In diesem Prozessschritt werden sowohl verknüpfte Leistungsverzeichnisse (aus dem AVA Bereich) als auch in diesem Prozessschritt frei angelegte Elemente (ohne AVA) abgebildet. Zusätzlich werden Ordner, Unterordner für die Gruppierungen und Zwischensummierungen der Leistungsverzeichnisse als Freie Gliederung angelegt oder aus der Projektstruktur angezeigt.

In Aufträge frei anzulegende Leistungsverzeichnisse (ohne AVA)

Sicht des Planers (Planen):

Freier Auftrag (erteilt)

Sicht des Ausführenden (Ausführen):

Freier Auftrag (erhalten)
Freier NU-Auftrag (erteilt)

Formular

Kenndaten

Bei frei angelegten Aufträgen (erteilt/erhalten) werden die Auftragswerte im aufgerufenen Assistenten erfasst oder können nachträglich im Formular des Auftrages editiert werden. Das sind insbesondere die Kenndaten mit Schätzkosten, Budget und vor allem mit der Vergabesumme ohne Aufschlag/Nachlass, den vorhandenen Aufschlag/Nachlass, die Zahlungsbedingungen des Auftrags-LVs, der Abschlags- und der Schlussrechnung, welche voneinander abweichen können. Vertragliche Vereinbarungen, Adressen und Termine können darüber hinaus editiert werden. Bei verknüpften Aufträgen (aus der AVA) sind diese Daten i. d. R. schon definiert.

Vereinbarungen

Textfeld für Anmerkungen.

Adressen

Bearbeitung von Adressen.

Termine

Bearbeitung von Terminen.

Nachträge

Hier können Nachträge neu angelegt, mit Informationen und pauschalen Beträgen definiert werden. Siehe auch Nachträge verwalten (Nachtragsangebot).

Besonderheiten der Nachtragserfassung und Nachtragsberechnung

Bei der Nachtragserfassung und Nachtragsberechnung besteht ein Unterschied, ob der zugehörige Auftrag verknüpft ist oder frei eingegeben wurde. Des Weiteren besteht in Folge ein Unterschied, ob der Nachtrag selbst damit verknüpft ist, in den AVA-Bereich bzw. resultierend aus dem AVA-Bereich oder ob dieser frei nur in Projektkonto existiert.

Folgende Fälle sind zu unterscheiden:

Auftrag ist verknüpft in den AVA-Bereich
1. Nachtrag ist resultierend aus dem AVA Bereich
2. Nachtrag ist pauschal in Projektkonto angelegt
Auftrag ist frei eingegeben in Projektkonto (nicht verknüpft in den AVA-Bereich), der Nachtrag ist pauschal in Projektkonto angelegt

1a) Auftrag ist verknüpft in den AVA-Bereich, Nachtrag ist resultierend ebenfalls aus dem AVA-Bereich

Der abgebildete Nachtrag in Projektkonto enthält bereits alle Informationen und Beträge. Der einzelne Nachtrag ist ein jeweils verknüpftes Nachtrags-LV (in den Bereich A6 - Nachtragsangebot) mit i.d.R. mehreren Nachtragspositionen. Die Nachtragspositionen haben einen eigenen Nachtrags-Status, der entscheidet, ob der Gesamtbetrag der einzelnen Position berechnet wird oder nicht. Die Einstellung unter "Status auf Positionen berücksichtigen" hat in diesem Fall Auswirkung auf die einzelne Nachtragsposition. Die Spaltenbeträge des Nachtrages (Nachtrag ohne A/N netto, Nachtrag ohne A/N brutto, Nachtrag netto, Nachtrag brutto) sind das Resultat der berechneten Nachtragspositionen im Nachtrags-LV. Der Status des (Gesamt-)Nachtrages kann an der Stelle die im Nachtrags-LV enthaltenen Nachtragspositionen auf einmal beeinflussen.

1b) Auftrag ist verknüpft in den AVA-Bereich, Nachtrag ist pauschal in Projektkonto angelegt

Zu einem verknüpften Auftrag kann in Projektkonto ein pauschaler Nachtrag angelegt werden wie unter A6 - Nachtragsangebot beschrieben. Dabei wird gleichzeitig im AVA-Bereich ein Nachtrags-LV zum Auftrag neu angelegt mit der Nummer, Bezeichnung und dem gleichen Nachtrags-Status. Dieses neue Nachtrags-LV enthält automatisch im geöffneten Zustand ganz unten einsortiert einen Nachtragstitel und eine pauschale Nachtragsposition mit der Menge '1' und dem EP bzw. GP des entsprechend pauschalen Betrages. Der Titel bzw. die Pos. besitzt dabei als Status den Status des (Gesamt-)Nachtrags. Die Einstellung unter "Status auf Positionen berücksichtigen" hat in diesem Fall nur Auswirkung auf eine Nachtragsposition und ist damit im Prinzip gleichbedeutend wie der Status des Gesamtnachtrages.

2) Auftrag ist frei eingegeben in Projektkonto (nicht verknüpft in den „AVA-Bereich“), der Nachtrag ist pauschal in Projektkonto angelegt

Zu einem freien Auftrag kann in Projektkonto ein pauschaler Nachtrag angelegt werden wie unter A6 - Nachtragsangebot beschrieben. Der Nachtrag als auch der Auftrag ist lediglich im Prozess Projektkonto vorhanden. Die Einstellung unter "Status auf Positionen berücksichtigen" hat in diesem Fall Auswirkung auf den Status des Nachtrages in Projektkonto.

Abrechnungskreise

Abrechnungskreise dienen einer geforderten oder auch bewusst getrennten Abrechnungskette von Abschlagsrechnungen. Jeder Abrechnungskreis kann eine für die Rechnungen hinterlegte abweichende Rechnungsadresse haben. In einem Abrechnungskreis werden die einzelnen Abschlagsrechnungs- und die Teilschluss-/Schlussrechnung unabhängig von anderen Abrechnungskreisen verwaltet. Die Auswahl Abrechnungskrise verwenden (Haken gesetzt) schlägt in der Rechnungslegung gem. der Abrechnungskreise eine Unterteilung nach deren Bezeichnern vor. Es bietet sich an, dann auch alle Rechnungen nach Abrechnungskreisen zu definieren. Eine Mischung ist möglich, sodass auch parallel ohne Abrechnungskreise Rechnungen erzeugt werden können. Wird eine Mischung vorgenommen, dann handelt es sich bei den verbleibenden Rechnungen außerhalb eines Abrechnungskreises ausschließlich um Schlussrechnungen, Pauschalrechnungen oder Einzelrechnungen. Die Abrechnungskreise werden in der Mengenermittlung, der Rechnungsanlage und den Berichten als Filter herangezogen.

- Neu definiert einen neuen Abrechnungskreis.
- Nummer und Bezeichnung beschreiben den Abrechnungskreis.
- Feld Rechnungsempfänger kann gefüllt werden und wird dann bei der Rechnungserstellung automatisch vorgeschlagen.

Ab- und Bezüge

Für Sonderfälle (z. B. Baureinigung), können Sie hier noch zusätzliche Ab-/Bezüge vom Netto oder vom Brutto erfassen. Diese Beträge werden in der Zusammenstellung des Berichtes und im Dialog nach dem "Nettobetrag der erbrachten Leistungen" bzw. nach dem Bruttobetrag aufgelistet. Das Auswahlfeld "Übernehmen von" greift auf die in Verwalten | Stammdaten Projekte definierten Sets von Ab- und Bezügen zu um diese in den Auftrag zu übernehmen. Folgende Eingaben stehen Ihnen hier zur Verfügung:

- Bezeichnung: Bezeichnung des Ab-/Bezugs, welche in der Druckausgabe ausgegeben wird.
- Zwischensumme: Beim Ausdruck der Zusammenstellung wird eine Zwischensumme gebildet, welche später für die Berechnung von Ab- Bezügen verwendet werden kann.
- Berechnungsbasis: Bezug auf eine Zwischensumme (siehe auch Kennung)
- Prozent / Betrag: Prozentwert oder Betrag und Art des Ab-/Bezuges (Deckungsrücklass, Sicherheitseinbehalt, Vertragserfüllungsbürgschaft, Vertraglicher Ab-/Bezug, Freier Ab-/Bezug)
- Kennung: Nur bei aktiver Zwischensumme (Haken gesetzt) möglich. Dient als Bezeichner, auf den man sich in weiteren Zeilen über das Feld Berechnungsbasis beziehen kann. Das kann eine Zwischensumme unmittelbar davor sein, welche dann an dieser Stelle als Bezeichner z. B. ZWN1+N2 heißt. In Berechnungsbasis bezieht man sich dann eine Zeile später auf ZWN1+N2 und rechnet davon möglicherweise -10,00 % Nachlass.

