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Checkliste Datenbank oder Mandant

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Also mehrere Mandanten. Fibu, Baubetriebsabrechnung und Baulohn sind aber im gleichen Mandanten, weil es die gleiche Firma ist. Die Berechtigungen für den Baulohn werden über die Objektberechtigungen und über die Feldberechtigungen gesteuert. Wenn jeweils Ja, dann Ende der Checkliste.

Baulohn ganz trennen, eigene Datenbank

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Um Sperren während der gleichzeitigen Abrechnung in verschiedenen Mandanten zu vermeiden, empfehlen wir, die Kontierung für Fibu und BBA gesondert auszuführen, also noch nicht während der Abrechnung selbst. 

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Register Abrechnung
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung/ Register Abrechnung

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Baulohn in eigener Datenbank

Zweck

Die Baulohn-Daten werden in einer eigenen Datenbank geführt. Die "Zentrale", in der z.B. die Finanzbuchhaltung und die Baubetriebsabrechnung geführt werden, ist eine andere Datenbank. In der Baulohn-Datenbank wird ein Mandant abgerechnet. Eine Entscheidung, so vorzugehen, gründet auf der Überlegung, den Lohn- und Gehalts-Bereich abzusichern gegenüber anderen Abteilungen. Dann ist allerdings Arbeitsaufwand für den Austausch der Daten einzukalkulieren.

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Die Mandanten der zentralen Datenbank, die Baustellen enthalten, müssen in beiden Datenbanken angelegt werden. In der Baulohn-Datenbank sind diese Mandanten zunächst leer. Aus der Zentrale werden dann die Baustellen in die Baulohn-Datenbank übertragen.

Alternative zu Mandanten

Wenn dies nicht gewünscht ist, dass in der Baulohn-Datenbank viele Mandanten angelegt werden: dann können die Baustellen auch in der Baulohn-Datenbank im Baulohn-Mandanten angelegt werden. Dies bedeutet dann aber: Es müssen besondere Vorbereitungen dazu getroffen werden. Siehe den Abschnitt hierzu beim Import.

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Kostenstellen (Hilfskostenstellen), Baustellen, Kostenarten, Sachkonten, Bankkonten.

Kostenstellen

Es wird unterschieden nach Hilfskostenstellen und Baustellen.

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Pflegeversicherungs-Sonderwerte. 

Kammerbeiträge.

Kirchensteuerwerte.

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Die Fibu- und BBA-Übergabe haben "Ausgabe pro Niederlassung" angefordert. Der Export hat "Eine Datei pro Belegnummer", also pro Niederlassung angefordert.

Dann so vorgehen: 

In der Karte beim Import die Übersicht auf die Definition aufrufen. Einen freien Namen vergeben. Als Dateiendung die verkürzte Form der Niederlassung eintragen, wie sie an den Dateinamen angehängt ist. Beispiel: BBABLO 2001-03-ACHIM.txt ist der Dateiname. Dann ist die Dateiendung ACHIM. Wenn weitere Niederlassungen in den gleichen Mandanten einfließen, dann mit dem gleichen Namen die weiteren Dateiendungen eintragen.

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Die Mandanten der Fibu und BBA werden im gesonderten Baulohn-Mandanten als Niederlassungen abgebildet. Hierzu unter Baulohn, Einrichtung, Firmendaten, Button Niederlassung, die Niederlassungen einrichten. Bei NL, die selbständig sind, also Mandanten entsprechen, "Werte aus Firmendaten" nicht ankreuzen und jeweils eigene Definitionen treffen. 

Die selbständigen Niederlassungen müssen ferner genannt werden unter Einrichtung, Betriebskontonummern Sozialkasse, Beitragskontonummern Krankenkasse, Steuernummern Finanzamt und unter Zahlungsdefinition.

Empfehlung der Einrichtung und Nutzung von Niederlassungen

Im Personalstamm kann eine Niederlassung zugeordnet werden.

