Übersicht der Zusatzmodule Baulohn

Grundmodul

Zusatzmodule, gehören zum Grundmodul mittlerweile

Zusatzmodule, kostenpflichtig

Zusatzverarbeitungen, kostenpflichtig

Ergänzungen zum Baulohn, kostenpflichtig

Personalübersichten über Mandanten (Modul PÜM)

Personalübersichten in anderen Mandanten

In den Mandanten, die nicht Mandanten des Baulohns sind, und für Mitarbeiter, die keine Sachbearbeiter des Baulohns sind, können ausgewählte Daten aus dem Baulohn angezeigt werden.

Welches sind die Baulohn-Mandanten?

Wenn in der allgemeinen Einrichtung bei der Festlegung "KSt global eindeutig nicht im Baulohn Mandanten prüfen" ein Mandant oder ein Filter auf Mandanten eingetragen ist, dann gelten diese als Mandanten des Baulohns. Wenn nicht, jeder Mandant, in dem eine Personalnummer angelegt ist. Wir empfehlen also, den Eintrag in der Einrichtung zu treffen.
/Abteilungen/Verwaltung/Einrichtung, Einrichtung
Webclient: IT-Verwaltung/Einrichtung, Einrichtung

Personalübersicht, Name, Telefon

Es kann eine Übersicht der Mitarbeiter angezeigt werden, die nur Name, Niederlassung, Abteilung und die Telefonnummern enthält.
Auch über den Zoom können andere Inhalte nicht gesehen werden.
Für diese Übersicht wird nicht geprüft, ob man für die Personalnummer berechtigt ist.
Diese Übersichten zeigen nur an; in weitere Funktionen verzweigen darf man nicht.

Personalübersicht, weitere Daten

In der Personalübersicht auf Mandanten des Baulohns können weitere Daten angezeigt werden; dies jedoch nur, wenn man  Lese-Berechtigungen für die Tabellendaten bestimmter Tabellen hat:

• die Anschrift, wenn 5002725 Personal Allgemein gelesen werden darf;
• die Bankverbindung, wenn 5002705 Bankverbindung gelesen werden darf;
• die Termine, wenn 5002833 Terminliste Personal gelesen werden darf.

Wenn Termine angezeigt werden, dann kann auf den Inhalt der Spalte Termine geklickt werden; dann werden die Termine zur Personalnummer angezeigt, die aktuell sind.
/Abteilungen/Verwaltung/IT-Verwaltung/Benutzerverwaltung, Zugriffsrechte Gruppen
Webclient: IT-Management/Benutzerverwaltung, Zugriffsrechte Gruppen

Personalübersicht, Berichtsdaten

Die Entgeltstunden, die auf Kostenstellen berichtet wurden, für die man berechtigt ist, können mit Personalnummer und Stunden angezeigt werden.
Ob man für eine Personalnummer berechtigt ist, wird nicht geprüft; wohl aber, ob man für die Kostenstelle berechtigt ist. Die Übersicht wertet Daten, wie berichtet, aus; für Monate, in denen die Berichtsdaten nicht mehr da sind, die Daten, wie  abgerechnet. Enthalten sind nur aktive Entgeltstunden. Die Übersicht wird zunächst leer angezeigt; über "Ausführen" wird die Anzeige ermittelt. 
Vorher kann der Monat vorgegeben werden; wenn nicht, wird der aktuelle Kalendermonat angenommen. Beim Ausführen muss eine Kostenstelle oder es müssen mehrere Kostenstellen des aktuellen Mandanten gefiltert werden.
Angezeigt werden die Spalten: Kostenstelle, Personalname, Suchbegriff, Woche, Lohnart mit Bezeichnung, Stunden Montag bis Sonntag, Gesamt für die Zeile. 
Und eine Überschrift zur Kostenstelle, Klick darauf gibt die Karte, und am Ende eine Gesamtsumme zur Kostenstelle. 

Diese Übersicht zeigt nur an; in weitere Funktionen verzweigen darf man nicht.

Wie einrichten?
Der Anwender kann die Nummer der Übersicht in die Toolbar eintragen. (siehe interner Kommentar)
Oder der Verantwortliche kann sie eintragen über: 
/Abteilungen/Verwaltung/IT-Verwaltung/Benutzerverwaltung, Toolbar Einrichtung
Webclient: Toolbar Einrichtung

Statistisches Landesamt (Modul STAL)

Statistisches Landesamt

Im Personalstamm sowie im Lohnartenstamm und bei den Kostenstellen werden die Gruppen für die Statistischen Landesämter zugeordnet.

Es können Daten zusammengestellt werden für: 

• Statistik Monat Stat. Landesamt <BLOLANMON>
• Statistik Jahr Stat. Landesamt <BLOLANJAH>
• Statistik Verdiensterhebung <BLOANVER> (auch monatlich und mit Dateiausgabe)
• Statistik Verdienststrukturerhebung <BLOLANSTR>
• die Statistik vierteljährliche Verdiensterhebung <BLOLANVIJ> (abgelöst mittlerweile durch die monatliche Verdiensterhebung <BLOANVER>)

Statistik Monat

Die Stammdaten für die Monats-Statistik sind: Die Statistikgruppe der Kostenstellen (/Stammdaten/Kostenstelle, Register Baulohn: Stat. Landesamt); die Gliederungsgruppe im Personalstamm (Stammdaten/Personalstamm/Register Zuordnung, die erste der Eingaben dazu); die Lohnarten-Steuerung (Stammdaten/Lohnarten, Register Auswertung).

Mehr Informationen erhalten Sie im hier BLO Lexikon L - Z

Statistik Jahr

Mehr Informationen erhalten Sie im hier BLO Lexikon L - Z

Statistik Verdiensterhebung ab 01.01.22

Das Statistische Landesamt legt seine vierteljährliche Verdiensterhebung (Statistik Vierteljahr) mit der alle vier Jahre stattfindenden Verdienststrukturerhebung zusammen und führt sie ab 2022 monatlich durch. Grund für die Änderung ist, künftig aktuellere Daten zu Verdiensten zu erhalten. Die neue Erhebung wurde einmalig im April 2021 "getestet" und wird nun monatlich ab Januar 2022 stattfinden.
Wer vom Statistischen Landesamt ausgewählt wird oder wurde, hat in den letzten Monaten (ggf. auch nur zu 04.21) ein Schreiben bekommen und ist verpflichtet, zu den jeweiligen Stichtagen (das ist der 10. des Folgemonats) Auskunft zu geben.
Insgesamt werden landesweit rund 5.000 Betriebe aus dem verarbeitenden Gewerbe, der Bauwirtschaft oder dem Dienstleistungsbereich befragt. Zwar findet die neue Erhebung monatlich statt, bringt aber erhebliche Vereinfachungen mit sich: So können die Verdienstdaten künftig als Einzeldaten direkt aus der Lohnbuchhaltung übernommen werden. Aufwändige Aufsummierungen oder Gruppierungen, die der Betrieb bislang durchführen musste, entfallen.

Mehr Informationen erhalten Sie im hier BLO Lexikon L - Z

Verdienststrukturerhebung

Für die "Verdienststrukturerhebung" der Statistischen Ämter kann eine Ausgabe nach Excel ausgeführt werden.

Mehr Informationen erhalten Sie im hier BLO Lexikon L - Z

Statistik Vierteljahr Verdiensterhebung bis 31.12.21

Mehr Informationen erhalten Sie im hier BLO Lexikon L - Z

Pfändungen/Darlehn (Modul LPFD)

Pfändung/Darlehn

Pfändungen und Darlehn können abgerechnet werden. Die Pfändungstabelle mit den Pfändungsgrenzen ist im System enthalten. Zusätzlich können Kosten, Zinskosten, AG-Bearbeitungskosten sowie Darlehnszinsen sowie ein eventueller Sachbezug aufgrund eines Zinsvorteils bei Darlehn berechnet werden.
Die Pfändungen werden in eine Reihenfolge gebracht und mit dieser Vorrangigkeit bedient.

/Stammdaten/Personalstamm/Aktionen, Personalstamm, Pfändungen/Darlehn
Webclient: /Stammdaten/Personalstamm/Vorbereiten, Pfändungen/Darlehn

Abrechnung

Es können abgerechnet werden: Unterhaltspfändungen, Sachpfändungen, Darlehn, Darlehnszinsen, Sachbezug auf Zinsvorteil bei Darlehn, Bearbeitungskosten.

Besonderheiten

Pfändungen können nicht zurückgerechnet werden; die Pfändungsbeträge bleiben so wie im Abrechnungsmonat abgerechnet. Die Pfändungstabelle wird jeweils automatisch erstellt. Zusätzlich kann die Pfändungstabelle Versionsunabhängig per Schnittstelle importiert werden, wenn sich Änderungen ergeben. Die Importdatei stellen wir auf unserem Support-Server zur Verfügung.

Einige Details

Bei Unterhaltspfändungen werden sowohl der Unterhaltsrückstand als auch der monatliche Pfändungsbetrag abgerechnet. Wenn laut Pfändungsbeschluss nur ein bestimmtes Nettoentgelt verbleiben darf, so kann das vorgegeben werden. Arbeitsgeberdarlehn werden dann vorrangig vor Pfändungen gerechnet, sofern ihr Zusagedatum zeitlich früher liegt.

Beispiele für Sonderfälle:

Unterhaltspfändungen, verbleibendes Nettoentgelt, höchstens, mindestens

Bei Pfändungen, für die ein verbleibendes Nettoentgelt festgelegt wird, das außerdem durch einen Prozentsatz im Vergleich zum Pfändungsnetto erhöht wird, kann definiert werden, wenn das verbleibende Netto mindestens ein bestimmter Betrag sein muss oder höchstens ein bestimmter Betrag sein darf. Die Eingaben sind dann: Verbleibendes Nettoentgelt, verbleibend zzgl. Prozent und "Mindestens, höchstens". Die Berechnung ist: Netto ist das verbleibende Netto plus (Pfändungsnetto minus verbleibendes Netto mal Prozentsatz), und das Ergebnis wird mit der Mindestgrenze oder der Höchstgrenze verglichen. Gepfändet wird die Differenz zwischen dem Pfändungsnetto und dieser Berechnung. 

Unterhaltspfändungen, Unterhalt mit gleichem Rang

Wenn es mehrere Unterhaltspfändungen gibt, die den gleichen Rang haben, also bei "gleich nahen Berechtigten", dann kann der Pfändungsbetrag aufgeteilt werden. Die Voraussetzungen sind: Unterhaltspfändungen und Einträge beim verbleibenden Nettoentgelt, wobei dieses bei den Unterhaltspfändungen gleich sein sollte. In diesem Fall haben die Unterhaltspfändungen die gleiche Rangklasse. Dann kann bei der ersten Unterhaltspfändung, das ist diejenige mit dem ältesten Datum, ein Faktor eingetragen werden, z.B. 0,5. Der Pfändungsbetrag, der sich ergibt, wird mit diesem Faktor malgenommen, im Beispiel halbiert, so dass für die nächste Pfändung ein Betrag übrigbleibt. Bei der nächsten Pfändung keinen Faktor mehr eintragen. 

Lohnarten

Die Pfändbarkeit der Lohnarten wird pro Lohnart definiert mit einer der Auswahlen: nicht pfändbar, pfändbar, 1/2 pfändbar, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, pfändbar Grundstunde. Für Pfändungen sind Lohnarten nötig mit den Funktionen: 1500 Darlehn; 1501 Pfändung; 1502 Bearbeitungsgebühr Pfändung/Darlehn; 1503 Darlehnszinsen.

/Stammdaten/Lohnarten, Register Steuerung
Webclient: Stammdaten/Lohnarten, Register Steuerung

Druckausgaben

Druck der pfändbaren Beträge mit der Auflistung der Lohnarten pro Personalnummer. Druck der Pfändungen mit den Pfändungsbeträgen pro Personalnummer.
/Berichte/Drucken:  Pfändungen Lohnarten/Beträge <BLOABRPFD> und Pfändungen und Personaldarlehn <BLOSTAPFD>
Webclient: /Berichte/ Berichte drucken: Pfändungen Lohnarten/Beträge <BLOABRPFD> und Pfändungen und Personaldarlehn <BLOSTAPFD>

Weitere Informationen

Weitere Informationen zur Einrichtung von Pfändungen sind auch in BLO Lexikon L - Z vorhanden.

Bescheinigungswesen (Modul BSW)

Es können diese Bescheinigungen erstellt werden, sie sind noch nicht Teil von elektronischen Bescheinigungen. An das Modul Bescheinigungswesen sind verschiedene weitere kostenpflichtige Verarbeitungen geknüpft.

Weitere Informationen entnehmen Sie auch dem Handbuch: BLO Bescheinigungen.

/Berichte/Bescheinigungswesen
Webclient: /Berichte/Bescheinigungswesen

Sicherungskonten SikoFlex (Modul BSW)

Bescheinigungswesen

Die Druckausgabe für Sicherungskonten ist Teil des Bescheinigungswesens.

ZVK-Meldungen Sicherungskonten

Wenn das Verfahren SikoFlex der Sozialkasse Wiesbaden für die Sicherung von Wertguthaben verwendet wird, können die monatlichen Daten zusammen mit den anderen Meldungen an die Sozialkasse gegeben werden.

Die Meldedaten werden durch einen weiteren Teilschritt der ZVK-Meldungen zusammengestellt. Dabei wird die Druckausgabe der Sicherungskonten ausgeführt, die in diesem Fall auch die Meldesätze erstellt. Die Meldesätze sind die Gutschriften und Entnahmen aus Arbeitszeitkonten und Altersteilzeitkonten, wie gedruckt. Wenn später die gesamte Datei zusammengestellt wird, dann werden diese Meldesätze für das Sicherungskonto zusammen mit den anderen Meldungen zum Beitrag und zum Urlaub in eine Datei gebracht.

