NEVARIS-Dokumentenablage mit DocuWare oder NEVARIS Documents

NEVARIS-Programme und DMS DocuWare oder NEVARIS Documents

Gültig ab Version 2023.1

Allgemein

Die Dokumentenablage nach DocuWare bzw. NEVARIS Documents ist aus folgenden technischen NEVARIS-Anwendungen bzw. Programmodulen möglich:

• NEVARIS BIM
• NEVARIS Build und Control
• NEVARIS Inform
• NEVARIS Regie
• NEVARIS Success X und Control

Um den Text verständlich zu halten wird nachfolgend von "NEVARIS-Anwendungen" geschrieben. Dies beinhaltet die o.g. Anwendungen und Module. Vorausgesetzt werden die entsprechenden Lizenzen.

Durch die DMS-Konfiguration kann das Dokumentenmanagementsystem (DMS) DocuWare oder stattdessen die NEVARIS-interne Dokumentenablage NEVARIS Documents selektiert werden. 

Sie erreichen die DMS-Konfiguration, indem Sie die Administration aufrufen und im Expander "Konfiguration / Anbindungen" auf "DMS-Konfiguration" klicken.

DMS-Konfiguration

Um DocuWare mit den NEVARIS-Anwendungen zu verbinden, müssen Sie DocuWare als DMS-System auswählen und die Zuordnung der DocuWare-Felder zu den entsprechenden NEVARIS-Anwendungsfeldern vornehmen.

Die einzelnen Expander erscheinen nacheinander, da sie aufeinander aufbauen.

Serverinformationen

Servername

Hinterlegung des Basispfades ohne die Angabe eines Verzeichnisses vom DocuWare-Server inkl. "http://" oder "https://".

Der Basispfad (Servername) wird für den Datenzugriff und die Dokumentenanzeige verwendet.

• Beispiele für die Verwendung innerhalb einer Domäne:
  http://dw-server

  https://dw-server

• Beispiele für die Verwendung von mehreren Domänen:
  

  http://dw-server.domäne
  https://dw-server.domäne

Windows-Anmeldung

Durch das Setzen des Hakens können Sie sich über Ihren Windows-Benutzer bei DocuWare anmelden (wenn eingerichtet).

Benutzername / Passwort

Wird die Windows-Anmeldung nicht aktiviert, so sind Benutzername und Passwort in den entsprechenden Feldern für eine Anmeldung am DocuWare-System zu hinterlegen.

Archivzuordnungen

Nach der Eingabe der Serveradresse und der Login-Daten können Sie nun die zu verwendenden Archive auswählen.

Dokumente

Archiv für die Verwendung mit den NEVARIS-Programmen.

Fibu-Dokumente

Optional erreichbares Archiv mit Dokumenten des kaufmännischen Systems NEVARIS Finance. Das hinterlegte Archiv wird für die Anzeige eines Finance-Dokumentes (z. B. aus "Ergebnisse pro Mandant" in Inform) verwendet.

Dokumente

Anschließend erfolgt das Mapping zwischen den unterstützten Feldern der NEVARIS-Anwendungen mit den DMS-Dialogfeldern. Diese können auch unterschiedliche Namen besitzen. Wir empfehlen für eine bessere Übersichtlichkeit die gleiche Namensgebung.
Je mehr Felder zugewiesen werden, desto mehr Komfort erhalten die Anwender in der Verschlagwortung und Ablage der erstellten bzw. hinzugefügten Dokumente innerhalb der NEVARIS-Anwendungen.

Feldbeschreibungen

* erforderlich wegen vorhandenem Stichwortfeld, welches maximal 255 Zeichen pro Eintrag zulässt.
** Inform hat keine Begrenzung für die Länge der Felder.

Archiv als XML-Datei

Für die Einrichtung eines DocuWare-Archivs mit den o.g. Datenbankfeldern stellen wir Ihnen nachfolgend eine XML-Datei zur Verfügung.

Dokument anzeigen

An zahlreichen Stellen in den NEVARIS-Anwendungen ist eine Anzeige von archivierten Dokumenten über den Button „Dokument anzeigen“ oder die Tastenkombination ALT + D möglich. Durch Anklicken der Funktion öffnet sich der DocuWare-Client in einem neuen Browserfenster und die Vorschau des Dokuments wird angezeigt.

