Allgemein

Die Globale Protokollierung wird aus der Rolle IT-Management über Stammdaten - Einrichtung - Globale Protokollierung ausgeführt. In der Übersicht können pro Tabelle die gewünschten Protokollierungen aktiviert werden. Hierbei ist zu definieren, ob eine Protokollierung beim Einfügen, Ändern oder Löschen der Datensätze erfolgen soll. Des Weiteren ist anzugeben, welche Tabellen und Felder berücksichtigt werden sollen. Hierbei ist es sehr wichtig, dass eine explizite Auswahl der wirklich benötigten Tabellen und Felder getroffen wird, da die Protokollierung große Auswirkung auf Performance und Datenvolumen haben kann. Das Arbeiten mit Kopiermandanten kann ebenfalls große Auswirkungen haben. Ohne weitere Einrichtung werden die kopierten Stammdaten als neuer Eintrag in der Protokollierung ergänzt. Dies kann umgangen werden, wenn die Zielmandanten als Submandanten eingerichtet werden.

Die Tabellen der Protokollierung, 403, 404 und 405 dürfen nicht in die Protokollierung aufgenommen werden!

In Menü über Auswerten sind die protokollierten Daten über Protokolleinträge anzeigen ersichtlich. Zudem stehen hier weitere Aktionen, für die Verwaltung der Protokolleinträge zur Verfügung.

Empfehlungen

Aufgrund der hohen Menge von Änderungen, empfehlen wir die globale Protokollierung nicht oder nur mit Einschränkungen für die folgenden Tabellen vorzunehmen:

T21 Debitorenposten: Einfügen nicht, Änderungen nur für spezielle Felder.
T25 Kreditorenposten: Einfügen nicht, Änderungen nur für spezielle Felder.
T112 Verkaufsrechnungskopf (gebuchte Rechnung)
T114 Verkaufsgutschriftskopf (gebuchte Gutschrift)
T5003394 Bauabzugssteuer Verwaltung Kop
T5003395 Bauabzugssteuer Verwaltung Pos
T5003396 Bauabzugssteuer ZV-Kreditor
T5003397 Bauabzugssteuer ZV-Zeile
T5003398 Bauabzugssteuer ZV-Kopf
T5004095 H&P Objektliste: Einfügen nicht, aber dafür die Änderungen
T5143681 UID Abfrage

Menüband

Liste bearbeiten

In der Übersicht werden standardmäßig ID, Name, Protokoll Einfügen, Protokoll Ändern und Protokoll Löschen eingeblendet.

ID

Anzeige der Tabellen-ID

Name

Anzeige des Tabellennamens

Bezeichnung

Diese Spalte enthält eine Beschreibung bzw. die Übersetzung des Tabellennamens.

Protokoll Einfügen / Protokoll Ändern / Protokoll Löschen

Hier wird definiert, wie im Falle der Neuanlage, der Korrektur oder des Löschens die Protokollierung der Datensätze für die vorstehende Tabelle erfolgen soll. Folgende Eingaben sind möglich:

Blank: Es wird nicht protokolliert
Spezielle Felder: Bei dieser Angabe sind per Klick auf die nebenstehenden ‚…‘ die gewünschten Felder zu definieren.
Alle Felder: Diese Option protokolliert je nach Tabelle einige Standardfelder. Es sollte über die Definition ‚Spezielle Felder‘ die Auswahl der benötigten Felder getroffen werden.

Es können die Neuanlage, das Ändern und Löschen von Stammdaten, Einrichtungen sowie Bewegungsdaten protokolliert werden.

Beispiel: Es soll die Neuanlage, Korrektur als auch das Löschen von Debitoren protokolliert werden. Bei der Neuanlage und Korrektur sind das mehr Felder als beim Löschen.

Die Protokollierung aller Felder kann ein großes Datenvolumen in der Protokollierung erzeugen. Daher ist es wichtig, nur relevante Tabellen und Felder für die Protokollierung auszuwählen.

Auswählen

Nur Protokolltabellen anzeigen, Alle Tabellen anzeigen

Über die Unterfunktionen kann gewählt werden, ob alle Tabellen oder nur die bereits gewählten Tabellen für die Protokollierung angezeigt werden sollen.

Protokolleinträge Anzeigen

Über diese Aktion werden die Protokolleinträge angezeigt.

Vorbereiten

Einrichtung

Änderungsprotokoll aktiviert

Über die Einrichtung wird die Protokollierung aktiviert.

Die Protokollierung von Änderungen hat Auswirkung auf Performance und Speicherplatz. Daher sollten Tabellen und Felder für die Protokollierung sorgsam gewählt werden. Es sollten nicht wahllos alle Felder hinzugefügt werden. Die Auswahl sollte auf die wirklich relevanten Felder eingeschränkt werden. Tabellen zu Posten und gebuchten Tabellen sollten nach Möglichkeit gar nicht hinzugefügt werden.

Standard Fibu erstellen

Mittels dieser Aktion wird die Kennzeichnung zur Protokollierung einiger Tabellen, wie z.B. Sachkonten vorgenommen. Diese Vorgaben sollten geprüft und entsprechend der firmenspezifischen Belange angepasst werden. Ggf. wäre hier eine Abstimmung mit dem Wirtschaftsprüfer sinnvoll.

Insbesondere die Protokollierung von Transaktionen wie z.B. Buchungssätzen benötigt sehr viel Speicherplatz. Sofern dieses gewünscht ist, empfiehlt es das Protokoll regelmäßig zu exportieren und anschließend zu löschen. Dieses kann auf Zeiträume begrenzt werden.

Standard Baulohn erstellen

Über diese Aktion wird die Kennzeichnung zur Protokollierung einiger Tabellen für den Baulohn vorgenommen. Diese Vorgaben sollten geprüft und entsprechend der firmenspezifischen Belange angepasst werden. Ggf. wäre hier eine Abstimmung mit dem Wirtschaftsprüfer sinnvoll.

Insbesondere die Protokollierung von Transaktionen benötigt sehr viel Speicherplatz. Sofern dieses gewünscht ist, empfiehlt es das Protokoll regelmäßig zu exportieren und anschließend zu löschen. Dieses kann auf Zeiträume begrenzt werden.

Protokolldefinitionen löschen

Es werden alle Protokolldefinitionen ohne weitere Selektion gelöscht.

Auswerten

Protokolleinträge Anzeigen

Über diese Aktion werden die Protokolleinträge angezeigt.

Nacharbeiten

In Mandanten kopieren

Eingerichtete Protokollierungsdefinitionen können in andere Mandanten kopiert werden. Hierbei kann entschieden werden, ob Definitionen im Zielmandanten ggf. überschrieben werden sollen.

Alte Protokolleinträge löschen

Diese Funktion löscht Änderungsprotokolle für alle oder für einzelne Tabelle bis zu einem angegebenen Datum und Uhrzeit.

Protokolleinträge in Historie

Protokolleinträge können für den aktuellen Mandanten, eine Firmengruppe oder alle Mandanten bis zu einem angegebenen Datum historisiert werden.

Einträge der Historie anzeigen

Hier wird eine Übersicht der historisierten Protokollierung angezeigt.

Berichten

Einrichtung drucken

Die Einrichtung der Definition kann für einzelne oder alle Tabellen gedruckt werden.

Protokoll drucken

Die Änderungsprotokollposten werden für einzelne oder alle Tabellen mit Angabe eines Datums gedruckt.