Einrichtungen

Bei den Stammdaten der Sozialkasse: "Sicherungskonto SikoFlex" ankreuzen, wenn ein solcher Vertrag mit der Sozialkasse abgeschlossen wurde. Wenn die Meldungen aus mehreren Mandanten stammen, aber in einem Mandanten für alle in die Datei gebracht werden sollen, dann diesen Mandanten eintragen. In diesem Fall so vorgehen: Den Teilschritt zu den Sicherungskonten in allen Mandanten ausführen, sobald dort die Abrechnung abgeschlossen ist. Die Ergebnisse werden automatisch in diesen einen Mandanten übertragen. Von dort dann den Datenträger erstellen.

Nötig ist außerdem eine Definition des Sozialaufwands, der mitgemeldet wird. Dies sind bei Gewerblichen 45%, bei Angestellten 22%, Stand 2007.

Wenn in der Übersicht der Teilschritte der ZVK-Meldungen der Eintrag "Sicherungskonto (SIMEL)" nicht enthalten ist, dann über den Funktions-Button einblenden. Dann Button "Ausführen". Es wird die Druckausgabe aufgerufen. Diese per Seitenansicht oder als Druck ausführen.  Der Datenträger wird zusammen mit den anderen Meldungen an die Sozialkasse erstellt. Es wird nur eine Datei erstellt, die alle Meldesätze aller Betriebskontonummern enthält.

/Stammdaten/Sozialkasse und /Nach der Abrechnung/ZVK-Meldungen, Monat, Sicherungskonten (Simel)
Webclient: /Stammdaten/Sozialkasse und /Nach der Abrechnung/Sozialkasse, Monat, Sicherungskonten (Simel)

Druckausgabe für Sicherungskonten

Für die Zugänge, Abgänge und den Sozialaufwand bei Ausgleichskonten, Ansparkonten und Altersteilzeitkonten kann eine Druckliste erstellt werden. Beim Druckaufruf kann ausgewählt werden, welche dieser Zeitkonten berücksichtigt werden soll. Die Prozentsätze zum Sozialaufwand werden für diesen Druck bei den Stammdaten der Abrechnungsarten festgelegt. Gedruckt werden die Zugänge, Abgänge des Monats, jeweils der Sozialaufwand dazu, und die saldierte Summe.

Die Druckausgabe ist nach dem Muster gestaltet, das die Sozialkasse Wiesbaden akzeptiert. Wahlweise kann sie für eine bestimmte Betriebskontonummer ausgeführt werden. Der Druck kann aber unabhängig davon benutzt werden, ob die Möglichkeit des Sicherungskontos bei der Sozialkasse oder bei einer anderen Institution genutzt wird.

/Berichte/Bescheinigungswesen, Weitere Berichte, <besatzsic Sicherungskonten Druckausgabe> und /Abteilungen/Baulohn/Stammdaten, Abrechnungsarten
Webclient: /Berichte/Bescheinigungswesen, Berichten, Weitere Berichte, <besatzsic Sicherungskonten Druckausgabe> und Stammdaten/Einrichtung, Abrechnungskreise und weitere, Abrechnungsarten

Details zum Druck Sicherungskonto

Druck Sicherungskonto, Rückrechnungen

Wenn sich beim Druck des Sicherungskontos für Wertguthaben für eine Personalnummer durch Rückrechnungen, die eingerechnet werden, in der Summe eine negative Gutschrift ergibt, so wird dieser Betrag stattdessen als Entnahme ausgewiesen. Dies kann sein, wenn durch Rückrechnung z.B. ein Konten-Zugang aufgehoben wird und im Abrechnungsmonat selbst kein Zugang ist. Ebenso bei Konten-Abbau.

Sicherungskonten, wenn keine Sozialkasse

Personalnummern, für die keine Sozialkasse gilt, werden auf einer neuen Seite ohne Betriebskontonummer gedruckt. Falls bei Personalnummern ohne Sozialkasse eine Pseudo-Sozialkasse eingetragen ist, z.B. OHNEZVK, dann für diese Pseudo-Sozialkasse, im Beispiel für OHNEZVK, unter Baulohn, Einrichtung, Betriebskontonummern Sozialkasse einen Eintrag erstellen, mit einer beliebigen Nummer als Betriebskontonummer, z.B. mit der Betriebsnummer.

Sicherungskonten, wenn kein Guthaben

Bei der Druckausgabe für Sicherungskonten werden Zugänge oder Abgänge des Arbeitszeitkontos nicht ausgewiesen, wenn das Konto für den Arbeitnehmer kein Guthaben aufweist. Wenn ein fehlendes Guthaben gerade aufgefüllt wird, dann wird nur der Teil des Zugangs ausgewiesen, der Guthaben ist; das ist der aktuelle Saldo des Kontos. Wenn der Saldo des Kontos gerade ins Minus läuft, dann wird der Saldo des Vormonats ausgewiesen, also der Betrag, der im laufenden Monat verbraucht wurde; dieser Betrag wird als Entnahme ins Minus gesetzt.

Sicherungskonto, Beträge

Wenn Beträge für das Sicherungskonto bei der Sozialkasse ermittelt wurden und wenn diese Beträge manuell geändert werden: es darf für einen Arbeitnehmer entweder eine Gutschrift oder eine Entnahme gemeldet werden, nicht beides.

/Nach der Abrechnung/ZVK-Meldungen, Ausführen, Ergebnis auf Sicherungskonto (SIMEL).
Webclient: /Nach der Abrechnung/Sozialkasse, Ausführen, Ergebnis auf Sicherungskonto (SIMEL).

Erstattung Winterbeschäftigungsumlage Ausland (Modul BSW)

Bescheinigungswesen

Die Druckausgabe für die Erstattung der Winterbeschäftigungsumlage Ausland ist auch Teil des Bescheinigungswesens.

Winterbeschäftigungsumlage, Erstattungen für Baustellen im Ausland (Bauhauptgewerbe)

Die Zuständigkeit der Erstattung der Winterbauumlage für Baustellen im Ausland hat für das Bauhauptgewerbe gewechselt zur Bundesagentur für Arbeit (BA) (vorher: Soka-Bau bis 2022). Für das Dachdeckerhandwerk, Garten- und Landschaftsbau und des Gerüstbau ist weiter die jeweilige Einrichtung zuständig, an die die Winterbeschäftigungsumlage abgeführt wird.

Zusätzlich wurde das Erstattungsformular geändert. Eine Implementierung des neuen Erstattungsformulars ist erst mit der Version 2023.2 (Herbst 2023) in NEVARIS Finance Baulohn vorgesehen.

Wir stellen Ihnen hier das neue Formular zur Verfügung: Antragsformular 

Beachten Sie auch die Informationen der Bundesagentur für Arbeit (BA) dazu: [Winterbeschäftigungsumlage | Bundesagentur für Arbeit (arbeitsagentur.de)|https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/personalfragen/pflichten-arbeitgeber/winterbeschaeftigungsumlage?pk_vid=6158e71be082486816687025413f3ff3]

Bitte nutzen Sie für die Auswertung der Erstattung den bisherigen Bericht, übertragen Sie die Informationen in das neue Antragsformular und ergänzen es entsprechend.

Winterbeschäftigungsumlage, Ausland, Erstattung

Für die Erstattung der Winterbeschäftigungsumlage, die auf Baustellen im Ausland bezahlt wurde, kann ein Bericht gedruckt werden. Auslands-Kostenstellen sind hier solche, bei denen das "Kennzeichen Wintergeld" nicht gesetzt ist.

Außerdem kann bei der Kostenstelle ein Länderkennzeichen bei "Ausland" eingetragen werden. Der Bericht umfasst das Jahr bis zum Abrechnungsmonat oder ab einem Monat bis zu einem Monat.

/Berichte/Berichte drucken, <blomwgaus> und /Stammdaten/Kostenstellen, Bearbeiten.
Webclient: /Berichte/Berichte drucken, <blomwgaus> und /Stammdaten/Kostenstellen, Bearbeiten.

Details zur Einrichtung

Für KSt gibt es keine Historie; es genügt, die beiden Eingaben in den KSt-Stammdaten zu pflegen. Ins ZVK-Brutto werden die Lohnarten gerechnet, die als ZVK-pflichtig gekennzeichnet sind.

Details zur Berechnung

Summiert wird nach Belegmonat. Rückrechnungen gelangen in ihren Ursprungsmonat; mit Ausnahme von Rückrechnungen aufs Vorjahr, diese werden in den Abrechnungsmonat eingerechnet. Die Berechnung erfolgt mit dem Prozentsatz des Belegmonats. Wenn laut Lohnkonto weniger ZVK-Brutto abgerechnet wurde als hier ermittelt, dann wird für den Monat auf das ZVK-Brutto des Lohnkontos gekürzt; dies ist z.B. so, wenn auf der Abrechnung ZVK-pflichtige Beträge auf anderen Kostenstellen abgezogen werden. Für SFN-Zuschläge wird die Lohnart ermittelt, die in der Regel mit KSt kontiert ist, also die Tariflohnart. Da diese selbst nicht ZVK-pflichtig ist, wird der ZVK-pflichtige Anteil ermittelt. AG-Zuschüsse zur Vermögensbildung können nicht mitgerechnet werden, wenn sie auf eine andere KSt kontiert sind, selbst dann nicht, wenn sie aus Zeitlohn auf Auslands-KSt resultieren; hierfür gibt es zur Zeit keine Lösung.

Druckaufruf

Beim Druckaufruf kann auf den Personalstamm gefiltert werden, mit den 4 möglichen Filtern:

• Personalnummer,
• Abrechnungskreis,
• Niederlassung,
• Abteilung.

Und es kann auf die KSt gefiltert werden, mit den möglichen Filtern: die KSt-Nummer und die Felder, die im KSt-Stamm im Register Baulohn angezeigt werden, also auch das Ausland. Auf das Auslandskennzeichen kann z.B. auf nicht leer: <>'' gefiltert werden. Das Kennzeichen Wintergeld wird automatisch abgefragt und braucht nicht gefiltert zu werden.

Wenn Lohnarten ausgeschlossen werden sollen, dann kann auch auf die Lohnarten gefiltert werden. Die ZVK-Pflicht der Lohnart wird automatisch abgefragt und braucht nicht gefiltert zu werden.
Der Druck kann auch wahlweise nur für eine bestimmte Betriebskontonummer ausgeführt werden.

Druckausgabe

Der Druck ist nach der Betriebskontonummer bei der Sozialkasse sortiert. Der Druck enthält pro Arbeitnehmer die Einzelabrechnung und zwei Seiten Antrag, pro Betriebskontonummer werden am Ende die Summen pro Personalnummer noch einmal aufgeführt.

Druckausgabe, Einzelabrechnung

Pro Arbeitnehmer, der auf Auslands-KSt eingesetzt war, und bei dem Winterbeschäftigungsumlagepflicht besteht, werden die Einzelabrechnungen der ZVK-pflichtigen Lohnarten auf diesen Baustellen gedruckt. Die Einzelabrechnungen sind pro Belegdatum; für jeden Tag wird eine Zeile ausgegeben. Nur Rückrechnungen werden im Gegensatz dazu pauschal für den Monat ausgegeben. Wahlweise kann statt den Einzelsätzen je eine Summe pro Personalnummer, Monat und KSt gedruckt werden. Die einzelnen Spalten sind: Personalnummer, Name, Kostenstelle, Bezeichnung, Lohnart, Datum, Betrag.

Druckausgabe, Antrag

Der Antrag enthält die Betriebskontonummer und Adresse des Arbeitgebers und den Namen, das Geburtsdatum und die Arbeitnehmernummer des Arbeitnehmers und 12 Zeilen mit dem ZVK-Brutto pro Monat, das auf die Auslands-KSt entfiel. Zur Summe des ZVK-Bruttos wird die darauf entfallende Winterbeschäftigungsumlage errechnet.
Zusätzlich wird der Arbeitnehmer-Anteil, der darin enthalten ist, errechnet; die Bankverbindung des Arbeitnehmers wird gedruckt.

Entgeltentwicklung (Modul BSW)

Bescheinigungswesen

Die Druckausgabe zur Entgeltentwicklung ist auch Teil des Bescheinigungswesens.

Entgeltentwicklung

Eine Excel-Ausgabe zur Entgeltentwicklung enthält die Änderungen von Stundenlohn oder Gehalt pro Mitarbeiter in den letzten Monaten.

Die Lohnarten für Stundenlohn und Gehalt können vorgegeben werden; wenn nicht, werden sie aus der Tariftabelle ermittelt. Falls es nötig sein sollte, können auch mehrere Lohnarten als Filter vorgegeben werden; deren Faktoren oder Beträge werden dann addiert. Wenn bei einer Personalnummer die Lohnart nicht im Personalstamm eingetragen ist, dann wird dort eine andere Lohnart gesucht, z.B. Aushilfslohn oder Ausbildungsvergütung. Der Faktor für den jeweiligen Monat wird laut Historie bewertet. Bei Monatsentgelt wird der Betrag ermittelt wie abgerechnet, sofern ein voller Monat ohne Kürzung und ohne Besonderheiten war, sonst wird ebenfalls laut Historie bewertet.

Es werden maximal 15 Betragsspalten ausgegeben. Das sind die letzten Änderungen des Faktors oder Betrags. Je Personalnummer können das Werte für unterschiedliche Monate sein. Die Erhöhung oder Minderung wird außerdem in Prozent errechnet.

