AUBEL (Belegübertrag) ist ebenso wie das RABU ein kostenpflichtiges Modul.

Mit dem Modul AUBEL - automatischer Belegübertrag können Ausgangsrechnungsbelege nach bestimmten Vorgaben direkt in andere Mandanten als Eingangsrechnung bereitgestellt werden.

Hierbei ist zu unterscheiden zwischen einer 'direkten Weiterberechnung' bestimmter Kosten, z.b. wenn einem anderen Mandanten Zins- oder Mietkosten etc. weiterberechnet werden und der finanzbuchhalterischen Darstellung von bereits gebuchten innerbetrieblichen Verrechnungen.

In der Baubetriebsabrechnung und/oder Geräteabrechnung/Materialabrechnung können Buchungen von einer Kostenstelle eines Mandanten an eine Kostenstelle eines anderen Mandanten erfolgen. Buchungen, die mehrere Mandanten betreffen, werden automatisch verrechnet, so dass in jedem betroffenen Mandanten jeweils eine komplette Buchung erscheint. Eine Buchung ist dann mandantenübergreifend, wenn auf der Belastungs- und Entlastungsseite Kostenstellen unterschiedlicher Mandanten vorhanden sind. Die notwendigen Verrechnungsbuchungen werden mit Hilfe von  Kostenarten und Kostenstellen , die in den 'Kontierungshilfen Mandant' eingerichtet werden, erstellt. Diese müssen also vorab eingerichtet sein.

Diese in der BBA erstellten innerbetrieblichen Verrechnungsbuchungen können zusammengefasst und an die Finanzbuchhaltung weitergereicht werden. Sie stellen Forderungen oder Verbindlichkeiten zwischen Mandanten dar.

Diese Verrechnungsbuchungen können auch in das Rechnungsausgangsbuch geholt und von dort mittels der Belegübertragung in das REBU oder FIBU Buchblatt des Mandanten, der die Verbindlichkeit auszuweisen hat, geschrieben werden.

Lizenzabhängige Sonderverarbeitung innerhalb AUBEL: Niederlassung an Niederlassung, die hier nicht weiter beschrieben wird.

Rechnungsausgangsbuch

Im Verkaufskopf sind die Felder 'Zielmandant Belegübertrag', 'Zielkreditor Belegübertrag', 'Zielkostenstelle Belegübertrag'  und 'Übertragungsoption Belegübertrag' für AUBEL relevant.

Zielmandant Belegübertrag

Wird automatisch vorgeschlagen, wenn die Einrichtungen vorgenommen wurden. 
Der Zielmandant kann entfernt werden, dann werden diese Ausgangsrechnungen NICHT an den Zielmandanten übertragen.

Der Zielmandant wird in die Verkaufszeilen übernommen. Verkaufszeilen ohne die Information des 'Zielmandanten' werden NICHT in den Zielmandanten übertragen.

Zielkreditor Belegübertrag

Wird automatisch vorgeschlagen, wenn die Einrichtungen vorgenommen wurden. Die Angabe kann hier nicht geändert werden.

Zielkostenstelle Belegübertrag

Hier kann die Kostenstelle angegeben werden, die in die Verkaufszeilen übertragen und von dort aus in den Rechnungseingangsbeleg geschrieben wird. Wird die Zielkostenstelle im Verkaufskopf nachträglich geändert, muss dieses in den Zeilen ebenso erfolgen. Sie werden nicht aktualisiert.
Wurde im Verkaufskopf im Feld 'Kostenstelle' eine Kostenstelle erfasst und wurde für diese Kostenstelle eine Umsetzung hinterlegt, wird hier die entsprechende Kostenstelle vorgeschlagen.

Übertragungsoption Belegübertrag

• Kostenart und Sachkonto gemäß Umsetzungstabelle und Werte übertragen: Standardmäßiger Vorschlag.
• zusätzlich die Artikelnummer übertragen: Bei Bedarf kann zusätzlich die Artikelnummer mit übertragen werden.

Die Kontierungsdaten für den automatischen Belegübertrag der Eingangsrechnung können über Umsetzungen festgelegt werden und/oder über Kontierungen erfolgen.
Bei dem automatischen Belegübertrag über Kontierung erfolgt in einer zusätzlichen Form die Kontierung (Sachkonto, Kostenart, Kostenstelle, MWSt-Buchungsgruppen etc.).

