Vorlagen / Variablenliste

DOC-Variablen gibt es für folgende Bereiche:

• Verkauf
• Einkauf
• Mahnwesen
• Nachunternehmer
• sowie separat die Bürgschaften, Baulohn (das ansteuern dieser Variablen verhält sich anders und muss direkt über Finance "verlinkt" werden, damit man die Variablen verwenden kann)

Bei der Verwendung der DocVariablen ist darauf zu achten, dass das Word-Dokument als richtige Vorlage abgespeichert ist. Zu erkennen an der Endung *.dot oder *.dotx.
Dateien die mit *.doc / *.docx enden sind normal aus Word gespeicherte Dateien die für die Verwendung von DocVariablen nicht genutzt werden können. Für die Benutzung der DocVariablen wird eine aktuelle Word Version vorausgesetzt. Siehe aktuelle Systemvoraussetzungen.

DocVariablen/Textmarken - Unterschiede

Bei den DocVariablen Thema unterscheidet man zwischen 2 Varianten:

• DocVariablen (DocVariablen sind Informationen die in einem Dokument nur einmalig vorkommen, wie z.b. Kopfinformationen eines Kreditors)
• Textmarken (Textmarken können in einer Vorlage beliebig oft vorkommen bzw. verwendet werden. Sie sind dynamisch und werden in einer Tabelle erzeugt. Beispielsweise "Belegnummer", "Datum" etc.)

Die vorhandenen DocVariablen sowie Textmarken sind in Finance unter dem Aufruf "Word Alias Steuerung" ("Abteilungen" --> "Verwaltung" --> "Einrichtungen" --> "Word Alias Steuerung") hinterlegt. Über die Suchfunktion bzw. Filtermöglichkeiten kann man dort schnell die gewünschten DocVariablen/Textmarken finden.

Hinzufügen und Verwenden der DocVariablen/Textmarken

Das Verwenden der DocVariablen bzw. Textmarken hinterlegt man direkt in der Word-Vorlage (*.dot / *.dotx) und dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten. (siehe weiter unten)
Generell gilt, dass man in Word über ALT + F9 zwischen den Variablen und dem angezeigtem Inhalt Switchen kann.
Am leichtesten kann man die bereits vorhandenen Textmarken oder Docvariablen aus den Variablenlisten kopieren und in das Dokument einfügen indem man sie benötigt.

DocVariablen:

DocVariablen werden in einem Word Dokument relativ leicht und auch sichtbar hinzugefügt/angezeigt, (Alt + F9, wie oben erwähnt) 
und werden z.b. wie folgt angezeigt: {​ DOCVARIABLE EKK_EinkKredName }​ - Diese DocVariable ist entsprechend aus dem Einkauf für Bestellungen gedacht und zeigt den Kreditorennamen. Beim Hinzufügen, am besten durch Copy und Paste aus der Vorlagen bzw. Variablenliste sollte man darauf achten die richtige Schreibweise zu verwenden.

Textmarken:

Bei den Textmarken verhält sich das anders, die sieht man nicht so ohne weiteres in dem Dokument. Um Textmarken hinzuzufügen bzw. anzeigen zu lassen geht man im Menü über "Einfügen" --> "Textmarke". Alle dort vorhandenen Textmarken sind für das Dokument hinterlegt und werden an entsprechender Position angedruckt/angezeigt. Textmarken benötigen eine Tabelle um angezeigt werden!
Gehen wir in diesem Beispiel davon aus das in der Vorlage 2 Tabellen hinterlegt sind:
 
Tabelle 1: 

 
Tabelle 2:

Jetzt wo die Tabellen hinterlegt sind, soll in Tabelle 2 in der Zeile 2 Werte geschrieben werden. Für unser Beispiel möchten wir das die "Beschreibung" aus dem Bereich: Einkauf gefüllt wird. Wir hinterlegen unter "Einfügen" --> "Textmarke" folgende Textmarke:

• T02S02Z02_EKZ_Beschreibung

Damit ist die Textmarke in dem Dokument hinterlegt und wird mittels erstem Teil der Textmarke in die entsprechende Tabele geschrieben. Dabei steht T02S02Z02_EKZ_Beschreibung für folgendes:

• T02 - Tabelle 2
• S02 - Spalte 2
• Z02 - Zeile 2
• EKZ_Beschreibung - Einkaufzeile Beschreibung

Mittels dieser Struktur gibt man der Textmarke die Information mit an welcher Stelle die Information hinterlegt werden soll.

Reports

Zum Verwenden der DocVariablen bzw. Textmarken gibt es eine Auflistung von Reporten die vorhanden sind und unter "Berichtsauswahlen" eingestellt werden können.

• Einkauf: "Berichtsauswahlen" ("Abteilungen" --> "Einfkauf" --> "Einrichtung")
• Verkauf: "Berichtsauswahlen Verkauf" / "Berichtsauswahlen Mahnung und Zinsrechnung" ("Abteilungen" --> Verkauf" --> "Einrichtung")

Verwenden der DocVariablen / Textmarken

Im Grunde genommen ganz einfach, entweder nimmt man sich die Vorlagen wie bereits oben beschrieben oder kopiert sich die Variablen aus einer der Variablenliste.
Man kann sich bereits vorhandene Variablen in einem Word Dokument über Alt + F9 anschauen oder alternativ die Option "Datei" --> "Optionen" --> "Erweitert" --> "Dokumenteninhalt anzeigen" (Feldfunktionen anstelle von Werten anzeigen) setzen.

FAQ

Frage: Beim Ausführen der Vorlage kommt die Meldung: "Für die Automation-Variable wurde keine Instanz erstellt"
Antwort: Prüfen ob eine aktuelle Version von Word vorliegt und die Vorlage in einem richtigen Dateiformat abgespeichert wurde. (*.dot / *.dotx) GGfs. Word neu installieren. Auch prüfen ob in der "Berichtsauswahl" die korrekten Reporte ausgewählt wurde. (siehe Abschnitt Reporte)
 
Frage: Bei Übergabe bzw. Drucken der NU Variablen (NU Verträge) erscheint die Fehlermeldung:
"Mitglied nicht gefunden. (Ausnahme von HRESULT : 0x80020003 (DISP_E_MEMBERNOTFOUND))"
Antwort: siehe folgenden Link: https://support.microsoft.com/de-de/help/172108/howto-troubleshoot-member-not-found-0x80020003-error
Unter anderem kann die Meldung erscheinen wenn bei den Druckoptionen das Häckchen "COM-Schnittstelle aktivieren" gesetzt ist. 
 
Frage: Öffnen der Word Dokumenten von Nevaris aus bringt die Fehlermeldung: 
"Dieser Befehl ist nicht verfügbar, weil kein Dokument geöffnet ist."
Antwort: Die Meldung kommt, wenn das Worddokument keine Ordnungsgemäße Word Vorlage ist. 
 
Frage: Beim Drucken des Nachunternehmervertrags kommt folgende Meldung:
"Ausnahme von HRESULT: 0x800A175D"
Antwort: Wenn die Meldung nur an vereinzelten Clients erscheint kann folgender Link die Lösung sein - https://support.microsoft.com/de-de/help/224338/error-message-in-word-800a175d-could-not-open-macro-storage
 
Frage: Beim Drucken kommt in Finance die Meldung "Der Wert 'MA' kann nicht in Typ Integer ausgewertet werden".
Antwort: Der Wert (in diesem Fall 'MA') kann abweichend sein. Beim Auftreten dieser Meldung waren im Dokument mehrere unzulässige Textmarken hinterlegt die z.b. wie folgt aussahen:

• BMFirma
• BMFirmaadresse etc. 

Da diese Textmarken nichts mit Finance zu tun haben und auch keine Tabellen, Spalten sowie Zeilenstruktur haben, kommt es zu oben genannter Meldung.