Zusätzlich kann ein Filter für Lohnarten vorgegeben werden, die summiert werden sollen wie abgerechnet. Diese Summe wird dann für diejenigen Monate ausgegeben, in denen diese Lohnarten abgerechnet wurden. Betrachtet wird ab letztem Eintritt, wahlweise ab erstem Eintritt. Wenn z.B. Wechsel von Stundenentgelt zu Monatsentgelt war, dann gilt nur der Zeitraum für Monatsentgelt. Die Sortierung des Personalstamms kann ausgewählt werden. Aufruf nur aus dem Bescheinigungswesen. Die Daten werden nach Excel ausgegeben.

Aufruf: In die Toolbar den Report 5002875 Entgeltentwicklung eintragen.

Ausgabedateien zur Schwerbehinderten-Ausgleichsabgabe - Schnittstelle zu IW-Elan (Modul RDAT)

Ausgabe von Dateien zur SchwbA (IW-Elan)

Die Daten zur Schwerbehinderungsausgleichsabgabe können in Dateien ausgegeben und dem Programm IW-Elan bereitgestellt werden.

Vom Institut der deutschen Wirtschaft Köln wird das Programm IW-Elan zur Berechnung der Ausgleichsabgabe und der Erstellung der Anzeige zur SchwbA zur Verfügung gestellt. Link Stand 11.2021: https://www.iw-elan.de/download/

Dieser Import kann vorbereitet werden.

Aufruf: Baulohn, Periodische, Schwerbehindertenausgleichsabgabe, Button Funktion, Schnittstelle Rehadat.

/Abteilungen/Baulohn/Periodische Aktivitäten, Schwerbehindertenausgleichsabgabe, Schnittstelle IWElan.

Einrichtungen

Eine Hauptfürsorgestelle mit dem Namen "Rehadat-Elan" anlegen:

 Betriebsnummer zu dieser Hauptfürsorgestelle anlegen. Die Betriebsnummer des Haupt-Arbeitgebers, das ist die Betriebsnummer des Mandanten, als "Hauptbetriebsnummer" eintragen.

Vorbereitungen

Zur Ermittlung der Schwerbehindertenausgleichsabgabe siehe in BLO Lexikon L - Z, den Abschnitt dazu.

Beitragssatzdatei (Modul BDK)

Beschreibung

Das Modul Beitragssatzdatei ermöglicht den Import der offiziellen Beitragssatzdatei der Krankenkassen. Importiert werden die Umlagesätze zur Umlage 1 und Umlage 2, sowie der kassenindividuelle Krankenversicherungszusatzbeitrag.

Benachrichtigung 

Die Beitragssatzdatei wird in der Regel monatlich aktualisiert. Sie werden von uns per E-Mail benachrichtigt, wenn wir auf unserem Support-Server eine neue Beitragssatzdatei bereitgestellt haben. 

Vorgehensweise Import 

Wenn mit dem Webclient gearbeitet wird, erfolgt ein direkter Zugriff auf die Datei auf unserem Support-Server.

Import oder Probedruck

Beim Aufruf des Imports kann ausgewählt werden, ob Daten übernommen oder nur ein Probedruck ausgeführt werden soll. Durch einen Stichtag wird vorgegeben, welche der Beitragssätze geprüft/übernommen werden sollen. Beim Import werden diejenigen Krankenkassen verarbeitet, bei denen im Krankenkassenstamm oder bei den Geschäftsstellen die Betriebsnummer der Krankenkasse eingetragen ist. 

Importverarbeitung 

Wenn zum Stichtag der Beitragssätze bereits Einträge mit abweichenden Werten vorhanden sind, werden diese nicht geändert. Diese Datensätze werden im Protokoll als ungleich ausgewiesen und müssen manuell korrigiert werden, falls nicht zuvor die Auswahl "Auch vorhandene ändern" getroffen wurde. Die Beitragssätze werden grundsätzlich für beide Rechtskreise angelegt. 

Beitragssatzdatei

Hinweis zu den Umlagesätzen 

Die Krankenkassen pflegen leider nicht alle Umlagesätze (erhöht, allgemein und ermäßigt); teilweise wird nur ein Umlagesatz angegeben. Bei der Importverarbeitung wird in diesen Fällen wie folgt verfahren: Ein Umlagesatz vorhanden: Der Umlagesatz wird in die Felder "erhöht, allgemein und ermäßigt" geschrieben. 

Zwei Umlagesätze vorhanden: Wenn beim Import der Beitragssätze bei einer Krankenkasse nur 2 Umlagesätze statt 3 vorhanden sind, dann kann im Krankenkassenstamm eingetragen werden, wie diese übernommen werden sollen. Entweder als allgemeiner Satz und als erhöhter Satz, wobei der höhere zum erhöhten Satz wird. Oder als ermäßigter Satz und allgemeiner Satz, wobei der höhere zum allgemeinen Satz wird. Ein Hinweis, dass einer der drei Sätze nicht vorhanden ist, wird zusätzlich gedruckt. 

Vier (oder mehr) Umlagesätze vorhanden: Es werden nur die ersten drei Umlagesätze maschinell übernommen. Der vierte Umlagesatz wird am Ende des Protokolls ausgewiesen. Er muss bei Bedarf manuell eingepflegt werden. 

Haftungsausschluss 

Die ITSG und die Spitzenverbände der Gesetzlichen Krankenkassen übernehmen keine Gewähr für die Richtigkeit der Daten in der maschinellen Beitragssatzdatei. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen. Änderungen an den Daten sind jederzeit vorbehalten.
Auch wir als Übermittler der Daten können daher keinerlei Haftung übernehmen.

Soweit die von NEVARIS gelieferte Software Datensammlungen enthält, insbesondere Preise, Messwerte sowie Größen- und Mengenangaben, sind dieses Daten, für die kein Anspruch auf Richtig- und/oder Vollständigkeit besteht. Fehlerhafte Daten stellen daher keinen Mangel dar und berechtigen nicht zur Mängelbeseitigung.
Vor einer Nutzung sind diese Daten auf Richtigkeit zu prüfen. Für Rückfragen steht Ihnen gerne der Support (support.lohn@nevaris.com) zur Verfügung.

Mehr Informationen erhalten Sie auch hier: Import von Stammdaten

Langzeitkonten (Modul LZK)

Langzeitkonten

Das ist ein Zusatzmodul, das kostenpflichtig ist. Außerhalb der Arbeitszeitkonten kann ein Langzeitkonto geführt werden. Mit Hilfe von Lohnarten werden die Einbringungen des Arbeitnehmers abgerechnet. Mit der Treuhandstelle des Kontos werden aber keine Daten ausgetauscht. Die Beträge zu den Langzeitkonten ergeben sich aus den abgerechneten Lohnarten. Die Beschreibung ist in BLO Arbeitszeitkonto.

ARGE-Abrechnung (Modul ARGE)

Für ARGE-Kostenstellen können die abgerechneten Daten neu bewertet und als Druck oder nach Excel ausgegeben werden. Weitere Informationen entnehmen Sie auch dem Handbuch: BLO ARGE-Abrechnung.

/Abteilungen/Baulohn/Weitere, ARGE
Webclient: /Nach der Abrechnung, Auswertung, ARGE

Personal-Information (Modul PINFO)

Die Personal-Information bietet diese Möglichkeiten:

• Personallisten definieren und nach Excel ausgeben.
• Bestimmte Spalten definieren, z.B. zur Sozialauswahl.
• Im Personalstamm Filter setzen, speichern und beim Ausführen der Personallisten diese Filter anwenden.
• Eine Definition nur für bestimmte Benutzer freigeben.
• In Excel automatisch eine Pivot-Summentabelle erstellen.
• Das erstellte Excel-Dokument automatisch speichern, unter einem Namen wie vorgegeben.
• Zusätzlich zur Ausgabe nach Excel einen weiteren Export von Daten vorbereiten und ausführen.
• Dokumente zum Personalstamm hinterlegen und anzeigen. 

Weitere Informationen entnehmen sie auch dem Handbuch: /wiki/spaces/HILFIN/pages/34229135 und BLO Personallisten.

/Abteilungen/Baulohn/Personalverwaltung, Personalinformation
Webclient: /Bereiche/Personallisten, Auswerten, Personalinformation

Doppelbesteuerungsabkommen DBA (kostenpflichtige Zusatzverarbeitung)

DBA-Rumänien (kostenpflichtige Zusatzverarbeitung; zzt. nicht aktiv)

Auslandstätigkeit und Auslandssteuer

Bei Auslandstätigkeit werden bei der Abrechnung Lohnarten ermittelt, zum steuerfreien Brutto und zur Steuer des Auslands. Diese Lohnarten haben besondere Funktionen. Die Lohnart für das steuerfreie Brutto wird gebildet, aber nicht auf der Abrechnung gedruckt. Die Lohnart für die Auslandssteuer wird mit dem Steuerbetrag als Abzug auf die Abrechnung gebracht. 
/Stammdaten/Lohnarten und /Stammdaten/Personalstamm, Steuer

Berichten, Lohnarten und Kostenstellen

Auslandszeiten sollen so berichtet werden: Für den Auslandseinsatz besondere Zeitlohnarten erfassen. Diese Lohnarten mit der Funktion "1520 Steuerfreier Arbeitslohn Doppelbesteuerungsabkommen (DBA)" versehen. Wenn es nicht gewünscht ist, mit besonderen Lohnarten zu berichten, dann gilt der DBA-Zeitraum laut Personalstamm, Steuer-Register. Ein Einsatz in Rumänien z.B. wird dann durch den DBA-Zeitraum erkannt und durch die Steuernummer, siehe unten. Die Auslands-Kostenstellen mit einem Auslands-Kennzeichen versehen. Das ist die Eingabe in der KSt-Karte neben "Kennzeichen Wintergeld". Das Landkürzel ist beliebig; aber in den Stammdaten zum Land muss als "Staatsangehörigkeit" die internationale Abkürzung eingetragen sein, also 154 für Rumänien. Wenn im Personalstamm "Beginn der Steuerbefreiung" eingetragen ist, dann gelten so berichtete Tage als Auslandstage; die Lohnarten mit der Funktion 1520 müssen dann an diesen Tagen nicht berichtet werden.
/Stammdaten/Lohnarten und /Stammdaten/Kostenstellen, Bearbeiten

Personalstamm, Steuernummer

Die Auslands-Steuernummer wird im Personalstamm unter der Liste der "Ausstattungen" eingetragen; das ermöglicht später den Eintrag für mehrere Länder. Im Personalstamm unter "Ausstattung" zunächst eine Ausstattung 154 anlegen, also mit dem internationalen Kürzel, dann für die Personalnummer einen 154-Eintrag erstellen mit der Steuernummer als Beschreibung.
/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Personalstamm, Ausstattung

Einrichtung, Zusammenfassung

Auslands-Kostenstellen mit einer Auslands-Kennung versehen. Bei den Stammdaten des Landes das internationale Kürzel für "Staatsangehörigkeit" eintragen, z.B. 154.

Rumänien

Im Personalstamm den Beginn DBA oder den ganzen DBA-Zeitraum eintragen. Im Personalstamm als "Ausstattung" 154 die Steuernummer in Rumänien eintragen. Lohnarten mit der Funktion 1520 können als Auslands-Zeitlohn definiert und berichtet werden. Eine Betrags-Lohnart mit der Funktion "71154 Steuerbrutto Rumänien. Nicht auf die Abrechnung" anlegen. Eine Betrags-Lohnart mit der Funktion "72154 SV-Beiträge Rumänien. Nicht auf die Abrechnung" anlegen. Eine Betrags-Lohnart mit der Funktion "73154 Steuerbetrag Rumänien" anlegen; bei dieser Lohnart den Steuer-Prozentsatz eintragen. Eine Überweisung kann nicht erstellt werden, deshalb diese Lohnart nicht als Überweisungslohnart kennzeichnen; die Lohnart als Nettolohnart und als Abzug definieren.

Auslandsarbeit

Wenn bei der Abrechnung DBA vorliegt, dann wird so gerechnet: Es wird das Gesamtbrutto ermittelt; also nicht das Steuerbrutto, auch nicht das DBA-Brutto für die deutsche LSt-Bescheinigung, sondern das Gesamtbrutto wie auf der Abrechnung gedruckt. Es werden die Arbeitstage ermittelt und die Auslandstage im Land. Ein Arbeitstag ist jeder Tag, an dem entweder Sollstunden laut Arbeitszeitgruppe des Personalstamms sind oder aktive oder passive Entgeltstunden berichtet sind; es gilt also nicht nur die Arbeitszeitgruppe, sondern es gelten alle berichteten Tage. Ein Tag im Ausland wird anhand der KSt-Kennung ermittelt. Sollten alle KSt noch ohne Auslandskennung sein, dann gilt der DBA-Zeitraum für 154 Rumänien, wenn im Personalstamm eine Steuernummer für 154, siehe oben, eingetragen ist.

Auslandssteuer

Aus dem Gesamtbrutto und dem Anteil der Auslandstage im Land an den Arbeitstagen wird das vorläufige Steuerbrutto ermittelt. Davon werden noch die anteiligen AN-Anteile zur KV, RV, AV, PV abgezogen; das gibt das Steuerbrutto für die Auslandarbeit. Anteilig heißt hier ebenfalls: im Verhältnis der Auslandstage an den Arbeitstagen. Die AN-Anteile sind die AN-Beiträge auf laufenden Bezug und auf Einmalbezug. Der Prozentsatz der Auslandssteuer ist bei der Lohnart mit der Auslandssteuer-Funktion eingetragen. Das so ermittelte Steuerbrutto wird per Lohnart abgerechnet; aber nicht auf der Abrechnung gedruckt. Die so ermittelte Auslandssteuer wird per Lohnart auf die Abrechnung gebracht, also mit dieser Abzugslohnart abgezogen.