Verschlagwortung der Dokumente

Dokumente lassen sich in Typen kategorisieren, so dass sie besser organisiert und für den Benutzer einfacher wiederzufinden sind. Die Kategorisierung erfolgt über das Feld "Dokumenttyp".

Das Feld "Dokumenttyp" kann bei der Ablage eines neuen Dokuments manuell oder automatisch ausgefüllt werden. Damit das automatische Ausfüllen stattfinden kann, muss das System so konfiguriert werden, dass Dokumenttypen mit "Bedeutungen" verknüpft sind. Diese Bedeutungen werden von den NEVARIS-Anwendungen vorgegeben und bezeichnen bestimmte Funktionen innerhalb des Systems.

Die Konfiguration der Dokumenttypen erfolgt im Anwendungsbereich "Verwalten" der NEVARIS-Anwendungen im Expander "Stammdaten Projekte" bzw. "Projekt-Daten" (Inform) unter "Dokumententyp". In NEVARIS Regie ist die Konfiguration im Anwendungsbereich "Stammdaten" zu finden.
Dort können Dokumenttypen frei definiert werden.

Die Spalte "Bedeutung" im Dokumententyp definiert, welcher Dokumenttyp automatisch verwendet werden soll, wenn der Anwender einen bestimmten Prozessschritt durchführt.
Wenn ein Benutzer z.B. ein Angebot direkt aus der Anwendung versendet, kann dieses automatisch mit dem Dokumenttyp "Ausgehendes Angebot" gespeichert werden, wenn die "Bedeutung" des Dokumenttyps auf "Abgabe/Angebot versenden" gesetzt ist.

Die "Bedeutungen", welche im Moment (Version 2023.1) im System existieren, sind:

• Abgabe/Angebot senden
• Abrechnung/Rechnung zustellen
• Abrechnungsprüfung/Protokoll senden
• Aufmaße
• Brief ausgehend
• Brief eingehend
• Datenträger
• E-Mail ausgehend
• E-Mail eingehend
• Nachtragsangebot/ Senden
• NU-Ausschreibung/Anfrage senden
• NU-Vergabe/Anfrage senden
• NU-Vergabe/Auftrag senden
• Regie-Angebote
• Regie-Aufträge
• Regie-Einstellungen
• Regie-Nachweise
• Regie-Rechnungen
• Telefon ausgehend
• Telefon eingehend
• Vergabe/Anfrage senden
• Vergabe/Auftrag senden

Wenn die Dokumenttypen keine Verknüpfung mit "Bedeutungen" haben, führt das System das automatische Ausfüllen nicht durch und das Feld "Dokumenttyp" im Dokument bleibt leer.
In diesem Fall kann der Anwender den Dokumenttyp manuell hinzufügen.

Wie werden Dokumente über BUILD/Inform in DocuWare/NEVARIS Documents abgelegt?

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele, wie ein Benutzer ein neues Dokument aus den NEVARIS-Anwendungen in DocuWare/NEVARIS Documents ablegen kann.

NEVARIS Inform

Um ein Dokument für eine bestehende Adresse und/oder Projekt anzulegen, gibt es drei Möglichkeiten:

• Über den Menüpunkt "Neu" im Informationselement "Dokumente"

• Über die Schaltflächen "Neu" in der Schnellzugriffsleiste

• Über die Schaltflächen "Dokument ablegen" in der Schnellzugriffsleiste

Das System fordert Sie auf, eine Datei aus Ihrem Dateisystem auszuwählen, um dann den Dialog zur Dokumenterstellung anzuzeigen. Der Dokumenttyp muss ausgefüllt werden, da es sich um ein Pflichtfeld handelt. Die Dokumenttyp beschreibt, wie oben erläutert, den Typ des Dokuments, sowie seine Verwendung und den Prozess, aus dem es erstellt wurde (z. B. eine Ausgangsrechnung). Dokumenttypen werden im Anwendungsbereich "Verwalten" frei definiert.

DMS Dokument anzeigen

• DocuWare
  In DocuWare abgelegte Dokumente werden mit dem DocuWare-Client schreibgeschützt geöffnet. Je nach Einrichtung und Berechtigung von DocuWare können Anmerkungen, Stempel usw. hinzugefügt werden, die die Originaldatei unverändert lassen.
  
  
• NEVARIS Documents
  In Nevaris Documents abgelegte Dokumente werden mit der vom Betriebssystem vorgegebenen Standardanwendung geöffnet.

