Allgemein
Das Rechnungseingangsbuch ist ein Nebenbuch der Hauptbuchhaltung. Es empfiehlt sich, ein Rechnungseingangsbuch zu führen, um die Buchführung aussagekräftiger zu machen. Zum einen erfolgt durch das Rechnungseingangsbuch (REBU) ein lückenloser Nachweis der Belegführung und zum anderen dient es der Überwachung von Arbeitsprozessen.
Durch das REBU wird ersichtlich, welche Rechnungen noch im Umlauf und noch nicht zur Buchung freigegeben sind und somit nicht in den automatischen Zahlungsverkehr einfließen können. Des Weiteren zeigt das Rechnungseingangsbuch, welche Rechnungen in Zukunft noch zu zahlen sind und welche Summe in Zukunft noch eingeplant werden muss. Dieses Modul erleichtert somit die Liquiditätsplanung. Eine weitere Kontrolle, die durch das Rechnungseingangsbuch durchgeführt wird, ist die der Fälligkeitsüberwachung; d.h. wann die Rechnung zu zahlen ist und/oder bis zu welchem Datum Skonto abzugsfähig ist (wenn gewährt).
Im Gegensatz zum 'Fibu Buch.-Blatt'', in der eine Maske für viele Rechnungen zur Verfügung steht, steht bei dem REBU eine Maske für eine Rechnung.
Bei Einsatz von JobRouter und DocuWare erfolgt die Rechnungserfassung automatisch. Durch die Freiformerkennung werden die relevanten Daten erkannt und in NEVARIS Finance übernommen. Um das Rechnungseingangsbuch optimal nutzen zu können, sollten die Einrichtungskennzeichen im vornhinein eingestellt werden.
- Verwendung der Stammdaten aus anderen Modulen von NEVARIS Finance
- Erfassung der Eingangsrechnungen in einem zentralen Modul
- Integration in das Modul Einkauf
- Integration in die Anzahlungsbuchhaltung
- Integration in die Anlagenbuchhaltung
- Integration zur Nachunternehmerverwaltung
- Lückenloser Nachweis eingehender Rechnungen
- Bearbeitungsstand jederzeit nachweisbar
- Automatische Prüfung auf Buchungsfreigabe der Rechnung
- Auswertung von vorläufigen Werten in der Kostenrechnung
- Automatische Buchung der freigegebenen Rechnungen
Die Erfassung im REBU befindet sich im Menü Tägliche Aktivitäten, Rechnungseingangsbuch.
Hier wird zunächst die Übersicht der Eingangsrechnungen aufgerufen. Über 'Neu' oder 'Bearbeiten' wird die Eingangsrechnung Karte aufgerufen.
Die Eingangsrechnung Karte besteht aus einem Kopfteil und einem Buchungszeilenteil. Im Kopfteil werden die Daten für den Kreditorenposten erfasst und in den Buchungszeilen die Daten der Gegenbuchung (Sachposten).
Durch die Freiformerkennung im Dokumentenmanagementsystem werden dadurch die einzelnen Daten erkannt, in die Arbeitsschritte eingefügt und können dann dadurch schrittweise geprüft werden. Denn oft erfasst ein Mitarbeiter im Einkauf den Kopfteil, der Mitarbeiter der Buchhaltung erfasst die Buchungszeile und ein weiterer Mitarbeiter gibt das O.K. zur Buchung im System.
Im Gegensatz zum Fibu Buch.-Blatt erfolgt bei Gutschriften die Erfassung der Beträge ohne Vorzeichen. Die Kennzeichnung und Festlegung erfolgt ausschließlich über das Gutschriftskennzeichen. Die Gutschriftserfassung erfolgt wie die Rechnungserfassung. Es ist jedoch darauf zu achten, dass das Kennzeichen 'Gutschrift' in der Registerkarte 'Allgemein' aktiviert ist. Ist dies nicht der Fall, wird der erfasste Satz als reguläre Eingangsrechnung verbucht
Übersicht
In der Übersicht der Eingangsrechnungen kann über die Anzeigeoption gewählt werden, welche Rechnungen (alle, gebuchte oder ungebuchte) angezeigt werden sollen. Gibt es eine Verknüpfung zu DocuWare, kann auch eine direkte Beleganzeige ausgewählt werden.
In der Kreditorenposten Übersicht besteht die Möglichkeit, bei gebuchten Rechnungen nachträglich die Zahlungsbedingungen zu ändern. Alle weiteren Buchungsdaten sind nicht änderbar.
Besonderheiten Menüband
Suchen/Neu/Löschen/Liste bearbeiten
Grundfunktionen, weiter beschrieben in Menübänder.
Auswählen
Bearbeiten mit Lagerartikeln
Öffnet die REBU Karte im Fokusmodus, bei dem die Positionserfassung für Lagerartikel konfiguriert ist.
Bearbeiten mit Anlagegütern
Öffnet die REBU Karte im Fokusmodus, bei dem die Positionserfassung für Anlagegüter konfiguriert ist.
