Vorgehensweise

Der Prozess für den E-Mailversand wird grundsätzlich über die Aktion "Senden" gestartet. Es öffnet sich zunächst die Request Page für den Bericht E-Mail senden und PDF speichern. Dort können nun einige Einstellungen und Auswahlen getroffen werden, die im entsprechenden Kapitel näher erläutert werden. Als Vorbereitung für einen erfolgreichen E-Mailversand ist es erforderlich, die Einrichtung der E-Mail-Konten für den Versand vorzunehmen. Im nächsten Kapitel wird die Einrichtung im Detail beschrieben.

Vorbereitende Einrichtungen

Einrichtung der E-Mail-Konten

Die Einrichtung der E-Mail-Konten besteht aus mehreren Bestandteilen und ist pro Mandant durchzuführen. Dazu gehört die grundlegende Einrichtung eines E-Mail-Kontos, der E-Mail-Ausgang für den fehlgeschlagenen Versand der E-Mails, die Übersicht der gesendeten Mails pro E-Mail-Konto und die E-Mail-Szenarios. Für den Versand einer E-Mail wird zunächst ein eingerichtetes E-Mail-Konto benötigt. Das kann entweder das Standard-E-Mail-Konto sein oder ein E-Mail-Konto, welches einem E-Mail-Szenario zugeordnet wurde. Ein E-Mail-Szenario kann zum Beispiel "Verkaufsrechnung" sein. In dem Fall wird beim Versand einer Verkaufsrechnung ermittelt, welches E-Mail-Konto dem E-Mail-Szenario "Verkaufsrechnung" zugewiesen ist.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung.

Hinzufügen eines E-Mail-Kontos

Aktueller Benutzer (nur mit Azure Active Directory)

In Verbindung mit dem Azure Active Directory steht die Möglichkeit zur Verfügung, die E-Mails über das persönliche E-Mailpostfach zu versenden. Nach dem erfolgreichen Versand sind die E-Mails in den gesendeten E-Mails des eigenen Postfachs sichtbar. Die Entwürfe werden nach wie vor im E-Mail-Ausgang in Business Central gespeichert.

Technische Hinweise:

• Die Verwendung setzt das Azure Active Directory und der anschließenden Einrichtung der App-Registrierung voraus.
• Bei der erstmaligen Ausführung muss zunächst dem eingerichteten Business Central Connector (App-Registrierung aus vorherigem Hinweis) die Berechtigungen für das Postfach erteilt werden.
  
  

  
  

  Für die Verschlüsselung der Lohnabrechnungen benutzen wir eine eigene Funktion, die bei einem Dienstleister auf einem Server innerhalb der EU läuft. Im Rahmen dieser Verschlüsselung erfolgt keine Speicherung der Daten, die Übermittlung der Daten zwischen den Systemen erfolgt über https und mit dem Dienstleister haben wir einen AV-Vertrag. 

  Für die Verschlüsselung wird Zugriff auf die folgende Adresse benötigt: https://nevfinancepdfprotect.azurewebsites.net/ 

Microsoft 365 Postfach (nur mit Azure Active Directory)

Wie beim Versand mit dem aktuellen Benutzer steht die Verwendung eines Microsoft 365 Postfachs nur mit einem Azure Active Directory zur Verfügung. Die E-Mails werden über das Postfach versendet, die gesendeten E-Mails sind dann allerdings im persönlichen Postfach und nicht in den gesendeten E-Mails des Postfachs sichtbar.

SMTP

Ein neues SMTP-Konto kann über die Aktion "E-Mail-Konto hinzufügen" (unterhalb des Menüpunktes "Neu") ergänzt werden. Zur Einrichtung kann der bereitgestellte Einrichtungsassistent verwendet werden, in dem die notwendigen Schritte beschrieben sind. Im vorletzten Schritt wird die eigentliche Einrichtung des SMTP-Kontos vorgenommen. Die Felder werden im Folgenden beschrieben.