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  Diese „Niederlassung“ ist als organisatorische Einheit zu verstehen. Es muss sich dabei nicht um reale Niederlassungen handeln.

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 Die Einrichtung und Zuordnung mindestens einer Niederlassung ist für die korrekte Ausführung der Meldeverfahren zum Betriebsdatenmeldesatz (DSDB) und dem Arbeitgeberkonto (DSAK) unabdingbar. Das kann auch zukünftige weitere Meldeverfahren betreffen.

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 Weiterhin ermöglicht die Zuordnung nach Niederlassungen es, an vielen Stellen in der Einrichtung unterschiedliche Festlegungen zu treffen.  
Beispiele:  

• Der Prozentsatz einer Zuschlagslohnart kann pro Niederlassung festgelegt werden.  

• Der Ansprechpartner bei Meldungen und Bescheinigungen kann differenziert gesteuert werden 

• Änderungen bei den Umlage 1 Zuordnungen sind nur über eine Niederlassung möglich. 

Wir empfehlen grundsätzlich, eine Zuordnung zu Niederlassungen vorzunehmen. Selbst dann, wenn es organisatorisch zunächst nicht erforderlich ist, nach Niederlassungen zu trennen, sollte in allen Personalstämmen eine Niederlassung hinterlegt werden. 

Diese Zuordnung macht es später erheblich leichter, organisatorisch notwendige Trennungen durchzuführen. Außerdem sind einige Funktionen nur dann verfügbar, wenn abgerechnete Daten einer Niederlassung zugeordnet sind.  Eine   Eine nachträgliche Hinterlegung von Niederlassungen, wenn bislang ohne Niederlassung gearbeitet wurde, sollte nur nach Rücksprache mit dem Support bzw. mit dem Professional Service erfolgen. 

Bei der Anlage eines neuen Mandanten sollte aber, wie oben erwähnt, von Beginn an mit einer Niederlassungszuordnung gearbeitet werden, selbst dann, wenn dies in anderen Mandanten bislang nicht so gehandhabt wurde.  

Stammdaten, zusätzlich im Baulohn

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Im Baulohn-Mandanten müssen Hilfs-Kostenstellen angelegt werden. Dieses sind Stammkostenstellen und Sozialkostenstellen. Die Nummern dieser KSt müssen den Nummern im zugehörigen BBA-Mandanten entsprechen.

Beim Berichten können Baustellen aller Mandanten berichtet werden.

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Damit im Baulohn-Mandanten die Hilfs-Kostenstellen mit der gleichen Nummer wie in ihren Ursprungs-Mandanten angelegt werden können, ist es möglich, den Baulohn-Mandanten von der Eindeutigkeitsprüfung auszunehmen. In der allgemeinen Einrichtung zu diesem Zweck den Baulohn-Mandanten vermerken. Sollte es mehrere Baulohn-Mandanten geben, dann kann auch ein Mandantenfilter eingetragen werden. 

/Abteilungen/Verwaltung/Einrichtung, Einrichtung, Register Prüfungen, "KSt global eindeutig nicht im Baulohn-Mandanten prüfen": hier den oder die Baulohn-Mandanten eintragen.
Webclient: IT-Management/Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Register Prüfungen, "KSt global eindeutig nicht im Baulohn-Mandanten prüfen": hier den oder die Baulohn-Mandanten eintragen.

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Wenn die vereinfachte Form der Übergabe an die Fibu und an die BBA gewählt wird, wenn also bei der Niederlassung der Ziel-Mandant eingetragen wird, dann werden die Kostenstellen so verarbeitet: Wenn die KSt laut Baulohn-Abrechnung im Baulohn-Mandanten ist und wenn sie im Ziel-Mandanten vorhanden ist, dann wird auf diese KSt im Ziel-Mandanten gebucht.
Um dies zu ermöglichen, ist es in der allgemeinen Einrichtung möglich, von der Steuerung, dass KSt-Nummern global eindeutig sein müssen, den Baulohn-Mandanten auszunehmen. 

