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Allgemein

AUBEL (Belegübertrag) ist ebenso wie das RABU ein kostenpflichtiges Modul.

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Hierbei ist zu unterscheiden zwischen einer 'direkten WeiterbeberechnungWeiterberechnung' bestimmter Kosten, z.bB. wenn einem anderen Mandanten Zins- oder Mietkosten etc. weiterberechnet werden und der finanzbuchhalterischen Darstellung von bereits gebuchten innerbetrieblichen Verrechnungen.

In der Baubetriebsabrechnung und/oder Geräteabrechnung/Materialabrechnung können Buchungen von einer Kostenstelle eines Mandanten an eine Kostenstelle eines anderen Mandanten erfolgen. Buchungen, die mehrere Mandanten betreffen, werden automatisch verrechnet, so dass in jedem betroffenen Mandanten jeweils eine komplette Buchung erscheint. Eine Buchung ist dann mandantenübergreifend, wenn auf der Belastungs- und Entlastungsseite Kostenstellen unterschiedlicher Mandanten vorhanden sind. Die notwendigen Verrechnungsbuchungen werden mit Hilfe von  Kostenarten und Kostenstellen , die in den 'Kontierungshilfen Mandant' eingerichtet werden, erstellt. Diese müssen also vorab eingerichtet sein.

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Rechnungsausgangsbuch

Im Verkaufskopf sind die Felder 'Zielmandant Belegübertrag', 'Zielkreditor Belegübertrag', 'Zielkostenstelle Belegübertrag'  und 'Übertragungsoption Belegübertrag' für AUBEL relevant. Sofern die Felder nicht zur Verfügung stehen, können sie über Personalisieren hinzugefügt werden. 

Zielmandant Belegübertrag

Wird automatisch vorgeschlagen, wenn die Einrichtungen vorgenommen wurden. Die Angabe kann hier nicht geändert werden 
Der Zielmandant kann entfernt werden, dann werden diese Ausgangsrechnungen NICHT an den Zielmandanten übertragen.

Der Zielmandant wird in die Verkaufszeilen übernommen. Verkaufszeilen ohne die Information des 'Zielmandanten' werden NICHT in den Zielmandanten übertragen.

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Wird automatisch vorgeschlagen, wenn die Einrichtungen vorgenommen wurden. Die Angabe kann hier nicht geändert werden.

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Die Kontierungsdaten für den automatischen Belegübertrag der Eingangsrechnung können über Umsetzungen festgelegt werden und/oder über Kontierungen erfolgen.
Bei dem automatischen Belegübertrag über Kontierung erfolgt in einer zusätzlichen Form die Kontierung (Sachkonto, Kostenart, Kostenstelle, MwStMWSt-Buchungsgruppen etc.).Hinweis:

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Belegübertrag mit Kontoumsetzung

Wenn der Belegübertrag mit den Kontierungen erfolgen soll, die in der 'Kontoumsetzung Belegübertrag' festgelegt wurden, wird automatisch mit dem Ausgangsbeleg der entsprechende Eingangsbeleg im zugewiesenen Ziel-Mandanten bereitgestellt. 

Belegübertrag mit Kontierung

Wenn die Umsetzungen nicht genutzt werden sollen, kann im RABU - Kopf, unter 'Vorbereiten' die Aktion 'Kontierung Belegübertrag' verwendet werden.

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Mit dem Aufruf der Aktion werden die Zeilen für den Eingangsrechnungsbeleg generiert und mit Vorschlagswerten (auch auch der 'Kontoumsetzung') angelegt.  Die Kontierung kann hier geändert oder vervollständigt werden.

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• Nettobetrag (für die Aufteilungsbuchungen)
• Kostenart
• Kontonummer
• Kostenstelle
• Niederlassung
• Anz.Vorgang (wenn Quell-Anzahlungsvorgang vorhanden)
• Zlg.-Bedingungscode
• Buchungstext
• Gerät, Zusatzkennung, Bürgschaft, Projektrn, SegmentProjektnr., Segment.

Der Lookup in den Feldern greift jeweils auf die Information im Zielmandanten zu. Es müssen daher die entsprechenden Berechtigungen vorliegen.
Aktualisierungen auf automatische Ermittlungen greifen hier nicht. Die Buchung  muss vollständig erfasst werden.

Mit der 'Kontierung Belegübertrag' können auch Anforderungen übergeben werden, wenn im Quellmandanten ein Anzahlungsvorgang angegeben ist.

Belegübertrag der Mandantenverrechnung BBA

a) Mandantenverrechnung BBA

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Wenn  diese Belege in die Finanzbuchhaltung übernommen werden, muss darauf geachtet werden, das dass die produktiven Kostenstellen nicht erneut be- oder entlastet werden.
Gleichzeitig muss die Buchung aber GuV-konform auf die richtigen Kostenarten gebucht werden.

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Bevor die mandantenübergreifenden Verrechnungspsoten Verrechnungsposten in das RABU geholt werden können, muss die Mandantenverrechnung ausgeführt werden.

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Hier muss 'Ja' angegeben werden. Dann werden Be- und Entlastungsbuchungen als getrennte Verrechnungssätze bereitgestellt. Dies ist notwendig, da für finanzbuchhalterisch relevante Sachverhalte das Saldierungsverbot gilt.

