File Service Finance 2023.1

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Apr 22, 2024

Installation File Service

Der „File Service“ bietet die Möglichkeit die im Netzwerk verstreuten Daten zu zentralisieren, um so einen eventuellen Umstieg auf Cloudspeicherlösungen, zum Beispiel „Azure Storage-Plattform“, zu vereinfachen.   

Der „File Service“ ist ein IIS – Dienst der bestimmte Speicherorte, Dokumente und Dateien verwaltet, auf die über HTTP oder HTTPS per REST-API zugegriffen werden kann.

Speicherorte, die über den „File Service“ verwaltet werden sollen, sind einem bestimmten „Tenant“ untergeordnet. Hierbei ist „Tenant“ ein Oberbegriff der vom Administrator frei gewählt werden kann.

Es können beliebig viele „Tenants“ und Speicherorte angelegt werden.

Weiterhin wird bei den Speicherorten zwischen „Internen“ (zentrale Speicherorte)  und „Externen“ (dezentrale Speicherorte) unterschieden.

Für die Anlage von zentralen Speicherorten (Intern) ist nur die Bezeichnung des gewünschten Speicherortes notwendig.

Der genaue Ablageort wird automatisch vom „File Service“ bestimmt. Der zentrale Ablageort ist in einer Konfigurationsdatei hinterlegt und kann vom Administrator geändert werden.

Der Ablageort von dezentralen Speicherorten (Extern) ist individuell und muss bei der Anlage angegeben werden.

Dateien und Dokumente, die in den angelegten, bzw. bekannt gemachten Speicherorten liegen, werden vom „File Service“ automatisch erkannt und müssen nicht „bekannt gemacht“ werden.


Der File Service wird auf dem WebServer installiert und ist auch nur auswählbar im Zusammenhang mit dem WebServer.

  • Wählen Sie hier bitte nur den Eintrag "File Service " aus. Klicken Sie anschließend auf "Weiter".

  • Bitte geben Sie hier den Port ein unter dem File Service erreichbar sein soll.
  • Beim Dienstkonto und Passwort handelt es sich um die Zugangsdaten, unter denen der File Service auf die Base URI zugreifen soll.
  • Die Base URI ist der Pfad unter dem der File Service die eigentlichen Daten ablegt. Dies kann ein normaler lokaler Pfad auf dem Webserver sein. Vorrausetzung ist, dass die Zugangsdaten Lese- und Schreibrechte auf den Pfad besitzen.
  • Bestätigen Sie mit "Weiter".

  • Klicken Sie auf "Jetzt installieren".

  • Der File Service ist nun installiert.

  • Dies können Sie folgendermaßen überprüfen: 

Unter: http://IPDESSERVERS:PORTBEIDERINSTALLATION/swagger/index.html

können Sie prüfen ob die Schnittstelle erreichbar ist.

Unter:

Ist der Ort unter dem der File Service installiert wird.

Unter ffsConfiguration.json wird die Konfiguration für die Tenants und die BaseURI abgelegt.

Einrichten des File Service mit SSL

Genauso kann auch der FileService unter einem SSL-Zertifikat eingerichtet werden, folgen Sie analog dazu der Anleitung für den Web Client für Finance.

Aber eben auf Bindung der Webseite "FileService".

Einrichten eines SSL-Zertifikates unter dem Port 443 für den Webserver einer Finance-Installation

Einrichtung in Finance

Die Einrichtung für den „File Service“ sollte vom Administrator durchgeführt werden und kann in Finance wie folgt aufgerufen werden:

  1. Über die Suche nach „Einrichtung Dateiverwaltung“


      2. Über Rolle (IT-Management) -> Benutzerverwaltung -> Zugriffspfade -> Vorbereiten -> Einrichtung Dateiverwaltung


Notwendige Einrichtungen

Um den „File Service“ betriebsbereit einzurichten führen Sie folgende Schritte aus:

  1. „Basis Url“ eintragen.
  2. „Tenant“ eintragen.
  3. „Verbindung prüfen“ ausführen.
  4. „Aktiviert“ auf ja setzen.
Einrichtungsfelder

Folgende Einrichtungen sind für den „File Service“ möglich:

Standardimplementierung

Gibt die Implementierung der Dateiverwaltung an. Um den „File Service“ nutzen zu können muss hier die Auswahl auf „File Service“ erfolgen.

Basis Url

Gibt die Url an, über die der „File Service“ zu erreichen ist. Hier ist es wichtig, dass die Url ohne den Slash am Ende eingetragen wird. (Siehe Installation File Service Schritt 3 oder fragen Sie den Administrator)

Tenant

Gibt den Tenant an, der im System bei den „File Service“ Operationen verwendet wird. „Tenant“ ist ein Oberbegriff der vom Administrator frei gewählt werden kann. Falls Tenants bereits angelegt wurden, kann ein Tenant hier bequem über „Assist Edit“ ausgewählt werden.