Berichtsdaten, Prüfen Kostenstelle

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Wenn bei den Berichtsdaten die KSt eingegeben wird, dann wird der Mandant der KSt gesucht, so:
a. Die KSt ist nur in einem Mandanten angelegt und der Mandant ist erlaubt.
b. Wenn nicht, dann:

1. die KSt ist in mehreren Mandanten, aber es ist die Stammkostenstelle; es gilt der aktuelle Mandant;

2. die KSt ist im Mandanten laut Niederlassung angelegt und es sind keine anderen Mandanten erlaubt;

3. die KSt ist nur im Mandanten laut Niederlassung und im aktuellen; es gilt der Mandant laut NL;

4. die KSt ist im aktuellen Mandanten und andere Mandanten sind nicht erlaubt;

5. die KSt ist im aktuellen Mandanten und in einem anderen; wenn kein Baulohn-Mandant und erlaubt, gilt dieser Mandant;

6. die KSt ist in mehreren Mandanten; dann wird die Übersicht der KSt zur Auswahl angeboten. Bei der Einrichtung, dass "KSt aus Fremdmandanten" nicht erlaubt sind, gilt der Fibu-Mandant der Niederlassung, wenn eingetragen, nicht als Fremdmandant.

Das gilt für die Haupterfassung und die Wochenerfassung nach Personalnummer.

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/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Register Prüfen: Eingabe von KSt aus Fremdmandanten.
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Register Prüfen: Eingabe von KSt aus Fremdmandanten.

Kostenstelle, Mandant, Karte des Baulohns

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Stammdaten

In jedem einzelnen Mandanten müssen diese Stammdaten angelegt werden: Kostenarten, Sachkonten, interne Kostenstellen, Bankkonto.

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Dieses in jedem einzelnen Mandanten ausführen:

1. Baulohn-Abrechnung ausführen.

2. Übergabe an Fibu und Übergabe an die BBA: Zuerst Probedrucke ausführen ("Daten übergeben"=Nein).

3. Wenn die Probedrucke geprüft und in Ordnung sind, dann die Übergaben mit den Optionen "Daten übergeben"=Ja und "In BBA sofort buchen"=Nein ausführen. Das bedeutet, die Daten werden ins Fibu-Arbeitsblatt und ins BBA-Buchungsprotokoll dieses Mandanten gestellt.

4. Dann in der Konzernschnittstelle, "Bewegungsdaten-Export für Zentral-Datenbank" ausführen. Dabei den Abrechnungsmonat eintragen. Dadurch werden die Daten in Dateien in das Verzeichnis gestellt, das in der Einrichtung als Schnittstellenverzeichnis angegeben ist. Die Namen der Dateien sind Bba.txt und Fibu.txt.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Konzernschnittstelle
Webclient: Personalbuchhaltung, Aktionen, Import/Export, Abrechnungsdatenexport

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Wenn die Ausgabe von Belegen über die Konzernschnittstelle <Bewegungsdaten für Zentraldatenbank> mit der Auswahl <Eine Datei pro Belegnummer> = Ja ausgeführt wird, dann werden wieder je Belegnummer (je Niederlassung in dem Fall) Dateien ausgeben und die Dateiennamen Dateinamen enthalten den Monat der Belege, Niederlassung, Datum und Uhrzeit der Erstellung der Beleg. Das ist eine besondere Form der Ausgabe der Belege über die Konzernschnittstelle, wenn dazu in der Baulohn Einrichtung, Register Fibu/BBA: Finanzbuchhaltung ist in: <Fibu400> eingestellt ist.

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Zunächst in allen betroffenen Mandanten die Zahlungsposten für das Finanzamt ausführen. 

In den Firmendaten ist keine weitere Einrichtung erforderlich. Der Mandantenfilter kann beim Druck eingegeben werden.

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/Nach der Abrechnung/ZVK-Meldungen, Monat, "Datenträger erstellen": mandantenübergreifend. 

