT möglich. Warum? Es würde zu Fehlern in der Anwendung führen. Deshalb bitte: KEINE Mandanten umbenennen.

Wenn die Frage ist: welcher Firmenname wird auf Berichten gedruckt?, dann bitte mit uns Kontakt aufnehmen.

Sobald es wieder möglich wird, Mandanten umzubenennen

Die folgende Beschreibung gilt ausdrücklich NICHT mehr, sie ist hier nur der Vollständigkeit halber aufgeführt:

Was tun, wenn ein Mandant umbenannt werden soll? Einen Mandanten umbenennen sollte der Administrator außerhalb der Anwendung ausführen. Wo? Auf dem Server, auf dem der Service der Datenbank läuft. Wie? Mit Microsoft Dynamics NAV 2015 Administration Shell.

Was? Dort den Befehl eingeben: Rename-NAVCompany, Es folgen die Aufforderungen zum alten Namen, neuen Namen und zum Service der Datenbank. Innerhalb der Anwendung müssen danach einzelne Namen von Mandanten, die in Filtern vorkommen, manuell geändert werden, das sind:

Einrichtung, KSt und Mandanten. /Abteilungen/Verwaltung/Einrichtung, Einrichtung, Register Prüfungen: KSt global eindeutig nicht im Baulohn Mandanten prüfen. Varianten, Mandantenvariante. /Abteilungen/Baubetriebsabrechnung/Stammdaten, Varianten. Lohnverteilung, Mandantenfilter. /Abteilungen/Baulohn/Weitere, Lohnverteilung.

Gültige Mandanten, Mandantenfilter. /Abteilungen/Verwaltung/IT-Verwaltung/Benutzerverwaltung, Gültige Mandanten. Feldberechtigung, wenn Mandantenfelder. /Abteilungen/Verwaltung/IT-Verwaltung/Benutzerverwaltung, Feldberechtigungen. Bei manchen Zeitsteuerungen, zum Beispiel:

/Abteilungen/Baubetriebsabrechnung/Abrechnung, Mandantenverrechnung, Speichern Zeitsteuerungsparameter. 
/Abteilungen/Geräteabrechnung/Abrechnung, Monatsabrechnung, Ausführen, Speichern Zeitsteuerungsparameter.

/Abteilungen/Geräteabrechnung/Abrechnung, Monatsabrechnung, Zeitsteuerung Druck.
/Abteilungen/Verwaltung/IT-Verwaltung/Periodische Aktivitäten, Bewegungsdaten aktualisieren, Speichern Zeitsteuerungsparameter.

Ein Mandantenfilter wäre dann jeweils zu sehen unter:

/Abteilungen/Verwaltung/IT-Verwaltung/Allgemein, Zeitsteuerung ausführen, Übersicht auf "Parametername".

Mandantenverrechnung in der BBA

Verrechnung

In der Baubetriebsabrechnung werden Verrechnungen zwischen Firmen ausgeführt, wenn ein Arbeitnehmer, der zu einer Firma gehört, auf Kostenstellen einer anderen Firma gearbeitet hat. Einige Regeln dazu sind:

Mandantenverrechnung, Details

In KSt-Istwerten der BBA sind die Belege, die zur Verrechnung anstehen, an der Auswahl "Verrechnung" bei "Wertbezug" zu erkennen; dies wird automatisch ermittelt. Die Verrechnung geschieht bereits beim Buchen des Ursprungsbelegs, kann aber über den Teilschritt <bbavrr> der BBA-Monatsabrechnung wiederholt werden.

Zur Verrechnung sind in den beteiligten Mandanten "Kontierungshilfen Mandant" nötig. Bei Belegen aus dem Baulohn ist "Mandant der Teilbuchung" der Mandant der KSt, auf der gearbeitet wurde, "Mandant des Wertbezug" der Mandant, zu dem die Personalnummer tatsächlich gehört, "Mandant der Herkunft" immer der Baulohn-Mandant.

Der Mandant, zu dem die Personalnummer tatsächlich gehört, ist, wenn ein eigener Baulohn-Mandant geführt wird, der "Fibu-Mandant", wie bei der Niederlassung laut Personalstamm (laut Personalstamm, nicht laut KSt) eingetragen. Eine Verrechnung ergibt sich bei unterschiedlichen Mandanten "Mandant der Teilbuchung" und "Mandant des Wertbezugs".

