Rechnung anlegen (Abrechnung)

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May 22, 2024
3 min read

Beim Anlegen einer neuen Rechnung unterstützt Sie der Assistent zum Anlegen einer Rechnung, der in fünf Ebenen alle erforderlichen Angaben abfragt. Dies sind die Informationen zum:

Rechnungskopf

Inforechnung: Ist dieses Kontrollkästchen aktiv, ist die Vergabe einer Rechnungsnummer nicht möglich.

Rechnungsnummer

  • fixe Nummernvergabe: NEVARIS erstellt für Sie eine eindeutige aufsteigende Rechnungsnummer, welche nicht mehr geändert werden kann.
  • Nummernvorschlag: NEVARIS erstellt für Sie eine eindeutige aufsteigende Rechnungsnummer, welche jedoch geändert werden kann.

Eine Rechnungsnummer sollte immer eindeutig sein. Das Aussehen der Rechnungsnummer kann im Anwendungsbereich Verwalten | Nummernserien definiert werden.

Es findet eine 2-stufige Prüfung für Rechnungsnummern innerhalb eines Mandanten statt. Die Prüfungen sind rein informativ und stellen kein Ausschlusskriterium dar.

  1. Bei Anlage einer Rechnung wird auf doppelte Rechnungsnummern geprüft.
  2. Bei Übergabe einer Rechnung zu Finance oder Ausgangsrechnungsbuch (Control) wird erneut geprüft. 

Rechnungsart

  • Vorauszahlung: Kumulierte Rechnung, wird in folgenden kumulierten Abschlagsrechnungen und in der Schlussrechnung berücksichtigt.
  • Abschlagsrechnung kumuliert (Standard): Mit Mengenermittlung; Rechnung, deren Zugangsmassen in Folgerechnungen eingerechnet werden. Bereits geschriebene Rechnungen und erhaltene Zahlen werden dabei abgezogen.
  • Abschlagsrechnung pauschal kumuliert: Ohne Mengenermittlung.
Beginnen Sie einer kumulierten Abrechnung, ist ein späterer Wechsel zur nicht kumulierten Abrechnung nicht mehr möglich.
  • Abschlagsrechnung nicht kumuliert: Mit Mengenermittlung. Es wird ausschließlich der jeweilige Zuwachs der Rechnung ohne bereits geschriebener Abschlagsrechnungen oder erhaltener Zahlungen berücksichtigt.
  • Abschlagsrechnung pauschal nicht kumuliert: Ohne Mengenermittlung nicht kumulierte Rechnung mit Eingabe eines pauschalen Nettobetrages. Das Schlussblatt wird entsprechend als nicht kumulierte Rechnung dargestellt und berechnet, d.h. es werden kein kumulierter Gesamtbetrag bzw. zuvor gestellte Rechnungen angezeigt, sondern mit dem Zuwachs gerechnet. Die nicht kumulierte Abschlagsrechnung wird in folgenden nicht kumulierten Abschlagsrechnungen nicht berücksichtigt, aber findet letztendlich in der Schlussrechnung Berücksichtigung.
Wenn eine Mischung aus Pauschal kumulativ und danach mit Mengenermittlung getätigt, muss die Mengenermittlung die Summe der zuvor definierten Pauschalen Abschlagsrechnungen beinhalten, da diese zur Abrechnungskette gehörend, als bereits gestellte Rechnung von der gesamten Nettosumme abgezogen werden. Das Ergebnis daraus ist dann der Zuwachs der aktuellen Rechnung.
  • Teilschlussrechnung: Mit Mengenermittlung

  • Teilschlussrechnung pauschal: Ohne Mengenermittlung

  • Schlussrechnung: Mit Mengenermittlung
  • Schlussrechnung pauschal: Ohne Mengenermittlung
Es können keine weiteren Schlussrechnungen innerhalb eines Abrechnungskreises geschrieben werden.
  • Einzelrechnung: Mit Mengenermittlung, keinem Abschlagsrechnungskreis zugeordnet
  • Pauschalrechnung: Ohne Mengenermittlung, nicht kumulierte Einzelrechnung, keinem Abschlagsrechnungskreis zugeordnet.
Die Pauschal- oder Einzelrechnung wird in anderen Rechnungen (auch Schlussrechnung) nicht berücksichtigt. Die Pauschalrechnung wird mit ihren Beträgen in die Summe der Rechnungen zum Auftrag, zum Projekt berücksichtigt. Die Pauschal- oder Einzelrechnung ist die einzige Rechnungsart, welche nach der Schlussrechnung, noch zur Verfügung steht.

Weitere Angaben

Laufende Nummer: Diese Nummer wird für Teilrechnungen automatisch vergeben und kann vom Anwender nicht verändert werden.

Abrechnungskreis: Arbeiten Sie mit Abrechnungskreisen, dann steht Ihnen zusätzlich die Auswahl der im Register Formular des Auftrags definierten Abrechnungskreise zur Verfügung. Jeder Abrechnungskreis beinhaltet seinen eigenen Abschlagsnummernkreis bis hin zur Schlussrechnung. Siehe auch: Register Formular (Ausführen)

Rechnungsempfänger: Dieser kann jede Adresse sein, solange keine kaufmännische Anbindung an NEVAVIS Finance besteht oder der Ausgangsrechnungsprozess (Control) aktiviert ist. Bestehen die zuvor genannten Anbindungen, können ausschließlich debitorische Adressen verwendet werden.

Zahlungsbedingungen: Wählen Sie aus den im Verwalten | Stammdaten Projekte definierten Zahlungsbedingungen. Diese finden dann bei Rechnungslegung Berücksichtigung.

Umsatzsteuer: Wird standardmäßig aus dem im Auftrag hinterlegten Umsatzsteuersatz vorgeschlagen. Bei Änderung werden die aus dem Verwalten | Stammdaten Projekte definierten Umsatzsteuersätze vorgeschlagen.

Leistungszeitraum: Der Leistungszeitraum ist verpflichtend beim Schreiben einer Rechnung. Dieser kann zuvor im Formular des Auftrags, innerhalb der Mengenermittlung, oder aber erst bei Neuanlage einer Rechnung erzeugt werden. Letzteres ist dann sinnvoll, wenn z.B. eine pauschale Rechnung geschrieben wird. Hier kann dann im Anlageassistenten der Rechnung direkt ein Leistungszeitraum mittels Button "Neu" angelegt und übernommen werden.

In den weiteren Schritten erfolgen dann noch die Positions- und Mengenfilter (alle definierten Merkmale usw.), die allgemeinen Zusätze (Zusatzinfos zur Rechnung) und die Berücksichtigung von Nachträgen.

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