DBA-Schweden (kostenpflichtige Zusatzverarbeitung)

Auslandssteuer, Schweden

Bei Auslandstätigkeit werden bei der Abrechnung Lohnarten ermittelt, zum Auslandsbrutto und zur Steuer des Auslands. Diese Lohnarten haben besondere Funktionen. Die Lohnart für das Auslandsbrutto wird gebildet, aber nicht auf der Abrechnung gedruckt. Die Lohnart für die Auslandssteuer wird mit dem Steuerbetrag als Abzug auf die Abrechnung gebracht. Ferner werden Lohnarten zum AG-Beitrag zur Berufsgenossenschaft und Unfallversicherung im Ausland gebildet, so dass auch der AG-Beitrag an die Finanzbuchhaltung übergeben werden kann. 
/Stammdaten/Lohnarten
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Personalstamm, DBA

Die Auslandssteuer-Berechnung wird nur ausgeführt, wenn auch die deutsche Doppelbesteuerungs-Berechnung ausgeführt wird. Im Personalstamm müssen die Art der Auslandstätigkeit und der Beginn der Steuerbefreiung eingetragen werden.
/Stammdaten/Personalstamm, Steuer
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Personalstamm, Steuernummer

Die Auslands-Steuernummer wird im Personalstamm unter der Liste der "Ausstattungen" eingetragen. Im Personalstamm unter "Ausstattung" zunächst eine Ausstattung 157 anlegen, also mit dem internationalen Kürzel, dann für die Personalnummer einen 157-Eintrag erstellen mit der Steuernummer als Beschreibung. 
Wenn keine Steuernummer bekannt ist, dann dennoch den 157-Eintrag erstellen.
/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Personalstamm, Ausstattung
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Kostenstellen

Die Auslands-Kostenstellen müssen mit einem Auslands-Kennzeichen versehen werden. Das ist die Eingabe in der KSt-Karte neben "Kennzeichen Wintergeld". Das Landkürzel ist beliebig; aber in den Stammdaten zum Land muss als "Staatsangehörigkeit" die internationale Abkürzung eingetragen sein, also 157 für Schweden.
Dieser Eintrag gilt auch für Rückrechnungen.
/Stammdaten/Kostenstellen, Bearbeiten
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Lohnarten

Auslandszeiten können auf zwei Arten berichtet werden:

Es gelten Tage mit  aktiven oder passiven Entgeltstunden auf Auslands-Kostenstellen als Auslandstage. Es kann also z.B. Zeitlohn mit Auslands-Kostenstellen berichtet werden. Nötig ist außerdem der "Beginn der Steuerbefreiung" im Personalstamm und in der Personal-Historie. Außerdem können besondere Lohnarten berichtet werden. Diese Lohnarten mit der Funktion "1520 Steuerfreier Arbeitslohn Doppelbesteuerungsabkommen (DBA)" versehen; diese Lohnarten müssen nicht bewertet sein. Es können auch beide Arten von Lohnarten berichtet werden. Sie bestimmen, an welchen Tagen im Ausland gearbeitet wurde. 
/Stammdaten/Lohnarten
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Auslandstage und Auslandsbrutto

Es sind immer die Arbeitstage im Ausland maßgeblich. Das Auslandsbrutto ist nicht das mit Auslands-KSt berichtete Brutto. Vielmehr wird aus der Brutto-Basis derjenige Anteil ermittelt, der dem Ausland zugeordnet werden muss. Das Verhältnis ist das Verhältnis der Auslands-Arbeitstage zu den deutschen Arbeitstagen.

Auslandsarbeit

Wenn bei der Abrechnung DBA vorliegt, dann wird so gerechnet:

Es wird das Gesamtbrutto ermittelt; also nicht das Steuerbrutto, auch nicht das DBA-Brutto für die deutsche LSt-Bescheinigung, sondern das Gesamtbrutto wie auf der Abrechnung gedruckt. Es werden die Arbeitstage ermittelt und die Auslandstage im Land. Ein Arbeitstag ist jeder Tag, an dem aktive oder passive Entgeltstunden berichtet sind. Es werden die Auslandstage anhand der berichteten Lohnarten ermittelt.

Auslandssteuer

Aus dem Gesamtbrutto und dem Anteil der Auslandstage an den Arbeitstagen wird das Auslands-Steuerbrutto ermittelt. Der Prozentsatz der Auslandssteuer ist bei der Lohnart mit der Auslandssteuer-Funktion eingetragen. Das so ermittelte Auslands-Steuerbrutto wird per Lohnart abgerechnet; aber nicht auf der Abrechnung gedruckt. Die so ermittelte Auslandssteuer wird per Lohnart auf die Abrechnung gebracht, also mit dieser Abzugslohnart abgezogen.

AG-Beitrag, Berufsgenossenschaft

Für den AG-Beitrag wird das bereits ermittelte Auslands-Steuerbrutto um den Betrag von Auslösungs-Lohnarten vermindert. Der Auslösungs-Betrag ergibt sich aus den abgerechneten Lohnarten mit den Funktionen 1560 bis 1564; die Funktion kann auch nachträglich in der Lohnarten-Karte eingetragen werden. Diese Lohnarten mit Auslands-KSt berichten.
Der Prozentsatz des Beitrags ist bei der Lohnart mit der AG-Beitrag-Funktion eingetragen. Das ist der kleinere Prozentsatz für die erste Zeit im Ausland. Die so ermittelten Beträge: Basis und Beitrag werden mit Lohnarten abgerechnet; aber nicht auf der Abrechnung gedruckt. Das BG-Brutto für die deutsche Berufsgenossenschaft wird dadurch nicht vermindert.

Einschränkungen

Eine Überweisung an eine Auslandsstelle kann nicht erstellt werden; deshalb die Lohnarten des Steuerbetrags und AG-Beitrags nicht als Überweisungslohnart kennzeichnen.

Nettodifferenz

Die Auslandssteuer ist in der Regel höher als die deutsche Steuer; wenn die Differenz als Nettobezug abgerechnet werden soll, dann kann eine Lohnart dafür angelegt werden. Das ist die Lohnart mit der Funktion "79157 Ausgleich netto Steuerbetragdifferenz Schweden", also eine Nettolohnart, die keine Abzugslohnart ist. Die Verarbeitung wird ausgeführt, wenn diese Lohnart vorhanden ist. Pro Personalnummer kann zusätzlich ausgeschaltet werden, dass diese Nettodifferenz ausgeglichen werden soll. Während der Abrechnung wird dann eine fiktive Steuerberechnung ausgeführt, als ob keine Auslandssteuer wäre. Diese Steuerberechnung wird mit der Auslandssteuer verglichen. Wenn die Auslandssteuer höher ist, wird die Differenz mit dieser Lohnart abgerechnet. 
/Stammdaten/Lohnarten und /Stammdaten/Personalstamm, Steuer: "Ausland Nettoausgleich"
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Sonst 

Das Auslands-Steuerbrutto kann, wenn gewünscht, doch auf der Abrechnung ausgegeben werden; dann bei der Lohnart das Kennzeichen "Druck Abrg. wenn kein Betrag" setzen. Beim Druck der Nettodifferenz wird bei Einmalbezügen ein Hinweis zur Jahresbasis gedruckt, auf der die Einmalbezugs-Steuer beruht. LSt-Bescheinigung: Auf der LSt-Bescheinigung wird nicht die Auslandssteuer ausgewiesen; sondern der nach deutschem Recht steuerfreie Arbeitslohn nach DBA. 

Einrichtung, Zusammenfassung

• Auslands-Kostenstellen mit einer Auslands-Kennung versehen. 
• Bei den Stammdaten des Landes das internationale Kürzel für "Staatsangehörigkeit" eintragen, z.B. 157.
• Im Personalstamm den Beginn DBA oder den ganzen DBA-Zeitraum eintragen.
• Im Personalstamm als "Ausstattung" 157 die Steuernummer des Auslands eintragen.
• Lohnarten mit der Funktion 1520 können als Auslands-Lohnarten definiert und berichtet werden.
• Auslösungs-Lohnarten, die noch keine Funktion eingetragen haben, mit der Funktion "1564 Auslösung sonst, nicht auf LSt-Bescheinigung" versehen.
•  Eine Betrags-Lohnart mit der Funktion "71157 Steuerbrutto Schweden. Nicht auf die Abrechnung" anlegen.
• Eine Betrags-Lohnart mit der Funktion "73157 Steuerbetrag Schweden" anlegen; bei dieser Lohnart den Steuer-Prozentsatz eintragen. Die Lohnart als Nettolohnart und als Abzug definieren.
• Eine Betrags-Lohnart mit der Funktion "74157 AG-Beitrag-Brutto Schweden. Nicht auf die Abrechnung".
• Eine Betrags-Lohnart mit der Funktion "75157 AG-Beitrag Schweden. Nicht auf die Abrechnung" anlegen; bei dieser Lohnart den kleinen Berufsgenossenschaft-Prozentsatz eintragen. Die Lohnart als Pseudolohnart definieren; so dass sie als AG-Aufwand gebucht und gegengebucht werden kann.
• Wenn gewünscht, dann eine Lohnart mit der Funktion "79157 Ausgleich netto Steuerbetragdifferenz Schweden" anlegen.

Zu Pseudolohnart

Die Pseudolohnart für den AG-Beitrag wird bei der Übergabe an die Fibu und an die BBA gegengebucht. Bei der Kontierungshilfe, die in der Lohnarten-Karte eingetragen wird, dieses einrichten:

Kostenart als Aufwands-Kostenart. Sachkonto Soll als Aufwand, Sachkonto Haben als Gegenbuchung; die Spalten "Kostenart Verrechnung" und "Kostenstelle Verrechnung" einblenden und eine Kostenart, die nicht Aufwand ist, eintragen und eine andere KSt, also eine Verrechnungs-Kostenstelle.

DBA-Niederlande (kostenpflichtige Zusatzverarbeitung)

Auslandssteuer, Niederlande

Bei Auslandstätigkeit werden bei der Abrechnung Lohnarten ermittelt, zum Auslandsbrutto und zur Steuer des Auslands. Diese Lohnarten haben besondere Funktionen. Die Lohnart für das Auslandsbrutto wird gebildet, aber nicht auf der Abrechnung gedruckt. Die Lohnart für den Betrag Auslandssteuer wird berichtet. Die Nettodifferenz zwischen der deutschen Steuer und der Auslandssteuer kann auf die Abrechnung gebracht werden. 
/Stammdaten/Lohnarten
Webclient: /Stammdaten/Lohnarten

Personalstamm, DBA

Die Auslandssteuer-Berechnung wird nur ausgeführt, wenn auch die deutsche Doppelbesteuerungs-Berechnung ausgeführt wird. Im Personalstamm müssen die Art der Auslandstätigkeit und der Beginn der Steuerbefreiung eingetragen werden.
/Stammdaten/Personalstamm, Steuer
Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Steuer

Personalstamm, Steuernummer

Die Auslands-Steuernummer wird im Personalstamm unter der Liste der "Ausstattungen" eingetragen. Im Personalstamm unter "Ausstattung" zunächst eine Ausstattung 148 anlegen, also mit dem internationalen Kürzel, dann für die Personalnummer einen 148-Eintrag erstellen mit der Steuernummer als Beschreibung. Wenn keine Steuernummer bekannt ist, dann dennoch den 148-Eintrag erstellen. 
/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Personalstamm, Ausstattung
Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Vorbereiten, Ausstattung

Kostenstellen

Die Auslands-Kostenstellen müssen mit einem Auslands-Kennzeichen versehen werden. Das ist die Eingabe in der KSt-Karte neben "Kennzeichen Wintergeld". Das Landkürzel ist beliebig; aber in den Stammdaten zum Land muss als "Staatsangehörigkeit" die internationale Abkürzung eingetragen sein, also 148 Niederlande.
Dieser Eintrag gilt auch für Rückrechnungen.
/Stammdaten/Kostenstellen, Bearbeiten
Webclient: /Stammdaten/Kostenstellen, Bearbeiten

Steuerberechnung

Wenn auf diese Weise auf Kostenstellen in den Niederlanden berichtet wird, dann wird das Auslands-Steuerbrutto nicht aus den Auslandstagen errechnet, sondern summiert wie auf den Auslands-KSt berichtet. Der Rest ist das deutsche Steuerbrutto. So wird es auch auf der LSt-Bescheinigung ausgewiesen. Besonderheiten: Für Personalnummern mit Gehaltsverteilung werden die Berichtslohnarten hilfsweise bewertet, und zwar nach den Bewertungsdefinitionen der Lohnart für die Abrechnungsart der Personalnummer. Die tatsächlich abgerechneten Betragslohnarten werden im Verhältnis des Auslandsbetrages, der so ermittelt wurde, zum Restbetrag auf steuerfrei und steuerpflichtig verteilt.  Den Betrag der Auslandssteuer muss mit der Lohnart mit der Funktion 73148 Steuerbetrag Niederlande berichtet werden.

