Adressen

Adresse anlegen

Zum Anlegen der Adresse gibt es drei Möglichkeiten:

• Über die Menü-Funktion "Neu"
• Über die Schaltfläche "Neu" in der Schnellzugriffsleiste

Die relevanten Daten über die Adresse können entweder in der Tabelle oder im Formular eingefügt werden. Hier können Sie den Namen der Adresse frei vergeben, die Kommunikationsinformationen, die Anschrift, die Individualeigenschaften und die Merkmale (wenn vorhanden). In weiteren Feldern kann der Benutzer nützliche Informationen hinzufügen, die es leicht machen zu erkennen, was die Firma macht, welche Dienstleistungen sie bietet, welche Produkte sie liefert, zu welcher Branche sie gehört, woher die Adresse stammt.

Über die Schaltflächen "Neu Firmenadresse" oder "Neu Personenadresse" in der Schnellzugriffsleiste gibt es eine dritte Möglichkeit, eine neue Adresse zu erfassen. Der Unterschied zu den beiden vorhergehenden Methoden besteht darin, dass nur eine Handvoll Felder für die Dateneinfügung zur Verfügung stehen und nicht alle. Diese Methode zur Erstellung einer neuen Adresse ist sehr nützlich, wenn der Benutzer schnell eine Adresse erstellen will, und wenn alle Felder nicht ausgefüllt werden müssen.

Adressen importieren

Um eine Adresse zu importieren, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Über die Funktion "Importieren" unter Visitenkarten im Funktionspanel. Es öffnet sich ein Fenster, in dem der Benutzer eine oder mehrere Visitenkarten, vCards (vcf - Virtual Contact File), aus Outlook auswählen kann.

• Über die Funktion "Datenimport aus Excel" unter Datenmigration im Funktionspanel in der Verwaltung. Es öffnet sich ein Fenster, in dem der Benutzer eine Excel Datei auswählen kann.

Adressen bearbeiten

Adressen löschen: Eine Adresse kann über die Menüpunkte „Löschen“ oder über die Schaltfläche "Löschen" in der Schnellzugriffsleiste gelöscht werden. Hinweis: Wenn es eine Anbindung mit Finance gibt und die Adresse schon einen Debitoren- oder Kreditor hat, kann sie nicht gelöscht werden.

Adressen duplizieren: Diese Funktion dupliziert die ausgewählte Adresse. Alle verbundenen Datensätze wie Adressaten, Ereignisse, Dokumente, Projektbeteiligungen und Beziehungen werden nicht mitkopiert.

Adressen zuordnen:  Sie können Adressen Adresstypen, Branchen, Gewerke und Betreuer zuordnen. Oder wenn Sie eine oder mehrere Adressen zu einem Konzern, einer Zentrale oder einer Aktion zuordnen möchten. Die Zuordnung kann durch Auswahl einer oder mehrerer Adressen in der Tabelle und anschließender Verwendung der "Zuordnung"-Funktion in der Funktionsleiste oder in der Menüzeile erfolgen.

Adressen exportieren: Sie können eine oder mehrere Adressen auswählen und als vCard (vcf Datei) exportieren, damit sie in E-Mail-Programme wie Outlook oder andere Adresse Management Programme und CRM importiert werden können. Die Funktion finden Sie im Bereich „Exportieren“ im Funktions-Panel. Das System fragt nach einem Ordner in Ihrem System, in dem es die exportierten vCards speichert.

Adressen zusammenführen: Wenn Sie doppelte Adressen in Inform haben – können sie zusammen zu einer Adresse gelegt werden, ohne die Daten der verbundenen Adressen zu verlieren. Alle Adressaten, Ereignisse und Informationen können nun in nur einer Adresse zusammengefasst werden.  Sie können zwei Adressen auswählen und zusammenführen. Die Zusammenführen–Tabelle zeigt Ihnen die Informationen für beide Adressen nebeneinander an. Wählen Sie aus, was im Ergebnis angezeigt werden soll. Wenn Sie z.B. eine E-Mail-Adresse haben und diese für die andere leer ist, sollte die E-Mail-Adresse ausgewählt werden, um im Ergebnis angezeigt zu werden. Einige Informationen wie die Adressaten können von beiden Adressen zusammengeführt werden. Andere, wie Adressname oder Nummer, sollten ausschließlich ausgewählt werden.

Adressen Geo-Koordinaten ermitteln:  Adresskoordinaten sind besonders dann hilfreich, wenn der Standort eines Unternehmens oder Projektes durch die Postadresse nicht adäquat beschrieben werden kann. Sie können Koordinaten zu einer oder mehreren Adressen hinzufügen, indem Sie die „Geo-Koordinaten ermitteln“ Funktion verwenden.

Es gibt zwei Voraussetzungen, damit die Funktion funktioniert:

• Sie haben den Kartenanbieter (Bing oder Google) ausgewählt und den entsprechenden Geocoder-API-Schlüssel hinzugefügt (Benutzerkonfiguration in der Verwaltung)
• die Anschrift ist korrekt oder es fehlen keine wichtigen Informationen.

Die Geokodierung können Sie in dem Anwendungsbereich Verwalten  | Administration  |  Benutzereinstellungen bearbeiten.

Adressen nach Outlook übertragen:  Sie können eine oder mehrere Adressen auswählen und diese Ihrem Outlook-Kontakten hinzufügen. Das System wird die Informationen in Inform mit den entsprechenden Feldern in Outlook-Kontakten abgleichen. Natürlich werden einige Inform-spezifische Informationen wie z.B. Individualeigenschaften nicht mit einbezogen.