Positionen
Blendet unter der Übersicht der REBU-Köpfe ein weiteres Register "Positionen" ein, in dem die zum jeweiligen Satz zugehörigen Positionen angezeigt werden. Mit einem erneuten Klick auf diese Aktion werden das Register wieder ausgeblendet.
Filter
Öffnet die Filterübersicht, auf der nach 'Gebucht' oder 'Freigabe zur Buchung' gefiltert werden kann. Weitere Feldfilter können pro Aufruf eingegeben werden.
Dokumentanzeige an/aus
Einstellung, ob ein verknüpftes Dokument im Dokumentenmanagementsystem direkt geöffnet werden soll oder nicht.
Vorbereiten
Testbericht
Führt den Testbericht Rebu aus (standardmäßig R5003245). Damit kann vor der eigentlichen Buchung das Ergebnis überprüft werden.
Fehlertext anzeigen
Zeigt bei ungebuchten Rechnungen eine Übersicht der Überprüfungsfehler an.
ESR über Nummernserie / ESR über manuelle Belegnr.
Schweizer Besonderheit, nur angezeigt bei Mandant Ländercode = CH. Weitere Informationen unter ESR Zahlungseingänge.
Bemerkungen
Ausführen
Buchen
Diese Aktion bzw. der Shortcut F9 bucht die Rechnung.
Stornieren
Öffnet eine Abfrage, bei der Belegdatum, Buchungsdatum, Leistungsdatum, Buchungstext, Dokument ID und Belegnr. für die Stornierung einer gebuchten Rechnung abweichend eingegeben werden können, um dann anschließend mit Bestätigung durch OK zu stornieren.
Auswerten
OP-Referenzen anzeigen
Blendet die OP-Referenzen ein.
Historie
Zeigt die historisierten Eingangsrechnungen an.
Dokument anzeigen
Öffnet das hinterlegte Dokument, falls vorhanden.
Navigate
Öffnet eine Übersicht über die zur Rechnung zugehörigen Posten.
Verwendung
Zeigt an, in welchen Tabellen der Datenbank die Belegnummer der Rechnung vorkommt.
Nacharbeiten
REBU historisieren
Um einen besseren Überblick zu gewährleisten, besteht die Möglichkeit, gebuchte Rechnungen zu archivieren, indem man sie historisiert. Dadurch verbessert sich die Performance in Eingangsrechnung Übersicht. Über die Rechnungseingangsbuchkopf Filter kann der Umfang der Historisierung bestimmt werden.
Die historisierten Rechnungen können im Menü Auswerten über die Funktion 'Historie' angezeigt werden.
QR-Kennung ändern
Hier kann manuell die QR-Kennung einer Eingangsrechnung angepasst werden. Nach Bestätigung der Abfrage mit OK kann die Referenznummer, die für die Zuordnung der Rechnung benötigt wird, eingegeben werden.
Berichten
Belege
Mit diesem Aufruf wird R5004033 REBU Eingangsrechnungen ausgeführt, der eine Übersicht der Eingangsrechnungen zeigt, wahlweise mit Andruck der (internen) Bemerkungen.
ungebuchte Eingangsrechnungen
Eine Übersicht der ungebuchten Rechnungen (mit verschiedenen Filtermöglichkeiten) erhält man mit R5003343 REBU ungeb. Rechnungen.
externe Eingangsrechnungen
Ein Ausdruck für externe Eingangsrechnungen für das Gutschriftsverfahren erfolgt mit R5144138 REBU - Gutschriftsverfahren.
Kürzungsbeleg
Bei einer Rechnungskürzung kann mit R5143899 Einkauf - Rechnungskürzung ein Beleg für den Kreditor erzeugt werden.
Rechnungsänderung
Bei einer Rechnungsänderung kann mit R5143947 Rechnungsänderung Standard eine Rechnungsänderungsmitteilung für den Kreditor erzeugt und auch im eigenen System archiviert werden.
Damit man dem Kreditoren mitteilen kann welche Position geändert wurden, kann man unter "Personalisieren" die Spalte "Nachfragen" (Boolean - Haken) in der Zeile hinzufügen. Auf dem Beleg wird bei den angehakten Positionen dann ein "Kreuz" in der Spalte "geändert" angezeigt.
Kontierungsnachweis
Ein Ausdruck über die Kontierung der Rechnung erfolgt mit R5004034 REBU Kontierungsnachweis.
Skontoliste
Mit R5004036 REBU Skontoliste kann eine Skontoliste nach verschiedenen Filterkriterien aufgerufen werden
Barcode drucken
Der Barcode dient zur elektronischen Archivierung für das Dokument Management System. Mit R5003236 REBU-Kopf Barcode besteht nun die Möglichkeit, zu der Eingangsrechnung einen Barcode zu drucken und unter diesem die Rechnung abzulegen.
Karte
Aus der Übersicht kann die Eingangsrechnung Karte geöffnet werden. Sie teilt sich auf in Kopf- und Zeileninformationen.
Einrichtung
Die Beschreibung der verschiedenen notwendigen Einrichtungen für das REBU findet sich unter FIBU REBU Einrichtung.