Nettodifferenz

Die Auslandssteuer ist in der Regel höher als die deutsche Steuer; wenn die Differenz als Nettobezug abgerechnet werden soll, dann kann eine Lohnart dafür angelegt werden. Das ist die Lohnart mit der Funktion "79148 Ausgleich netto Steuerbetragdifferenz Niederlande", also eine Nettolohnart, die keine Abzugslohnart ist. Die Verarbeitung wird ausgeführt, wenn diese Lohnart vorhanden ist. Pro Personalnummer kann zusätzlich ausgeschaltet werden, dass diese Nettodifferenz ausgeglichen werden soll. Während der Abrechnung wird dann eine fiktive Steuerberechnung ausgeführt, als ob keine Auslandssteuer wäre. Diese Steuerberechnung wird mit der Auslandssteuer verglichen. Wenn die Auslandssteuer höher ist, wird die Differenz mit dieser Lohnart abgerechnet. 
/Stammdaten/Lohnarten und /Stammdaten/Personalstamm, Steuer: "Ausland Nettoausgleich"
Webclient: /Stammdaten/Lohnarten und /Stammdaten/Personalstamm, Steuer: "Ausland Nettoausgleich"

Einrichtung, Zusammenfassung

• Auslands-Kostenstellen mit einer Auslands-Kennung versehen.
• Bei den Stammdaten des Landes das internationale Kürzel für "Staatsangehörigkeit" eintragen, das ist 148.
• Im Personalstamm den Beginn DBA oder den ganzen DBA-Zeitraum eintragen.
• Im Personalstamm als "Ausstattung" 148 die Steuernummer des Auslands eintragen.
• Eine Betrags-Lohnart mit der Funktion "71148 Steuerbrutto Niederlande. Nicht auf die Abrechnung" anlegen. Das Auslands-Steuerbrutto kann, wenn gewünscht, doch auf der Abrechnung ausgegeben werden; dann bei der Lohnart mit der Funktion 71148 das Kennzeichen "Druck Abrg. wenn kein Betrag" setzen.
• Eine Betrags-Lohnart mit der Funktion "73148 Steuerbetrag Niederlande" anlegen; diese Lohnart berichten. Die Lohnart als Nettolohnart und als Abzug definieren.
• Wenn gewünscht, dann eine Lohnart mit der Funktion "79148 Ausgleich netto Steuerbetragdifferenz Niederlande" anlegen.               

DBA-Mehrere europäische Länder (kostenpflichtige Zusatzverarbeitung)

DBA Ausland nach Berichtsdaten

Wenn Arbeit im Ausland abgerechnet wird und wenn die Steuer nicht anteilig nach Arbeitstagen im Inland und im Ausland gerechnet werden soll, sondern anhand der Berichtsdaten auf Inlands-Kostenstellen oder Auslands-Kostenstellen, dann ist die Verarbeitung so:

Mögliche Länder

Auf diese Weise abgerechnet werden diese Länder, mit der internationale Abkürzung der Staatsangehörigkeit:

• Dänemark, 126.
• Finnland, 128.
• Mazedonien, 144.
• Niederlande, 148.
• Norwegen, 149.
• Polen, 152.
• Ungarn, 165.
• Schweiz 158.
• Österreich 151.
• Übriges Europa, 199, wenn nicht genauer unterschieden werden muss.
• als nicht-europäisches Land: Indien, 436.

Personalstamm, DBA

Die Auslandssteuer-Berechnung wird nur ausgeführt, wenn auch die deutsche Doppelbesteuerungs-Berechnung ausgeführt wird. Im Personalstamm müssen die Art der Auslandstätigkeit und der Beginn der Steuerbefreiung eingetragen werden.
/Stammdaten/Personalstamm, Steuer
Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Steuer

Personalstamm, Steuernummer

Die Auslands-Steuernummer wird im Personalstamm unter der Liste der "Ausstattungen" eingetragen. Im Personalstamm unter "Ausstattung" zunächst eine Ausstattung mit dem Staatskürzel anlegen, z.B. 126 für Dänemark oder 148 für Niederlande, dann für die Personalnummer einen Eintrag mit dem Staatskürzel erstellen mit der Steuernummer als Beschreibung. Wenn keine Steuernummer bekannt ist, dann dennoch den Eintrag erstellen.
/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Personalstamm, Ausstattung
Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Vorbereiten, Ausstattung

Kostenstellen

Die Auslands-Kostenstellen müssen mit einem Auslands-Kennzeichen versehen werden. Das ist die Eingabe in der KSt-Karte neben "Kennzeichen Wintergeld". Das Landkürzel ist beliebig; aber in den Stammdaten zum Land muss als "Staatsangehörigkeit" die internationale Abkürzung eingetragen sein, z.B. 126 Dänemark oder 148 Niederlande.
Dieser Eintrag gilt auch für Rückrechnungen. 
/Stammdaten/Kostenstellen, Bearbeiten
Webclient: /Stammdaten/Kostenstellen, Bearbeiten

Steuerberechnung

Wenn auf diese Weise auf Kostenstellen im Ausland berichtet wird, dann wird das Auslands-Steuerbrutto nicht aus den Auslandstagen errechnet, sondern summiert wie auf den Auslands-KSt berichtet.  Der Rest ist das deutsche Steuerbrutto. So wird es auch auf der LSt-Bescheinigung ausgewiesen.

Steuerberechnung, Gehaltsverteilung

Für Personalnummern mit Gehaltsverteilung werden die Berichtslohnarten hilfsweise bewertet.  Der Faktor für die Berichtslohnarten ergibt sich aus der Summe der Beträge, die mit der Gehaltsverteilung verteilt werden, geteilt durch die Summe der Stunden, die für die Gehaltsverteilung berichtet wurden. Ist diese Berechnung nicht möglich, dann wird der Faktor nach den Bewertungsdefinitionen der Lohnart für die Abrechnungsart der Personalnummer errechnet. Die tatsächlich abgerechneten Betragslohnarten werden im Verhältnis des Auslandsbetrages, der so ermittelt wurde, zum Restbetrag auf steuerfrei und steuerpflichtig verteilt. 

Lohnarten ohne Auslands-KSt

Wenn Lohnarten ohne Auslands-KSt abgerechnet werden, aber dennoch ganz oder teilweise zum Auslands-Steuerbrutto gerechnet werden sollen, z.B. der AG-Zuschuss zur Vermögensbildung, dann können diese Lohnarten in einen Lohnartenfilter eingetragen werden. Lohnarten, die Betragslohnarten für die Gehaltsverteilung sind, so aber nicht eintragen; denn deren Betrag wird entsprechend der KSt der Berichtslohnarten bereits aufgeteilt. Der Eintrag bei den Lohnartenfiltern für Lohnarten, für die so aufgeteilt werden sollen, wäre: DBAAUFTEILUNG Lohnarten ohne Auslands-KSt aufteilen im Verhältnis der Auslandstage und der Gesamttage, und den "Lohnartenfilter" eintragen. 
/Stammdaten/Personalstamm, Funktion, Lohnartenfilter
Webclient: Berichte, Bescheinigungswesen, Vorbereiten, Lohnartenfilter

Lohnarten Steuerbrutto, Steuer, Nettodifferenz

Bei Auslandstätigkeit werden bei der Abrechnung Lohnarten ermittelt, zum Auslandsbrutto und zur Steuer des Auslands; diese Lohnarten haben besondere Funktionen. Die Lohnart für das Auslandsbrutto wird automatisch abgerechnet. Die Lohnart für den Betrag der Auslandssteuer wird berichtet. Die Nettodifferenz zwischen der deutschen Steuer und der Auslandssteuer kann auf die Abrechnung gebracht werden. Dies gilt, wenn in einem oder auch in mehreren bestimmten europäischen Ländern gearbeitet wird.

Betrag der Auslandssteuer

Die Steuer, die ans Ausland gezahlt wird, wird nicht automatisch ermittelt; sie kann berichtet werden und wird dann auf der Abrechnung abgezogen. Den Betrag der Auslandssteuer wird mit der Lohnart mit der Funktion 73xxx Steuerbetrag berichtet, wobei xxx das Staatskürzel ist, z.B. 126 für Dänemark, 148 für Niederlande.

Nettodifferenz

Die Auslandssteuer ist in der Regel höher als die deutsche Steuer; wenn die Differenz als Nettobezug abgerechnet werden soll, dann kann eine Lohnart dafür angelegt werden. Das ist die Lohnart mit der Funktion "79xxx Ausgleich netto Steuerbetragdifferenz", wobei xxx das Staatskürzel ist. Die Verarbeitung wird ausgeführt, wenn diese Lohnart vorhanden ist. Pro Personalnummer kann zusätzlich ausgeschaltet werden, dass diese Nettodifferenz ausgeglichen werden soll. Während der Abrechnung wird dann eine fiktive Steuerberechnung ausgeführt, als ob keine Auslandssteuer wäre. Diese Steuerberechnung wird mit der Auslandssteuer verglichen. Wenn die Auslandssteuer höher ist, wird die Differenz mit dieser Lohnart abgerechnet. Wenn in mehreren Ländern gearbeitet wird, dann wird die Nettodifferenz nach dem Anteil der Auslandssteuerbeträge der Länder aufgeteilt. Bei der LSt-Bescheinigung wird der Betrag der ausgezahlten Nettodifferenz in "Steuerfreier Arbeitslohn nach Doppelbesteuerungsabkommen" eingerechnet.
/Stammdaten/Personalstamm, Steuer: "Ausland Nettoausgleich"
Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Steuer: "Ausland Nettoausgleich"

Einrichtung, Zusammenfassung

• Auslands-Kostenstellen mit einer Auslands-Kennung versehen.
• Bei den Stammdaten des Landes das internationale Kürzel für "Staatsangehörigkeit" eintragen, zB 126, 148.
• Im Personalstamm den Beginn DBA oder den ganzen DBA-Zeitraum eintragen.
• Im Personalstamm als "Ausstattung" mit dem Staatskürzel die Steuernummer des Auslands eintragen.
• Eine Betrags-Lohnart mit der Funktion "71xxx Steuerbrutto. Nicht auf die Abrechnung" anlegen, wobei xxx das Staatskürzel ist, zB 148 für Niederlande oder 126 für Dänemark.
• Das Auslands-Steuerbrutto kann, wenn gewünscht, doch auf der Abrechnung ausgegeben werden; dann bei der Lohnart mit der Funktion 71xxx das Kennzeichen "Druck Abrg. wenn kein Betrag" setzen.
• Eine Betrags-Lohnart mit der Funktion "73xxx Steuerbetrag" anlegen; diese Lohnart berichten. Die Lohnart als Nettolohnart und als Abzug definieren.
• Wenn gewünscht, dann eine Lohnart mit der Funktion "79xxx Ausgleich netto Steuerbetragdifferenz" anlegen.
  
  

Versorgungsbezüge, Ausland

Siehe Handbuch: BLO Lexikon A - K

Weiteres

Weitere Informationen zur Verarbeitung zum DBA und ATE siehe Handbuch: BLO Lexikon A - K

PERBIT Schnittstelle (Modul PERBIT)

Schnittstelle zu perbit.views

Aus NEVARIS Finance können Daten zusammengestellt werden für das Personalmanagementsystem perbit.views der perbit Software GmbH. Gefüllt wird eine erweiterte Standard-Schnittstelle von perbit.views; die entsprechenden Einrichtungen in perbit.views werden von den perbit-Mitarbeitern nach Vereinbarung vorgenommen.
In die Toolbar eintragen: Report, 5002899 Datenexport perbit.
Webclient: Import/Export, Datenexport Perbit

Vorbereitungen

1. Firmengruppen: Die Ausgabe der Daten kann in einem Mandanten für mehrere Mandanten gleichzeitig erfolgen. Dazu beim Report die Übersicht auf "Firmengruppe" aufrufen, dort einen Namen vergeben für eine Firmengruppe und über den Button Firmengruppe, zugeh. Mandanten die gewünschten Mandanten eintragen. 
2. Beträge: Pro Personalnummer können Beträge einzelner Lohnarten ausgegeben werden. Das sind Lohnarten, die im Personalstamm im Register Lohn/Gehalt als aktuelle Bezüge stehen. Die Lohnarten werden so bewertet, wie sie bei einer Abrechnung bewertet werden. Welche Lohnarten das sein sollen, kann beim Report über den Icon "Satzart 03 Lohnarten" eingetragen werden. In der folgenden Übersicht als Definitionsart PERBETRAG01 eintragen, möglich sind Einträge bis PERBETRAG20, dazu ein Ab Datum und in der Spalte Lohnartenfilter die Lohnart oder einen Filter von Lohnarten, die bewertet werden sollen.

Austritt

Wenn der Stichmonat zum Austritt nicht vorgegeben wird, dann wird der Vormonat zum Abrechnungsmonat angenommen. Das bedeutet: Arbeitnehmer mit Austritt im Vormonat werden noch ausgegeben.

Ausgabe

Es wird eine Datei ausgegeben mit dem Namen Perbit_ttmmjhjj.txt. Dabei ist das Datum der Abrechnungsmonat, der als Stichmonat vorgegeben wird. Wenn eine Datei mit diesem Namen schon vorhanden ist, wird sie ohne Warnung überschrieben. Die Ausgabe kann auch per Zeitsteuerung ausgeführt werden. Über den Button Speichern Zeitsteuerung, im Report, wird eine Zeitsteuerung mit dem Namen PERBIT angelegt. Die Ausgabedatei enthält einzelne Spalten, die durch das Pipe-Zeichen | getrennt sind.

Es werden jeweils 51 Spalten ausgegeben. Spalten, die nicht benutzt sind, werden leer ausgegeben, z.B. als ||. Im folgenden ist die genannte Zahl immer die Spaltennummer oder Feldnummer, z.B. 03 Personalnummer. Das Satztrennzeichen innerhalb der ASCII-Dateien ist: CR / LF =  Chr(13) & Chr(10).

Personalnummern

Es werden alle Mitarbeiter mit dem Abrechnungsstatus aktiv, passiv und vor Eintritt ausgegeben. Es werden auch Personalnummern ausgegeben, die im Monat noch nicht abgerechnet wurden. Die Berechtigung für den Personalstamm wird geprüft.

Allgemeine Spalten in allen Satzarten

01 Satzart, 02 Kurzbezeichnung des Mandanten, 03 Personalnummer und 50 Sozialversicherungsnummer, 51 für den Fall, dass ein Mitarbeiter mit mehreren Personalnummern abgerechnet wird oder wurde, etwa nach der Ausbildung: die "Erweiterte Nummer" laut dem Register Weiteres im Personalstamm. 