Sicherheiten

Erfassen Sie Sicherheiten mit Typ, Angaben zu Terminen und Dauer, sowie weiteren Details. Bei verknüpften Aufträgen (aus der AVA) sind diese Daten schon definiert.

Liste

Siehe Planung

Differenzspalten und Notiz

Mittels zusätzlicher Differenzspalten, welche die diversen Werte zur aktuellen Prognose auswerten. können die LV-Stände bzw. der Projektstand noch besser analysiert und veranschaulicht werden. Notizen zu den LV-Ständen oder ähnliches können zudem in der Spalte "Notiz" hinterlegt werden, welche auch per Bericht optional mit ausgegeben werden können.

Optionen Nachträge – Potentialanalyse

Den Aufträgen kann in den Optionen unter "Nachtrag inkl. bisheriger" optional eingestellt werden, bis zu welchem Nachtrag die Nachtragswerte in die Berechnung einfließen sollen. Den pauschalen Nachträgen bzw. den Nachtragspositionen (der verknüpften Nachtrags-LVs in Ausführen) können aufgrund des Nachtrags-Status zudem für die Berechnung eine besondere Bedeutung zukommen. Über die frei einstellbare Möglichkeit, unter "Status auf Positionen berücksichtigen", bei welchem Status die Nachtragspositionen bzw. die pauschalen Nachträge in die Berechnung des Auftrages einfließen, wird auch die Prognose des jeweiligen Auftrages und des gesamten Projektes gesteuert. Unter "Status auf Positionen berücksichtigen" wird auftragsbezogen aktiviert, mit welchem eingestellten Status bei den Nachtragspositionen bzw. dem pauschalen Nachtrag, diese bzw. dieser die Auftragssumme und die Prognose beeinflusst.

Die vor eingestellte Aktivierung unter "Status auf Positionen berücksichtigen" ist:

bei erteilten Aufträgen: "Sachlich anerkannt", "Genehmigt"
bei erhaltenen Aufträgen: "Angeboten", "Sachlich anerkannt", "Genehmigt"

Die aktvierte Potentialanalyse in Optionen Nachträge blendet zusätzliche Spalten in der Listenansicht ein, um den aktivierten Nachtragszustand der Aufträge im Überblick zu bekommen. Dies dient einerseits zur Kontrolle und anderseits für ggf. gewünschte Anpassungen.

Folgende Spalten werden zu den bestehenden Spalten "Nachträge" und "Auftragssumme" zusätzlich eingeblendet:

Nachträge genehmigt
Nachträge aktiv
Auftragssumme genehmigt

Die Bedeutung der aktuellen Nachtrags- und Auftragswerte sind dabei folgende:

Nachträge: Alle aktiv rechnende Nachtragspositionen bzw. Nachträge
Nachträge genehmigt: Alle aktiv rechnende Nachtragspositionen bzw. Nachträge mit dem Status "Genehmigt"
Nachträge aktiv: Alle aktiv rechnende Nachtragspositionen bzw. Nachträge, die nicht den Status "Genehmigt" haben
Auftragssumme genehmigt: Die Vergabesumme zzgl. der genehmigten Nachträge
Auftragssumme: Die Vergabesumme zzgl. aller aktiv rechnenden Nachträge

Zusätzlich mit Hilfe von Gleichungen erklärt, ergibt dies folgendes:

Nachträge: Nachträge genehmigt und Nachträge aktiv
Auftragssumme genehmigt: Vergabesumme und Nachträge genehmigt
Auftragssumme: Auftragssumme genehmigt und Nachträge aktiv
Auftragssumme: Vergabesumme und Nachträge