Ereignisse

In Inform nutzen Sie Ereignisse, um die Kommunikation Ihrer Geschäftspartner zu verfolgen. Sie können beispielsweise E-Mails senden, Telefonanrufe tätigen, Termine einrichten und Besprechungen abhalten, um ein Problem mit einem Projekt zu beheben. Diese Aktivitäten werden alle als Typen von Ereignissen angesehen. Sie können durch die Ereignisliste blättern, um den Verlauf zu sehen, während Sie mit einem Geschäftspartner arbeiten.

Um das Beste aus Inform herauszuholen, ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens alle Interaktionen verfolgt, indem er für jede E-Mail, jeden Telefonanruf, jede Aufgabe oder jeden Termin ein Ereignis einführt. Auf diese Weise ist die Geschichte eines Geschäftspartners vollständig.

Ihre Ereignisse finden Sie unter dem Informationselement "Ereignisse". Hier können Sie alle Ereignisse sehen, die für die ausgewählte Adresse im System erfasst wurden.

Ereignis anlegen

Zum Anlegen eines Ereignisses gibt es drei Möglichkeiten:

• Über die Menü- Funktion "Neu" in Informationselement "Ereignisse"
• Über die Schaltflächen "Neu" in der Schnellzugriffsleiste
• Über die Schaltflächen "Neue Ereignis" unter Schnellerfassung in der Schnellzugriffsleiste

Die relevanten Daten über die Ereignisse können entweder in der Tabelle oder im Formular eingefügt werden. Hier können Sie den Ereignistyp und Ereignisuntertyp des Ereignisses auswählen. Ereignistyp und Ereignisuntertyp bilden in Kombination miteinander die wesentlichen Kriterien für die Ereignisse zu Adressen. Die Ereignisuntertypen definieren den Ereignistyp detaillierter. Zum Beispiel der Ereignistyp "Schriftverkehr" könnte zwei Ereignisuntertypen haben: "Brief ausgehend" und "Brief eingehend".

In weiteren Feldern kann der Benutzer nützliche Informationen hinzufügen wie das Projekt und/oder die Adresse, mit dem das Ereignis verbunden ist. In den Betreff und die Beschreibung des Ereignisses können Sie beliebig Notizen oder wichtige Informationen zum Ereignis hinzufügen.

Bei vorhandener DMS-Anbindung erscheint der "Dokumente" Expander im Ereignis-Formular. Andernfalls entfällt er. Hier können Sie die relevanten Dokumente, die mit dem Ereignis verknüpft sind, z.B. Sitzungsprotokolle, hinzufügen. Durch „Neu“ ist der Zugriff ins Filesystem möglich, um ein Dokument auszuwählen. Über diesen Ereignisdialog ist die Dokumentanzeige durch Betätigung der entsprechenden Schaltfläche gelöst.

Darüber hinaus, können Sie eine Wiedervorlage zu einem bestehenden Ereignis planen. Beispielsweise können Sie Notizen von einem Telefonat mit einem Kunden im Ereignis Formular eingeben und dann eine Wiedervorlage planen. So sorgen Sie dafür, dass die Besprechung mit Ihrem Kunden durch die Planung des zukünftigen Termins fortgesetzt wird. Sie können eine Wiedervorlage als "Erledigt" festlegen, indem Sie in das entsprechende "Haken" klicken.

Wiedervorlage können als Termine oder Aufgaben in Outlook festgelegt werden. Durch Klicken auf einen der beiden Buttons in der rechten Ecke öffnet sich ein Outlook-Fenster, in dem der Benutzer die Aufgabe oder den Termin erstellen kann. Aufgaben und Termine werden dann in Outlook und auf der „My Inform“ Seite angezeigt.

Ereignis bearbeiten

Ereignis löschen: Ein Ereignis kann über die Menüpunkte "Löschen" oder über die Schaltfläche "Löschen" in der Schnellzugriffsleiste gelöscht werden.

Ereignis duplizieren: Diese Funktion dupliziert das ausgewählte Ereignis. Dies ist eine nützliche Funktion, wenn Sie ein neues Ereignis für das gleiche Projekt oder die gleiche Adresse erstellen möchten. Dabei werden Ereignistyp und Ereignisuntertyp, Adresse, Projekt, Kontaktperson, Abteilung und Mandant in das neue Ereignis mitkopiert. Allen anderen Feldern bleiben leer.

Ereignis als Mail versenden

Wenn Sie ein Ereignis erstellen, können diese mit allen relevanten Parteien teilen, einschließlich Mitarbeitern, Vorgesetzten, Partner und dem Kunden selbst. Sie können die Informationen teilen, indem Sie das Ereignis als E-Mail senden.

Die zwei Möglichkeiten die Informationen zu versenden sind:

• als interne E-Mail oder
• als externe E-Mail.

Der Hauptunterschied zwischen den beiden liegt vor allem in der Tiefe der ausgetauschten Informationen.