Allgemein

Mit einem effektiven Mahnwesen und einem funktionierenden Forderungsmanagement können ausstehende Forderungen erfolgreich eingefordert und Kunden dazu bewegt werden, diese zu begleichen. Grundvoraussetzung für ein erfolgversprechendes Mahnverfahren ist die Festsetzung von Zahlungszeitpunkten und somit die rechtzeitige Mahnung bei Zahlungsverzug von säumigen Kunden.

Einrichtung

Um das Mahnwesen einzurichten sind folgende Schritte notwendig:

• Definition von Mahnmethoden
• Festlegung der Mahnstufen pro Mahnmethode
• Einrichtung der Mahntexte (Vor-, Nach- und Zwischentexte) pro Mahnstufe
• Definition von Zinskonditionen
• Einrichtung von Mahndefinitionen

Bei den Debitoren, die gemahnt werden sollen

• Hinterlegung Mahnmethoden und Zinskonditionen
• Überprüfung der Adressdaten

Mahnmethoden

In der Rolle des Debitorenbuchhalters können unter Einrichtung, Mahnmethoden unterschiedliche Mahnmethoden angelegt werden. Die Übersicht der Mahnmethoden mit Möglichkeit neue Mahnmethoden zu erfassen, kann auch aus der Debitoren Karte im Bereich Zahlung aufgerufen werden. 

In der Mahnmethode wird festgelegt, wie viele Mahnstufen es gibt und ob Zinsen und/oder Gebühren gebucht werden sollen. Siehe auch FIBU Mahnmethoden, Mahnstufen. 

Mahnstufen

Pro Mahnmethode kann eine beliebige Anzahl von Mahnstufen definiert werden. In den Mahnstufen wird festgelegt, in welchem Zeitintervall Mahnungen erfolgen sollen, welche Mahngebühren berechnet werden sollen und ob Zinsen zu berechnen sind. Auch Mahntexte für die jeweiligen Mahnstufen können definiert werden. Zu Mahnstufen, siehe auch FIBU Mahnmethoden, Mahnstufen. 

Zinskonditionen

Für die Mahnzinsberechnung können Zinskonditionen erstellt und den Debitoren zugewiesen werden. Eine Beschreibung hierzu steht in FIBU Zinskonditionen zur Verfügung.

Debitoren Karte

Nachfolgend eine Übersicht der für das Mahnwesen wichtigen Felder in der Debitoren Karte, alle Felder sind beschrieben in FIBU Debitoren. 

Zahlungsform

Debitoren mit einer Zahlungsform, werden beim Mahnlauf nicht berücksichtigt. Wenn in der Zahlungsform das Kennzeichen 'Mahnen' gesetzt ist, dann wird der Debitor trotz hinterlegter Zahlungsform gemahnt.

Mahnmethodencode

Bei den Debitoren, die gemahnt werden sollen, ist in der Debitorenkarte, Register 'Zahlung' eine Mahnmethode zu hinterlegen. Über das …-Icon können niederlassungsbezogene Mahnmethoden hinterlegt werden. 

Zinskonditionencode

Wenn für den Debitoren beim Mahnlauf Mahnzinsen errechnet und auf der Mahnung ausgewiesen werden sollen, ist hier der Code für die Zinskondition der Mahnzinsberechnung auszuwählen.

Adressnr. Mahnungen

Mahnungen können bei Bedarf an eine von der 'Adressnr. des Debitors' abweichende Adresse versendet werden. Hierfür ist hier die Adressnummer auszuwählen, an die die Mahnung versendet werden soll.

Adressat Mahnungen

Es besteht die Möglichkeit, Mahnbriefe als E-Mail über den Druckertreiber 'gotomaxx PDF-Mailer' zu versenden. Siehe Einrichtung FIBU Berichtswesen für mehr Informationen. 

Bei den Personenkonten, die eine Mahnung per E-Mail erhalten sollen, sind hier eine Adressnummer und ein Adressat für den Mahnbrief zu hinterlegen. Es ist dabei zu beachten, dass beim 'Adressat Mahnung' eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein muss.