Daten in einen neuen Mandanten importieren - Datenmigration 

Daten aus Excel einfügen

Wozu?

Stammdaten und Vorträge können in die Datenbank kopiert werden.

Wie?

Die Daten können aus Excel kopiert und in die Anwendung eingefügt werden. Das Excel-Dokument enthält die gleichen Spalten in der gleichen Reihenfolge wie die Übersicht, in die kopiert wird. Daten, die bereits vorhanden sind, können so nicht geändert werden; aber neue Daten können eingefügt werden.

Excel-Muster

Ein Excel-Dokument, aus dem dann kopiert werden kann, wird aus der Anwendung erstellt, indem die Übersicht, die für diesen Zweck vorbereitet ist, mit Strg-E nach Excel ausgegeben wird. Die Spalten in Excel entsprechen dann den Spalten in der Übersicht. Dann hat man ein Muster, in das eigene Daten eingefügt werden können.

Das Excel-Dokument ändern

Das Excel-Dokument kann auch geändert werden; zum Beispiel können zu Beginn Spalten eingefügt werden wie "Firma, alte Personalnummer": sofern diese Spalten danach nicht mitkopiert werden. Im Excel-Dokument können also mehr Spalten sein, sofern sie nicht mitkopiert werden, das heißt: am Anfang und am Ende können zusätzliche Spalten sein. Im Excel-Dokument können auch weniger Spalten sein, solange die Reihenfolge wie in der Übersicht ist, das heißt: nur am Ende dürfen Spalten fehlen.

Viele Spalten

Insbesondere beim Lohnkonto gibt es viele Spalten. Die Daten werden eingefügt in der Reihenfolge, in der sie angeordnet sind; die Spaltenüberschriften haben keine Bedeutung. Das ist eine Fehlerquelle; die Spalten in Excel und in der Übersicht sollten verglichen werden, bevor eingefügt wird.

Feldtypen

Felder haben eine bestimmte Länge; diese ist weder in der Übersicht noch in Excel erkennbar. Die Inhalte dürfen die Länge, die möglich ist, nicht überschreiten, z.B. ist die Vertragsnummer bei Vermögenswirksamen Leistungen und Überweisungen höchstens 20 Zeichen lang.

Einige Felder sind Optionsfelder, d.h. sie haben bestimmte Inhalte, etwa das Überweisungsintervall: Monatlich, Jährlich und weitere. Die Auswahlen, die möglich sind, können in der Übersicht gesehen werden, wenn die Eingabe zum Feld aufgeklappt wird. Bei einigen Optionen, bei denen die Auswahl leer erlaubt ist, kann es sein, dass in Excel im Element einmal die Leertaste gedrückt werden muss, damit auch leer ankommt. Datumsfelder sollen im Format tt.mm.jj in Excel eingetragen sein; leer bedeutet: kein Datum. Betragsfelder sind im üblichen Format, z.B. 3000,12. Felder mit Ja Nein müssen Ja oder Nein in Excel enthalten; leer ist nicht erlaubt. Andere Spalten, die leer sind, werden auch als leer übernommen. Bei Werten, die führende Nullen haben können, z.B. Betriebsnummern, muss die Spalte in Excel so formatiert werden, dass die führenden Nullen auch angezeigt werden.

Spalten zur Information

Spalten, die in der Übersicht zur Information sind, in die eine Eingabe also gar nicht möglich ist, müssen in Excel vorhanden sein, aber leer. Wenn diese Spalten in der Übersicht enthalten sind: Abrechnungskreis, Niederlassung, Abteilung, Neuanlagebenutzer, Neuanlagedatum, Neuanlagezeit: sie werden beim Einfügen automatisch ermittelt. 

Wenn Fehler

Wenn beim Einfügen ein Fehler ausgegeben wird, dann ist die Zeile, die fehlerhaft ist, dennoch eingefügt; aber nur wenn das möglich ist, wenn also der Fehler sich nur auf ein einzelnes Feld und nicht auf die ganze Zeile bezieht. Die Zeilen, die folgen, werden aber nicht eingefügt.

