Allgemein

Belegnr.

Die Belegnr. des Auftrags wird manuell oder aus der Nummernserien eingegeben.

Absenderadressnr.

Als Absenderadressnummer wird die Adresse laut Firmendaten vorgeschlagen. Wenn der Auftrag tatsächlich von einer Niederlassung erstellt wird, dann die Adressnummer der Niederlassung eintragen.

Von Kostenstelle, von Empfangsstelle

Diese Felder sind der Vorschlag für entsprechenden Felder bei den Auftragszeilen. Bei Vorhaltegeräten und bei Material-Rücklieferung ist ein Eintrag in eines der beiden oder beider Felder erforderlich.

Gerät

Das hier eingetragene Gerät wird bei Übergabe an die BBA in den Einzelbeleg der BBA geschrieben. Es ist z.B. das Gerät, für das Materialien (Betriebsmittel) berechnet werden.

KSt belasten

Diese KSt wird in der BBA belastet, wenn auch intern gebucht wird. Bei Eingabe einer Empfangsstelle wird sie von dort vorgeschlagen.

Bei externen Rechnungen wird die zu entlastende KSt die Erlös-Kostenstelle in der Fibu, also die KSt des Artikels. Bei "internen und externen" Rechnungen wird die zu belastende KSt des Belegs zur Fibu-Kostenstelle, also die Arge-Kostenstelle.

Empfangsstelle

Diese sollte eingetragen werden. Im Kostenstellen-Stamm kann eine Standard-Empfangsstelle eingetragen werden. Wenn eine solche Kostenstelle als "KSt belasten" eingetragen wird, dann wird deren Empfangsstelle vorgeschlagen.

Preis-Kostenstelle

Wenn interne Preise doch nicht laut Empfangsstelle ermittelt werden sollen, dann kann diese KSt für die Ermittlung der internen Preise eingetragen werden.

Verrechnung

Hier wird festgelegt, ob es sich um einen rein externen, um einen externen und internen oder um einen rein internen Auftrag handelt. "Extern und intern" in diesem Sinne sind Arge-Rechnungen.

Preistyp

Der Preistyp bezieht sich auf die Prozent- und Preisdefinitionen pro Artikelgruppe bei der Empfangsstelle.

Kontierungshilfe Material/BAL, Arbeitskosten, Fremdleistung, Zuschlag

In diesen Feldern können Kontierungshilfen pro Zeilenart eingetragen werden, die gelten sollen, wenn für die Zeile selbst keine Kontierung ermittelt werden kann.

Kontierung intern:

Pro Auftragszeile wird die intern zu entlastende Kostenstelle aus der internen Kontierungshilfe der Nr., also des Artikels, BAL oder des Geräts ermittelt. Wird eine Personalnummer eingetragen, aus dem Personalstamm. Ebenso werden die Kostenarten aus den Kontierungshilfen ermittelt. Die zu belastende KSt ist diejenige des Auftrags selbst. Bei Arge-KSt kann bei Geräten eine abweichende Kontierungshilfe intern eingetragen werden.

Kontierung extern:

Das Sachkonto (Erlöskonto) wird ermittelt:

• Bei Artikeln aus der Produktbuchungsgruppe, und zwar das Warenverkaufskonto aus der Matrix der Produktbuchungsgruppe mit der Geschäftsbuchungsgruppe des Debitors.
• Bei BAL aus der externen Kontierungshilfe, dabei wird das Sachkonto genommen, das bei der Kostenart entlasten im Kostenartenstamm vermerkt ist.
• Bei Geräten aus der Kontierungshilfe extern des Geräts.
• Bei Argen aus der besonderen Arge-Kontierungshilfe im Gerätestamm, wenn nicht eingetragen aus der externen Kontierungshilfe. Dabei wird nach den Gerätepreisarten (AuV, Reparatur) unterschieden. Es wird jeweils das Sachkonto genommen, das bei der Kostenart im Kostenartenstamm vermerkt ist.

Die Produktbuchungsgruppe wird ermittelt:

• Die Produktbuchungsgruppe des gefundenen Sachkontos. Falls beim Artikel eine besondere Produktbuchungsgruppe steht, dann gilt diese. Beim Gerät allerdings wird die Produktbuchungsgruppe laut Gerätestamm nicht genommen, da verschiedene Sachkonten für die Gerätebuchungen erforderlich sind.

Die MwSt-Produktbuchungsgruppe wird ermittelt:

• Die MwSt-Produktbuchungsgruppe des gefundenen Sachkontos. Falls beim Artikel eine besondere MwSt-Produktbuchungsgruppe steht, dann gilt diese. Für die MwSt-Produktbuchungsgruppe gilt dies auch für Geräte, wenn im Gerätestamm eine MwSt-Produktbuchungsgruppe eingetragen ist.