Adressnr. Mahnungen Kopie Adressat Mahnung Kopie

Bei Bedarf kann zusätzlich zur Mahnung eine Mahnungskopie erstellt werden. Hierfür ist hier die Adressnummer auszuwählen, an die die Mahnungskopie versendet werden soll. Wenn die Mahnungskopie als E-Mail versendet werden soll, ist hier zusätzlich der Adressat für die Mahnungskopie auszuwählen.

Debitorenbuchungsgruppe

In der Debitorenbuchungsgruppe sind die Sachkonten zu hinterlegen, mit denen die Mahnzinsen und Mahngebühren gebucht werden sollen.

Menüband

Vorbereiten

Mahndefinition

Mahndefinitionen legen den Rahmen für den Mahnvorschlag fest, es können unterschiedliche Definitionen für verschiedene Kundengruppen z.B. festgelegt werden. Für eine detaillierte Beschreibung zu Mahndefinitionen, siehe FIBU Mahndefinition. 

Ausführen

Mahnvorschlag

Folgende Reihenfolge hat sich beim Mahnlauf bewährt:

• Mahnvorschlag anlegen
• Mahnvorschlag ausführen
• Fehler- und Hilfetexte prüfen
• Mahnköpfe/Mahnzeilen prüfen und ggf. ändern
• Mahnvorschlag drucken (bei Bedarf)
• Mahnbriefe drucken
• Mahnbriefe buchen
• Zinsen/Gebühren buchen

Um einen Mahnlauf durchzuführen, ist im ersten Schritt ein Mahnvorschlag anzulegen. Im Mahnvorschlag wird die gewünschte Mahndefinition ausgewählt. Die Voreinstellungen der Mahndefinition werden übernommen und hier angezeigt; können jedoch - bis auf die Felder Sachbearbeiter, Debitorenfilter und Belegnummernfilter - nicht geändert werden.

Nach Programmaufruf wird der letzte (sortiert nach aufsteigendem Mahnvorschlag) ungebuchte Mahnvorschlag angezeigt und der letzte ungebuchte, für den noch keine Mahnbriefe gedruckt wurden. Über den Lookup können weitere Mahnvorschläge angezeigt werden, bei denen der Druck bzw. die Buchung noch aussteht. Über die Befehlsbutton kann in die Mahndefinition verzweigt werden, der/ein Mahnvorschlag aufgerufen, Mahnbriefe gedruckt und gebucht werden. 

Für mehr Details zu Feldern und Funktionen der Mahnvorschlag Karte, siehe FIBU Mahnvorschlag Karte.

Buchen

Diese Funktion bucht Mahnung in folgenden Schritten:

• Es wird die neue Mahnstufe und das Mahndatum als 'Letztes Mahndatum' in den Debitorenposten gespeichert.
• Sind in der Mahndefinition im Register 'Optionen' die Kennzeichen für Fälligkeit, Abwarten und Mahnstopp auch für OP ändern gesetzt, werden aus den Mahnzeilen die Inhalte der Felder Fälligkeit, Mahnstopp und/oder Abwarten in die Debitorenposten übertragen und gespeichert.
• Es wird in den Mahnzeilen das 'Buchungsdatum Mahnung' und das 'Mahndatum' (entspricht 'Mahndatum' aus dem Mahnvorschlag) gespeichert.
• Ist in der Mahnmethode gekennzeichnet, dass Zinsen und/oder Gebühren gebucht werden sollen, werden die Mahnzinsen und Mahngebühren in ein Fibu Buch.-Blatt , Externe Übernahme übergeben und können von dort in ein Fibu Buch.-Blatt, Fibu Buch.-Blatt Vorlage FIBMAH übertragen werden.

Der Umfang der zu buchenden Mahnungen kann über das Register 'Mahnvorschlag' eingegrenzt werden. Über die Optionen können die Buchungsdaten (Buchungs-, Beleg- und Leistungsdatum) für die Buchung der Zinsen und / oder Gebühren hinterlegt werden.