Hinweis:
Umsetzungen, die unter Finanzbuchhaltung/Umsetzungen für autom. Belegübertragung' hinterlegt wurden, werden in der Kontierung vorgeschlagen und können geändert oder ergänzt werden

Belegübertrag mit Kontoumsetzung

Wenn der Belegübertrag mit den Kontierungen erfolgen soll, die in der 'Kontoumsetzung Belegübertrag' festgelegt wurden, wird automatisch mit dem Ausgangsbeleg der entsprechende Eingangsbeleg im zugewiesenen Ziel-Mandanten bereitgestellt. 

Belegübertrag mit Kontierung

Wenn die Umsetzungen nicht genutzt werden sollen, kann im RABU - Kopf, unter 'Vorbereiten' die Aktion 'Kontierung Belegübertrag' verwendet werden.

Der Aufruf der 'Kontierung Belegübertrag' darf erst aufgerufen werden, nachdem die Ausgangsrechnung vollständig erfasst wird. 

Mit dem Aufruf der Aktion werden die Zeilen für den Eingangsrechnungsbeleg generiert und mit Vorschlagswerten (auch auch der 'Kontoumsetzung') angelegt.  Die Kontierung kann hier geändert oder vervollständigt werden.

Die Informationen in nachfolgenden Feldern sind nicht oder nur bedingt (je nach Einrichtung) änderbar.

• Zielmandant Belegübertrag
• Nettobetrag (in der Kontierungszeile mit der Verbindlichkeit)
• Belegnummer
• Belegdatum
• Leistungsdatum
• Buchungsdatum (bedingt)
• Kontoart
• Buchungsart
• Buchungsmatrix (bedingt)
• Währungscode
• Währungsfaktor
• Statistisch

Folgende Informationen können geändert werden:

• Nettobetrag (für die Aufteilungsbuchungen)
• Kostenart
• Kontonummer
• Kostenstelle
• Niederlassung
• Anz.Vorgang (wenn Quell-Anzahlungsvorgang vorhanden)
• Zlg.-Bedingungscode
• Buchungstext
• Gerät, Zusatzkennung, Bürgschaft, Projektnr., Segment.

Der Lookup in den Feldern greift jeweils auf die Information im Zielmandanten zu. Es müssen daher die entsprechenden Berechtigungen vorliegen.
Aktualisierungen auf automatische Ermittlungen greifen hier nicht. Die Buchung  muss vollständig erfasst werden.

Mit der 'Kontierung Belegübertrag' können auch Anforderungen übergeben werden, wenn im Quellmandanten ein Anzahlungsvorgang angegeben ist.

Belegübertrag der Mandantenverrechnung BBA

a) Mandantenverrechnung BBA

Beispiel:

Mandant A liefert an eine Baustelle des Mandanten B. Diese Lieferung wird direkt in der Baubetriebsabrechnung erfasst und gebucht. Eine solche Buchung wird jeweils mit KSt entlasten und KSt belasten und KoA entlasten und KoA belasten gebucht. Da die KSt /KoA entlasten aber zu einem anderen Mandanten gehören als KSt / KoA belasten, wird, damit die Buchung innerhalb jedes Mandanten vollständig ist, wird eine Verrechnungsbuchung die die Buchung in jedem Mandanten vervollständigt, zwischengeschaltet. Die Kontierung für die Verrechnungsbuchung wird aus der 'Kontierungshilfe Mandant' ermittelt.

Kostenstellen Istwerte im Mandanten A:
Im Mandanten A wurde die KSt 60100 mit der KoA 500300 entlastet. Herkunft BBA. Die gegenläufigen Istwerte, also KSt und KoA belasten (KSt 901040 und die KoA  900100) sind die Verrechnungskostenarten, die der Kontierungshilfe Mdt. für die Herkunft BBA und dem Zielmandanten 'B' ermittelt wurden. Herkunft BBAVRR.

Kostenstellen Istwerte im Mandanten B:
Im Mandanten B wurde die KSt 500092 mit der KoA 620200 belastet. Herkunft BBA. Die gegenläufigen Istwerte, also KSt und KoA entlasten (KSt 903015 und KoA 9010120) sind die Verrechnungskostenarten, die der Kontierungshilfe Mandant für die Herkunft BBA und dem Zielmandanten A entnommen wurden. Herkunft BBAVRR.

Damit hat jeder Mandant eine vollständige betriebswirtschaftliche Buchung. Es besteht kein Bezug zur Finanzbuchhaltung.

