Allgemein
Für jeden eingerichteten Mandanten müssen eindeutige Identifizierungscodes z.B. für Sachkonten, Debitor- und Kreditorenkonten, Rechnungen und andere Belege zugeordnet werden. Die Nummerierung dient jedoch nicht nur zur Identifizierung. Ein durchdachtes Nummerierungssystem trägt zur einfacheren Verwaltung und besseren Analysierbarkeit des Mandanten bei, was eine Verringerung von Eingabefehlern zur Folge hat.
Ein Nummerierungssystem wird durch Einrichten mindestens eines Codes für die einzelnen Arten von Masterdaten oder Belegen eingerichtet. So kann beispielsweise ein Code für die Nummerierung von Debitoren, sowie ein Code für die Nummerierung von Verkaufsrechnungen und ein weiterer Code für die Nummerierung von Belegen in Fibu Buch.-Blättern eingerichtet werden. Nachdem ein Code eingerichtet wurde, muss mindestens eine Nummernserienzeile eingerichtet werden. Die Nummernserienzeile enthält Informationen wie die erste und die letzte Nummer der Serie sowie das Startdatum. Pro Nummernseriencode lassen sich mehrere Nummernserienzeilen mit unterschiedlichem Startdatum einrichten. Die Serie wird fortlaufend verwendet, wobei jede Serie zum entsprechenden Startdatum beginnt.
In der Regel wird die Nummernserie festgelegt, um beim Erstellen automatisch die nächste fortlaufende Nummer auf neuen Karten oder Dokumente einzusetzen. Es können aber auch Nummernserie festlegt werden, bei denen manuell die neue Nummer eingegeben wird. Dies wird über das Kontrollkästchen 'Manuelle Nr.' gesteuert.
Nummernserie
Code, Beschreibung
Die Nummernserie wird über einen Code und die Beschreibung definiert.
Startnr., Endnr
Der Nummernbereich wird durch die Startnummer definiert und kann ggf. durch die Endnummer begrenzt werden.
Letztes Datum verwendet, Letzte Nr. verwendet
Diese Felder werden automatisch aktualisiert.
Vorgabenr.
Manuelle Nr.
Wenn dieses Feld aktiviert ist, dann kann die Nummer manuell mit einem beliebigen Wert gefüllt werden.
Zeilen
Diese Funktion öffnet das Fenster Nr. Serienzeilen. Hier können neben den vorab beschriebenen Feldern weitere bearbeitet werden:
- Warnungsnr.
- Erhöhung um Nr.
- Offen
Verbindungen
Hier können Nummernserien-Verbindungen definiert werden. Die sind notwendig, wenn für eine Stammdatenart mehrere Nummernseriencodes verwendet werden sollen – beispielsweise, um für unterschiedliche Artikelkategorien unterschiedliche Nummernserien zu verwenden.
Verbindungen zwischen Nummernserien herstellen:
Wenn die Verbindungen zwischen diesen Codes hergestellt wurde, dann kann zwischen den verschiedenen Codes auswählen, wenn eine Nummer verwendet werden soll.
Zuweisen der Nummernserien
In den jeweiligen Einrichtungen werden die erstellten Nummernserien für Stammdaten, Buchungen und Belege zugewiesen. Für Beschreibungen zu den Feldern, in denen die Nummernserien zugewiesen werden, siehe auch: