Rechnungen

Im Prozess „Rechnungen“ werden die Regie-Rechnungen erfasst und weiterbearbeitet. Den Reiter „Rechnung“ verwenden Sie, um eine einzelne Rechnung zu erfassen, zuzustellen und zu drucken.
Verwenden Sie den Reiter „Liste“, um sich einen Überblick über die vorhandenen Rechnungen zu verschaffen, oder auch um mehrere Rechnungen in einer Sammelzustellung zu versenden.

Das Rechnungsformular ist so beschaffen, dass Sie mit der Enter-Taste von Feld zu Feld springen können, um schnell und einfach Rechnungen erstellen zu können. Zudem können Sie in den Optionen / Feld-Navigation die Felder anhaken bzw. abhaken, die ausgefüllt werden sollen oder übersprungen werden können. Sofern Sie Pflichtfelder ausblenden, kann der Rechnung nicht gespeichert werden.

Kopfbereich des Rechnungsformulars:

In der Kopfzeile der Rechnung wird die Rechnungsnummer angezeigt. Durch Klick auf den Rechnung oder die Tastenkombination STRG+O können Sie eine andere Rechnung wählen. Die Rechnungsnummer wird automatisch erzeugt, wenn Sie eine Nummernserie verwenden, bzw. ist einzugeben, wenn Sie eine manuelle Eingabe bevorzugen.

Generell wird die Nummer beim Speichern gezogen bzw. muss vor dem Speichern eingegeben werden.

Im Feld Adresse können Sie aus dem Adressenstamm die Kundenadresse für die Rechnung auswählen. Sie können dabei die Schnellsuche verwenden, indem Sie Name, PLZ oder Ort eintippen und aus den angezeigten Treffern den gefundenen Kunden auswählen. Wenn Sie keinen passenden Kunden im Adressenstamm finden haben Sie die Möglichkeit mit der Funktion Neu im Auswahldialog eine neue Adresse anzulegen und diese dann zu übernehmen.

Im Feld Adressat können Sie einen Adressaten, der bei der Adresse angelegt ist, auswählen oder falls kein passender Adressat vorhanden ist im Auswahldialog mit dem Button Neu einen Adressaten anlegen und diesen übernehmen.

Aus der Adresse und dem Adressaten wird das Anschriftenfeld gebildet.

Sofern Sie hier noch eine Änderung vornehmen müssen, klicken Sie auf das Umschlag-Symbol und nehmen im folgenden Dialog die Änderung vor.

Sie können im Feld Typ 

Rechnung
Inforechnung
Rechnungskorrektur

auswählen.

Weiter legen Sie ein Rechnungsdatum fest und ein Leistungszeitraum, mit einem Beginn- und einem Enddatum fest. Diese Felder sind Pflicht.

Die Kundennummer ist die Debitorennummer (bei kaufmännischer Anbindung oder aktiviertem Rechnungsausgangsprozess) bzw. die Adressnummer (ohne kaufmännische Anbindung oder nicht aktiviertem Rechnungsausgangsprozess).

Im Feld Ansprechpartner können Sie einen Ansprechpartner für Ihren Kunden eintragen sowie im Feld Telefonnummer dessen Nummer. Die Ansprechpartner werden gespeichert und können für weitere Rechnungen verwendet werden.

Sie können einen Lieferort eintragen, wenn die Ausführung an einer anderen Adresse als der Kundenadresse stattfindet. Der Lieferort kann auf dem Rechnungsformular ausgegeben werden.

Sie können einen Vortext zum Rechnung erfassen bzw. den aus den Regie-Einstellungen übernommenen Text entsprechend anpassen. Es stehen Ihnen dazu die bekannten Formatierungseinstellungen für Texte zur Verfügung (markieren und klick).
Zusätzlich können Sie weitere Textbausteine und Grafiken einfügen (rechte Maustaste).

Positionsbereich im Rechnungsformular

Sie können durch Klicken auf das Zahnradsymbol die angezeigten Spalten einstellen, indem Sie den Haken bei den Spalten entfernen, die Sie nicht anzeigen möchten. Pflichtfelder können nicht ausgeblendet werden.

Die erste Artikelzeile wird automatisch angelegt. Sie können die Artikelzeile verwenden oder Positionstyp der neu angelegte Artikelzeile ändern. Es stehen Ihnen dafür die Positionstypen Überschrift, Textzeile und Zwischensumme zur Verfügung.
Wenn Sie die Zeile durchbestätigt haben wird automatisch die nächste Artikelzeile angelegt. Sie können mit der Tastenkombination STRG+Enter jederzeit eine neue Zeile anlegen.

Eine Artikelzeile enthält die Felder Artikel und Bezeichnung. Im Feld Artikel können Sie auf die Artikel der Preisliste zugreifen (F4 zum Suchen oder Klick auf das Suchsymbol). Die Suche findet dabei immer in der Standardpreisliste statt. Wenn Sie die Standardpreisliste ändern möchten, können Sie das in den Optionen im Reiter Allgemein tun. Ein übergreifende Suche über alle so geschlüsselten Preislisten steht Ihnen mit der Tastenkombination STRG+F4 zur Verfügung.
Sie können auch im Suchdialog noch einstellen, ob Sie in der Standardpreisliste, übergreifend oder in allen Preislisten suchen möchten. Aus der Trefferliste können Sie dann einen oder mehrere Artikel markieren, die dann übernommen werden.

