Konzern-Stammdaten-Verwaltung

Die Konzern-Stammdaten-Verwaltung unterstützt das Kopieren und Abgleichen bestimmter Stammdaten aus den unterschiedlichen Bereichen (Finanzbuchhaltung, BBA, Einkauf, Verkauf). Hierzu muss unter der Stammdaten in der Rolle IT-Management eine Kopiertabelle eingerichtet werden. In dieser Kopiertabelle werden einem Kopiermandanten mehrere Mandanten zugeordnet. In diese zugeordneten Mandanten können dann bestimmte Stammdaten schnell und unkompliziert aus den einzelnen Stammdaten (im Kopiermandanten) heraus (z.B. dem Sachkonto) in die gewünschten Mandanten kopiert werden. Stammdatenänderungen, die sich auf alle (oder mehrere) Mandanten beziehen, sollten daher in einem eigens hierfür eingerichteten Kopiermandanten vorgenommen werden.

Optional können die Stammdaten, wenn sie in den zugeordneten Mandanten bereits vorhanden sind, überschrieben werden oder nicht. Zusätzlich kann gesteuert werden, ob das Kopieren in alle dem Kopiermandanten zugeordneten Mandanten geschehen soll oder lediglich in einen bestimmten Mandanten, oder nur in Mandanten, die keine Konzerne sind.

Der Kopiermandant kann nicht noch einmal irgendwo als Submandant aufgeführt werden. Ein Mandant kann in dieser Tabelle immer nur einmal einem Kopiermandanten zugeordnet werden.

Der Aufruf der Kopierfunktion kann berechtigt werden. Und zwar so, dass mehrere User berechtigt werden können; bzw. die Benutzerberechtigungen so eingerichtet werden können, dass unterschiedliche User unterschiedliche Stammdaten kopieren dürfen.

Stammdaten kopieren von:

Sachkonten gesamt
Sachkonten einzeln
Sachkonten Auswahl
Mahnmethoden
Zahlungsbedingungen
Zinskonditionen
Buchungsgruppen/MWST Buchungsgruppen/Debitoren-Kreditorenbuchungsgruppen
Buchungsmatrixgruppen/Anlagenbuchungsgruppen
Bilanz-Version
GuV-Version
Währungen
Kontenschema
Anlagenbuchhaltung: Anlagenklassen, Anlagensachgruppen, Anlagenstandorte, Versicherungsarten, Wartung
BBA: Kostenstellen, Varianten, Kostenarten, Standard BAB-Zeilen

Vorgehensweise

Es muss unter IT-Management, Stammdaten, Kopiermandanten eine Kopiertabelle eingerichtet werden. In dieser Kopiertabelle wird ein Kopiermandant definiert. Dieser Kopiermandant dient als Kopiervorlage.
In der Subform werden dann diejenigen Mandanten (sog. Submandanten) festgelegt, die als Ziel für die zu kopierenden Daten dienen sollen.

Aus der jeweiligen Verwaltung kann in dem Mandanten, der als Kopiermandant definiert wurde, über das Menü Nacharbeiten in andere Mandanten bzw. Firmengruppen kopiert werden. Hierbei kann entschieden werden, ob vorhandene Daten überschrieben werden sollen oder nicht.

Alternativ kann auch über Stammdaten kopieren das Kopieren aus dem Kopiermandanten für einen größeren Bereich vorgenommen werden.

Sachkonten

Sachkonten kopieren

Aufruf über Kontenplan, Nacharbeiten, Kopieren

Kopiert wird die aktuelle Sachkontokarte oder die in der Übersicht markierten Sachkonten.

Bedingung für Sachkonto kopieren

Wenn die Sachkonto Nr. im Submandanten schon vorhanden ist, wird entsprechend der Angabe in der Requestform überschrieben oder nicht.

Sachkonto, Register Allgemein

Alle Einstellungen werden kopiert bzw. überschrieben.

Sachkonto, Buchung

Buchungsmatrixgruppe: wird kopiert. Buchungsmatrix gleich mit anlegen...

Kostenstelle: nie kopieren.

Kostenstellen Buchung: immer kopieren.

Kostenträger: nie kopieren.

Kostenträger Buchung: immer kopieren.

ARGE Partner: nicht kopieren.