Kontoname

Der Kontoname wird in der Übersicht der E-Mail-Konten als eindeutige Bezeichnung (z. B. Finanzbuchhaltung) für ein einzelnes Konto angezeigt. Wenn eine E-Mail einzeln versendet wird (Auswahl "Einzeln bestätigen" in dem oben genannten Bericht), wird der Kontoname, dem das entsprechende E-Mail-Szenario zugewiesen ist, ebenfalls angezeigt.

Absendername

Der Absendername wird zum Beispiel dafür verwendet, um nicht die E-Mail-Adresse als Absender anzuzeigen, sondern zunächst den eingetragenen Absendernamen.

Beispiel:

Ohne Absendername: email@firma.de

Mit Absendername: Buchhaltung email@firma.de 

E-Mail-Adresse

Hier kann die E-Mail-Adresse hinterlegt werden, die für den SMTP-Versand verwendet werden soll.

Server-URL/ Serverport

In den beiden Feldern wird der Name des SMTP-Servers sowie der eingetragene Port hinterlegt. Standardmäßig ist der SMTP-Port 25.

Authentifizierung

Zur Auswahl stehen verschiedene Authentifizierungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Anonymous

Die Anmeldung an den SMTP-Server wird über eine anonyme Authentifizierung vorgenommen.

Basic

Basic ist die Standard-Authentifizierungsmethode. Die Anmeldung am SMTP-Server erfolgt dabei über einen berechtigten Benutzer. Dafür werden in den folgenden Feldern "Benutzername" und "Passwort" die Anmeldedaten ergänzt.

OAuth 2.0

OAuth 2.0 setzt Azure Active Directory voraus.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Neu, E-Mail-Konto hinzufügen.

Als Standard festlegen

Über die Aktion "Als Standard festlegen" kann ein E-Mail-Konto nachträglich als Standard-E-Mail-Konto festgelegt werden.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Prozess, Als Standard festlegen.

E-Mail verfassen / Test-E-Mail senden

"E-Mail verfassen" und "Test-E-Mail senden" versenden über die ausgewählten E-Mail-Konten E-Mails. "E-Mail verfassen" dient dabei dem Versand einzelner E-Mails ohne Belegkontext. Mit "Test-E-Mail senden" kann geprüft werden, ob ein E-Mail-Konto richtig eingerichtet wurde, indem eine vorgefertigte Test-E-Mail versendet wird.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Prozess, E-Mail verfassen.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Prozess, Test-E-Mail senden.

E-Mail-Konto löschen

Einzelne E-Mail-Konten können über "E-Mail-Konto löschen" entfernt werden. Wird ein Standard-E-Mail-Konto gelöscht, wird ein anderes E-Mail-Konto als Standard-E-Mail-Konto festgelegt. Das Standard-E-Mail-Konto sollte in jedem Fall überprüft werden.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Prozess, E-Mail-Konto löschen.

E-Mail-Ausgang

Die Entwürfe werden im E-Mail-Ausgang gespeichert und angezeigt. Der E-Mail-Ausgang wird pro E-Mail-Konto angezeigt, d. h. beim Öffnen sieht man die Entwürfe, die zu dem ausgewählten E-Mail-Konto gehören. Die im E-Mail-Ausgang möglichen Aktionen sind das Öffnen einer E-Mail, die weitere Bearbeitung eines Entwurfes oder das Verwerfen eines Entwurfes.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Navigieren, E-Mail-Ausgang.

Gesendete E-Mails

Wie schon beim E-Mail-Ausgang werden pro E-Mail-Konto die gesendeten E-Mails gespeichert und angezeigt. Zu den gesendeten E-Mails zählen sämtliche E-Mails, die über das E-Mail-Konto versendet werden. Das umfasst ebenfalls die System-E-Mails, wie z. B. die Zusammenfassungsmails (Ende-Mail) nach Ausführung des E-Mailversands.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Navigieren, Gesendete E-Mails.

E-Mail-Richtlinien für Benutzer

Über die Suche können die E-Mail-Richtlinien geöffnet werden. Die E-Mail-Richtlinien legen fest, welche gesendeten E-Mails von den Benutzer eingesehen werden können. Standardmäßig kann jeder nur die eigenen E-Mails anzeigen und öffnen. Dafür wird die E-Mail-Ansichtsrichtlinie "Eigene E-Mails anzeigen" verwendet. Mit der E-Mail-Ansichtsrichtlinie "Alle E-Mails anzeigen" können die Benutzer alle E-Mails sehen und öffnen.

Die weiteren E-Mail-Ansichtsrichtlinien können aus technischen Gründen für NEVARIS Finance nicht verwendet werden.

Herkunft anzeigen

Über "Herkunft anzeigen" werden die verknüpften Datensätze, wie zum Beispiel die zugehörige Bestellung, zu einer gesendeten E-Mail angezeigt. Aus der Übersicht der Herkünfte kann der entsprechende Datensatz direkt angezeigt werden.

E-Mail-Szenarios

Mithilfe der E-Mail-Szenarios lassen sich verschiedene E-Mail-Konten unterschiedlichen Belegen zuordnen. Zum Beispiel kann eine Verkaufsrechnung über rechnung@... und eine ZV-Avis über buchhaltung@... versendet werden. Die Zuweisung eines E-Mail-Szenarios wird in der Übersicht der E-Mail-Szenarios (IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Navigieren, E-Mail-Szenarios) vorgenommen. In der Übersicht das gewünschte E-Mail-Konto auswählen und über die Aktion "Szenarios zuweisen" die E-Mail-Szenarios auswählen. Eine gewählte Zuweisung kann wieder aufgehoben werden. Dazu einen zugewiesenen Eintrag auswählen und entweder über die Aktion "Zuweisen" das E-Mail-Szenario einem neuen E-Mail-Konto zuordnen oder über "Zuweisung aufheben" die Zuweisung komplett aufheben. E-Mail-Szenarios ohne eine Zuweisung verwenden, wie bereits oben erwähnt, das Standard-E-Mail-Konto.

Zuordnung der Berichte zu den E-Mail-Szenarios

E-Mail Signaturen (ab Version 2023.2)

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Vorlagen Einrichtung.

Für jeden einzelnen Bericht, ist es möglich, aus vier verschiedenen Signaturarten auszuwählen.

• Keine: In dem Fall wird keine weitere Signatur dem E-Mailtext ergänzt, sondern lediglich die ermittelten Texte aus den jeweiligen Einrichtungen verwendet.
• Aktueller Benutzer: Es wird die Signatur verwendet, die dem aktuellem Benutzer zugeordnet ist. Sollte keine Signatur hinterlegt sein, wird keine ermittelt.
• Standard Signatur: Die Signatur, die als Standard festgelegt wurde, wird verwendet.
• Spezielle Signatur: Es kann eine spezifische Signatur ausgewählt werden.

Einrichtung E-Mail Signaturen

Unter Vorbereiten, E-Mail Signaturen können mit Hilfe von Word-Vorlagen Signaturen für den E-Mailversand erstellt werden. In jeder Word-Vorlage können die Felder Name, E-Mail, Telefonnummer, Funktion und Abteilung mit Werten aus Finance gefüllt werden. Die Einrichtungen zur E-Mail Signatur werden in der E-Mail Signaturkarte vorgenommen.

Benutzer-ID

Auswahl eines Benutzers. Die E-Mail Signatur ist dann nur für diesen Benutzer.

Word Vorlage

Über den Assist Edit gelangt man in die Übersicht der Word-Vorlagen und kann dort eine bestehende auswählen oder eine neue Vorlage erstellen und hochladen. Die Erstellung der Word-Vorlage wird im nächsten Kapitel beschrieben.

Beschreibung

Name der E-Mail Signatur, welcher in der Übersicht angezeigt wird.

Standard-Signatur

Festlegung, ob die E-Mail Signatur als Standard festgelegt werden soll.

