Vorlagen für E-Mail / Serien-E-Mail

Die Erstellung von E-Mail-Vorlagen funktioniert nahezu so, wie die der Brief-Vorlagen. Sie rufen auch hier mittels der linken Seitenleiste das Panel für die Berichte auf, es öffnet sich ein Dialog. Um eine E-Mail-Vorlage zu erstellen, rufen wir die entsprechende Funktion Bericht  | Neu auf.

Id: Die ID muss insgesamt, eindeutig und einmalig vergeben werden.

Datenklasse: Die Datenklasse wird jeweils kontextbezogen vorgeschlagen.

Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein

Berichtstyp: Der Berichtstyp für eine E-Mail-Vorlage ist E-Mail, und für einen Brief ist Dokument.

Einzel Dokument je Datensatz: Schalten Sie diese Option ein, um ein Dokument/E-Mail pro Empfänger zu erstellen. Oder schalten Sie es aus, um ein Dokument/E-Mail für alle Adressaten zu erstellen.

Designer öffnen: Wenn es eingeschaltet ist, öffnet sich nach dem Klick auf OK automatisch der Dokument-Designer, mit dem Sie den Inhalt der Vorlage designen können.

Anhänge: Fügen Sie die Dokumente ein, die Sie immer an Ihre E-Mail-Vorlage anhängen möchten oder die Sie mit Ihrer Brief-Vorlage ausdrucken möchten.

• Anhänge aus Dateisystem
• Anhänge aus DMS
• Anhänge entfernen

Design kopieren: Der Button Design kopieren ermöglicht die Übernahme von bereits erstellten Vorlagen in die neue.

Anschließend beginnen wir mit dem eigentlichen Designprozess.

Mit dem nächsten Schritt bestätigen Sie die zu erstellende Vorlage und können bereits Voreinstellungen für Mandanten, Briefbögen usw. eintragen. Dadurch sind Sie beim Designen bereits zu einer Live-Vorschau in der Lage.

Mit OK starten wir wieder den Designer. Es soll eine Vorlage erstellt werden, die für möglichst viele Situationen genutzt werden kann. Eine Blanko-Vorlage sollen lediglich die Anredeformel und die Absender-Informationen verwenden.

Nachfolgend auch dazu eine Empfehlung für die Vorgehensweise:

Um Einstellungen für Papierformat und/oder Rändereinstellungen brauchen wir uns nicht zu kümmern.

Auch Einstellungen für Kopf- und Fußzeilen bleiben unberücksichtigt

• Betreff: Freie Texteingabe
• Einfügen Sie der Variable für den Aredetext - MERGEFIELD Anredetext: Eingefügtes Seriendruckfeld - Reiter Sendungen, Schalter Seriendruckfeld einfügen
• Einfügen Sie der Variable für die Signatur - DOCVARIABLE Signatur: Eingefügtes Feld - Reiter Einfügen, Schalter Felder. Die Signatur als Variable einzufügen bringt den Vorteil, dass über den bereits beschriebenen Auswahldialog jede im Verwalten definierte Signatur Verwendung finden kann, ohne eine weitere Vorlage erstellen zu müssen.

Sie können eine oder mehrere Dokumente an die E-Mail anhängen, die mit der E-Mail versendet werden kann. Sie können im Menü des Editors auf die Schaltfläche „Datei anhängen“ klicken und dann öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Quelle der Datei auswählen können.
Es gibt zwei Möglichkeiten: Dateisystem des Rechners oder des angebundenen DMS (Nevaris Documents oder DocuWare). Es funktioniert sowohl für Einzel-E-Mail als auch für Massensendungen.