Wenn  diese Belege in die Finanzbuchhaltung übernommen werden, muss darauf geachtet werden, dass die produktiven Kostenstellen nicht erneut be- oder entlastet werden.
Gleichzeitig muss die Buchung aber GuV-konform auf die richtigen Kostenarten gebucht werden.

b) Ausführen Mandantenverrechnung

Bevor die mandantenübergreifenden Verrechnungspsoten in das RABU geholt werden können, muss die Mandantenverrechnung ausgeführt werden.

Durch das Ausführen der Mandantenverrechnung werden die Verrechnungsbuchungen pro Mandant, Zielmandant, Monat und Verrechnungskostenstelle zusammengestellt.

Die Mandantenverrechnung wird grundsätzlich für alle Mandanten ausgeführt, es sei denn, hier wird ein Filter für bestimmte Mandanten eingegeben, dann gelten diese.

Buchungsperiode

Eine Buchungsperiode muss angegeben werden, die aktuelle wird vorgeschlagen.

Unsaldiert errechnen

Hier muss 'Ja' angegeben werden. Dann werden Be- und Entlastungsbuchungen als getrennte Verrechnungssätze bereitgestellt. Dies ist notwendig, da für finanzbuchhalterisch relevante Sachverhalte das Saldierungsverbot gilt.

An Fibu übergeben

Ja:  Wenn hier 'Ja' angegeben wird, werden die in der BBA gebuchten Mandantenverrechnungen pro Mandant, Zielmandant, Monat und Verrechnungskostenstelle zusammengestellt. Sie werden in den jeweiligen Mandanten in ein Fibu-Übernahmeblatt Fibu-Buchungsblätter, Vorlage FIBVRR, 'Externe Übernahme' gestellt.

Nein: Wenn hier 'Nein' angegeben wird, werden die in der BBA gebuchten Mandantenverrechnungen pro Mandant, Zielmandant, Monat und Verrechnungskostenstelle zusammengestellt. Sie können dann über einen Funktionsaufruf in das RABU übernommen werden.

Nach Herkunft

Wenn ja, wird die Mandantenverrechnung nach Herkunft gruppiert.

Kostenarten suchen

Wenn ja, wird die Kostenart aus den Teilbelegen, die zur Verrechnung führen, ermittelt, und zwar nach der GuV-Zuordnung des Sachkontos, das der Kostenart des Teilbelegs zugeordnet ist, passend zur Buchungsseite der Verrechnung.

Parametername

Wenn die Posten der Mandantenverrechnung über die Zeitsteuerung erstellt werden sollen, dann hier den Parameter angeben.

c) Übernahme der Mandantenverrechnung

Die Posten der Mandantenverrechnung werden mit den Buchungsoptionen' Entlasten' und 'Belasten' erstellt. Es können nur Verrechnungen mit der Option 'Entlasten' in das RABU übernommen werden.

Vorerfassung der Rechnung

Im Rechnungsausgangsbuch wird mit dem Button Rechnung erfassen eine neue Karte angelegt und der Debitor angegeben, für den die Verrechnungsposten geholt werden sollen.

Über die Aktion 'Ausführen'  und die Aktion  'Mandantenverrechnung holen' werden die durch die Verarbeitung der Mandantenverrechnung bereitgestellten Buchungszeilen in das RABU geholt.

Die Posten der Mandantenverrechnung werden im Mandanten 'A'  für den Mandanten 'B'  gefiltert angezeigt. Der im Kopf des RABU angegebene Debitor hat den zugewiesenen Zielmandanten 'B'. Durch 'OK' werden alle angezeigten Posten in das RABU geholt. Bei Bedarf kann gefiltert werden, dann werden nur die gefilterten Posten geholt.

Rechnungsausgangsbuchzeilen

Die Ausgangsrechnung wird mit folgenden Vorbelegungen bereitgestellt:

Kostenart

Maßgeblich ist die Kostenart aus der Kostenartenaufteilung. Diese ist einsehbar unter 'Funktion', 'Kostenarten-Aufteilung'. Die Kostenarten entsprechen den Kostenarten, auf die die ursprüngliche Entlastungsbuchung der BBA gebucht wurde. Die Kostenarten der Kontierungshilfe werden hier nicht verwendet.

Dieser Kostenart aus der Kostenartenaufteilung muss ein Sachkonto zugeordnet sein; dieses Sachkonto wird in die RABU Zeilen übernommen.

