Verarbeitung ab Version 2022 (Webclient): 

Word-Vorlagendruck Baulohn

Mit der Umstellung auf den Webclient ab Version 2022 löst diese Beschreibung die bisherige Verarbeitung aus TipsUndTricks bloWord.pdf ab.

Zweck?

Erleichtern Sie sich das Erstellen des täglichen Schriftverkehrs an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dadurch, in dem Sie Ihre Word-Dokumente automatisch mit Daten aus dem Personalstamm und Definitionen der Personallisten, also mit Inhalten der Anwendung füllen lassen.

Word Vorlagendruck aus dem Personalstamm

Aus der Übersicht der Personalstämme und in der Karte Personalstamm kann der Word Vorlagendruck aufgerufen werden. Zuvor sind jedoch Benutzerdefinierte Berichtslayout zu erstellen. Wenn es mehrere verschiedene Texte, also Vorlagen, dazu gibt, dann können diese über die Benutzerdefinierten Berichtslayouts in die Anwendung eingebunden werden.

Wenn der Druck ausgeführt wird, wird dasjenige Layout aus einer Übersicht der Layouts ausgewählt, mit dem der Druck ausgeführt werden soll. Sofern nur ein Layout vorhanden ist, wird die Auswahl nicht angeboten, sondern mit dem einen vorhandenen Layout gedruckt.

Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Berichten, Word Vorlagendruck.
Webclient: /Personalbuchhaltung/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Berichten, Word Vorlagendruck.

Wo Benutzerdefinierte Layouts einrichten?

Einrichtungsverwaltung, Berichtslayouts.

Wie Benutzerdefinierte Layouts erstellen?

Für den NEVARIS Finance Baulohn gibt es einen Standard Bericht zur Auswahl: Das ist 5143301 Word Vorlagendruck.

Es gibt zwei Möglichkeiten:
1. Ein vorhandenes Word-Dokument (mit Text) entsprechend zu nutzen, welches die möglichen Inhalte zur Anwendung = Word-XML-Teil zugewiesen bekommt oder
2. ein leeres Word-Dokument (ohne Text) aus der Anwendung inkl. den möglichen Inhalten zur Anwendung = Word-XML-Teil zu erzeugen; anschließend kann das leere Dokument mit dem Text versehen werden.

1. Möglichkeit: Ein vorhandenes Word-Dokument (mit Text) entsprechend zu nutzen

Einen neuen Eintrag für das benutzerdefinierte Berichtslayout 5143301 Word Vorlagendruckerzeugen und den Word-XML-Teil exportieren

Dazu in der Übersicht der Benutzerdefinierten Berichtslayout 5143301 Word Vorlagendruck suchen. Diesen Report auswählen und in der Menüzeile "Neu" auswählen. Es folgt: "Bearbeiten - Integriertes Layout für einen Bericht einfügen". Sofern die Berichts-ID nicht bereits voreingestellt ist, dann die Berichts-ID 5143301 Word Vorlagendruck auswählen. Dort die Auswahl "Word-Layout einfügen" treffen, aber die Auswahl "RDLC Layout einfügen" auf Nein setzen.

Es wird ein Eintrag in der Übersicht "Benutzerdefinierte Layouts" erstellt. Diesem Eintrag bereits zur Unterscheidung, bei der Nutzung von verschiedenen Word-Dokumenten eine eindeutige Beschreibung zur Unterscheidung bei mehreren Layouts geben. Eine eindeutige Beschreibung für das Dokument wäre z. B. „Arbeitsvertrag gew. Arbeitnehmer Firma 1“.

Hinweis: Da die Beschreibung des Layouts in den Namen der Datei aufgenommen wird, kann es zu Fehlern bei der Ausgabe kommen, wenn der Dateiname zu lange gewählt wird oder Sonderzeichen verwendet werden.

Um hierfür eine Vorlage zu erstellen, dieses ausführen: unter "Layout" "Word-XML-Teil exportieren". Dies erstellt eine Datei, die in Word benutzt werden kann. Das ist eine Datei mit der Endung .xml; einige Browser verhindern den Download einer xml-Datei, dieses in den Einrichtungen des Browsers hierfür ändern oder einen anderen Browser wählen.

In Word vorbereiten = einem Word Dokument den Word-XML-Teil zuordnen

Was tun in Word?