Vorbereiten

Bevor kopiert und eingefügt wird, müssen Stammdaten, die dabei eine Rolle spielen, bereits vorhanden sein:

Der Personalstamm muss als erstes vorhanden sein. Wenn z.B. Krankenkassen-Geschäftsstellen eingefügt werden, muss der Krankenkassenstamm vorhanden sein. Wenn z.B. Ausgleichskonto-Posten eingefügt werden, muss das Ausgleichskonto vorhanden sein.

Was tun?

In die Toolbar das Objekt eintragen: Page 5377446 Lohnkonto Übersicht Import; und ausführen. Aus dieser Übersicht können die anderen Übersichten, in die Daten kopiert werden können, aufgerufen werden. In Excel die Spalten, die zur Übersicht passen, und die Zeilen dazu mit dem Cursor markieren und: Strg-C für Kopieren. In der Übersicht ans Ende gehen, in die nächste Zeile nach der letzten Zeile, als ob ein neuer Satz angelegt wird, und: Strg-Umschalt-V für Einfügen.

Wenn Fehler

Eine Fehlermeldung wie "Es ist nicht möglich, Zeilen in die ausgewählte 1 Zeile zu kopieren" bedeutet: es wurde irrtümlich ein leerer Eintrag erstellt; dann diesen zuerst löschen.

Als erstes: Personalstamm

Der Personalstamm wird nicht auf diese Weise angelegt. Vielmehr gibt es für den Personalstamm ein Excel-Muster, das ist:

Personalstamm über xls Report 5003739.xls

Die Daten in diesem Excel-Dokument werden per Programm in den Personalstamm übernommen. Diese Übernahme kann auch aus der Lohnkonto Übersicht Import gestartet werden.

Wenn Fehler

Wenn bei der Übernahme in den Personalstamm ein Fehler auftritt, z.B. weil eine Krankenkasse eingetragen ist, die es in den Stammdaten noch nicht gibt, dann bricht der Import ab. Danach ist das Excel-Dokument möglicherweise gesperrt. In einem solchen Fall den Client beenden, damit das Dokument wieder freigegeben wird. Danach neu starten.

Dann: Übersichten

Wenn der Personalstamm angelegt ist und wenn die Vorbereitungen getroffen wurden: dann aus Excel in die Übersichten kopieren. In einigen Übersichten ist es nötig, danach eine Funktion auszuführen, damit die Daten übertragen werden. Dann gibt es in der Übersicht die Aktionen: Übertragen und Info.

Hinweise zu den Übersichten

In einigen Übersichten sind die Spaltenüberschriften mit einem längeren Text versehen, der den Inhalt besser beschreibt, z.B. im Lohnkonto "Beitrag freiwillige KV" statt "AN-Ant. freiw. KV"; diese Texte kommen in Excel aber nicht an, deshalb hier einige Erläuterungen:

Muster und Daten

Wenn per Ausgabe an Excel ein Muster erstellt wird und die Meldung kommt: "Erfassungswerte sind für einige Felder in der Datenquelle nicht enthalten": diese Meldung nicht beachten.

Zur Vorsicht, am Rande erwähnt: Wenn das Excel-Muster mit Strg-E aus der Übersicht erstellt wurde und wenn danach die Daten in Excel eingetragen wurden: dann in Excel NICHT Dynamics Nav, Aktualisieren ausführen. Denn dadurch würden die Daten neu aus der Datenbank geholt, was hier nicht gewünscht ist. Diese Funktion ist aktuell im Webclient nicht aktiviert.

Lohnkonto

Die Steuerklasse kann sein: 1 bis 6. Im Tätigkeitsschlüssel dürfen nur die ersten 5 Zeichen des neunstelligen Schlüssels sein. Die Krankenkasse ist die Geschäftsstelle.

Der "AN-Anteil freiwillige oder private KV oder PV" ist tatsächlich der gesamte Beitrag; auch der AG-Anteil ist darin enthalten; den AG-Anteil in seiner Spalte aber noch zusätzlich eintragen. "ARV" ist der Beitrag zur Rentenversicherung an ein Versorgungswerk.

Arbeitserlaubnis, Schwerbehinderung, Pkw

Diese Daten sind bereits da, weil der Personalstamm bereits da ist, aber ohne die besonderen Informationen. Sie können dennoch eingefügt werden und danach: die Funktion "Übertragen" ausführen.