Kostenstelle

Die Buchung erfolgt auf die Verrechnungskostenstelle der Kontierungshilfe Mandant. Dies ist die Verrechnungs-Kostenstelle, auf die die vervollständigte BBA Buchung erfolgt ist, so dass sich in der BBA auf dieser Kostenstelle nach Buchung ein Saldo von Null ergibt.

Buchungsgruppen

Die Buchungsgruppen (Produktbuchungsgruppe und Geschäftsbuchungsgruppe) werden aus der Tabelle 'Kontierungshilfe Mandant' übernommen, wenn dort gefüllt, sonst werden sie standardmäßig ermittelt. Das heißt, sie werden aus dem Sachkonto bzw. aus dem Sach- und Personenkonto ermittelt. Die Buchungsgruppen können bei Bedarf geändert werden, z.B. von einer Matrix mit Steuersatz '0%' auf eine Matrix mit Steuersatz '19%‘.

Löschen der RABU Zeilen / Löschen des RABU Kopfes / Bereitstellung der Eingangsrechnung /Weiteres

• Die Posten der Mandantenverrechnung können nur einmal in eine Ausgangsrechnung geholt werden. Wenn die Zeilen in das Rechnungsausgangsbuch geholt wurden, wird das Kennzeichen 'Übertragen an Fibu' gesetzt
• Wenn die entsprechenden Zeilen der Ausgangsrechnung gelöscht wurden und die Mandantenverrechnung erneut geholt werden soll, muss zuvor die Funktion 'Prüfen ob in RABU' ausgeführt werden. Wenn keine passenden RABU Zeilen mehr gefunden werden, weil diese gelöscht wurden, wird das Kennzeichen 'Übertragen an FIBU' gelöscht und die Posten der Mandantenverrechnung können erneut geholt werden.
• Die Weiterverarbeitung des Beleges geschieht nach den Vorgaben der Belegübertragung, d.h. beim Buchen der Ausgangsrechnung wird automatisch eine Eingangsrechnung bzw. eine Fibu-Buchblattzeile erzeugt. Das Übertragen der Kostenart und Kostenstelle geschieht dabei nach den Vorgaben der Umsetztabelle.
• Es muss sichergestellt sein, dass die ausgeführte Mandantenverrechnung die letzte mandantenübergreifende Aktion einer Periode ist. Wenn nach Ausführen der Mandantenverrechnung erneut übergreifende Buchungen für die Periode ausgeführt werden, wird die Mandantenverrechnung für diese Periode vollständig gelöscht und neu erstellt. In diesem Zusammenhang kann nicht geprüft werden, ob schon Verrechnungsbuchungen an das RABU übergeben wurden, bzw. das Kennzeichen 'Übertragen an FIBU' gesetzt ist. Auch diese Zeilen werden gelöscht und es wird eine neue Zusammenstellung 'Mandantenverrechnung' erstellt, wodurch Doppelübernahmen theoretisch möglich wären.

Eingangsrechnung - Buchung im Zielmandanten

Mit der Buchung der Ausgangsrechnung im Quellmandant wird automatisch im Zielmandanten ein Fibu Buch.-Blatt in der Fibu Buch.-Blatt Vorlage 'FIBIMPORT' angelegt bzw. ein Satz im Rechnungseingangsbuch erzeugt.

Hinweis:
Der Buch.-Blattname wird aus der Kurzbezeichnung des abgebenden (Quell-)Mandanten generiert.

Die Belegnummer der Ausgangsrechnung wird als 'Externe Belegnummer' übernommen.
Daten/Werte, für die keine Umsetzungen/Kontierungen hinterlegt wurden oder hinterlegt werden können, werden unverändert vom Quell-Mandanten übernommen. Die Daten/Werte, wie z.B. Buchungsmatrixgruppen, MWSt Buchungsmatrixgruppen, Zahlungsbedingung, Währungscode, Währungsfaktor, Gerät, Artikel, BAS etc. müssen im Zielmandanten angelegt sein.

Die Buchungsart wird automatisch von Verkauf auf Einkauf umgesetzt. Die im Zielmandanten generierten Buchungen können bei Bedarf geändert oder gelöscht werden. Das gilt nicht, wenn der Ausgangsbeleg eine Rechnung mit Gesamtsteuerbuchung (TRAB/KIFA) ist, dann muss die Eingangsrechnung unverändert gebucht werden, da sonst die Steuerungen für die Verarbeitung der Gesamtsteuerbuchung verloren gehen.