Allgemein

Unter Fibu/Periodische Aktivitäten/Mahnungen, Untermenü Vorbereiten können Mahndefinitionen gepflegt werden. 

In der Übersicht werden alle Mahndefinitionen aller Mandanten angezeigt. Eine Mahndefinition kann jedoch nur einmal angelegt werden; identische Mahndefinitionen in unterschiedlichen Mandanten sind nicht zulässig.

Es ist mindestens eine Mahndefinition pro Mandant anzulegen. Wenn Mahnvorschläge für z.B. unterschiedliche Gliederungen, unterschiedliche OP-Auswahlen oder nur für bestimmte Mahnmethoden, Firmengruppen, Kostenstellen etc. erstellt werden sollen, sollte für jede Gruppierung eine separate Mahndefinition angelegt werden.

Beispiel:

Die A-Kunden (umsatzstärksten Kunden) sollen 'behutsamer' gemahnt werden als die B- und C-Kunden.

Hierfür wurden unterschiedliche Mahnmethoden angelegt. Und pro Mahnmethode werden unterschiedliche Mahndefinitionen angelegt, da bei den A-Kunden lediglich die fälligen Rechnungen auf der Mahnung aufgeführt werden sollen. Bei den B- und C-Kunden wiederum sollen auch die noch nicht fälligen Rechnungen aufgeführt werden.

Aus der Übersicht kann die Mahndefinition Karte mit folgenden Feldern aufgerufen werden:

Mahndefinition

Allgemein

Mahndefinition

Eingabe einer eindeutigen Mahndefinition. Identische Mahndefinitionen in unterschiedlichen Mandanten sind nicht zulässig.

Bezeichnung, Bezeichnung2

Eingabe einer erklärenden Bezeichnung für die Mahndefinition.

Suchbegriff

Der Suchbegriff wird automatisch aus der Bezeichnung generiert und kann bei Bedarf geändert werden.

Sachbearbeiter

Auf den Mahnungen kann bei Bedarf ein Sachbearbeiter ausgewiesen werden. Dieser wird in der Kunden-Nr.-Zeile ganz rechts mit dem Text 'Sachbearbeiter:' ausgedruckt.

Auswahl des Sachbearbeiters (Tabelle 'Verkäufer/Einkäufer'), der auf der Mahnung ausgedruckt werden soll.

NL getrennt verarbeiten

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Gliederung

• Debitor: Es wird pro Debitor gruppiert.
• Bauleiter: Es wird pro Debitor, Kostenstelle, Bauleiter gruppiert.
• KSt: Es wird pro Debitor und Kostenstelle gruppiert.
• Vorgang: Es wird pro Debitor und Anzahlungsvorgang gruppiert.

Beispiel:

Bei dem Debitor 1234 wurden zwei Rechnungen gebucht, die überfällig sind und somit beim Mahnlauf berücksichtigt werden. Die erste Rechnung wurde mit der Kostenstelle 1000 und die zweite Rechnung ist eine Anforderung für den Anzahlungsvorgang 4711, gebucht mit der Kostenstelle 2000. Für beide Kostenstellen ist der Bauleiter KLUG verantwortlich.

Bei einer Gliederung nach 'Debitor' wird eine Mahnung erstellt, bei einer Gliederung nach 'Bauleiter' werden zwei Mahnungen erstellt (pro Kostenstelle pro Bauleiter); ebenso bei einer Gliederung nach 'KSt' und nach 'Vorgang'.

Sortierung

Auswahl, ob beim Ausführen des Mahnvorschlags nach der Nummer, dem Suchbegriff oder der PLZ sortiert werden soll.
Die Sortierung bezieht sich auf die zuvor getroffene Gliederungs-Auswahl.

Beispiel:

Bei einer Gliederung 'KSt' und einer Sortierung 'Suchbegriff' wird nach dem Suchbegriff der Kostenstelle sortiert.

Alternative Empfängeradresse

Auswahl, ob bei einer Gliederung nach 'KSt' die Mahnung an den Bauleiter / an den Bauherrn anstatt an die Adresse des Debitoren erstellt wird.

• Blank: Es wird die Debitoren-Adresse gedruckt.
• Bauleiter Bauherr: Es wird aus der Kostenstelle die 'Adressnr. Bauleiter Bauherrn' als Empfängeradresse gedruckt.
• Bauherr: Es wird aus der Kostenstelle die 'Adressnr. des Bauherrn' als Empfängeradresse gedruckt.