Lohnart pro Mitarbeiter

Faktor: wenn es ein Stundenentgelt ist. Betrag (VZ): wenn es ein Monatsbetrag ist, Vollzeit. Betrag (TZ): wenn es ein Monatsbetrag ist, Teilzeit. Der Bezug zum Tarif wird durch "Personalstamm über xls" hergestellt.

Vermögenswirksame Leistungen und andere Überweisungen

Die Lohnart muss vorhanden sein und als Überweisungslohnart gekennzeichnet sein. Bei Überweisungen zur Altersvorsorge sind "Altersversorgung: Pensionskasse Betrag oder aus Einmalbezug" die Auswahlen, mit der automatische Verarbeitungen angestoßen werden; es kann sein, dass beim Einfügen dazu Hinweismeldungen angezeigt werden.

Vertragsnummer ist höchstens 20 Zeichen; Verwendungszweck2 höchstens 27 Zeichen. Das letzte Ausführungsdatum bestimmt das nächste bei allen Überweisungen, die nicht monatlich sind. VL-Empfänger: die Hilfsfelder zur Adresse sind nicht in Excel, aber in der Übersicht an den Spaltenüberschriften zu erkennen.

Pfändungen

Bereits gepfändet: das Hilfsfeld zum Betrag, der bereits gepfändet ist, heißt in Excel "Höchstbetrag"; nach dem Einfügen "Übertragen" ausführen, dann wird der Betrag im Hilfsfeld als abgerechneter Betrag übernommen. Rangklasse Unterhaltspfändung: wenn keine Auswahl, dann in Excel im Element die Leertaste drücken. Die unterhaltspflichtigen Personen werden in der Regel nicht aus Excel übernommen, sondern aus dem Personalstamm anhand der Zahl der Kinderfreibeträge ermittelt.

Fehlzeitenkalender

Das Hilfsfeld, um einen Zeitraum als Fehlzeit zu bestimmen, heißt in Excel nur "Bezeichnung2", ist aber in der Übersicht erkennbar: "Hilfsfeld: Bezug auf Folgenummer"; nach dem Einfügen "Übertragen" ausführen. Die Folgenummer ist die Nummer, die den Eintrag am Tag identifiziert; Bezug auf Folgenummer heißt: diese Fehlzeit gehört zusammen und beginnt an dem Tag, an dem der Eintrag mit dieser Folgenummer ist. Wenn eine Kostenstelle eingetragen ist, was nicht erforderlich ist, dann wird der Mandant der Kostenstelle ermittelt; die Kostenstelle muss also bereits angelegt sein, ebenso wie Personalnummer und Fehlzeitengrund.

Lohnkonto Kirchensteuer

Wenn das Lohnkonto bereits eingefügt wurde, dann sind auch die Beträge zur Kirchensteuer da, aber mit 0. Nachdem Lohnkonto Kirchensteuer eingefügt wurde: "Übertragen" ausführen, damit die Daten zusammengeführt werden.

Lohnkonto Berufsgenossenschaft

Wenn Vorträge mit BG-Brutto übernommen werden, dann NUR für Abrechnungsmonate, in denen KEINE Abrechnung ausgeführt wurde. Vorträge für Monate, die aber abgerechnet wurden, würden während der SV-Meldungen nicht beachtet und gelöscht.

Nicht abgerechnet: dies gilt für den ganzen Mandanten. Falls im Laufe eines Jahres eine Niederlassung neu begonnen werden sollte und Vorträge nötig sind: dann in der Baulohn-Einrichtung bei den internen Steuerungen #BGN hinzufügen. Dann werden für Niederlassungen, deren Systemwechsel Beginn im Jahr liegt, Vorträge akzeptiert, wenn für die Personalnummer, für die der Vortrag gilt, der Monat des Vortrags nicht abgerechnet wurde.

Personalübersichten in anderen Mandanten (Modul PÜM)

Personalübersichten

Diese Personalübersichten in anderen Mandanten sind ein Zusatzmodul, das kostenpflichtig ist.

Siehe dazu im getrennten Handbuch: BLO Zusatzmodule (kostenpflichtig)