An Fibu übergeben

• Ja:  Wenn hier 'Ja' angegeben wird, werden die in der BBA gebuchten Mandantenverrechnungen pro Mandant, Zielmandant, Monat und Verrechnungskostenstelle zusammengestellt. Sie werden in den jeweiligen Mandanten in ein Fibu-Übernahmeblatt Fibu-Buchungsblätter, Vorlage FIBVRR, 'Externe Übernahme'

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• gestellt.
• Nein: Wenn hier 'Nein' angegeben wird, werden die in der BBA gebuchten Mandantenverrechnungen pro Mandant, Zielmandant, Monat und Verrechnungskostenstelle zusammengestellt. Sie können dann über einen Funktionsaufruf in das RABU übernommen werden.

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Wenn die Posten der Mandantenverrechnung über die Zeitsteuerung erstellt werden sollen, dann hier den Parameter angeben.

c) Übernahme der Mandantenverrechnung

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Im Rechnungsausgangsbuch wird mit dem Button Rechnung erfassen eine neue Karte angelegt und der Debitor angegeben, für den die Verrechnungsposten geholt werden sollen.

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Die Posten der Mandantenverrechnung werden im Mandanten 'A'  für den Mandanten 'B'  gefiltert angezeigt. Der im Kopf des RABU angegebene Debitor hat den zugewiesenen Zielmandanten 'B'. Durch 'OK' werden alle angezeigten Posten in das RABU geholt. Bei Bedarf kann gefiltert werden, dann werden nur die gefilterten Posten geholt.

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Die Buchung erfolgt auf die Verrechnungskostenstelle der Kontierungshilfe Mandant. Dies ist die Verrechnungs-kostenstelleKostenstelle, auf die die vervollständigte BBA Buchung erfolgt ist, so dass sich in der BBA auf dieser Kostenstelle nach Buchung ein Saldo von Null ergibt.

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Die Buchungsgruppen (Produktbuchungsgruppe und Geschäftsbuchungsgruppe) werden aus der Tabelle 'Kontierungshilfe Mandant' übernommen, wenn dort gefüllt, sonst werden sie standardmäßig ermittelt. Das heißt, sie werden aus dem Sachkonto bzw. aus dem Sach- und Personenkonto ermittelt. Die Buchungsgruppen können bei Bedarf geändert werden, z.B. von einer Matrix mit Steuersatz '0%' auf eine Matrix mit Steuersatz '19%‘.

Löschen der RABU Zeilen / Löschen des RABU Kopfes / Bereitstellung der Eingangsrechnung /Weiteres

•  Die Posten der Mandantenverrechnung können nur einmal in eine Ausgangsrechnung geholt werden. Wenn die Zeilen in das Rechnungsausgangsbuch geholt wurden, wird das Kennzeichen 'Übertragen an Fibu' gesetzt
•  Wenn die entsprechenden Zeilen der Ausgangsrechnung gelöscht wurden und die Mandantenverrechnung erneut geholt werden soll, muss zuvor die Funktion 'Prüfen ob in RABU' ausgeführt werden. Wenn keine passenden RABU Zeilen mehr gefunden werden, weil diese gelöscht wurden, wird das Kennzeichen 'Übertragen an FIBU' gelöscht und die Posten der Mandantenverrechnung können erneut geholt werden.
• Die Weiterverarbeitung des Beleges geschieht nach den Vorgaben der Belegübertragung, d.h. beim Buchen der Ausgangsrechnung wird automatisch eine Eingangsrechnung bzw. eine Fibu-Buchblattzeile erzeugt. Das Übertragen der Kostenart und Kostenstelle geschieht dabei nach den Vorgaben der Umsetztabelle.
• Es muss sichergestellt sein, dass die ausgeführte Mandantenverrechnung die letzte mandantenübergreifende Aktion einer Periode ist. Wenn nach Ausführen der Mandantenverrechnung erneut übergreifende Buchungen für die Periode ausgeführt werden, wird die Mandantenverrechnung für diese Periode vollständig gelöscht und neu erstellt. In diesem Zusammenhang kann nicht geprüft werden, ob schon Verrechnungsbuchungen an das RABU übergeben wurden, bzw. das Kennzeichen 'Übertragen an FIBU' gesetzt ist. Auch diese Zeilen werden gelöscht und es wird eine neue Zusammenstellung 'Mandantenverrechnung' erstellt, wodurch sind Doppelübernahmen theoretisch möglich wären.

Eingangsrechnung - Buchung im Zielmandanten

Mit der Buchung der Ausgangsrechnung im Quellmandant wird automatisch im Zielmandanten ein Fibu Buch.-Blatt in der Fibu Buch.-Blatt Vorlage 'FIBIMPORT' angelegt bzw. ein Satz im Rechnungseingangsbuch erzeugt.

Die Belegnummer der Ausgangsrechnung wird als 'Externe Belegnummer' übernommen.
Daten/Werte, für die keine Umsetzungen/Kontierungen hinterlegt wurden oder hinterlegt werden können, werden unverändert vom Quell-Mandanten übernommen. Die Daten/Werte, wie z.B. Buchungsmatrixgruppen, MWSt Buchungsmatrixgruppen, Zahlungsbedingung, Währungscode, Währungsfaktor, Gerät, Artikel, BAS etc. müssen im Zielmandanten angelegt sein.

Die Buchungsart wird automatisch von Verkauf auf Einkauf umgesetzt. Die im Zielmandanten generierten Buchungen können bei Bedarf geändert oder gelöscht werden. Das gilt nicht, wenn der Ausgangsbeleg eine Rechnung mit Gesamtsteuerbuchung (TRAB/KIFA) ist, dann muss die Eingangsrechnung unverändert gebucht werden, da sonst die Steuerungen für die Verarbeitung der Gesamtsteuerbuchung verloren gehen.