Sind in der Kostenstelle keine Adressen bei dem Bauleiter Bauherrn bzw. Bauherr hinterlegt, wird die Debitoren-Adresse gedruckt.

OP-Auswahl

Mahnen ab Mahnbetrag

Wenn erst ab einem bestimmten Mahnbetrag eine Mahnung erstellt werden soll, ist hier der Mahnbetrag einzugeben. Die hier hinterlegte Betragsgrenze bezieht sich auf den Mahnkopf, d.h. auf die Summe der zuvor gewählten Gliederung.

Beispiel:

Bei einer Gliederung 'Debitor' bezieht sich diese Betragsgrenze auf die Mahnsumme des Debitors. Bei einer Gliederung nach Vorgang bezieht sich die Betragsgrenze auf die Vorgangssumme.

Mahnen OP ab Betrag

Die hier hinterlegte Betragsgrenze bezieht sich auf den Restbetrag des einzelnen offenen Postens. Ist der Restbetrag des offenen Postens kleiner als der hier hinterlegte Betrag, wird er beim Mahnvorschlag nicht berücksichtigt; ist der Restbetrag größer oder gleich wird er berücksichtigt.
Wenn hier ein Betrag eingegeben wird, werden negative Posten, wie z. B. Gutschriften und Zahlungen beim Mahnvorschlag nicht berücksichtigt.

Nur Mahnstufe

Wenn ein Mahnvorschlag lediglich für eine bestimmte Mahnstufe erfolgen soll, ist hier die gewünschte Mahnstufe einzugeben. 

Beispiel:

Mahnungen der Mahnstufe 3 (höchste) werden grundsätzlich nicht verschickt, sondern an die Rechtsabteilung - zwecks Mahnbescheids – gegeben. Hierfür wäre eine eigene Mahndefinition mit der Auswahl 'Nur Mahnstufe' = '3' anzulegen. 
Es wird dabei die Mahnstufe des Postens, nicht die der 'Neue Stufe' geprüft.

Ab Mahnstufe einschl., Bis Mahnstufe einschl.

Wenn ein Mahnvorschlag für bestimmte Mahnstufen erfolgen soll, kann hier die Mahnstufe von/bis eingegeben werden.

Beispiel

Es werden lediglich Mahnungen bis zur Mahnstufe 2 verschickt, da die Mahnungen der Mahnstufe 3 (höchste) an die Rechtsabteilung - zwecks Mahnbescheids – gegeben werden. Hierfür empfiehlt es sich, eine eigene Mahndefinition mit der Auswahl 'Ab Mahnstufe einschl.' = 2 und 'Bis'  = 3 anzulegen.
Es werden dabei die Mahnstufen des Postens, nicht die der 'Neue Stufe' geprüft.

Gesperrte OPs

Auswahl, ob gesperrte OPs (Feld 'Abwarten') beim Mahnvorschlag berücksichtigt werden sollen.

• Blank: Gesperrte OPs werden beim 'Ausführen' berücksichtigt und in die Mahnzeilen ohne Mahnbetrag übernommen. 
• Nur: Es werden nur gesperrte OPs, d.h. nur Posten mit einer Abwarten-Kennung berücksichtigt und in die Mahnzeilen ohne Mahnbetrag übernommen.

Beim 'Mahnbrief drucken' werden Mahnzeilen ohne Mahnbetrag nicht ausgewertet. In den Mahnzeilen können jedoch die Mahnbeträge und Mahnstufen manuell geändert werden.

• Keine: Posten mit einer Abwarten-Kennung werden beim Mahnvorschlag nicht berücksichtigt. 

OPs mit Mahnstopp

Auswahl, ob Posten mit einer Mahnstop-Kennung (Feld 'Mahnstop') beim Mahnvorschlag berücksichtigt werden sollen

• Blank: OPs mit Mahnstopp werden beim 'Ausführen' berücksichtigt und in die Mahnzeilen ohne Mahnbetrag übernommen. 
• Nur: Es werden nur OPs mit einer Mahnstop-Kennung berücksichtigt und in die Mahnzeilen ohne Mahnbetrag übernommen.