Optionen

Buchungsdatum

Wird kein Buchungsdatum hinterlegt, wird als Buchungsdatum das Mahndatum übertragen, ansonsten das eingegebene Buchungsdatum.

Belegdatum

• Wird kein Beleg- und kein Buchungsdatum eingegeben, wird als Belegdatum das Mahndatum übertragen.
• Wird kein Beleg-, aber ein Buchungsdatum eingegeben, wird als Belegdatum das Buchungsdatum übertragen.
• Wird ein Belegdatum eingegeben, wird als Belegdatum das Belegdatum übertragen.

Leistungsdatum

Wird kein Leistungsdatum eingegeben, wird kein Leistungsdatum übernommen; ansonsten wird als Leistungsdatum das eingegebene Leistungsdatum übertragen.

Berichten

Mahnbriefe

Es stehen folgende fünf Mahnreporte zur Verfügung:

Mehr Details zu den unterschiedlichen Reporten in FIBU Mahnreporte. Über Stammdaten, Einrichtung, Objektliste ist bei dem Objektnamen 'MAHBRF' als 'Ausführen-Objekt-ID der gewünschte Mahnreport zu hinterlegen.

Beispiel:

Mahnungen sollen mit dem Mahnreport 5003350 ausgedruckt werden. In der Objektliste wurde folgende Einstellung hinterlegt:

Der Umfang der Mahnbriefe kann über den Mahnvorschlag' und den Mahnkopf eingegrenzt werden. Über die Optionen können weitere Kriterien für den Druck des Mahnbriefs festgelegt werden. 

Optionen

Mahnungen sortieren

Auswahl, ob die Mahnungen (Mahnkopf) nach der gewählten Gliederung oder Sortierung (gemäß Mahnvorschlag) sortiert werden sollen. 

Zeilen sortieren

Auswahl, ob die Posten (Mahnzeilen) nach Belegdatum, Belegnummer oder Fälligkeit sortiert werden sollen; unabhängig von der Mahnstufe.

Probedruck

• Ist das Kennzeichen gesetzt, erfolgt lediglich ein Probedruck.
• Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, wird in den Mahnzeilen das 'Druckdatum Mahnung' (entspricht 'Druckdatum' aus der Option) gespeichert. Des Weiteren werden die gedruckten Mahnzeilen in eine separate Tabelle 'Mahnzeile Historie' übernommen. In der Mahnvorschlag Karte wird das Kennzeichen 'Mahnbriefe gedruckt' gesetzt und angezeigt, wie viele Mahnbriefe (in Prozent) bereits gedruckt sind (Verhältnis Mahnzeilen zu Mahnzeile Historie).

Wiederholungsdruck

Beim Mahnbriefe drucken werden lediglich die Mahnzeilen ausgewertet, bei denen kein Druckdatum vorhanden ist. Ist das Kennzeichen 'Wiederholungsdruck' gesetzt, werden nur Mahnzeilen mit Mahndatum gedruckt.

Kurzform

Auf den Mahnungen wird in einer separaten Zeile 'bereits gezahlt' in der Ursprungs- / Rechnungsbetrags-Spalte ein evtl. bereits gezahlter Betrag ausgewiesen; der Mahnbetrag ist um den Zahlbetrag gemindert. Ist dieses Kennzeichen gesetzt, wird keine zusätzliche Zeile gedruckt und der Mahnbetrag wird neben dem Ursprungs- / Rechnungsbetrag ausgewiesen.

Druckdatum

Eingabe des Mahn-Druckdatums. Das Druckdatum wird auf den Mahnungen gedruckt und in den Mahnzeilen im Feld 'Druckdatum Mahnung' gespeichert.

Überschrift

Bei Bedarf kann eine Mahnüberschrift hinterlegt werden. Diese Mahnüberschrift gilt für alle Mahnstufen und wird oberhalb der Kundennummer ausgedruckt.

Adresse im Brieffenster

Auswahl, ob die Adresse rechts oder links gedruckt werden soll.

Absender drucken

Ist das Kennzeichen gesetzt, werden zusätzlich die Absenderdaten (Firmendaten) rechts bzw. links (abhängig von der Auswahl) zu der Adresse gedruckt.