Name, E-Mail, Telefonnummer, Funktion, Abteilung

Sofern in der Word-Vorlage die entsprechenden Felder hinterlegt sind, werden die Inhalte aus den Feldern in die E-Mail Signatur übernommen. Die Erfassung kann manuell erfolgen oder aus dem Benutzer oder einem Adressaten (Vorbereiten, Aus Adressat vorschlagen) vorgeschlagen werden.

Adressnr. des Unternehmens

Unter Vorbereiten gibt es die Aktion "Aus Adressat vorschlagen". Darüber kann ein Adressat ausgewählt, um die hinterlegten Daten zu übernehmen. Standardmäßig wird die Adressnr. aus den Firmendaten für die Filterung der Adressaten verwendet, kann aber mit einer abweichenden Adressnr. überschrieben werden.

Erstellung der Word-Vorlage

In der Übersicht der Word-Vorlagen zunächst auf Neu >> Vorlage erstellen klicken. Im ersten Schritt wird festgelegt für welche Entität verwendet werden soll. Die Entität ist für die Signaturen die "E-Mail Signatur". Sollte diese noch nicht in der Übersicht vorhanden sein, kann diese über "Neue Entität hinzufügen" (ID 5003025 E-Mail Signatur) ergänzt werden.

Im nächsten Schritt können verknüpfte Einheiten festgelegt werden. Darüber ist es zum Beispiel möglich, weitere Daten aus den Firmendaten (Verknüpfte Einheit hinzufügen (einfach)) zu ermitteln. Diese können dann allerdings nicht wie Name, E-Mail, etc. in Finance überschrieben werden.

Nach der Auswahl der verknüpften Einheiten kann eine leere Vorlage heruntergeladen werden. Es wird ein ZIP-Archiv heruntergeladen, welches zunächst entpackt werden muss. In dem entpackten Ordner ist zum Einen die Word-Vorlage sowie eine Excel-Datei "DataSource", welche die Seriendruckfelder (Standardfelder und die Felder aus den verknüpften Einheiten) für die Vorlage enthält. Beim Öffnen der Word-Vorlage kommt eine Meldung "Beim Öffnen des Dokuments wird der folgende SQL-Befehl ausgeführt: SELECT * FROM `DataSource$`. Daten aus der Datenbank werden in das Dokument eingefügt. Möchten Sie den Vorgang fortsetzen?". Nachdem diese Meldung mit "Ja" bestätigt wurde, werden die Felder aus der Excel automatisch importiert. In Word stehen die Felder als Seriendruckfelder zur Verfügung, welche über das Register "Sendungen" und der Aktion "Seriendruckfeld einfügen" in das Dokument eingefügt werden können.

Sobald die Vorlage fertig bearbeitet und gespeichert wurde, kann diese in Finance im nächsten Schritt über die Aktion "Vorlage hochladen" hochgeladen werden. Im letzten Schritt wird noch ein Name für Word-Vorlage festgelegt. Anschließend kann die Word-Vorlage für die E-Mail-Signaturen verwendet werden. 

E-Mail Anhänge (ab Version 2023.2)

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Vorlagen Einrichtung, Vorbereiten, E-Mail Anhänge

Pro Bericht können mehrere Anhänge hinterlegt werden, die mit dem eigentlichen Beleg versendet werden. Für jeden Anhang kann entschieden werden, ob der Anhang immer versendet werden soll. Anhänge, die nicht immer versendet werden, können im Senden-Dialog ausgewählt werden.

E-Mail senden

Die Aktion "Senden" ist in der gesamten Anwendung für den Start des E-Mailversands vorgesehen. Es öffnet sich der Bericht "E-Mail senden und PDF speichern".

Finanzbuchhaltung

Die Beschreibung zum E-Mailversand in der Finanzbuchhaltung ist im Kapitel FIBU Mailversand zu finden.

Materialwirtschaft

Die Beschreibung zum E-Mailversand in der Materialwirtschaft ist im Kapitel MAWI Mailversand zu finden.

Baulohn (kostenpflichtiges Zusatzmodul: EVD)

Die Beschreibung zur Vorgehensweise im Baulohn ist im Kapitel BLO Zusatzmodule (kostenpflichtig) zu finden.