Das bereits vorhandene mit Text versehene Word-Dokument muss mit den Inhalten der Anwendung verknüpft werden, das ist der zuvor exportierte Word-XML-Teil. Dazu mit dem Register "Entwicklertools" arbeiten. Wenn dieses nicht angezeigt wird, dann:

Datei, Optionen (ganz unten), Menüband anpassen, bei "Befehle auswählen" Hauptregisterkarten auswählen und Entwicklertools über "Hinzufügen" ins Menüband bringen.

Dann über die Registerkarte gehen: Entwicklertools, XML-Zuordnungsbereich. Auf der rechten Seite über XML-Zuordnung bei "Benutzerdefinierte XML-Komponente" auswählen: Neue Komponente hinzufügen.

Die Datei angeben, die als Word-XML exportiert wurde. Dann erneut "Benutzerdefinierte XML-Komponente" und eben diese Datei auswählen. Die Datei hat den Namen: microsoft-dynamics-nav/reports/Word-Vorlagendruck/5143301/.

Darunter stehen diejenigen Felder zur Verfügung, die der Report bereitstellt. Dazu, damit man die Übersicht erhält, Personalstamm Baulohn anklicken und die Übersicht öffnen. Im Dokument an die Stelle klicken, wo der Wert hingehört.

Bei einem Feld der benutzerdefinierten XML-Komponenten: rechte Maustaste, Inhaltsteuerelement einfügen, Nur Text. So wird das Feld in das Dokument ggf. zum bestehenden Text eingefügt.

Die Word-Vorlage als Benutzerdefiniertes Layout

Wenn das Word-Dokument fertig ist, dann das Word-Dokument als Benutzerdefiniertes Layout importieren.

Einrichtungsverwaltung, Berichtslayouts, Benutzerdefinierte Berichtslayouts, Layout, Layout importieren. Mit diesem Layout kann dann der Druck ausgeführt werden.

Es können beliebig viele von diesen Layouts angelegt werden und mit entsprechenden unterschiedlichen Word-Dokumenten mit unterschiedlichen Texten und Formatierungen so angelegt werden, daher ist die eindeutige Beschreibung hilfreich, die unterschiedlichen Dokumente zu unterscheiden.

2. Möglichkeit: Ein leeres Word-Dokument (ohne Text) aus der Anwendung inkl. den möglichen Inhalten zur Anwendung = Word-XML-Teil zu erzeugen

Einen neuen Eintrag für das benutzerdefinierte Berichtslayout 5143301 Word Vorlagendruckerzeugen und das Word-Dokument inkl. Word-XML-Teil erzeugen.

Dazu in der Übersicht der Benutzerdefinierten Berichtslayout 5143301 Word Vorlagendruck suchen. Diesen Report auswählen und in der Menüzeile "Neu" auswählen. Es folgt: "Bearbeiten - Integriertes Layout für einen Bericht einfügen". Sofern die Berichts-ID nicht bereits voreingestellt ist, dann die Berichts-ID 5143301 Word Vorlagendruck auswählen. Dort die Auswahl "Word-Layout einfügen" treffen, aber die Auswahl "RDLC Layout einfügen" auf Nein setzen.

Es wird ein Eintrag in der Übersicht "Benutzerdefinierte Layouts" erstellt. Diesem Eintrag bereits zur Unterscheidung, bei der Nutzung von verschiedenen Word-Dokumenten eine eindeutige Beschreibung zur Unterscheidung bei mehreren Layouts geben. Eine eindeutige Beschreibung für das Dokument wäre z. B. „Arbeitsvertrag gew. Arbeitnehmer Firma 1“.

Hinweis: Da die Beschreibung des Layouts in den Namen der Datei aufgenommen wird, kann es zu Fehlern bei der Ausgabe kommen, wenn der Dateiname zu lange gewählt wird oder Sonderzeichen verwendet werden.

Ein Word Dokument erzeugen inkl. dem Word-XML-Teil

Dazu in den benutzerdefinierte Berichtslayouts, Layout, Layout exportieren. Es wird ein leeres Word-Dokument incl. dem Word-XML-Teil erstellt. Diesem leeren Dokument ist dann der Text und aus dem Entwicklertool die zur Auswahl stehenden Inhalte der Anwendung hinzuzufügen.