Niederlassung als Absender

Ist das Kennzeichen gesetzt, werden bei einer Gliederung nach Niederlassung, anstatt der Absender-Firmendaten die Absenderdaten der Niederlassung gedruckt.

Bauleiter drucken

Ist das Kennzeichen gesetzt und im Mahnkopf ist eine Kostenstelle vorhanden (bei Gliederung nach KSt bzw. Bauleiter), dann wird in einer zusätzlichen Zeile unterhalb der Kostenstellen der Bauleiter mit Bezeichnung und Bezeichnung 2 auf den Mahnungen gedruckt.

Verteilerliste

Es können Adressaten in Verteilerlisten (-gruppen) zusammengefasst werden. Beim Druck eines Reports/Berichts mit Auswahl einer Verteilerliste, wird pro Adressat ein Bericht gedruckt. Des Weiteren wird auf den Berichten der Adressat ausgedruckt. Wenn der Mahnvorschlag für eine bestimmte Verteilerliste gedruckt werden soll, ist hier die Verteilerliste auszuwählen.

Archivieren

Ist das Kennzeichen gesetzt, werden die Mahnbriefe zusätzlich archiviert. Hierfür ist ein separater Archiv-Drucker anzulegen. 

E-Mail

Es besteht die Möglichkeit, Mahnungen per E-Mail zu versenden. Hierfür sind unter Finanzbuchhaltung/Stammdaten/Einrichtung/ Finanzbuchhaltung Einrichtung, im Bereich Berichtswesen die Einrichtungen für den PDF-Mailer zu hinterlegen. Des Weiteren sind bei den Personenkonten, die eine Mahnung per E-Mail erhalten sollen, in der Personenkontokarte, Register 'Zahlung' die 'Adressnr. Mahnungen' und 'Adressat Mahnung' zu hinterlegen. Es ist dabei zu beachten, dass beim 'Adressat Mahnung' eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein muss.

Auswahl, welche Mahnungen per E-Mail verschickt werden sollen:

• blank: Die Mahnungen werden nicht per E-Mail verschickt.
• Nur wenn Adresse: Es werden die Mahnungen gefiltert/gedruckt, bei denen eine E-Mail Adresse im Adressaten hinterlegt ist.
• Nur wenn keine Adresse: Es werden die Mahnungen gefiltert/gedruckt, bei denen keine E-Mail Adresse im Adressaten hinterlegt ist.
• Alle: Es werden alle Mahnungen gefiltert, unabhängig davon, ob eine E-Mail im Adressaten hinterlegt ist.

Beispiel:

Es sollen zuerst die Mahnungen für die Debitoren ohne E-Mail-Adresse gedruckt werden und danach die mit einer E-Mail-Adresse. In dem Fall sind die Mahnungen zuerst mit der Option 'Nur wenn keine Adresse' und danach mit der Option 'Nur wenn Adresse' zu drucken. 

Besonderheiten

Zentral-Adresse

Es gibt mehrere Filial-Adressen und eine Zentral-Adresse. Die Rechnungen sollen an die einzelnen Filialen adressiert sein und das Mahnwesen soll für die einzelnen Filialen durchgeführt werden, die Buchungen jedoch sollen auf einem Debitor gesammelt erfolgen. 

In der Zentral- und in den Filial-Adressen wird im Register 'Zuordnung' im Feld 'Adressnr. der Zentrale' die Zentral-Adresse hinterlegt. 

Der Debitor wird mit der Zentral-Adresse angelegt.

Im Rechnungsausgangsbuch werden die Rechnungen für den Debitor mit der Zentral-Adresse erfasst und als 'Rechn. an abw. Adressnr.' wird die Filial-Adresse hinterlegt/ausgewählt. Diese Filial-Adresse wird im Debitorenposten im Feld 'abw. Adressnr.' gespeichert.

Im Mahnwesen wird dann automatisch nach den Filial-Adressen gegliedert und es wird pro Filial-Adresse eine Mahnung gedruckt.