Satzart 01 Stammdaten

04 Vorsatzwort des Namens, 05 Name, 06 Vorname, 07 Titel, 08 Anschriftenzusatz, 09 Straße und Hausnummer, 10 Postleitzahl, 11 Ort, 12 Telefon, 13 Mobiltelefon, 14 Geburtsdatum, 15 Familienstand, 16 letztes Eintrittsdatum, 17 Rechnerischer Eintritt, 18 letztes Austrittsdatum, 19 Geburtsname, 20 Geburtsort, 23 Abrechnungsstatus, 24 Länderkennzeichen der Adresse, 25 M oder W, 26 Staatsangehörigkeits-Nummer, 27 wenn Austritt, dann Austritts-, Befristungsgrund laut den Beschäftigungszeiten, 28 Krankenkasse, 29 Abteilung, 30 aktueller Abrechnungsmonat oder Eintrittsdatum, wenn vor Eintritt, 32 Stammkostenstelle, 33 Abrechnungskreis, 34 Zuordnung gewerblich, kaufmännisch, 35 Ersteintritt, 36 bis 42 Angaben zur Alternativadresse laut Personalstamm, 43 E-Mail-Adresse laut Personalstamm.

Satzart 01 Stammdaten, Erweiterung

Wenn Daten an das Personalinformationssystem perbit übergeben werden, dann ist die "Satzart 01" so ergänzt:

Als Feld 46 das Datum SV-ausgesteuert laut dem Register Beschäftigung im Personalstamm, als Feld 47 das Freie Filterfeld laut dem Register Zuordnung im Personalstamm.
Außerdem (auch das ist ein Zusatzmodul) aus dem Register Beschäftigung zum "Langzeitkonto" Beginn und Nummer des Kontos als die Felder 48 und 49. 

Wenn gewünscht, dann kann dies eingerichtet werden:

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Einrichtung, Register Prüfen, bei "Weitere interne Steuerung" zu den Einträgen am Ende folgende vier Zeichen hinzufügen: #P46. 

Satzart 02 weitere Stammdaten

04 wenn schwerbehindert, dann Grad der Schwerbehinderung und 05 Dienststelle, 06 Ausweisnummer, 07 Ausstellungsdatum, 08 Bis Datum gültig, 09 Anrechnung Pflichtplätze, 10 Bis Datum Aufenthaltserlaubnis, 11 Bis Datum gültig Arbeitserlaubnis, 12 Sozialversicherungsnummer, 13 Beitragsgruppenschlüssel, 14 Tätigkeitsschlüssel bis 2011, 15 Personengruppenschlüssel, 16 Steuerfreier Jahresbetrag, 17 Steuerfreier Monatsbetrag, 18 Gemeinde, 19 Bezeichnung des Finanzamts, 20 Steuerklasse, 21 Kirchensteuer, 22 Zahl der Kinderfreibeträge, 23 Bankname, 24 Bankleitzahl, 25 Konto-Nr., 26 Empfänger, 28 Kirchensteuer Ehepartner, 29 Berufsgenossenschaft, 30 feste Gefahrenklasse, es folgen einige Beträge:

Satzart 02 Beträge

• Entfernungspauschale, Lohnarten mit der Funktion 4020 minus 4030,
• Pauschalversteuerung, Lohnarten mit der Funktion 8003,
• Pkw 1%-Regelung, Lohnarten mit der Funktion 4000 minus 4010,
• Familienheimfahrten, siehe unten,
• Urlaubsanspruch, aus Vorträge, Urlaubsanspruch lfd. Jahr,
• Pkw Kennzeichen, 43 Pkw Brutto-Listenpreis, 44 Pkw von Datum, 45 Pkw Bemerkung, 46 Nettoabzug für Pkw, Lohnarten mit der Funktion 4010 plus 4030.

Details

Familienheimfahrten sind so abgerechnet:  Im Personalstamm ist eine Sachbezugs-Lohnart eingetragen. Diese hat als Bewertung "Pkw-Preis" und bei ihr ist die Umsatzsteuer-Folgelohnart mit der Funktion 4042 "Sonst MwSt-Buchung durch Aufwand und Erlös" eingetragen. Dann kann bei den Pkw-Definitionen zusätzlich "Steuerfreie km Familienheimfahrten" eingetragen werden. Die Lohnart wird dann jeden Monat mit dem Betrag abgerechnet, der sich aus diesen km mal ermitteltem Faktor ergibt. Pkw-Werte laut Personalstamm, Button Personal, Pkw Geldwerter Vorteil. Die Funktionen sind:

4000 Pkw Geldwerter Vorteil Privatnutzung

4010 Pkw Netto-Abzug für Privatnutzung

4020 Pkw Geldwerter Vorteil Fahrten Wohnung Arbeitsstätte 4030 Pkw Netto-Abzug für Fahrten Wohnung Arbeitsstätte  8003 Pauschalierung Fahrten Wohnung/Arb.Stätte.

Satzart 03 Gehalt

Die Satzart 03 Gehalt wird mindestens einmal ausgegeben; wenn Rückrechnungen im Abrechnungsmonat waren, dann zusätzlich für diese Monate.

04 Monat, 05 Berufsgruppe, 06 Ab Berufsjahr, 07 Entlohnungsart, es folgen:

08 bis 25 Beträge von Lohnarten, wie über "Satzart 03 Lohnarten" definiert.

Satzart 07 Abrechnung

Es werden die abgerechneten Lohnarten mit ihren Beträgen ausgegeben; bei Rückrechnung die Differenzbeträge.

04 Belegmonat, 05 Lohnart, 06 Betrag, 07 Menge.

Satzart 09 Abrechnungsart

04 Abrechnungsart, 05 Abrechnungsmonat oder späterer Eintrittsmonat.

Satzart 10 Unterbrechungen

04 Bedeutung des Fehlzeitengrunds laut Unterbrechung in den Beschäftigungszeiten, 05 und 06 von und bis Datum laut Beschäftigungszeiten.

Satzart 11 Arbeitszeit

04 Abrechnungsmonat oder späterer Eintrittsmonat, 05 wöchentliche Arbeitszeit aus Arbeitszeitdefinition, 06 monatliche Arbeitszeit aus Arbeitszeitgruppe, 08 wöchentliche Arbeitszeit laut Wochenschema der Arbeitszeitgruppe.

Weitere Stammdaten

Satzart 13: 04 Befristungsdatum, wenn im Personalstamm beim Eintritt eingetragen.

Und für alle Monate, wie abgerechnet, also Rückrechnungsmonate und Abrechnungsmonat:

Satzart 15: 04 Beschäftigung als laut Personalstamm, SV-Register, 05 Abrechnungsmonat oder späterer Eintrittsmonat, 06 Kurzbezeichnung des Mandanten, 07 Niederlassung, 08 Abteilung, 09 Gruppe, 10 Stammkostenstelle.

Satzart 16: 04 Ordnungskennzahl laut Personalstamm, Register Zuordnung, 05 Abrechnungsmonat oder späterer Eintrittsmonat, 06 Leistung laut Personalstamm, Register Zuordnung.

Satzart 17: 04 Bauleiter Polier laut Personalstamm, Register Zuordnung. Satzart 18:  04 Standort laut Personalstamm, Register Weiteres.

Ab der Version 2023.1.3 (also Patch 3) gilt folgende Änderung:

Daten an Perbit, Ausgabe der Postleitzahl

Wenn Daten an das Personalinformationssystem Perbit übergeben werden, dann wird die Postleitzahl wenn Sie länger als 5 Stellen ist, nun mit bis zu 8 Stellen ausgegeben. Das entspricht der Standardschnittstelle von Perbit.

Aufruf: Report Datenexport Perbit über die Toolbar.

Zeiterfassungen

Zeiterfassung 123erfasst (Ergänzung zum NEVARIS Baulohn)

Mobile Zeiterfassung mit der 123erfasst App

Informationen dazu erhalten Sie hier: Mobile Zeiterfassung für die Baustelle per App | 123erfasst und hier Baulohn - 123erfasst App für die Baustelle, Zeiterfassung, Bautagebuch.

Zeiterfassung NEVARIS (kostenpflichtige Zusatzverarbeitung)

Berichtete Stunden und Fahrtzeiten

Die Mitarbeiter buchen Arbeitsbeginn und Arbeitsende in einer Zeiterfassung innerhalb der Anwendung. Diese Grundzeiten können im Baulohn in ein Berichtsdaten-Buchungsblatt übernommen werden. Dabei werden zusätzlich Lohnarten für die Abrechnung der produktiven Stunden mit Kostenstellen, für die Pausen und für die Fahrtzeiten in das Buchungsblatt eingestellt; sie werden dort überarbeitet. Die Fahrtzeiten werden bei der Abrechnung von den produktiven Stunden abgezogen. Die Lohnarten haben besondere Funktionen. Bei der Arbeitszeitgruppe ist die Pausenzeit, bei den Kostenstellen ist die Fahrtzeit eingetragen.
/Vor der Abrechnung/Berichtsdaten, Bearbeiten, Funktion, Daten aus der Zeiterfassung
Webclient: /Vor der Abrechnung/Berichtsdaten, Bearbeiten, Vorbereiten , Aus 5002619 Zeiterfassung

Die Zeiterfassung einrichten

Zunächst einen festen Benutzernamen anlegen für die Zeiterfassung; mit diesem Benutzer wird der besondere Rechner zur Erfassung gestartet. Diesem Benutzer über die Möglichkeiten der Berechtigungsvergabe alle Berechtigungen nehmen, die nicht gewünscht sind.
In die Toolbar die Page 5002619 der Zeiterfassung eintragen.

Zeit erfassen

Die Zeiterfassung enthält die Eingabe: Persönliche ID, und die Buttons: Beginn, Ende. Die persönliche ID für die Zeiterfassung wird zuvor im Personalstamm eingetragen, Register Adresse.

Der Mitarbeiter gibt seine persönliche ID ein und drückt einer der Buttons Beginn oder Ende.  Dabei wird geprüft: Die persönliche ID muss im Personalstamm bei einer Personalnummer vorhanden sein. Wenn Arbeitsbeginn am gleichen Tag zweimal hintereinander gebucht wird, dann wird dies zurückgewiesen; der Mitarbeiter muss in diesem Fall Arbeitsende buchen. Entsprechend bei zweimal Arbeitsende. Andere Prüfungen werden nicht ausgeführt. Die erfassten Zeiten können hier nicht korrigiert werden.

Ins Baulohn-Buchungsblatt

Die Daten der Zeiterfassung können ins Baulohn-Buchungsblatt übernommen werden. Zeiterfassungsdaten des aktuellen Monats, die noch nicht in einem Baulohn-Buchungsblatt sind, werden ins Buchungsblatt übernommen. Dabei wird pro Personalnummer und Tag ein Eintrag erstellt, sofern eine Zeiterfassung vorhanden ist. Einträge, die bereits im Buchungsblatt sind, werden nur geändert, wenn die Stunden anders sind. Buchungen ohne Arbeitsende gelten als bis 24 Uhr, Buchungen ohne Arbeitsbeginn gelten ab 0 Uhr gebucht. Bei solchen Fällen wird im Buchungsblatt das Belegdatum blau angezeigt, um sie auffälliger zu machen. Buchungen mit Arbeitsbeginn und Arbeitsende werden in Stunden mit Dezimalstellen umgerechnet. 

Übersicht der Zeiterfassung

Aus den Berichtsdaten kann eine Übersicht der Zeiterfassung angezeigt werden (Auswahl: Zeiterfassung anzeigen). In dieser Übersicht können auch Korrekturen ausgeführt werden (Button Korrektur). Dazu muss der Cursor auf einen Eintrag gesetzt werden, der bereits vorhanden ist. Personalnummer und ID werden aus diesem Eintrag genommen. Die Möglichkeiten zur Korrektur sind:

• Korrektur: Datum und Uhrzeit werden dann eingegeben. Der vorhandene Eintrag wird ungültig; ein neuer Eintrag mit neuem Datum und neuer Uhrzeit wird erstellt.
• Zusätzlich Arbeitsbeginn oder Arbeitsende: Der vorhandene Eintrag wird als Muster genommen, er bleibt gültig, und es wird mit anderem Datum und anderer Uhrzeit ein zusätzlicher Eintrag erstellt.
• Als Irrtum kennzeichnen: Der Eintrag wird ungültig.

Bearbeiten im Baulohn-Buchungsblatt

Wenn die Zeiterfassung ins Baulohn-Buchungsblatt übertragen wird, dann werden pro Personalnummer und Tag automatisch weitere Lohnarten ins Buchungsblatt eingefügt:

Produktivlohn für Gewerbliche und Angestellte. Bei Angestellten, für die keine Gehaltsverteilung auf KSt definiert ist, mit einer besonderen Lohnart. Vorgeschlagen werden die Stunden laut Zeiterfassung; außer es fehlte offenkundig eine Zeitbuchung. Die Stunden können korrigiert werden. Vorgeschlagen wird die Stamm-Kostenstelle. Die KSt kann dann geändert werden. Mit dieser Lohnart können auch mehrere Belege manuell erfasst werden, wenn auf mehreren KSt gearbeitet wurde. 

Die berichteten Produktivstunden, die vorgeschlagen werden, sind um die Pausenzeit vermindert. Pausenzeit: wird aus der Arbeitszeitgruppe vorgeschlagen. Fahrtzeit: 2 Einträge, hin und zurück; die Stunden werden zu diesem Zeitpunkt noch nicht vorgeschlagen.

Das Buchungsblatt wird nach Personalnummer und Belegdatum sortiert.

Prüfen der Berichtsdaten

Wenn in den Berichtsdaten der Prüfen-Button gedrückt wird, dann wird folgendes ausgeführt: Wenn die Produktivstunden des Tages bei einer Personalnummer die Zeiterfassungsstunden überschreiten, dann erhält die Belegposition einen Hinweis. Wenn bereits Produktivstunden mit Kostenstellen erfasst sind, dann werden die KSt und die Stunden für zwei Fahrtzeiten pro Tag ermittelt. Es gelten die erste und die letzte am Tag berichtete KSt. 