Beim 'Mahnbrief drucken' werden Mahnzeilen ohne Mahnbetrag nicht ausgewertet. In den Mahnzeilen können jedoch die Mahnbeträge und Mahnstufen manuell geändert werden.

• Keine: OPs mit Mahnstop werden beim Mahnvorschlag nicht berücksichtigt. 

Statistische OPs

Auswahl, ob statistische Posten (Kennzeichen 'statistisch') beim Mahnvorschlag berücksichtigt werden sollen

• Blank: Es werden sowohl die statistischen als auch die nicht statistischen Posten berücksichtigt und in die Mahnzeilen übernommen. 
• Nur: Es werden nur statistische Posten (Anforderungen) berücksichtigt und in die Mahnzeilen übernommen.
• Keine: Statistische Posten werden beim Mahnvorschlag nicht berücksichtigt. 

Nicht fällige OPs aufnehmen

• Ist das Kennzeichen gesetzt, werden auch die offenen Posten, bei denen das Fälligkeitsdatum + Toleranztage (aus der Mahnstufe) größer oder gleich Mahndatum ist, beim Mahnvorschlag berücksichtigt und in die Mahnzeilen ohne Mahnbetrag übernommen.
• Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, werden lediglich die überfälligen Posten (Fälligkeit + Toleranztage kleiner Mahndatum) beim Mahnvorschlag berücksichtigt und in die Mahnzeilen ohne Mahnbetrag übernommen.

Beim 'Mahnbrief drucken' werden Mahnzeilen ohne Mahnbetrag nicht ausgewertet. In den Mahnzeilen können jedoch die Mahnbeträge und Mahnstufen manuell geändert werden.

Auch nicht fällige OPs mahnen

Das Kennzeichen kann nur dann gesetzt werden, wenn das vorherige Kennzeichen 'Nicht fällige OPs aufnehmen' gesetzt ist.

• Ist das Kennzeichen gesetzt, werden auch nicht fällige OPs, d.h. Posten bei denen das Fälligkeitsdatum + Toleranztage (aus der Mahnstufe) größer oder gleich Mahndatum ist, beim Mahnvorschlag berücksichtigt und mit Mahnbetrag und neuer Mahnstufe in die Mahnzeilen übernommen
• Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, werden die nicht fälligen OPs ohne Mahnbetrag in die Mahnzeilen übernommen.

Wenn in den Mahnzeilen lediglich noch nicht fällige OPs vorhanden sind, dann ist bei diesen Posten kein Mahnbetrag vorhanden, auch wenn dieses Kennzeichen gesetzt ist; es muss mindestens ein fälliger Posten in den Mahnzeilen vorhanden sein.

Debitoren mit negativem Saldo

Ist das Kennzeichen gesetzt, werden beim Mahnvorschlag auch Debitoren ausgewertet, die einen negativen Mahn-Saldo haben.

Hinweis: Beim 'Mahnbrief drucken' werden Mahnzeilen mit einem negativen Mahnbetrag nicht ausgewertet. In den Mahnzeilen können jedoch die Mahnbeträge und Mahnstufen manuell geändert werden.

Debitoren zusammenfassen

Ist das Kennzeichen gesetzt, erfolgt eine Gliederung nach Adressnummer anstatt nach Debitorennummer. 

Beispiel:

Die Debitoren 10001, 10002 und 10003 (Zweigstellen) sind mit der Adresse 10000 angelegt. 

• Wenn das Kennzeichen 'Debitoren zusammenfassen' gesetzt ist, wird eine Mahnung pro Adresse (= 1 Mahnung) erstellt.
• Wenn das Kennzeichen nicht gesetzt ist, wird eine Mahnung pro Debitor (= 3 Mahnungen) erstellt.

Bei einer Gliederung nach Adressnummer werden keine Mahngebühren und -zinsen ermittelt.

Filter, Optionen

Eingabe/Auswahl, ob zum Beispiel nur bestimmte Mahnmethoden oder Debitorenbuchungsgruppen und/oder nur einzelne Debitoren, Belege, Kundengruppen etc. beim Mahnvorschlag ausgewertet werden sollen.

Firmengruppe

Durch Eingabe einer Firmengruppe kann ein mandantenübergreifender Mahnvorschlag erfolgen. Die ermittelten Daten werden zu einem Mahnvorschlag zusammengefasst; es wird dabei nach Mandant und der gewählten Gliederung gruppiert.
Ist zusätzlich das Kennzeichen 'Debitoren zusammenfassen' gesetzt und als Gliederung 'Debitor' gewählt, werden die ermittelten Daten mandantenübergreifend nach Adressnummer gruppiert und gemahnt.