Speicherort

Gibt an ob die Speicherorte, die vom System angelegt werden „Interne“ oder „Externe“ Speicherorte sind. Es wird bei den Speicherorten zwischen „Internen“ (zentrale Speicherorte)  und „Externen“ (dezentrale Speicherorte) unterschieden.

Interne Basisadresse

Gibt den zentralen Ablageort für interne Speicherorte an. (Siehe Installation File Service Schritt 5) Dieses Feld wird automatisch gefüllt sobald die Verbindung zum „File Service“ erfolgreich geprüft werden konnte.

Aktiviert

Gibt an, ob der „File Service“ aktiviert ist oder nicht. Wenn es sich um eine On-Premise Installation handelt, greifen bei einer inaktiven Einrichtungen die gewohnten Dateien Verarbeitungen. (Direkter Zugriff auf Verzeichnisse)

Funktionen

Folgende Funktionen stehen in der „Einrichtung Dateiverwaltung“ zur Verfügung:

Verbindung prüfen

Prüft die Verbindung des „File Service“. Gibt je nach Erreichbarkeit des „File Service“ eine positive oder negative Meldung wieder. Wenn der „File Service“ erreichbar ist, wird das Feld „Interne Basisadresse“ automatisch gefüllt.

Tenants anzeigen

Zeigt alle Tenants an, die dem „File Service“ bekannt sind. (Tenants die aktiv vom Administrator eingetragen wurden)

Weiterhin können in dieser Übersicht Tenants entfernt werden (Achtung dabei werden auch alle unter dem Tenant bekannt gemachten Speicherorte entfernt) und die jeweils Tenant bezogen Speicherorte angezeigt werden.

Tenants anlegen

Gibt die Möglichkeit im „File Service“ neue Tenants anlegen zu können / bekannt machen.

Nachdem die gewünschten Tenants eingetragen wurden (Code und Name des Tenants) können Sie über die Funktion „Tenants anlegen“ im „File Service“ angelegt werden. Dann stehen diese Tenants als Auswahl zur Verfügung.

Speicherorte anzeigen

Zeigt alle Speicherorte an, die mit dem Tenant bekannt gemacht wurden sind, der in der „Einrichtung Dateiverwaltung“ eingerichteten ist. Wenn man Speicherorte einsehen möchte die unter einem anderen Tenant, als der in der Einrichtung hinterlegt, angelegt wurden sind kann man wie folgt vorgehen:

„Einrichtung Dateiverwaltung“ -> „Tenants anzeigen“ -> Tenant auswählen -> „Speicherorte anzeigen“

Weiterhin können in dieser Übersicht Speicherorte entfernt werden. (Speicherorte und Dateien werden dabei nicht gelöscht sondern nur aus der „Verwaltung“ des „Files Service“ entfernt)

Über die Funktion „Dateien“ können auch alle Dateien angezeigt werden, die in dem jeweiligen Speicherort enthalten sind.

Speicherorte anlegen

Gibt die Möglichkeit im „File Service“ neue Speicherorte anlegen zu können / bekannt machen.

Der „Tenant“ wird bei der Eingabe immer mit dem Tenant aus der Einrichtung vor belegt.

Im Code kann man den gewünschten Code für den Tenant hinterlegen. Wenn man ein Speicherort unter einem anderem anlegen möchten (Unterverzeichnis) kann man über den „Assist Edit“ den jeweiligen Speicherort auswählen in dem man den neuen Speicherort anlegen möchte und das Feld „Code“ um den gewünschten Speicherort ergänzen.

Beispiel:

  1. Speicherort „FIBU“ ist bereits vorhanden.
  2. Man möchte einen weiteren Speicherort „STEUER“ im Speicherort „FIBU“ anlegen.
  3. Man wählt den Speicherort „FIBU“ über den „Assist Edit“ -> Im Feld „Code“ steht „FIBU\“
  4. Das kann man nun um den gewünschten Speicherort „STEUER“ erweitern und erhält -> „FIBU\STEUER\“

Den Namen der Speicherorte kann man hier frei vergeben. Über das Feld „Extern“ wird gesteuert ob der Speicherort „Intern“ oder „Extern“ angelegt wird.

Dateien ablegen

Hier kann man eine Datei in einem bestimmten Speicherort ablegen.

  1. Auswahl des Speicherortes (Hier Storage)
  2. Benennung der Datei im Feld „Name“
  3. Linksklick auf das Feld „Name mit Pfad“ Auswahl der Datei
  4. Funktion „Datei ablegen“ legt die Datei im jeweiligen Speicherort ab.
Anmerkungen

Das Anlegen / bekannt machen von Speicherorten kann auch unter „Zugriffspfade“ erfolgen.

Anmerkung! Der in der Einrichtung hinterlegte Tenant muss nicht aktiv angelegt werden, wenn Speicherorte über „Zugriffspfade“ angelegt werden. Die Anlage, falls der Tenant nicht vorhanden ist, erfolgt im System automatisch.