Rücklieferung 

Im Auftragskopf kann das Feld Rücklieferung für die Rückgabe von Material aktiviert werden. In diesem Fall muss in die "Von.."-Felder der Bauhof eingetragen werden. KSt belasten und Empfangsstelle ist die Baustelle, von der zurück geliefert wurde. In der Auftragszeile wird die Menge positiv eingegeben. Rücknahme ist automatisch angekreuzt. Beim Erstellen des Rechnungsvorschlags wird das Vorzeichen von Menge und Betrag gedreht.

Wenn Material-Rücklieferungen so erfasst werden, dass im Auftragskopf "Rücklieferung" aktiviert wird, dann werden die gleichen Kostenarten wie die Lieferung, aber mit negativen Mengen und Beträgen gebucht. Die Rücklieferung wird also negativ auf die Kostenart der Lieferung gebucht. Wenn das nicht gewünscht ist, dann so vorgehen:

Die Rücklieferungs-Auswahl im Auftragskopf nicht benutzen, sondern die KSt tauschen: "Von Kostenstelle" ist die KSt, von der zurück geliefert wird, "KSt belasten" ist die KSt, auf die geliefert wird (Bauhof). In diesem Fall wird die Entlastung auf die Entlastungs-Kostenart der Kontierungshilfe des Artikels gebucht.

Dies ist nur möglich bei Artikeln, die in ihrer Kontierungshilfe keine feste KSt haben. Denn ansonsten wird die KSt der Kontierungshilfe entlastet, also als "Artikel-Stammkostenstelle" angesehen.

Ferner wird beim Druck der Materialabrechnung die Rücklieferung in diesem Fall nicht bei der rückliefernden, sondern bei der empfangenden KSt gedruckt. 

Pauschalauftrag

Um einen Pauschalauftrag, also einen Auftrag, für den ein Pauschalpreis berechnet wird, anzulegen, so vorgehen: Als erstes im Artikelstamm einen "Pauschal"-Artikel anlegen. Der Artikel muss eine eigene "Kontierungshilfe intern" haben, in der die Pauschal-Verrechnungs-KSt als KSt entlasten eingetragen ist. Beim Artikel die Buchungsgruppen eintragen.

Bei einem Pauschalauftrag zunächst die einzelnen Positionen eintragen. Dabei werden die Preise wie bei anderen Aufträgen ermittelt. Wenn die Erfassung dieser Positionen abgeschlossen ist, dann als letzte Zeile den Pauschalartikel, als Menge 1, als Preis den Pauschalpreis eintragen. Danach, das ist wichtig, das Kennzeichen "Pauschal" im Belegkopf ankreuzen. Dadurch werden die ermittelten Preise der einzelnen Zeilen auf 0 gesetzt, jedoch für die interne Verrechnung gemerkt. Wenn danach noch Einzelzeilen eingefügt werden müssen, diese vor der Pauschalzeile einfügen.

Aufträge mit Vorhaltegeräten können nicht als Pauschalauftrag erfasst werden.

Die Rechnung und Abrechnung von Pauschalaufträgen erfolgt wie für andere Aufträge. Bei externen ist die KSt des Pauschalartikels die Fibu-Kostenstelle, bei "intern und extern" ist es die zu belastende KSt des Belegs (also die Arge-KSt):

Die Verrechnung der Einzelzeilen geschieht aber erst in der BBA, dort in der Monatsabrechnung den Eintrag <bbamrs>

Positionen

Belegdatum, Zeilenart, Nr., Menge, Einheit, Preis müssen eingegeben werden. Preise werden automatisch ermittelt und können geändert werden. Der Buchungstext wird aus der Nr. vorgeschlagen.

Die Positionen können für die unterschiedlichen Spaltenarten in einer allgemeinen Übersicht, oder für verschiedene Spaltenarten in speziellen Übersichten erfasst werden, siehe Auswählen, Übersicht wechseln. 

Wichtige Spalten für Material, BAL, Arbeitskosten

• Neu: Im Artikelstamm ist im Register "Verrechnung" ein Feld "Neu gebraucht", das als Vorschlagswert für Neu verwendet wird.
• Rücknahme, für Rücklieferung. 

Wichtige Spalten für Geräte

• Die Spalte Menge bedeutet hier: Gerätemenge.
• Menge für Leistungsgeräte: dieses sind z.B. die Stunden.
• Leistungsbuchung in: dieses legt fest, ob Stunden oder km.
• Von Kostenstelle, von Empfangsstelle: für Vorhaltebuchungen. Die Kostenstelle, von der auf die Empfangsstelle bzw. auf die Kostenstelle geliefert wird.
• Einsatzart: für Leistungs- und Vorhaltegeräte. Mittels der Einsatzart kann die Preisfindung für Geräte gesteuert werden, weil bei den Gerätekonditionen besondere Prozentsätze oder Preise pro Einsatzart definiert werden können.