Dazu auch mit dem Register "Entwicklertools" arbeiten.

Dann über die Registerkarte gehen: Entwicklertools, XML-Zuordnungsbereich. Auf der rechten Seite über XML-Zuordnung bei "Benutzerdefinierte XML-Komponente" die "Benutzerdefinierte XML-Komponente" auswählen. Die Datei hat den Namen: microsoft-dynamics-nav/reports/Word-Vorlagendruck/5143301/.

Darunter stehen diejenigen Felder zur Verfügung, die der Report bereitstellt. Dazu, damit man die Übersicht erhält, Personalstamm Baulohn anklicken und die Übersicht öffnen. Im Dokument an die Stelle klicken, wo der Wert hingehört.

Bei einem Feld der benutzerdefinierten XML-Komponenten: rechte Maustaste, Inhaltsteuerelement einfügen, Nur Text. So wird das Feld in das Dokument ggf. zum bestehenden Text eingefügt.

Die Word-Vorlage als Benutzerdefiniertes Layout

Wenn das Word-Dokument fertig ist, dann das Word-Dokument als Benutzerdefiniertes Layout importieren.

Einrichtungsverwaltung, Berichtslayouts, Benutzerdefinierte Berichtslayouts, Layout, Layout importieren. Mit diesem Layout kann dann der Druck ausgeführt werden.

Es können beliebig viele von diesen Layouts mit entsprechenden unterschiedlichen Word-Dokumenten mit unterschiedlichen Texten und Formatierungen angelegt werden, daher ist die eindeutige Beschreibung hilfreich, um die unterschiedlichen Dokumente zu unterscheiden.

Welche Inhalte stehen aus der Anwendung zur Auswahl?

In der XML-Zuordnungsbereich stehen für den Word Vorlagendruck folgende Inhalte zur Verfügung. Zu unterscheiden ist nach fest programmierten Inhalten der Anwendung und variablen Inhalten, die selbst definiert werden können:

Feste Inhalte der Anwendung die zur Verfügung stehen:

A0010 – A0110
Auswertungsmonat, Personalnummer, Anrede, Anrede_mit_n, Anschreibeformel, Personaladresse1 (Titel, Vorname, Name), Personaladresse2 (Adresszusatz), Personaladresse3 (Straße und Hausnummer), Personaladresse4 (PLZ und Ort), Personaladresse5 (Land)

B0200 – B0240
Firma, Firma_und_Ort, Brieffenster_Firma1, Brieffenster_Firma2, Ansprechpartner_Firma

C1300 – C1320
Rechnerischer Eintritt, Eintritt, Austritt

C1400 - C1440
Fehlzeitengrund, Fehlzeit_von, Fehlzeit_bis, Fehlzeiten_Ende_EFZ, Fehlzeiten_Tage_EFZ

C1600 – C1620
Arbeitserlaubnis_bis_Datum, Führerschein_letzte_Sichtprüfung, Schwerbehinderung_bis_Datum

Variable Inhalte der Anwendung die zur Verfügung stehen:

Zusätzlich können dann – je Layout – 42 Spalten aus den Definitionen der Personallisten ausgewertet werden. Mit welcher Definition ausgewertet werden soll, kann bei der Ausführung des Word-Vorlagendrucks ausgewählt werden. Es kann natürlich auch nur mit den 42 Spalten der Word Vorlagendruck ausgeführt werden.

Spalte01 – Spalte42
Diese Spalten sind entsprechend der Möglichkeiten der Definitionen frei zu definieren, siehe dazu TipsUndTricks bloPersonallisten.pdf (BLO Personallisten)

Wie wird der Druck mit der Word-Vorlage ausgeführt?

Wenn mit einer Word-Vorlage gedruckt werden soll:
Dann wird zunächst das Filtern der Belege angeboten und die Auswahl mit welcher Definition. Als nächstes werden die Layouts zur Auswahl angeboten. Wenn es nur ein Layout zu diesem Zweck gibt, dann wird dieses ohne Auswahl genommen. Schließlich wird der Druck ausgeführt, und zwar pro Beleg. Für jeden Beleg wird ein Word-Dokument erstellt. Jedes Dokument enthält dabei einen Text, das Datum, eine laufende Nummer, eine Kennung wie zum Beispiel die Belegnummer und, wenn nötig, die Beschreibung des Layouts. Wenn es mehrere Dokumente sind, werden diese in einer zip-Datei zusammengefasst.

Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Berichten, Word Vorlagendruck.
Webclient: /Personalbuchhaltung/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Berichten, Word Vorlagendruck

Zur Bezeichnung der Word-Dokumente

Personal: "Personal" DatumZeitlfd.Nummer _Personalnummer_Beschreibung des Layouts.

Hinweis: Wenn die Beschreibung des Layouts in den Namen der Datei aufgenommen wird, kann es zu Fehlern kommen (Dateiname wird zum Beispiel zu lang). Dann die Beschreibung kürzen und keine Sonderzeichen verwenden.

Druck mit Word-Vorlage, bedingt

Ein Druck mit einer Word-Vorlage erstellt ein Schreiben an einen Arbeitnehmer; dies kann eine Erinnerung an einen Termin sein.

Beispiel: In der Definition, die benutzt wird, ist eine Spalte mit einer bestimmten Qualifikation enthalten und eine weitere mit ihrem Ablaufdatum. (Oder auch das Bis Datum).

Wie kann nur für diejenigen Arbeitnehmer ausgegeben werden, die

• a. diese Qualifikation haben und
• b. bei denen das Ablaufdatum dieser Qualifikation bald erreicht wird?

In der Spalte, in der die Qualifikation enthalten ist, die Bedingung setzen: ungleich mit dem Bedingungswert '' (zwei einfache Hochkommata).
In der Spalte, in der das Ablaufdatum enthalten ist, die Bedingung setzen: kleiner mit einem Bedingungswert in der Form: 31012022.

Dann wird nur für diejenigen Personalnummern ausgegeben, für die das zutrifft, die also diese Qualifikation eingetragen haben und bei denen das Ablaufdatum der Qualifikation die Bedingung erfüllt. Sobald eine der Bedingungen der Definition nicht erfüllt ist, wird nicht ausgegeben.

Webclient: Personalbuchhaltung, Stammdaten, Personalstamm, Berichten, Word Vorlagendruck.

Siehe auch dazu im Handbuch: BLO Personallisten



Verarbeitung bis zur Version 2020 mit DocVariablen: 

Erleichtern Sie sich das Erstellen des täglichen Schriftverkehrs an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dadurch, in dem Sie Ihre MS-Word-Vorlagen automatisch mit Daten aus dem Personalstamm füllen lassen. Die Verarbeitung ist eine Ergänzung zum Modul Bescheinigungswesen; für alle Anwender, die das Modul Bescheinigungswesen lizenziert haben.

Word-Vorlage

Damit eine Vorlage gefüllt werden kann, müssen  Variablen vorhanden sein. Jede Variable muss eine eindeutige Bezeichnung haben. Die Variablen können mehrfach benutzt werden, sofern der Inhalt (Wert) der Variablen mehrmals eingefügt werden soll (Beispiel: AdresseNameGesamt). Eine Variable in einer Vorlage kann wie folgt erstellt werden:  Mit Strg+F9 wird eine Klammer  für die sogenannte <DOCVARIABLE> erstellt.  Durch Klicken der  rechten Maustaste erhält man die Funktion  <Feld bearbeiten>. Auszuwählen ist der Feldname <DocVariable>. Unter Feldeigenschaften wird der Name dieses Feldes definiert. Dieser Feldname muss identisch sein mit der Spaltenüberschrift in den Definitionen im Personalstamm.
Der Aufbau einer Word-Vorlage könnte wie folgt aussehen:

In dieser Ansicht werden die <DOCVARIABLEN> angezeigt. Wenn später die Vorlage mit ermittelten Werten erzeugt wird können die Werte mit der Seitenansicht angezeigt werden. Mit Alt+F9 wechselt man die Sicht im Dokument: die Definition anzeigen, also die <DOCVARIBALEN>, oder den Inhalt anzeigen. Pro Feld ist das auch so möglich: Für für einzelne <DOCVARIABLEN> kann über die  rechte Maustaste die Funktion <Feldfunktion ein/aus> genutzt werden.