Lohnverteilung

Kostenrechnerische Baulohn-Listen können mandantenübergreifend definiert werden.

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Wenn Personalnummern kopiert werden sollen, um ab jetzt in einem anderen Mandanten abgerechnet zu werden:

1. Neuer Mandant: eintragen.

     2. Neue Personalnummer: eintragen.

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     4. Beschäftigungszeiten übernehmen: ja. 

Lohnkonto

    5. Lohnkontowerte übernehmen: Ja.

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Das vorhandene Lohnkonto wird für das Jahr des vorgegebenen Eintrittsdatums in den neuen Mandanten übernommen. Für jedem Monat dieses Zeitraum wird das Lohnkonto übernommen. Das übernommene Lohnkonto zählt jedoch als "Vortrag", also nicht als ein Lohnkonto, das durch Abrechnung erstellt wurde. Das bedeutet, im neuen Mandanten sind die "Abrechnungsdaten" als solche nicht vorhanden, sondern nur "Vorträge".

Märzklausel

Falls im neuen Mandanten danach Märzklausel anfällt: Die Basis für diese Berechnung muss im neuen Mandanten erfasst werden. Über Vorträge, Lohnkonto Märzklausel. Hier wird in einem Datensatz die Basis der Berechnung (SV-Tage, SV-Brutto) eingetragen, und zwar die Basis für das gesamte Vorjahr, unter dem Datum Dezember Datum Dezember des Vorjahres.

Spätere Rückrechnung

Weitere Abrechnungsdaten

Personalnummer löschen

Es gibt eine Funktion, die nur von Benutzern ohne Baulohn-Berechtigungs-Einschränkungen aufgerufen werden darf:

Systemadministration, Service, Baulohn, Service, Personalnummer löschen. Hier die Personalnummer vorgeben. 

Niederlassung in Fibu-Belegen

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Wenn in der Finanzbuchhaltung Auswertungen pro Niederlassung erstellt werden, dann ist es erforderlich, die vom Baulohn an die Fibu übergebenen Belege mit Niederlassung zu kennzeichnen. Dieses ist grundsätzlich die Niederlassung der Personalnummer. Um die Kennzeichnung aller Teilbuchungen der Baulohn-Belege mit NL zu erreichen, in der Baulohn-Einrichtung die Einrichtung treffen: Niederlassung  Niederlassung an Fibu: "NL in Fibu-Beleg schreiben". Dann wird ein Baulohn-Beleg pro NL erstellt und die NL wird in jeder Teilbuchung des Belegs vermerkt.

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Beim Aufruf des Daten-Imports pro Bau für Windows-Mandant die "Niederlassungs-Kennung" für Kostenstellen vorgeben. Diese Kennung wird der KSt-Nummer unmittelbar vorangestellt. Bei den Niederlassungen in NEVARIS Finance muss dann diese Kennung als "NL-Kennung für KSt" eingetragen werden. Die Nummer der NL und diese Kennung können also unterschiedlich sein. Im Kostenstellenstamm überprüfen, dass die dort eingetragene NL eine solche NL ist, bei der eine Kennung eingetragen ist und dass diese Kennung den ersten Zeichen der KSt-Nummer entspricht. Bei Bei der Übergabe der Abrechnungsdaten an die Finanzbuchhaltung wird bei KSt, bei denen eine solche NL eingetragen ist, in der KSt-Nummer die führende Kennung automatisch entfernt.

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Buchhaltung.

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In die Toolbar das Objekt eintragen:  Report 5002787 Baulohn Daten Baulohn Daten Mandant.

Hinweis: Ein Umsetzen der Personalnummern in neue Nummern ist mit diesem Export-Import nicht möglich, sondern erst danach über eine besondere Verarbeitung.

