Allgemein

Die Geräteabrechnung (GEAB) bucht, kontrolliert und disponiert den Einsatz von Geräten auf Kostenstellen. Sie führt den Gerätebestand auf Kostenstellen und die Standorte der Geräte, bewertet den Einsatz von Geräten mit Gerätepreisen, führt die Geräterechnung aus, die die Belastungen der Kostenstellen ermittelt und erstellt externe Abrechnungen für Kostenstellen. Für Beispiele zu Buchungen im Rahmen der Geräteabrechnung siehe auch GER Beispiele zur Monatsabrechnung Gerät. 

Menüband

Liste bearbeiten

Über diese Funktion kann die Übersicht der Abrechnungsmonate direkt bearbeitet werden, es können einzelne Monate abgeschlossen werden oder Kennzeichen für die Anbindung an die BBA verwaltet werden. 

Wenn es möglich ist, dass einzelne Belege sofort, nachdem sie eingebucht wurden, in der BBA erscheinen, dann kann 'Sofort an BBA' ausgewählt werden. Für die Geräteabrechnung z.B. dürfte dies nicht immer möglich sein, da sie eine monatsorientierte Abrechnung ist, siehe auch 'Ausführen, Berichten'. 

Vorbereiten

Sofort An BBA setzen

Wenn die Daten bereit sind für die Weiterrechnung in der BBA, dann kann die Weiterrechnung freigegeben werden. In der Spalte An BBA wird im Anschluss 'Frei' ausgegeben. Wenn der Wert auf 'Nicht' gesetzt. Für das Ausführen der Funktion ist es wichtig die Übersicht zunächst auf Abrechnungsmonate zu filtern, da alle angezeigten Monate umgesetzt werden.

In der Übersicht stehen weitere Werte in der Spalte An BBA zur Verfügung:    

• Frei: Die Daten stehen der BBA zur Verfügung.
• Frei nach Ausführung: Am Ende der nächsten Abrechnung wird die Option automatisch auf Frei gesetzt.
• Vorläufig: Die BBA kann die Daten weiterrechnen, aber sie erhält sie nur als vorläufige Werte. Dabei wäre zu beachten, dass Auswertungen für vorläufige Werte ausdrücklich so definiert sein müssen, dass sie vorläufige und nicht reine Ist-Werteermitteln sollen. Dies geschieht z.B. bei der BAB-Spaltendefinition für die Auskunft. Vorläufig auszuwählen ist deshalb nur sinnvoll, wenn der Baubetriebsrechner auch Auswertungen für vorläufige Werte definiert hat. Vorläufige Werte werden dann vollständig ersetzt, wenn dieses Kennzeichen auf 'Frei' gesetzt ist und in der BBA die Monatsabrechnung ausgeführt wird.
• Nicht: Die BBA soll die Daten noch nicht weiterrechnen. Möglich ist es, es wird nicht unterbunden, aber die BBA tut es auf eigene Verantwortung.

Ausführen, Berichten

Die BBA sammelt die Daten, die andere Abteilungen gebucht haben und wertet sie aus. Jede Abteilung führt für sich ihre Abrechnungen aus, z.B. die Geräteabteilung die Geräteabrechnung. Wenn gewünscht ist, dass am Ende dieser Abrechnung ein Sachbearbeiter der BBA informiert werden soll, dass die Daten jetzt bereitstehen, kann hier die E-Mail-Adresse vermerkt werden, an die eine entsprechende Nachricht gesendet werden soll. Die Nachricht erfolgt übrigens nur, wenn der Monat für die BBA freigegeben wurde.

Die Ergebnisse der Geräteabrechnung werden in der Baubetriebsabrechnung (BBA) ausgewertet. Die Abrechnungsdaten können sofort bei der Buchung von Belegen oder nach der Abrechnung der BBA zur Verfügung stehen.

Wenn, soweit möglich, Geräteabrechnungsdaten sofort, wenn der Beleg gebucht wird, in die BBA gelangen sollen, dann im Menü Geräteabrechnung, Abrechnung, Monatsabrechnung aufrufen und bei jedem Monatssatz "Sofort an BBA" aktivieren Leistungsbuchungen und Fahrten werden dann sofort in der BBA sichtbar; Vorhaltebuchungen nur dann, wenn im Geräte-Buchungsblatt ein 'Bis Datum' eingetragen wird, damit kalkuliert werden kann, wie viele Tage zu berechnen sind. 

Wenn die BBA die Geräteergebnisse des Monats für sich neu rechnet, werden auch diese bereits vorhandenen Buchungen neu übernommen. Siehe auch BBA Monatsabrechnung. 

An die Person der Baubetriebsabrechnung kann eine Information gegeben werden, ob aus Sicht der Geräteabteilung die Gerätedaten fertig sind für die Abrechnung in der BBA. In der BBA-Übersicht der Monate ist das Kennzeichen 'An BBA' sichtbar. 'Nach Ausführung frei' bedeutet, dass am Ende der Geräteabrechnung das Kennzeichen automatisch auf frei gesetzt wird. Wird das Kennzeichen auf 'Nicht (frei)' gesetzt, kann die BBA die Daten dennoch holen, diese Weiterberechnung wird nicht ausdrücklich unterbunden.

Wenn der BBA-Abteilung am Ende der Geräteabrechnung eine Nachricht gesendet werden soll, kann im Feld 'Nachricht an' eine E-Mail-Adresse eingetragen werden.

Die Geräteergebnisse werden in der BBA z.Zt. nicht kumuliert. Alle Belege werden in die BBA aufgenommen, auf geteilt nach den verschiedenen Beträgen, also AuV, Reparatur, Ladekosten. Es ist geplant, folgende Kumulationen zu ermöglichen:

• Nach Kostenstelle, Kostenart, Periode. Dabei gehen viele Informationen verloren.
• Nach Kostenstelle, Kostenart, Gerät, Periode, Gegen-Kostenstelle, Gegen-Kostenart. Dabei bleiben mehr Informationen erhalten.

Zusätzlich können die Stammkostenstellen innerhalb der BBA komprimiert werden, erfolgen kann das über das Rollencenter IT-Management, in den Aktionen unter Komprimierung, hier KSt-Istwerte, hier werden Einzelbelege unter Angabe eines Kostenstellenfilters komprimiert. Diese Verdichtung geht über alle Belege der ausgewählten Kostenstellen. 

Für eine Übersicht der Voraussetzungen zur Geräteabrechnung und die Übergabe an die BBA, siehe GER Monatsabrechnung Gerät Vorgehensweise für die BBA.