Migration Dateisystem nach Fileservice (mit dezentraler Verwaltung)

Vorgehensweise

Um bestehenden Kunden eine einfache und schnelle Nutzungsmöglichkeit für den „File Service“ bieten zu können, wurde folgende Vorgehensweise entwickelt:

  1. Alle bestehenden und verwendeten Speicherorte (Verzeichnisse) sollen in der Übersicht „Zugriffspfade“ eingetragen / nachgetragen werden. Hierzu stehen hilfreiche Übersichten („Zugriffspfade der Einrichtungen“) und Hilfsfunktionen („Mehrere Pfade zuordnen“) zur Verfügung. Im Idealfall sind die meisten / alle Speicherorte, die vom System benutzt werden, bereits in der Übersicht enthalten. ACHTUNG! Speicherorte sollten keine Laufwerks Buchstaben enthalten.
  2. Bei Bedarf können hier auch Rollenberechtigungen je Speicherort vergeben werden. Die Funktionen „Berechtigte Benutzer“ und „Nicht berechtigte Benutzer“ geben dem Benutzer eine ausführliche Übersicht über die Berechtigungen für den jeweiligen Speicherort.
  3. Sobald die Übersicht „Zugriffspfade“ wie gewünscht eingerichtet wurde, können alle Speicherorte bequem über die Funktion „Alle Speicherorte einrichten“ im „File Service“ angelegt / „bekannt gemacht“ werden. Die Information ob die Speicherorte „Intern“ oder „Extern“ angelegt werden, wird aus „Einrichtung Dateiverwaltung“ entnommen.
  4. Über die Hilfsfunktion „Speicherorte erreichbar“ kann im Nachgang geprüft werden, welche Speicherorte vom „File Service“ erreichbar sind.
  5. Einzelne Speicherorte können im Nachgang über die Funktion „Einen Speicherort einrichten“ ergänzt werden. Hierbei wird dann nur der jeweilige Speicherort im „File Service“ angelegt / „bekannt gemacht“.
Zugriffspfade

Die Übersicht „Zugriffspfade“ zeigt Speicherorte und die Zuordnung der jeweiligen Rollenberechtigung.

Die „Zugriffspfade“ können in Finance wie folgt aufgerufen werden:

  1. Über die Suche nach „Zugriffspfade“

       2. Über Rolle (IT-Management) -> Benutzerverwaltung -> Zugriffspfade

Funktionen
Neu

Erstellt einen neuen Datensatz. Hier kann ein neuer oder bestehender Speicherort eingetragen werden und die jeweilige Berechtigung zugeordnet werden.

Löschen

Löscht den Datensatz aus der Übersicht. (Speicherort ist weiterhin im „File Service“ bekannt )

Vorbereiten – Einrichtung Dateiverwaltung

Öffnet die „Einrichtung Dateiverwaltung“ (Siehe Einrichtung Finance)

Vorbereiten – Zugriffspfade der Einrichtungen

Öffnet eine Übersicht der Zugriffspfade, die in den unterschiedlichen Einrichtungen im System hinterlegt sind. Hier stehen unterschiedliche Filtermöglichkeiten zur Verfügung.

Vorbereiten – Mehrere Pfade zuordnen

Ermöglicht eine Auswahl an Pfaden aus der Übersicht der Zugriffspfade, die in den unterschiedlichen Einrichtungen im System hinterlegt sind. Hier stehen unterschiedliche Filtermöglichkeiten zur Verfügung um die Auswahl zu erleichtern.

Ausführen – Einen Speicherort einrichten

Legt den jeweiligen Speicherort im „File Service“ an. Die Informationen ob der Speicherort „Intern“ oder „Extern“ und in welchem Tenant angelegt wird, wird aus „Einrichtung Dateiverwaltung“ entnommen.  

Ausführen – Alle Speicherorte einrichten

Legt alle Speicherort im „File Service“ an. Die Informationen ob die Speicherorte „Intern“ oder „Extern“ und in welchem Tenant angelegt werden, wird aus „Einrichtung Dateiverwaltung“ entnommen.  

Ausführen – Speicherorte erreichbar

Öffnet eine Übersicht von Speicherorten die im „File Service“ angelegt sind und zeigt die Information ob Speicherorte vom „File Service“ erreichbar sind.

Ausführen – Speicherorte anzeigen

Zeigt Speicherorte, die im „File Service“ angelegt sind. Die Information welcher Tenant herangezogen wird, wird aus „Einrichtung Dateiverwaltung“ entnommen.  

Auswerten – Berechtigte Benutzer

Zeigt alle Benutzer an, die berechtigt sind um auf den jeweiligen Speicherort zugreifen zu dürfen.

Auswerten – Nicht berechtigte Benutzer

Zeigt alle Benutzer an, die nicht berechtigt sind um auf den jeweiligen Speicherort zugreifen zu dürfen.