ARGE Kontengruppe: kopieren (Kopiermandant ist ARGE und die Submandanten ebenfalls).

Gestionswürdig: nicht kopieren.

Sachkonto, Konsolidierung*

Wird kopiert, aber nie in den Konzern, sondern immer nur in die Submandanten, unabhängig von der Schlüsselung "Konzern" oder "Submandanten". *Prüfen: Konzern = siehe oben.

Sachkonto, Register GuV/Bilanz Position

Prüfen, ob GuV/Bilanz Version in den Mandanten vorhanden ist (bei gleichem Versionsnamen), in die kopiert werden soll. Wenn ja = übertragen, wenn nein = nicht übertragen.

Sachkonto, Register Berichtswesen

Nicht kopieren.

Mahnmethoden

Aufruf

Aufrufbar über Mahnmethoden, Kopieren.

Bedingung für Mahnmethoden kopieren:

Wenn Mahnmethodencode im Submandanten vorhanden, dann entsprechend der Angabe in der Requestform "kopieren" überschreiben oder nicht.

Mahnmethoden, Stufe, Vortext, Nachtext/Währungen

Kopieren.

Kopieren

Kopiert werden alle markierten Mahnmethoden.

Zahlungsbedingungen

Aufruf

Aufrufbar aus Zahlungsbedingungen, Menü Nacharbeiten, Kopieren.

Bedingung für Zahlungsbedingung kopieren

Wenn Zahlungsbedingungscode im Submandanten vorhanden, dann entsprechend der Angabe in der Requestform "kopieren" überschreiben oder nicht.

Kopieren

Kopiert werden alle markierten Zahlungsbedingungen.

Zinskonditionen

Aufruf

Aufrufbar aus Zinskonditionen, Menü Nacharbeiten, Kopieren.

Bedingung für Zinskonditionen kopieren

Wenn Zinskonditionencode im Submandanten vorhanden, dann entsprechend der Angabe in der Requestform "kopieren" überschreiben oder nicht.

Kopieren

Kopiert werden alle markierten Zinskonditionen.

Buchungsgruppen/MWST Buchungsgruppen/Debitoren-Kreditorenbuchungsgruppen, Buchungsmatrixgruppen/Anlagenbuchungsgruppen

Wenn Buchungsgruppe (Code) gleich, dann wird nicht kopiert; dann gilt eine Buchungsgruppe oder eine Buchungsmatrix als bereits vorhanden und wird nicht mit kopiert (da die Sachkonten in den Buchungsgruppen nicht geändert werden dürfen, die bereits bebucht sind).

Aufruf

Aufrufbar aus den jeweiligen Buchungsgruppen, bzw. aus den Buchungsmatrizen, Kopieren.

Kopieren

Kopiert werden alle markierten Buchungsgruppen.

Sachkonten in den Buchungsgruppen (Buchungsmatrixgruppen)

Die Sachkonten in den Buchungsgruppen werden mit kopiert, aber nicht in den Submandanten angelegt. D.h. es kann Fälle geben, in denen Sachkonten in den Buchungsgruppen stehen, die es im Mandanten nicht gibt. Wenn die Buchungsgruppe dann bebucht werden würde, kommt eine Meldung "Sachkonto xyz existiert nicht‘‘, solange es nicht angelegt worden ist.

Bilanz-Versionen

Wenn der Versionsname im Submandanten gleich, dann entsprechend der Angabe in der Requestform "kopieren" überschreiben oder nicht.

Aufruf

Aufrufbar über Bilanz-Versionen, Kopieren.
Alle Zeilen der Tabelle kopieren, deren Sachkonten in den Submandanten vorhanden ist. Eine Zeile, die ein Sachkonto hat, das in dem/den Submandanten nicht vorhanden ist, wird nicht kopiert.

GuV-Versionen

Wenn der Versionsname im Submandanten gleich, dann entsprechend der Angabe in der Requestform "kopieren" überschreiben oder nicht.

Aufruf

Aufrufbar über GuV-Versionen, Kopieren.
Alle Zeilen der Tabelle kopieren, deren Sachkonten in den Submandanten vorhanden ist. Eine Zeile, die ein Sachkonto hat, das in dem/den Submandanten nicht vorhanden ist, wird nicht kopiert.