Word Vorlagendruck

Im Personalstamm kann  der Word Vorlagendruck aufgerufen werden. Dieser Aufruf ist geknüpft an das Modul <Bescheinigungswesen>. Im Register <Optionen> wird  die <Word Vorlage> ausgewählt. Im Register <Personalstamm Baulohn> besteht die Möglichkeit auf unterschiedliche Kriterien zu filtern. In der Tabelle zu den Word-Vorlagen, sie heißt <Personalliste Definition Vorlage>, können die Word-Vorlagen hinterlegt werden, die nötig sind. Ein eindeutiger Definitionsname mit max. 20 Zeichen für das Dokument (z. B. Arbeitsvertrag A), die Bezeichnung (Arbeitsvertrag für Angestellte) und der Pfad der gespeicherten Vorlage muss angegeben werden. Eine oder mehrere Definitionen sind der Vorlage zuzuordnen.             

Definitionen

Einer Definition können 42 Datensätze zugeordnet werden. Somit könnten bei 5 Definitionen 210 Werte in Form von Betrag, Stunden, Menge, Bewertung und Ermittlung  aus den Tabellen  Lohnkonto Kostenstelle, Lohnkonto AG-Anteile, Lohnkonto Lohnart, Lohnart, Personal, Lohnkonto, Durchschnittsfeld und dem Fehlzeitenkalender ermittelt werden, mit denen die Variablen in der Word Vorlage gefüllt werden können. 
Eine Definition könnte wie folgt aussehen:

Der Name "ZZWORD1" ist hier ein Beispiel. Es  empfiehlt sich, die Definitionen in fünf Bereiche anzulegen. Zum Beispiel  könnte die Definition1 für allgemeine Personalstammdaten eingerichtet werden. Mit dieser Definition könnte jede Art von Vorlage mit sogenannten Grunddaten gefüllt werden, wie Name, Adresse, Personalnummer, usw. Werden aus mehreren Definitionen Werte benötigt, dann die entsprechenden Definitionen der Vorlage zuordnen.

Füllen der Word-Vorlage mit Werten

Mit OK bestätigt, wird in Microsoft Office ein neues Dokument anhand der Word-Vorlage geöffnet. Wurden mehrere Personalnummern gefiltert, dann werden mehrere Dokumente geöffnet. Werden die Inhalte nicht angezeigt, dann Alt-F9 drücken. In der Seitenansicht bzw. Druckvorschau ist das Dokument auch um die grauen Felder bereinigt. 

Anzeige von Fehlern

Stimmt die DOCVARIABLE nicht mit der Spaltenüberschrift in den Definitionen überein, wird anstelle der Klammer eine Fehlermeldung angezeigt. Ist eine Definition in sich nicht schlüssig gesteuert, wird der Wert der Variablen mit 0 ausgegeben. Können gar keine Werte ermittelt werden, erscheint lediglich ein graues Feld.     

Was tun?

In den Personallisten die Definitionen anlegen, die benötigt werden, also: /Berichte/Personallisten, Definitionen. Das sind zunächst Anrede, Name und Anschrift für eine Personalnummer.

Dabei die Spaltenüberschriften so wählen, dass sie nachher leicht in Word benutzt werden können, zum Beispiel: Name. Dazu kommen besondere Werte, die sich aus der Abrechnung ergeben, zum Beispiel der Rest Urlaubstage.

Eine "Personalliste Definition Vorlage" erstellen, bei der diese Definitionen als "Definition 1", "Definition 2" bis 5 eingetragen werden, über: /Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Personalstamm, Bericht: Word Vorlagendruck und dort: die Übersicht auf "Definition". In Word eine Vorlage erstellen, also eine Datei mit der Endung .dotx. Dort mit Strg-F9 Feldfunktionen einfügen, mit der Kategorie DocVariable und jeweils dem Namen, der einer der Spalten in den Definitionen der Personallisten entspricht. Alt-F9 drücken, wenn die Felder nicht angezeigt werden.

Dazu in Word den Text einfügen, um den es geht, zum Beispiel zum Restanspruch auf Urlaub.  Im Personalstamm aufrufen: /Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Personalstamm, Bericht: Word Vorlagendruck.

Dabei die Vorlagendefinition, also "Personalliste Definition Vorlage" auswählen. Und Ok. Es wird anhand der Vorlage ein neues Word-Dokument erstellt. Alt-F9 drücken, wenn die Inhalte der Felder nicht angezeigt werden. Das Word-Dokument speichern.