Es werden dann die hinterlegten Daten des Artikels aus der Preisliste übernommen. Diese Eintragungen sind änderbar. Wenn Sie die Bezeichnung ändern, wird die Artikelnummer entfernt und die Zeile wie ein freie Artikelzeile dargestellt

Wenn Sie eine Position aufführen möchten, die nicht in einer Ihrer Preisliste enthalten ist, dann lassen Sie die Artikelnummer frei und geben nur die Bezeichnung ein. Sie erhalten somit eine freie Artikelzeile.

Sofern die Bezeichnung als Beschreibung des Artikels oder der Leistung nicht ausreicht, können Sie einen Langtext dazu erfassen. Den Langtext rufen Sie mit STRG+L auf und können beliebig viel Text eingeben. Dieser Text kann wie beim Vortext
formatiert werden und es können Grafiken und Textbausteine sowie markierter Text eingefügt werden. Das Langtextfenster kann bei Bedarf angepinnt werden.

Dann geben Sie die zu berechnende Menge ein (Pflichteingabe). Sie können die Menge direkt als Zahl eingeben oder als Mengenberechnung. Die Mengenberechnung rufen Sie durch STRG+M oder durch Klick auf das Taschenrechnersymbol im Mengenfeld auf. Die Mengenberechnung wird in einem separaten Fenster erfasst. Das Ergebnis der Mengenberechnung wird in das Mengenfeld übernommen und das Taschenrechnersymbol wird farbig.
Die Mengenberechnung kann zur Erläuterung n der Position oder als Anhang mit ausgedruckt werden.

Wenn Sie einen Artikel aus einer Preisliste übernommen haben, ist die Mengeneinheit eingetragen. Bei freien Artikelzeilen tragen Sie diese ein. Sie haben dabei Zugriff auf den Stamm der Mengeneinheiten.

In jeder Artikelzeile wird der Einheitspreis benötigt, um den Gesamtpreis errechnen zu können. Der Einheitspreis kann dabei aus den Bestandteilen Lohn und Sonstiges bestehen. Sie können sich die beiden Spalten einblenden und füllen oder über das Taschenrechnersymbol im Feld Einheitspreis aufrufen. Der Einheitspreis ermittelt sich aus diesen beiden Werten und wird bei jeder Änderung neu gerechnet. 
Wenn Sie auf das Taschenrechnersymbol im Preisfeld klicken steht Ihnen ein Berechnungsfeld für den Preis zur Verfügung.

Zusätzlich wird Ihnen pro Artikel der internen Preisliste ein Deckungsbeitrag angezeigt, der die Differenz zwischen dem Einkaufs- und Verkaufspreis darstellt. Sie können damit den Einheitspreis anpassen und den DB dabei berücksichtigen.

Sie können in jeder Artikelzeile angeben, ob der Artikel skontierbar ist, welcher Steuersatz greift, ob ein Ab- und Zuschlag gewährt werden soll und erkennen, ob eine Sonderkondition greift.

Eine Überschriftenzeile beinhaltet eine Überschrift und dient zur Gestaltung des Beleges. Die Überschriftenzeile kann einen Langtext beinhalten.

Eine Textzeile beinhaltet einen Text und dient zur Erläuterung ohne Berechnung. Die Textzeile kann auch einen Langtext beinhalten.

Eine Zwischensumme erzeugt eine Zwischensumme, der zuvor aufgeführten Artikelzeilen und dient zur Gestaltung des Beleges. Die Zwischensumme kann einen Langtext beinhalten sowie einen eigenen
Ab- und Zuschlag haben.

Sie können Positionszeilen verschieben, in dem Sie mit der Maus den Positionszeiger mit der linken Maustaste anklicken, festhalten und an die gewünschte Stelle verschieben und die Taste wieder loslassen. Zwischensummen werden dabei neu errechnet.

Zusätzlich können Sie mittels rechter Maustaste oder den Tastenkombinationen STRG+C, STRG+X und STRG+V Positionszeilen kopieren, ausschneiden und an gewünschter Stelle wieder einfügen

Sie können außerdem eine Abzug/Zuschlag auf den Gesamtbetrag der Rechnung vornehmen. Dabei steht Ihnen eine freie Eingabe von Text und Betrag, ein Zugriff auf zuvor gestellte Rechnungen bzw. Zahlungen des Kunden, wenn Sie auf das Taschenrechnersymbol klicken. 

Funktionen der Menüleiste

Berichte

rechtes Seitenpanel

Eigenschaften
In diesem Panel befinden sich die Informationen Steuersatz, Zu-/Abschläge, Zahlungsbedingungen und der Kostenstelle. Diese Werte werden aus den Einstellungen eingetragen, können hier aber individuell geändert werden.
Im unteren Teil befinden sich die Informationen zu der jeweiligen Position in der Sie sich befinden. Das Panel kann angepinnt werden.

Dokumente
Hier befinden sich die Dokumente sowie die Anlagen der Rechnung. Diese werden durch den Zustellprozess eingetragen. Sie können durch Doppelkick die Dokumente anzeigen.
Über die Auswahl "Datei" befinden sich weitere Möglichkeiten, wie das Hinzufügen von Dokumenten zur Rechnung. Über eine Auswahl mittels Dateiexplorer können Sie weitere Dokumente hinzufügen.
Ebenso können Sie hier auch Dokumente wieder entfernen. Im Reiter Detail sehen Sie die Verschlagwortung der Dokumente. Das Panel kann angepinnt werden.

Ergebnisse
Hier befinden sich die kumulierten Werte der Rechnung, d.h. die Summe der Positionen, Zu-/Abschläge, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag. Das Panel kann angepinnt werden.

Langtext
Statt einem schwebenden Fenster können Sie den Langtext zur jeweiligen Positionszeile auch anpinnen, um ihn immer sichtbar darzustellen.

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