Währungen

Aufrufbar über Währungen, Kopieren.
Gleicher Code: wenn in den Submandanten der gleiche Code schon vorhanden ist: nicht kopieren. Die Option "Überschreiben" ist nicht wählbar bei Währungen: Prüfen.

Kopieren

Nichtvorhandene Codes werden mit der Einrichtung in Table 4 und den Wechselkursen in Table 330 kopiert. Ist ein Code in einem Submandanten bereits vorhanden, wird nichts kopiert.

Kontenschema

Aufruf

Aufrufbar über Kontenschema, Kopieren

Kopieren

Wenn die Rubrikennr. im Submandanten gleich, dann entsprechend der Angabe in der Requestform "kopieren" überschreiben oder nicht.

Anlagenklassen, Anlagensachgruppen, Anlagenstandorte, Versicherungsarten, Wartung

Aufruf

Aufrufbar jeweils über Kopieren.

Bedingung für Anlagenklassen, Anlagensachgruppen, Anlagenstandorte kopieren

Gleicher Code: Wenn gleicher Code bereits im Submandanten vorhanden, dann entsprechend der Eingabe in der Requestform kopieren oder nicht.

Kostenstellen, Varianten, Kostenarten, Standard BAB-Zeilen

Aufruf

Aufrufbar über jeweils über Menü Nacharbeiten, Kopieren.

Für Standard BAB-Zeilen direkt über Kopieren.

Bei dieser Kopierfunktion werden, anders als beim manuellen Erfassen, nicht gleichzeitig auch die Bewegungsdaten aktualisiert, wenn das entsprechende Kennzeichen in Stammdaten, Einrichtung aktiviert ist. Hierzu ist der separate Lauf Bewegungsdaten aktualisieren zu starten.

Bedingung für Kostenstellen, Varianten, Kostenarten kopieren

Gleicher Code: Wenn gleicher Code bereits im Submandanten vorhanden, dann entsprechend der Eingabe in der Requestform kopieren oder nicht.

Berechtigungen vergeben auf Stammdaten kopieren

Das Kopieren der Konzern-Stammdaten kann berechtigt werden. Hierzu muss in den H&P Feldberechtigungen der Eintrag Kopieren im Feld "Tabelle" und der Eintrag Fibu oder Anlage im Feld "Feld" eingetragen werden. Der Berechtigung muss eine Gruppen ID zugeordnet werden, in der der Kopierende auch Mitglied ist.

Beispiel:

Kopieren der Sachkonten

Tabelleneintrag H&P Berechtigungen am Beispiel Fibu:

Gruppen ID	Tabelle	Feld
SUPER	Kopieren	Fibu

Der Kopierende, also der Benutzer, muss unter den Zugriffsrechten somit die Gruppe Super zugewiesen haben, damit er das Kopieren durchführen kann.

Außerdem muss unter Stammdaten->Einrichtung->Einrichtung "Berechtigungsprüfung anwenden" eingeschaltet sein. Erst dann zieht die Berechtigungsprüfung. Das Kopieren der Anlagenklassen, Anlagensachgruppen, Anlagenstandorte, Versicherungsarten und der Wartung wird über den Eintrag Kopieren Anlage berechtigt. Alle anderen Kopieraktionen, die in den Konzepten aufgeführt sind, werden über den Eintrag Kopieren Fibu berechtigt.

Es erscheint nach dem Starten des Kopiervorganges über den Kopier-Button, bzw. -Menüpunkt eine Form, in der man:

einen Mandanten auswählen kann. Dies führt dazu, dass nur in diesen Mandanten und nicht in die Submandanten des Kopiermandanten kopiert wird. Will man in die Submandanten des Kopiermandanten kopieren, so darf kein Mandant im Feld Mandant der Form eingetragen sein.
Auswählen, ob man in den Konzern kopieren will (Konzern angehakt) oder nicht. Die Mandanten, die als Konzern gelten, sind die Mandanten, die in der Tabelle 220 als Mandant einem Konzern zugeordnet sind oder in der Tabelle 5003272 als Konzern aufgeführt sind.
Ob man überschreiben will oder nicht. Für die verschiedenen Buchungsgruppen und Buchungsmatrix Einrichtungen ist das Überschreiben nicht möglich. Das Bestätigen der Form mit OK führt die Kopieraktion durch.