Während der Abrechnung

Während der Abrechnung werden die Produktivstunden um die Fahrtzeit vermindert.

Lohnarten

Es werden Lohnarten mit diesen Funktionen benötigt:

• 1700 Zeiterfassung Stunden
• 1701 Produktivlohn berichtet, Stunden
• 1705 Angestellte, Stunden berichtet
• 1707 Pause aus Zeiterfassung, Stunden
• 1709 Fahrtzeit aus Zeiterfassung, Stunden.

Weiteres

Poliere werden von Angestellten  unterschieden: über die ZVK-Personengruppe oder über den Eintrag "Polier" bei "Bauleiter Polier" im Personalstamm, Register Zuordnung. Die Verarbeitung zur Zeiterfassung ist bei Polieren wie bei Gewerblichen. Weitere Verarbeitungen, z.B. zur Fahrtzeit, können über Folgelohnarten gesteuert werden.

Einrichtungen

Personalstamm, Register Adresse: ID für Zeiterfassung.

Arbeitszeitgruppe: Pausenzeit (in Dezimalstunden).

Kostenstelle: Einfache Fahrtzeit (in Dezimalstunden) oder "Einfache Fahrtzeit, Dezimalstd.".

Zeiterfassung Virtic (kostenpflichtiges Zusatzmodul, wird ab V2022 nicht mehr unterstützt)

Mobile Zeiterfassung, Stammdaten, Export

Wenn die mobile Zeiterfassung mit dem Virtic-System benutzt wird, sind einige Stammdaten und Einrichtungen dazu nötig, danach kann der Export der Stammdaten an das Zeiterfassungs-System ausgeführt werden. Wenn der Export der Stammdaten aufgerufen wird, können diese Stammdaten erfasst werden:

die Einrichtung, mit der die Verbindung zum Zeiterfassungs-System definiert wird; die Personal-Stammdaten mit den besonderen Daten pro Personalnummer für das Zeiterfassungs-System; die allgemeinen Stammdaten, wie z.B. das Arbeitszeitmodell, das pro Personalnummer eingetragen werden kann; die Ergänzungen zu den Kostenstellen, in der Baulohn-Übersicht der KSt z.B. die Entfernungszone. Die Personal-Stammdaten können so erfasst werden, dass sie ab einem Datum gelten. Pro Personalnummer gilt immer der aktuelle Eintrag. Ein Eintrag kann für andere Personalnummern kopiert werden, über den Funktions-Button. Dabei werden nur das Login und die Eingabegerät Identifikation, das ist z.B. die Telefonnummer, nicht mitkopiert. Für die Kostenstellen-Stammdaten ist es nötig, bei der KSt eine Adressnummer einzutragen mit Name, Straße, Ort, Bundesland, Telefon. Bei den Kostenstellen und im Personalstamm sollte ein Gemeindeschlüssel eingetragen werden; dann sind die ersten beiden Zeichen dieses Schlüssels das Bundesland, z.B. 04 für Bremen. Wenn die Kostenstelle keinen Gemeindeschlüssel hat, dann das Bundesland bei der Adresse der KSt eintragen, in der Form 01 bis 16.

Allgemein zur mobile Zeiterfassung, Stammdaten, Einrichtung und Datenübertragung 

Damit der Datenaustausch mit dem Virtic-System der Zeiterfassung erfolgen kann und die wesentliche Stammdatenpflege in NEVARIS Finance verbleibt, sind Einrichtungen, spezielle Virtic-Stammdaten und deren Zuordnung zu den bereits vorhandenen Stammdaten erforderlich: 

• die Einrichtung der Verbindungsdaten,
• die Definition der Stammdaten zum Personal (Arbeitszeitmodell, Arbeitszeitregel und Ereignisliste),
• die Definition der Stammdaten zur Kostenstelle/Baustelle (Entfernungszone, Bauleiter, Bauleitergruppe oder Oberbauleiter) und
• die Zuordnung der Daten zu den bereits vorhandenen Stammdaten.

Die Definition der speziellen Virtic-Stammdaten muss in Abstimmung mit Virtic erfolgen. Dies betrifft auch einige Stammdaten in NEVARIS Finance, die bereits vorhanden sind und an das Virtic-System übertragen werden (Niederlassung, Abteilung/Sparte); diese müssen im Virtic-System entsprechend angelegt werden. Die Zuordnung der Verantwortlichkeit = Rolle (Bauleiter, Bauleitergruppe oder Oberbauleiter) erfolgt im Virtic-System. Folgende Daten zum Personal, der Kostenstelle und der Kostenstelle=Baustelle werden aus den bereits vorhandenen Daten ermittelt und an das Virtic-System übertragen; ergänzt um die speziellen Virtic-Stammdaten. Die Datensätze werden mit einer Satzart versehen.

Aufruf der mobilen Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung; Ausgehend von diesem Report, werden sämtliche Einrichtungen und Verarbeitungen gestartet. Nachfolgend werden zunächst die erforderlichen Einrichtungen beschrieben; anschließend die Verarbeitungen unter „Aufruf der Verarbeitungen“.

Einrichtung der mobilen Zeiterfassung „Firmengruppe für Stammdaten“

Sofern die Stammdaten mehrerer Mandanten übertragen werden sollen, ist dies mit der Definition einer Firmengruppe möglich. Dies bedeutet, dass im Virtic-System alle Mandanten unter einer Firmen-ID geführt werden.  

Einrichtung

„Pfad für temp. Kommunikationsdateien“

Die Eingabe ist zwingend erforderlich. Benutzer, die den Datenaustausch mit dem Virtic-System ausführen sollen, müssen Lese- und Schreibberechtigung für den Pfad besitzen.  

„Temporäre Dateien Löschen“

Während des Datenaustausches werden Sende- /Antwortdateien geschrieben. Ja (Häkchen)  = die Dateien werden automatisch wieder gelöscht. Nein (blank)  = die Dateien werden nicht gelöscht; jedoch beim nächsten Datenaustausch überschrieben.    

Empfehlung: Keine automatische Löschung. Bei auftretenden Problemen können die Sende-/Antwortdateien hilfreich sein. Die Ausführoptionen, die vorstehend nicht gekennzeichnet sind, können nach Absprache mit Virtic gesetzt werden.

„BucheLV ausführen“

Verarbeitet für einen Mitarbeiter eine Lohnabrechnungsperiode, kann nicht für kleinere Zeiträume verwendet werden. Es werden alle Lohnbuchungen erzeugt, und das Arbeitszeitkonto gemäß hinterlegtem Regelwerk bebucht. Entspricht der Funktion "Stunden buchen" in der Arbeitszeitbewertung.

„BucheRk ausführen“

Verarbeitet den Eingabezeitraum für einen Mitarbeiter und erzeugt eine Reisekosten-Abrechnung. Dabei werden evtl. vorhandene RK-Abrechnungen überschrieben, wenn der Eingabeparameter "Überschreiben" als "True" übergeben wird. Umbuchungen (Ausnutzung steuerfreier bzw. pauschal versteuerbarer Maximalbeträge) werden nur beim

Periodenabruf erzeugt. Entspricht der Funktion „Abrechnen“ in der Reisekostenabrechnung.

„Lohndaten abholen“

Liefert Buchungssätze aus. Reisekostenabrechnung - alle mit „BucheRK“ oder den interaktiven Programmen gebuchte Reisekostenabrechnungen, KM-Erstattungen, Auslagen etc., erfasste Zulagen, sofern konfiguriert vom MA reklamierte Schmutzzulagen etc. 

Lohnvorbereitung - je nach Konfiguration entweder die mit „BucheLV“ oder der interaktiven Arbeitszeitbewertung erzeugten Buchungen, oder alle Zeiterfassungsdaten ohne Berechnung von Überstundenzuschlägen etc.

„holeAZK ausführen“

Liefert für eine Abrechnungsperiode per Mitarbeiter den AZK-Saldo der Vorperiode (Vortrag), die AZK-Veränderung der angefragten Periode, und alle AZK-Bewegungen der Periode. Diese Methode kann in Ergänzung zu getBusa verwendet werden, wenn das Extrahieren der AZK-Bewegungen aus dem Register für Lohnabrechnungszwecke technisch zu aufwendig erscheint.

Register Einrichtung und Namensraum

Vorstehende Einträge werden über den Button Funktion, Initialisieren automatisch erzeugt. Diese Werte ändern sich i.d.R. nicht. Es wird ausdrücklich empfohlen, diese nicht ohne Rücksprache zu verändern.

„Proxy Name und Proxy Port“

Diese können je nach Netzwerkkonfiguration erforderlich sein. Die notwendigen Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator.

Nachfolgende Meldung ist ein Indiz auf eine fehlende oder fehlerhafte Proxy-Konfiguration:  „Benutzer, Passwort und Virtic Mandanten ID“

Ihre Zugangsdaten zum Virtic-System. Button „Definitionen“, Personal-Stammdaten, Allgemeine Stammdaten und Kostenstellen. Definieren Sie zuerst die allgemeinen Stammdaten, da diese anschließend bei der „Definition der Personal-Stammdaten“ benötigt werden.

Button Definitionen, Allgemeine Stammdaten

Es handelt sich hierbei um die Definition der speziellen Virtic-Stammdaten, die mit den Satzarten ARBEITSZEITMODELL, ARBEITSZEITREGEL und ENTFERNUNGSZONE an das Virtic-System übertragen werden, sowie der EREIGNISLISTE.

Button Definitionen, Personal-Stammdaten

Die Personal-Stammdaten können so erfasst werden, dass sie ab einem Datum gelten. Pro Personalnummer gilt immer der aktuelle Eintrag. Ein Eintrag kann für andere Personalnummern über den Funktions-Button kopiert werden. Dabei werden nur das Login und die Eingabegerät Identifikation nicht mit kopiert.

Button Definitionen, Kostenstellen

Die Zuordnung der ENTFERNUNGSZONE zur Kostenstelle=Baustelle in der Kostenstellen-Übersicht Baulohn, Spalte Entfernungszone für Zeiterfassung.

Aufruf der Verarbeitungen Stammdaten übertragen

Menü Baulohn, Periodische Aktivitäten, Mobile Zeiterfassung. Beim vorstehenden Aufruf können über das Icon   "Zusammengestellte Daten anzeigen" die Exportdaten, die zuletzt ermittelt wurden, angezeigt werden. 

Mit OK wird die Ermittlung der geänderten Stammdaten ausgeführt. Anschließend kann das tatsächliche Senden der Daten gestartet werden. In der folgenden Anzeige sind die Auswahlen dazu im Funktions-Button, Stammdaten senden, Mitarbeiter senden, Baustellen senden.

Register Allgemein

Die Anzahl der zu sendenden Datensätze, Tabelle Zeiterfassung Export . Auf die Details kann mit F6 verzweigt werden. Register Exportinformationen und Importinformationen: Anzeige der letzten Übertragung mit Datum und Uhrzeit, getrennt nach den Satzarten. 

Lohndaten holen

Mit OK wird die Verarbeitung gestartet. In der folgenden Anzeige ist die Auswahl dazu im Funktions-Button, Lohndaten holen. Anschließend können noch folgende Filterkriterien eingegeben werden:

„Abrechnungsdatum“

Das Abrechnungsdatum in der Form 01.mm.jj bestimmt den Abrechnungsmonat. Defaultwert ist der aktuelle Abrechnungsmonat.

„Filter“

Die selektive Datenübertragung kann mit einem Filter auf Abrechnungskreis, Niederlassung, Abteilung und Personalnummer aufgerufen werden. Dabei gelten die Werte des aktuellen Personalstammes.  Mit OK wird der Import der Abrechnungsdaten aus dem Virtic-System gestartet. Die Datensätze werden in der Tabelle Virtic Bewegungsdaten gespeichert.

Übernahme der Abrechnungsdaten in die Berichtsdaten

Defaultwert ist der aktuelle Abrechnungsmonat. Die Übernahme der Abrechnungsdaten wird mit folgender Meldung abgeschlossen. Es wird angezeigt wie viele Berichtsdatensätze übernommen wurden.  Nach der Übernahme der Abrechnungsdaten in die Berichtsdaten können die Datensätze wie üblich geprüft, ggf. geändert und abgerechnet werden.

Hinweis: Durch eine erneute Übernahme der Abrechnungsdaten werden geänderte Berichtsdatensätze wieder überschrieben.

Land für Stammdaten Mitarbeiter und Kostenstellen

Das Land wird für die Daten, die bereitgestellt werden, so ermittelt:

Land laut Länderkennzeichen im Personalstamm; laut Länderkennzeichen der Adresse der Kostenstelle. Diese Eingabe, z.B. F, ergibt den Namen des Landes laut der Liste der Länder, wie sie im Personalstamm in der Übersicht zum Länderkennzeichen zu sehen ist. Im Beispiel muss dort stehen: Frankreich. Die Kennung wird anhand des Namens, also: Frankreich, umgesetzt in die ISO-Norm: AT Österreich, BE Belgien, BG Bulgarien, CH Schweiz, CY Zypern, CZ Tschechische Republik, DK Dänemark, EE Estland, ES Spanien, FI Finnland, FR Frankreich, GB Großbritannien, GR Griechenland, HU Ungarn, IE Irland, IT Italien, KZ Republik Kasachstan, LT Litauen, LU Luxemburg, LV Lettland, MT Malta, NL Niederlande, PL Polen, PT Portugal, RO Rumänien, SE Schweden, SK Slowakei, SL Slowenien, Im Beispiel ergibt das also: FR. Für Deutschland wird DE genommen.