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Welche Daten werden exportiert, Abrechnungsdaten  Abrechnungsdaten 

Abrechnungsdaten pro Mandant:

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Wenn Kostenarten und Sachkonten andere Nummern erhalten, dann ist also die erste Möglichkeit: Kostenarten und Sachkonten werden im neuen Mandanten umbenannt. Wenn dies nicht möglich ist, weil die Kostenarten und Sachkonten bereits umbenannt wurden, bevor die Daten des Baulohns importiert werden, dann:

1. Beim Export und beim Import können Kostenarten, Sachkonten nicht umgesetzt werden. Deshalb:

2. In der Tabelle 5003380 AS400 Kreditorennr. Alt Neu die Umsetzungstabellen erfassen, das ist in der Form 5003420 AS400 Kred/Deb Alt Neu. Dabei eintragen: Mandantenname, Was: Kostenart, Nr. alt und Nr. neu und Mandantenname, Was: Sachkonto, Nr. alt und Nr. neu. Die Daten können dort auch über den Funktions-Button importiert werden.

3. Button Baulohn Sachkonten und Baulohn Kostenarten ausführen.

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Wenn in einem Mandanten, in dem bereits die Finanzbuchhaltung und die Kostenrechnung sind, auch der Baulohn ausgeführt werden soll, hier einige Stichwörter als Checkliste, in welcher Reihenfolge die Einrichtungen ausgeführt werden sollen:

Einrichtung: 

Einrichtung, wenn ein Buchungsblatt eingetragen werden soll: vorher einmal Berichtsdaten aufrufen; die Länge der Personalnummern und Lohnarten festlegen; den Rest erst später einrichten. Firmendaten, Bundesländer über die Übersicht pflegen, Umlagekasse vormerken und erst später eintragen, Adresse, Betriebsnummern, dabei die Absender-Betriebsnummer wie in den anderen Mandanten, DEÜV-Beginn, ZVK-Pflicht.

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Kontierung Lohn/Gehalt Verrechnung: eintragen.

Lohnarten: 

Abrechnungsarten und Bewertung überprüfen.

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Wenn die Frage ist: welcher Firmenname wird auf Berichten gedruckt?, dann bitte mit uns Kontakt aufnehmen.

Sobald es wieder möglich wird, Mandanten umzubenennen

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Einige Felder sind Optionsfelder, d.h. sie haben bestimmte Inhalte, etwa das Überweisungsintervall: Monatlich, Jährlich und weitere. Die Auswahlen, die möglich sind, können in der Übersicht gesehen werden, wenn die Eingabe zum Feld aufgeklappt wird. Bei einigen Optionen, bei denen die Auswahl leer erlaubt ist, kann es sein, dass in Excel im Element einmal die Leertaste gedrückt werden muss, damit auch leer ankommt. Datumsfelder sollen im Format tt.mm.jj in Excel eingetragen sein; leer bedeutet: kein Datum. Betragsfelder sind im üblichen Format, z.B. 3000,12. Felder mit Ja Nein müssen Ja oder Nein in Excel enthalten; leer ist nicht erlaubt. Andere  Andere Spalten, die leer sind, werden auch als leer übernommen. Bei Werten, die führende Nullen haben können, z.B. Betriebsnummern, muss die Spalte in Excel so formatiert werden, dass die führenden Nullen auch angezeigt werden.

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Spalten, die in der Übersicht zur Information sind, in die eine Eingabe also gar nicht möglich ist, müssen in Excel vorhanden sein, aber leer. Wenn diese Spalten in der Übersicht enthalten sind: Abrechnungskreis, Niederlassung, Abteilung, Neuanlagebenutzer, Neuanlagedatum, Neuanlagezeit: sie werden beim Einfügen automatisch ermittelt. 

Wenn Fehler

Wenn beim Einfügen ein Fehler ausgegeben wird, dann ist die Zeile, die fehlerhaft ist, dennoch eingefügt; aber nur wenn das möglich ist, wenn also der Fehler sich nur auf ein einzelnes Feld und nicht auf die ganze Zeile bezieht. Die Zeilen, die folgen, werden aber nicht eingefügt.

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