Adressen Dokumente

Dokumentenmanagement automatisiert und standardisiert das Management von Geschäftspartnerbeziehungen. Es ermöglicht Ihnen, die gesamte Historie der Interaktionen mit jedem einzelnen Geschäftspartner zu überwachen und zu verwalten. Ob eine Marketingkampagne oder ein E-Mail-Austausch über ein Projekt, es wird organisiert im System gespeichert. Sie können alle Projektdokumente anzeigen und verwalten und sie einfach nach Namen, Mandanten, Projekt, Datum hinzugefügt und mehr ordnen.

In der Administration können Sie das Archivierungssystem einstellen, das Sie für Ihre Dokumente verwenden möchten.

Es gibt zwei Möglichkeiten:

• mit dem revisionssicheren DMS DocuWare oder
• mit dem "Inform eigenen" DMS Nevaris Documents.

Ein wichtiger Unterschied zwischen den beiden Systemen besteht darin, dass mit der Anbindung von DocuWare werden die Dokumente im Archiv von DocuWare gespeichert, wobei Nevaris Documents speichert die Dokumente direkt in der Inform-Datenbank. Das Handling in Inform unterscheidet sich für den Anwender nahezu nicht.

Dokumente anlegen und bearbeiten

Um ein Dokument für eine bestehende Adresse und/oder Projekt anzulegen, gibt es drei Möglichkeiten:

• Über die Menü- Funktion "Neu" in Informationselement "Dokumente"
• Über die Schaltflächen "Neu" in der Schnellzugriffsleiste
• Über die Schaltflächen "Dokument ablegen" in der Schnellzugriffsleiste

Das System fordert Sie auf, eine Datei aus Ihrem Dateisystem zu wählen, und dann wird der Dialog zur Dokumenterstellung angezeigt. Der Dokumenttyp muss ausgefüllt werden, da es sich um ein Pflichtfeld handelt. Die Dokumentart beschreibt den Typ des Dokuments, seine Verwendung und den Prozess, aus dem es erstellt wurde, z.B. eine Ausgangsrechnung. Dokumenttypen werden in der Verwaltung frei definiert.

DMS Dokument anzeigen: Mit Hilfe dieser Funktion können Sie das Dokument öffnen, um seinen Inhalt zu sehen. Das System öffnet das Dokument mit dem entsprechenden Programm.

Gehe zu Ereignissen: Wenn ein Dokument mit einem bestehenden Ereignis verknüpft ist, springt das System mit dieser Funktion zu dem verknüpften Ereignis.