NEVARIS Build

Über die rechte Seitenleiste "Dokumente" können unterschiedliche Dokumenttypen flexibel manuell hinzugefügt werden, entweder über "Hinzufügen" oder mit der Funktion "aus der Zwischenablage hinzufügen". Die vorhandenen Dokumente können anschließend mit "Öffnen" geöffnet werden.  (Weitere Informationen finden Sie in den Online-Hilfen unter https://www.nevaris.com/support/online-hilfe/)

FAQ

Was ist NEVARIS Documents? Was unterscheidet DocuWare von NEVARIS Documents?

NEVARIS Documents ist eine NEVARIS-interne Dokumentenablage. Unsere Kunden können diese verwenden, falls sie den zeitlichen und finanziellen Aufwand für ein vollständiges DMS System wie DocuWare nicht leisten, jedoch eine verschlagwortete Dokumentenablage aus den NEVARIS-Anwendungen nutzen möchten.

Ein wichtiger Unterschied zwischen den beiden Systemen besteht darin, dass mit der Ablage von NEVARIS-Dokumenten in DocuWare diese in den Archiven von DocuWare gespeichert werden, während NEVARIS Documents die Dokumente direkt in der NEVARIS-Datenbank speichert. NEVARIS Documents ist kein DMS, hat keine Möglichkeit, Versionen zu verwalten, hat keine Möglichkeit, die Dokumente vor Änderungen zu schützen usw.  Es kann jedoch Dokumente ablegen und wieder darstellen. Das Handling der beiden Systeme in den NEVARIS-Programmen unterscheidet sich für den Anwender nahezu nicht.

Ist eine Migration von NEVARIS Documents in Richtung DocuWare möglich?

Derzeit gibt es keinen automatischen Migrationsprozess innerhalb der NEVARIS-Anwendungen.

Kann ein Domänen Service-User wie svcDMS für die Verschlagwortung herangezogen werden?

Nein. Zugriffe und Verschlagwortung verwenden denselben, konfigurierten Benutzer (Integrated Login oder Username/Password).

Was ist der Basispfad? Servername/DocuWare?

Die URL zum DocuWare Server, inkl. http:// bzw. https://
Siehe hierzu auch das Kaptitel "Servername".

Kann ich Inform-Archive in DocuWare recherchieren?

Es gibt eine von den NEVARIS-Anwendungen unabhängige Dokumentrecherche in DocuWare. Allerdings raten wir dazu, das Suchen von Dokumenten eher in der Anwendung auszuführen, in der diese Dokumente auch entstanden sind (NEVARIS-Anwendungen). Um die Funktionalität in den NEVARIS-Anwendungen sicherzustellen, müssen in DocuWare z.B. Referenzen auf NEVARIS-Daten abgelegt werden, die in DocuWare nicht wieder aufgelöst werden können. Solche Probleme gibt es bei den NEVARIS-Anwendungen nicht.

Wann wird verschlagwortet?

Die Verschlagwortung passiert nur bei der Verwendung des "Dokument ablegen"-Dialogs in den NEVARIS-Anwendungen. Eine nachträgliche Pflege der Schlagwörter an den Dokumenten in DocuWare erfolgt nicht.
Beispiel: Wird eine Ausgangsrechnung "bezahlt", wird der Status am Dokument in DocuWare nicht nachgetragen. Daher gibt es auch kein Feld "STATUS" im Archiv.

In den NEVARIS-Anwendungen kann der Benutzer manuell den Dokumenttyp auswählen und in einigen Fällen kann das System den Dokumenttyp vorschlagen. Das hängt von der Konfiguration (siehe Kapitel "Verschlagwortung der Dokumente") und dem Kontext ab, in dem das Dokument erzeugt oder hinzugefügt wird. (Weitere Informationen finden Sie in den Online-Hilfen unter https://www.nevaris.com/support/online-hilfe/)

Wie geht man mit Dokumentnamen um?

DocuWare als Archivsystem stellt ein Systemfeld für den Datei- bzw. Dokumentnamen zur Verfügung. Dieses wird von den NEVARIS-Anwendungen automatisch gefüllt. Sollten sie aus bestimmten Gründen ein abweichendes Feld für den Dateinamen verwenden wollen, können Sie im Archiv in DocuWare den Radiobutton „Dokumentname“ auf dem stattdessen gewünschten Feld setzen. Ein so gekennzeichnetes Feld bestimmt dann stattdessen den Dokumentnamen.