Preisfindung

Bei der Erfassung von Auftragszeilen wird automatisch die Preisfindung anhand der getroffenen Preisdefinitionen ausgeführt.

Die Material-Preise werden nach den Regeln der Materialabrechnung ermittelt. Von Bedeutung sind dabei die Prozent- und Preis-Konditionen der Kostenstelle oder Empfangsstelle und Neu und Rücknahme.

Um feste Materialpreise zu erreichen, können die ermittelten Preise geändert werden. Die Prozentsätze werden dann auf 100% gesetzt. Hinweis: Wenn Artikel, Menge, Neu oder Rücknahme geändert werden, wird der Preis automatisch neu ermittelt.

Die bei der Preisfindung ermittelten Prozentsätze für Material und BAL werden in den Spalten "Prozentsatz intern" "Prozentsatz extern" angezeigt. Diese Prozentsätze können geändert werden. Dann gelten die neuen, eingegebenen Prozentsätze. Wenn die ermittelten Prozentsätze wieder gelten sollen, dann auf 0 setzen. Die Preisfindung wird dann erneut aufgerufen. 

Bei Eingabe eines Gerätes in die Auftragsposition wird die Gerätepreisermittlung nach den Regeln der Geräteabrechnung ausgeführt. Die 100% AuV- und Reparatur-Preise werden in eigenen Feldern angezeigt. Die Felder "Einzelpreis intern" und "Einzelpreis extern" fassen die ermittelten AuV- und Reparatur-Einzelpreise zur Information zusammen. Bei Vorhaltegeräten werden die voraussichtlichen Tage bis Monatsende ermittelt und in der Spalte "Std. km ...", hier also Tage, angezeigt. Die vorläufigen Gesamtpreise werden ermittelt. Die tatsächliche Berechnung geschieht beim Ausführen von Periodische, Monatsabrechnung, Rechnung, Vorhaltegeräte.

Wenn feste Gerätepreise gerechnet werden sollen, dann so vorgehen: 

In der Auftragsposition das Feld "Feste Gerätepreise" ankreuzen und die 100%-Preise "AuV Einzelpreis extern", "Reparatur Einzelpreis extern" und, falls erforderlich, "AuV Einzelpreis intern" und "Reparatur Einzelpreis intern" ändern.

• Bei Leistungsgeräten gelten die Preise pro Std. bzw. km oder Einheit. 
• Bei Vorhaltegeräten gelten die festen Preise pro Tag. Wenn dies nicht gewünscht ist, dann in Einrichtung, Materialabrechnung Einrichtung, "Feste Vorhaltegerätepreise pro Monat" ankreuzen, bevor der erste feste Preis eingetragen wird.
• Std. und km bei Leistungsgeräten können geändert werden, jedoch die Tage von Vorhaltegeräten werden nach den Regeln der Geräteabrechnung automatisch ermittelt.
• Wenn externe feste Preise eingegeben werden und der Auftrag ist intern und extern, dann müssen auch intern feste Preise eingegeben werden.

Die für Geräte ermittelten Prozentsätze werden in den Spalten "Prozentsatz intern", Prozentsatz extern" (für AuV) und "Prozentsatz Reparatur intern" und "Prozentsatz Reparatur extern" angezeigt.

Die externen Prozentsätze für AuV und Reparatur können geändert werden, wenn "feste Gerätepreise" angekreuzt wurde.

Die internen Prozentsätze können nicht geändert werden. Bei festen Preisen sind sie 100%.

Die Regeln für das Runden des Einzelpreises und des Gesamtpreises pro Zeile sind:

Der Einzelpreis wird nach der Rundungsmethode gerundet, die beim Artikel bzw. beim Gerät hinterlegt sind. Der Gesamtpreis der Zeile wird nach der allgemeinen Rundungsmethode laut Fibu, Finanzbuchhaltung Einrichtung, Rechnungsrundungspräzision gerundet.

Menüleiste

Auswählen

Registerwechsel

Die Felder des Auftragskopfes können über Personalisieren auf 2 verschiedene Register verteilt werden, so stehen die wichtigen Eingaben im ersten Register, weitere Angaben, die nur in Ausnahmen benötigt werden, können in das zweite Register verschoben werden. 

Übersicht wechseln

Für die verschiedenen Zeilenarten stehen verschiedene Sichten der Zeilenübersicht zur Verfügung, die hier gewechselt werden können:

• Position zur Erfassung aller Zeilenarten
• Positionen Material speziell optimiert für die Erfassung von Materialzeilen 
• Positionen Geräte für Leistungsgeräte
• Positionen Vorhaltegerät für die Erfassung von Vorhaltegeräten