Weitere Filtermöglichkeiten:

• Mahnmethode
• Debitorenbuchungsgruppe
• Debitor
• Suchbegriff
• Belegnummer
• Kundengruppe
• Niederlassung
• Bauleiter
• Kostenstelle
• Vorgang 
• Verkäufer

Optionen

Fälligkeit auch für OP ändern

In den Mahnzeilen kann die Fälligkeit des Postens geändert werden; die Änderung wird nicht automatisch in den Posten übernommen.

Ist dieses Kennzeichen gesetzt, werden beim 'Mahnbriefe buchen' die Fälligkeiten aus den Mahnzeilen in die Posten übernommen.

Abwarten auch für OP ändern

In den Mahnzeilen kann die Abwarten-Kennung geändert werden; die Änderung wird nicht automatisch in den Posten übernommen.

Ist dieses Kennzeichen gesetzt, werden beim 'Mahnbriefe buchen' die Abwarten-Kennungen aus den Mahnzeilen in die Posten übernommen; auch in den Mahnzeilen gelöschte AbwartenKennungen.

Mahnstopp auch für OP ändern

In den Mahnzeilen kann die Mahnstopp-Kennung geändert werden; die Änderung wird nicht automatisch in den Posten übernommen.

Ist dieses Kennzeichen gesetzt, werden beim 'Mahnbriefe buchen' die Mahnstopp-Kennungen aus den Mahnzeilen in die Posten übernommen; auch in den Mahnzeilen gelöschte MahnstoppKennungen.
Bei der Funktion 'Buchungsdatum aufheben' werden die beim 'Mahnbriefe buchen' automatisch durchgeführten OP-Änderungen nicht korrigiert!

Kontierung

Die Mahnzinsen und -gebühren werden auf die in der Debitorenbuchungsgruppe hinterlegten Sachkonten (Zinskonto und Gebührenkonto) gebucht.

KSt für Zinsen und Gebühren

Es werden die Mahnzinsen und –gebühren pro Mahnkopf gebucht. Relevante Buchungsdaten, wie z.B. Kostenstelle (Gliederung nach KSt und Bauleiter), Vorgang (Gliederung nach Vorgang) und Niederlassung (Kennzeichnung 'NL getrennt verarbeiten') werden ebenfalls aus den Mahnkopfzeilen ermittelt. Wenn im Mahnkopf keine KSt vorhanden ist (z.B. Gliederung nach Debitor), die Mahnzinsen/gebühren jedoch mit Kostenstelle gebucht werden sollen, kann hier eine Kostenstelle hinterlegt werden.

Bei einer mandantenübergreifenden Verarbeitung kann über das Icon pro Mandant eine Kostenstelle hinterlegt werden.

MWSt Produktb.-Gruppe Zinsen MWSt Produktb.-Gruppe Gebühren

Anhand der MWSt Produktbuchungsgruppe wird der MWSt-Prozentsatz für die Berechnung der Mehrwertsteuer für Zinsen und Gebühren ermittelt.
Sind keine MWSt Produktbuchungsgruppen hinterlegt, wird keine Mehrwertsteuer ermittelt.

Grundsätzlich diese KSt buchen

Ist das Kennzeichen gesetzt, werden alle Mahnzinsen und –gebühren grundsätzlich mit der 'KSt für Zinsen und Gebühren' gebucht. 
Ist keine 'KSt für Zinsen und Gebühren' vorhanden und das Kennzeichen 'Grundsätzlich diese KSt buchen' gesetzt, werden alle Mahnzinsen/-gebühren ohne Kostenstelle gebucht, auch wenn in den Mahnköpfen Kostenstellen vorhanden sind.

Überschriften

Über die Funktion Überschrift können Mahnüberschriften in der entsprechenden Sprache/Fremdsprache hinterlegt werden.

Zeilenart

Auswahl der Art der Überschrift.

• Kopfzeile: Die Überschrift wird oberhalb der Adresse (in der 4. Zeile) ausgedruckt.
• Titel: Die Überschrift wird oberhalb der Kundennummer ausgedruckt.