Vorlagen für Brief / Serienbrief

Zur Erstellung von Vorlagen rufen wir mittels der linken Seitenleiste das Panel für die Berichte auf. Es öffnet sich ein Dialog, das alle verfügbaren Vorlagen im System zeigt. Der aktuelle Auslieferungsumfang beinhaltet an allen erforderlichen Stellen bereits je eine Mustervorlage für Briefe und E-Mails.

Um eine Brief-Vorlage zu erstellen, rufen wir die entsprechende Funktion Bericht | Neu auf.

Id: Die ID muss insgesamt eindeutig und einmalig vergeben werden.

Datenklasse: Die Datenklasse wird jeweils kontextbezogen vorgeschlagen.

Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein

Berichtstyp: Der Berichtstyp für eine Brief-Vorlage ist Dokument

Einzel Dokument je Datensatz: Schalten Sie diese Option ein, um ein Dokument pro Empfänger zu erstellen. Oder schalten Sie es aus, um ein Dokument für alle Adressaten zu erstellen.

Designer öffnen: Wenn es eingeschaltet ist, öffnet sich nach dem Klick auf OK automatisch der Dokument-Designer, mit dem Sie den Inhalt der Vorlage designen können.

Anhänge: Fügen Sie die Dokumente ein, die Sie immer an Ihrer Brief-Vorlage ausdrucken möchten.

Anhänge aus Dateisystem
Anhänge aus DMS
Anhänge entfernen

Design kopieren: Der Button Design kopieren ermöglicht die Übernahme von bereits erstellten Vorlagen in die neue.

Anschließend beginnen wir mit dem eigentlichen Designprozess.

Mit dem nächsten Schritt bestätigen Sie die zu erstellende Vorlage und können bereits Voreinstellungen für Mandanten, Briefbögen usw. eintragen. Dadurch sind Sie beim Designen bereits zu einer Live-Vorschau in der Lage.

Mit OK startet der Designer. Um z.B. eine Vorlage zu erstellen, die für möglichst viele Situationen genutzt werden kann, empfiehlt sich eine sogenannte Blanko-Vorlage. Darin sollen lediglich die Kopf- und Fußzeilen und die nötigen Empfänger- und Absender-Informationen gesteuert werden.

Nachfolgend eine Empfehlung für die Vorgehensweise:

Schritt - Papierformat und Randeinstellungen vornehmen.
Schritt – Kopf- und Fußzeilen einstellen:

Felder einfügen
Die Variable für die Kopfzeile wie z.B. Briefbogen Kopf Allgemein auswählen und mit OK bestätigen.
Durch die Voreinstellungen für Mandanten, Briefbögen usw, wie eingangs beschrieben sind Sie jetzt bereits zu einer Live-Vorschau in der Lage.
Für die Zuordnung der Fußzeile verfahren wir ebenso.

Anmerkung:

Die Verwendung von Variablen in den Kopf- und Fußzeilen bringt den Nutzen, dass ein und die selbe Vorlage für mehrere oder sogar u.U. alle Mandanten eingesetzt werden kann.

Neben den Kopf- und Fußzeilen wollen wir diese sog. Blanko-Vorlage so erstellen, dass sie für möglichst viele Situationen genutzt werden kann. Beispielsweise können Sie die folgenden Fehler/Seriendruckfelder verwenden, um Empfänger- und Absenderinformationen hinzuzufügen.

MERGEFIELD StandardBriefanschrift: Eingefügtes Seriendruckfeld - Reiter Sendungen, Schalter Seriendruckfeld einfügen
MERGEFIELD Anredetext: Anredetext als Seriendruckfeld - Reiter Sendungen, Schalter Seriendruckfeld einfügen
DOCVARIABLE MitarbeiterName, DOCVARIABLE MitarbeiterVorname: Eingefügtes Feld - Reiter Einfügen, Schalter Felder
DOCVARIABLE Signatur: Eingefügtes Feld - Reiter Einfügen, Schalter Felder