Bundesland für Stammdaten Mitarbeiter und Kostenstellen

Das Bundesland wird für die Daten, die bereitgestellt werden, so ermittelt: Laut Gemeindeschlüssel AGS Wohnort im Personalstamm, Register Steuer; laut Gemeindeschlüssel AGS bei der Kostenstelle, wenn nicht, laut Bundesland bei der Adresse der KSt. Vom Gemeindeschlüssel gelten die ersten beiden Zeichen, als Beispiel 04 für Bremen. Diese Eingabe wird so umgesetzt: 01 wird zu SH, 02 HH, 03 NS, 04 HB, 05 NRW, 06 HS, 07 RP, 08 BW, 09 BAY, 10 SAL, 11 BRL, 12 BR, 13 MVP, 14 SC, 15 SA, 16 THG. Im Beispiel also HB.

Weitere Stammdaten

Die Sparte laut Kostenstelle wird als "KSt Abteilung" ermittelt; wenn keine, dann 00. Die Niederlassung der Kostenstelle wird als "KSt Niederlassung" ermittelt; wenn keine, dann 00. Die Entfernungszone der Kostenstelle, siehe /Abteilungen/Baulohn/Stammdaten, Kostenstellen, Spalte: "Entfernungszone für Zeiterfassung" wird ermittelt; wenn keine, dann 01.

Stammdaten im Zeiterfassungs-System

Im Zeiterfassungs-System selbst werden einige Stammdaten geprüft, ob sie gültig sind. Das bedeutet, sie müssen mit den Stammdaten, wie hier aufgeführt übereinstimmen. Das sind: Abteilung (Sparte), Niederlassung, Entfernungszone, Ereignisliste, Bundesland, Kundennummer beim Auftraggeber (dieser Wert wird nicht übergeben). Die Schlüssel, also in den Beispielen DE oder HB werden von der Zeiterfassung geprüft.

Stammdaten, gültige Werte, prüfen

Stammdaten für die Zeiterfassung werden von der Zeiterfassung geprüft, ob ihre Inhalte gültig sind; wenn nicht, werden sie von der Zeiterfassung abgewiesen. Deshalb können die Gültigen Feldwerte vorab geholt und die Stammdaten, die gesendet werden sollen, geprüft werden. Die Auswahl "Gültige Werte" beim Aufruf der Mobilen Zeiterfassung zeigt alle gültigen Werte und über die Aktion "Hole gültige Feldwerte" können diese aktualisiert werden. Was tun? Also zunächst "Hole gültige Feldwerte" ausführen. Dann "Stammdaten zusammenstellen" ausführen. Dann "Stammdaten senden" ausführen. Dabei wird geprüft, ob die Daten, die zusammengestellt wurden, gültige Werte enthalten. Wenn nicht, wird die Übersicht der Daten, die zu senden sind, angezeigt mit einer Fehlerspalte. Wenn zum Beispiel "Ereignisliste 21351355 ist kein gültiger Wert" angezeigt wird, dann kann aus der Übersicht zur Ereignisliste ein Wert ausgewählt werden, der gültig ist. Das Prüfen kann danach auch erneut aus der Übersicht der Gültigen Werte ausgeführt werden. /Abteilungen/Baulohn/Periodische Aktivitäten, Mobile Zeiterfassung, Gültige Werte und die weiteren Schritte.

Stammdaten, gültige Werte, welche Inhalte? 

In der Zeiterfassung werden Werte, die gültig sind, so geführt: der Wert, wie er von der Zeiterfassung benutzt wird und der Wert, wie er im Unternehmen benutzt wird. Das kann zum Beispiel sein: Abteilung 13425054 (bei der Zeiterfassung) und 1790 (im Unternehmen).

Was tun? Wenn es in der Zeiterfassung zu den Werten die Möglichkeit gibt, den Wert im Unternehmen ("Fremdschlüssel") einzutragen oder eintragen zu lassen, dann sollten diese Werte dort eingetragen werden. Danach "Gültige Werte, Hole gültige Feldwerte" ausführen. Wenn dann wieder "Stammdaten zusammenstellen" ausgeführt wird, und im Beispiel 1790 laut Kostenstelle ermittelt wird, dann wird 1790 akzeptiert, als "Wert im Unternehmen".

Stammdaten, gültige Werte, welche Werte?

Gültige Werte gibt es für: Abteilung, Niederlassung, Bundesland, Ereignisliste, Entfernungszone, Arbeitszeitmodell, Arbeitszeitregel. Die gültigen Werte können in der Übersicht "Zeiterfassung für Export" gesehen werden, wenn die Übersicht auf das Feld aufgerufen wird, zum Beispiel auf Abteilung, auf Ereignisliste.

Sonst zu gültigen Werten

Wenn Kostenstellen im Ausland sind und ein "Bundesland" Ausland benötigt wird, dann kann in der Anzeige der gültigen Werte die Funktion "Bundesland hinzufügen" ausgeführt werden.

Stammdaten, keine Werte

Wenn für bestimmte Felder gar keine Werte übergeben werden sollen, dann können in der Übersicht der Stammdaten, die zusammengestellt wurden, diese Funktionen ausgeführt werden: Felder auf leer setzen, das sind Abteilung und Niederlassung; ändern, ebenso: Abteilung und Niederlassung, indem der Wert dazu in der aktuellen Zeile geändert und dann durch "ändern" in alle Zeilen übernommen wird, die angezeigt werden. Ändern ist auch für weitere Werte möglich.

Mobile Zeiterfassung, Stammdaten, Export ausführen

Der Export kann in einem Mandanten für mehrere Mandanten ausgeführt werden. Berechtigungen auf den Personalstamm werden dabei nicht geprüft. Es sollten also Objektberechtigungen auf die Export-Tabelle eingerichtet werden. Der Export ermittelt alle Daten neu nach dem aktuellen Stand. Beim Export-Aufruf können über den Icon "Zusammengestellte Daten anzeigen" die Exportdaten, die zuletzt ermittelt wurden, angezeigt werden.  Nach Ok kann das tatsächliche Senden der Daten gestartet werden. In der folgenden Anzeige sind die Auswahlen dazu unter "Funktion". 

Nur geänderte Daten

Es werden Personalnummern und Kostenstellen ermittelt, die seit 1 Monat geändert wurden. Dabei gelten der Personalstamm, die Register Sozialversicherung, Steuer, der Bauleiterstamm, wenn dort die Personalnummer eingetragen ist, der letzte Eintrag bei den Beschäftigungszeiten, außerdem die besonderen Zeiterfassungs-Stammdaten, z.B. auch dann, wenn dort noch keine externe Nummer durch das Holen der Daten vermerkt ist, der Kostenstellenstamm und die Adresse der Kostenstelle. Diese Prüfung auf zuletzt geändert kann ausgeschaltet werden, indem das Arbeitsdatum auf den 01.01. des Jahres gesetzt wird. Kostenstellen, die Bauende hatten, werden als nicht aktiv übertragen; im Monat des Bauende werden sie immer übertragen, auch wenn sie sonst nicht geändert wurden. Kostenstellen, die gesperrt sind, gar nicht mehr; wenn die Sperre mit "Bereich und Gültig bis" in der KSt-Karte eingetragen ist, dann werden sie aber noch 2 Monate lang übertragen. Kostenstellen und Baustellen können außerdem durch eine Auswahl in der KSt-Karte von der Übertragung ausgeschlossen werden: An mobile Zeiterfassung "Nicht übergeben".

Mobile Zeiterfassung, weitere Stammdaten für Export

Pro Personalnummer werden diejenigen Kostenstellen ausgegeben, bei denen der Arbeitnehmer als Bauleiter, Bauleitergruppe oder Oberbauleiter vermerkt ist. Dafür sind diese Vorbereitungen nötig: Im Bauleiterstamm die Personalnummer eintragen, die zum Bauleiter gehört. Im KSt-Stamm den Bauleiter eintragen, wahlweise auch Bauleitergruppe oder Oberbauleiter. Die Satzart, die ausgegeben wird, ist BAULEITER; sie enthält nur die Information Personalnummer und Kostenstelle. Sie wird erstellt, wenn beim Export die Auswahl Personal-Stammdaten getroffen wird.

Externe Nummer zur Personalnummer

Wenn mit der Zeiterfassung begonnen wird, dann werden Personal-Stammdaten in der Regel zunächst einmal im System der Zeiterfassung erfasst. Damit später der Abgleich mit den Stammdaten in NEVARIS Finance geschehen kann, ist es nötig, die "externe Nummer" zu wissen, unter der die Personalnummer in der Zeiterfassung geführt wird. Diese externen Nummern können in einer csv-Datei vorliegen und importiert werden. Die Spalten der csv-Datei sind: A Externe Nummer, B Vorname, C Name, D Personalnummer, E Kennwort, F Ereignisliste, G Arbeitszeitmodell, H Arbeitszeitregel, I Eingabegerät Identifikation.
Aufruf: Baulohn, Periodische, Mobile Zeiterfassung, Button Einrichtung, Button Definitionen, Personal-Stammdaten, Button Funktion: Externe Nummern und Daten aus Textdatei.

Arbeitszeitmodell, Wochenschema

Für die Personal-Stammdaten zur Zeiterfassung ist pro Personalnummer das Arbeitszeitmodell nötig, wie es bei der Zeiterfassung benutzt wird. Wenn sich das Arbeitszeitmodell ändert, z.B. beim Wechsel von Sommer auf Winter, kann das so eingetragen werden:

In den Allgemeinen Stammdaten zur Zeiterfassung beim Arbeitszeitmodell in die zweite Bezeichnung das Wochenschema eintragen, dem das Modell entspricht. Wenn nötig, können auch mehrere Wochenschemata vermerkt werden. Wenn dann die Personal-Stammdaten für die Zeiterfassung zusammengestellt werden, wird pro Personalnummer anhand des Wochenschemas, das zur Arbeitszeitgruppe gehört, automatisch das Arbeitszeitmodell ermittelt, das im aktuellen Monat gültig ist oder im Folgemonat gültig sein wird. Wenn dies ein anderes Arbeitszeitmodell als bisher ist, dann gibt es einen neuen Eintrag für die Personalnummer, und diese Daten werden für die Zeiterfassung exportiert.
Aufruf: Baulohn, Periodische, Mobile Zeiterfassung, Button Einrichtung, Button Definitionen, Allgemeine Stammdaten und Baulohn, Periodische, Mobile Zeiterfassung: Personal-Stammdaten. 
/Abteilungen/Baulohn/Periodische Aktivitäten, Mobile Zeiterfassung: Personal-Stammdaten. 

Mobile Zeiterfassung, Berichtsdaten, Import

Um die Belege der Zeiterfassung zu holen, so vorgehen:

1. Mobile Zeiterfassung, Berichtsdaten holen, Ok. In der folgenden Anzeige wird über Button Funktion, Lohndaten holen, das Holen der Daten gestartet;
2. In den Berichtsdaten Funktion, Daten aus der Zeiterfassung. Die Belege, die geholt wurden, werden dann in das Buchungsblatt der Berichtsdaten gestellt.

Wenn Fehlzeiten berichtet sind, wird dabei auch der Fehlzeitenkalender geschrieben, es wird der Bezug gesucht und es werden Wochenendlücken geschlossen.

Berichtsdaten, Import, Sonderfall

Falls die Belege der Zeiterfassung nicht geholt werden können, dann kann in der Zeiterfassung auch eine csv-Datei mit den Belegen zusammengestellt werden, um diese csv-Datei zu importieren. Zu diesem Zweck mit dem Virtic-Support Kontakt aufnehmen, um eine solche Datei zu erhalten:

Bewegungsdaten, nicht komprimiert, als csv-Datei mit Trennung durch ; Semikolon. Diese csv-Datei kann so importiert werden: /Abteilungen/Baulohn/Periodische Aktivitäten, Mobile Zeiterfassung, Berichtsdaten holen, Importinformationen, Assist auf Lohndaten: Funktion, aus csv-Datei einfügen.

Die csv-Datei enthält Bewegungsdaten. Die Felder sind durch ; getrennt.  Personalnummer; Datum; Lohnart; Kostenstelle; Menge; Faktor; Betrag. Es werden keine Daten gelöscht; sondern hinzugefügt. Die Daten werden dem aktuellen Abrechnungsmonat zugeordnet.  Danach können diese Daten im Berichtsdaten-Blatt über die Funktion "Daten aus der Zeiterfassung" in die Berichtsdaten übernommen werden.

Besonderheiten

Statt "Es werden Personalnummern und Kostenstellen ermittelt, die seit 1 Monat geändert wurden" können auch Stammdaten ermittelt werden, die seit 1 oder 2 oder bis zu 9 Tagen geändert wurden. In diesem Fall in der Baulohn-Einrichtung, Einrichtung, Register Prüfen 2, bei "Interne Steuerung" hinzufügen: #VI1 für 1 Tag oder #VI9 für 9 Tage.  

Zum Zeiterfassungs-System

Zugangsdaten zum Zeiterfassungs-System sind, Stand 2016: Host URL: http://www.virtic24.com/wsa/wsa1/. Portal Pfad: https://www.virtic24.com/browse/index.p. XML Namespace: keiner.

Proxy Name und Port: Wenn das eigene Netz durch einen sogenannten Proxy-Server geschützt ist, dann müssen der Name des Proxy Servers, der Benutzer und das Kennwort eingetragen werden unter: /Abteilungen/Finanzbuchhaltung/Einrichtung, Register Bauleistung.

Datenübertragung an das Virtic-System

Die Ermittlung der zu sendenden Daten erfolgt automatisch. Es werden die Datensätze ermittelt, deren Änderungsdatum innerhalb des letzten Zeitmonats liegt. Neu angelegte Stammdaten haben ebenfalls ein Änderungsdatum; dies entspricht dem Neuanlagedatum. Geprüft werden die Tabellen Personalstamm Baulohn, Sozialversicherung, Steuer, Bauleiter (wenn dort die Personalnummer eingetragen wird) