Vorbereiten der Word Vorlage

Um die benutzerdefinierten Berichtslayouts verwenden zu können, werden die Entwicklertools benötigt. In Word sind die Entwicklertools wie folgt einblendbar: Unter "Datei" → "Optionen" → "Menüband anpassen" setzt man einen Haken bei "Entwicklertools".

Erstellen des Layouts

Rollencenter: Einrichtungsverwaltung → Aktionen → Berichtslayouts → Auswahl des Berichts. Es öffnet sich die Page "Auswahl des Berichtslayouts", in der man nach dem gewünschtem Bericht sucht. Bei diesem wird in der Spalte "Ausgewähltes Layout" → "Benutzerdefiniertes Layout" gewählt. Es öffnet sich die Page der benutzerdefinierten Berichtslayouts. Unter "Neu" kann ein neues Layout erstellt werden.
Zu beachten ist dabei, dass man den Haken bei "Word-Layout einfügen" setzt.

In derselben Page kann man unter "Layout" → "Word-XML-Teil exportieren" die Variablen (XML-Steuerelemente) exportieren. Die Datei wird als *.XML Datei (im Standard: Standard.xml) im hinterlegten Downloadverzeichnis des Browsers gespeichert.

Bearbeiten der Word Vorlage

In der bereits vorhandenen Word Vorlage kann unter "Entwicklertools" der "XML - Zuordnungsbereich" eingeblendet werden. Zunächst sind in dieser Übersicht nur die standardisierten XML-Zuordnungskomponenten von Office verfügbar. Im weiteren Schritt werden die zuvor exportierten XML-Steuerelemente über "Neue Komponente hinzufügen..." bereitgestellt. Dazu wird die exportierte XML-Datei aus dem Downloadverzeichnis ausgewählt.
Sie ist dann ebenfalls in dem Dropdown-Menü auswählbar. Zum Übernehmen einer Variable klickt man mit der rechten Maustaste und fügt diese über "Inhaltssteuerelement einfügen" (Rich-Text und Nur-Text) ein.

Sind im Word Dokument Zeilen auszugeben, die sich wiederholen, dann so vorgehen:
Eine Tabelle in das Worddokument einfügen, einzeilig mit der gewünschten Spaltenanzahl. Diese Tabelle markieren. Dann in der XML-Zuordnung den Knotenpunkt (z.B. Einkaufszeile) auswählen und mit der rechten Maustaste das Inhaltssteuerungselement 'Wiederholt' auswählen. Damit ist die Tabelle als Wiederholungselement markiert. Jetzt in die Spalten klicken und jeweils das gewünschte Wiederholungsfeld auswählen.

Ist die Bearbeitung der Word Vorlage abgeschlossen, speichert und schließt man das Dokument.

Hinweis: Die verfügbaren Variablen sind in Finance in der Page "Word dot Alias-Steuerung Form" (Rollencenter: Einrichtungsverwaltung → Stammdaten → Einrichtung → Zum Druck → Word Alias Steuerung) einsehbar. Über die Suchfunktion bzw. Filtermöglichkeiten können dort schnell die gewünschten Variablen und die dazugehörigen Aliase gefunden werden.

Layout importieren

Rollencenter: Einrichtungsverwaltung → Aktionen → Berichtslayouts → Benutzerdefinierte Berichtslayouts. Über "Layout" → "Layout importieren" wird das zuvor gespeicherte Word Dokument importiert.
Das Layout kann dann in den gängigen Berichtseinrichtungen hinterlegt werden, wie z.B. "Berichtsauswahl Einkauf". Alternativ können die Berichte auch testweise in der Page "Benutzerdefinierte Berichtslayouts" ausgeführt werden ("Prozess" → "Bericht ausführen"). 

Verschiedene Layouts verwalten und mehrere Belege drucken

Stehen pro Report mehrere Layouts zur Verfügung, sind in der Berichtsauswahl nicht die ursprünglichen Report-IDs zu hinterlegen, sondern die Reports, die den Zusatz "Word Start" beinhalten. Beispiel Einkauf: Statt Report 5144140 "ungeb. Einkauf Word Layout" ist Report 5002838 "ungeb. Einkauf Word Start" zu verwenden. Es wird dann nicht direkt der Worddruck ausgeführt, sondern der Anwender gelangt zunächst in die benutzerdefinierten Berichtslayouts, um eines der Layouts auszuwählen.

Mit diesem Vorgehen ist es außerdem möglich, mehrere Belege zu drucken. Wird in der Requestpage entsprechend gefiltert, z.B. auf Belegnummern, dann wird nach der Auswahl des gewünschten Layouts ein ZIP-Verzeichnis erstellt, das sämtliche Word-Dokumente enthält, die aus den Filtereinstellungen resultieren.

Allgemeine Informationen

Folgende Reports stehen für den Word Vorlagendruck in der Materialwirtschaft zur Verfügung: