Im oberen Teil des Bildschirms wird in Listenform die schon erfassten Eingangsrechnungen dargestellt und dient der Orientierung bzw. der Navigation. Im mittleren und unteren Teil des Bildschirms wird die eigentliche Eingangsrechnung erfasst. Die Erfassung einer Eingangsrechnung erfolgt dabei in 2 Schritten:

Erfassung der Rechnungskopfdaten

Im Bereich der Rechnungskopfdaten werden die relevanten Informationen wie Kreditor, Beleginformationen und die Zahlungskonditionen zur Rechnung eingegeben, wobei generell mit dem Kreditor gestartet wird, der aus den Stammdaten ausgewählt wird. Dann folgt die Eingabe der Rechnungsnummer des Lieferanten und der Rechnungstyp. Als Rechnungstyp stehe Ihnen folgende Auswahl zur Verfügung:

• Einzelrechnung
• Abschlagsrechnung
• Schlussrechnung
• Gutschrift

Danach folgen die Eingaben für das Eingangsdatum, Rechnungsdatum und das Leistungsdatum. Die Berechnung der Fälligkeiten basiert auf dem Eingangsdatum. Danach folgen die Betragsfelder beginnend mit dem Nettobetrag, Steuersatz (errechnet den Steuerbetrag) und der Bruttobetrag. Aus dem Bruttobetrag ermittelt sich der skontier fähige Betrag. Eine Überarbeitung der Betragsfelder ist bei Bedarf möglich. Zusätzlich werden an jeder Rechnung die Zahlungskonditionen erfasst. Sie können dabei auf die Zahlungsbedingungen des Stamms zurückgreifen oder manuell die Fälligkeitsdaten eintragen. Ebenso kann noch ein Buchungstext erfasst werden. Sind nur die Rechnungskopfdaten erfasst, erhält die Rechnung den Status „Vorerfasst“. Die interne Belegnummer der Eingangsrechnungen wird beim Speichern der Eingaben vergeben und stammt aus der Nummernserie "Eingangsrechnungen". Vorerfasste Rechnungen können auch ohne Kontierung geprüft und zum Zahlen freigegeben werden. Allerdings können vorerfasste Rechnungen nicht für die Bau-Auswertungen herangezogen werden.

Erfassung der Kontierung

Im unteren Teil wird im Reiter Kontierung die Erfassung auf Auftrag, Projekt oder Kostenstelle sowie die Kostenart vorgenommen. Wenn die Eingangsrechnung auf einen Auftrag erfasst wird, wird das zugehörige Projekt und Kostenstelle automatisch eingetragen. Wenn Sie auf das Projekt erfassen, müssen Sie den zugehörigen Auftrag auswählen. Erfassen Sie auf eine Kostenstelle muss weder Auftrag noch Projekt eingetragen sein.

Grundsätzlich gilt: Die Erfassung sollte auf der Ebene stattfinden, die später ausgewertet werden soll. So können z. B. keine Auswertungen von Aufträgen erfolgen, wenn nur auf Kostenstellen erfasst wird, da Kostenstellen mehreren Aufträgen zugeordnet sein können und somit eine Zuordnung ohne die Angabe des Auftrags nicht möglich ist. In jeder Kontierungszeile wird Menge, Mengeneinheit, Nettobetrag und Steuersatz erfasst. Es ist somit möglich in einer Rechnung mehrere Steuersätze zu erfassen, indem mehrere Kontierungszeilen erfasst werden. Sie können außerdem in jeder Kontierungszeile festlegen, ob die Kontierungszeile zur Skontoermittlung herangezogen werden soll oder nicht. Wird der Skontofähige Betrag durch die Kontierungszeilen gesteuert wird der Betrag aus den Rechnungskopfdaten überschrieben. Nach dem Erfassen der Kontierung ändert sich der Status der Rechnung von "Vorerfasst" in "Erfasst".

Sofern Sie die Belege im NEVARIS DMS digital führen möchten, benötigen Sie die Lizenz "NEVARIS DMS" und können dann die gescannten Belege an der Rechnung über die Dokumentenablage hinzufügen und wieder anzeigen.

Der nächste Schritt hängt nun davon ab, ob Prüfschritte definiert sind oder nicht. Wenn keine Prüfschritte definiert sind, kann die Rechnung direkt zum Zahlen freigegeben werden. Sind Prüfschritte definiert, wird die Rechnung zum nächsten Schritt im Workflow weitergegeben.

Import von E-Rechnungen

Außer der manuellen Erfassung besteht die Möglichkeit E-Rechnungen zu importieren. Dazu steht Ihnen in der Menüzeile „Import aus E-Rechnung“ zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass die zu importierende Rechnung dem Format EN16931 oder der xRechnung entsprechen müssen. Der Aufruf des Imports öffnet ein Explorer Fenster, in dem Sie die gewünschte Datei auswählen. Build Control zeigt Ihnen nun in einem Vorschaufenster den Inhalt der Datei an. Diese Vorschau kann ausgedruckt oder als PDF gespeichert werden.

In die Erfassungsmaske werden nun alle Informationen eintragen, so weit diese erkannt werden. Ein Kreditor, der dabei eingelesen, aber nicht im Stamm vorhanden ist, kann sofort im Stamm angelegt werden. Steuersätze können nachgetragen bzw. korrigiert werden, die Zahlungskonditionen können überarbeitet werden. Jede Rechnungsposition erzeugt dabei eine Kontierungszeile, in der Sie den Auftrag, Projekt oder Kostenstelle und die Kostenart nachtragen müssen. De entsprechenden Felder sind markiert. Nach dem Import erfolgt die Bearbeitung wie bei einer manuellen Erfassung.

Um die Rechnung in den Prüfprozess zu übergeben oder zum Bezahlen freizugeben, wählen Sie in der Menüleiste "Zur Prüfung freigeben" bzw. wenn keine Prüfschritte aktiviert sind "Zur Zahlung freigeben". Diese Beschreibung verfolgt nun den Prüfprozess. Benutzer ohne Prüfprozess können direkt zum Prozessschritt "Bezahlen" springen. Die Funktion "Zur Prüfung freigeben", öffnet den Assistenten, der den folgenden Prüfschritt gemäß der Definition der Prüfschritte in den Stammdaten Control und hat auch den Prüfer eingetragen. Sie können einen Kommentar eintragen und die Weitergabe mit "Ok" bestätigen. Durch die Weitergabe, wird die Rechnung in den Prozessschritt "Prüfen und Freigeben" übernommen, aus dem Prozessschritt "Erfassen" entfernt und der eingetragene Prüfer per Mail informiert, dass eine zu prüfende Rechnung vorliegt.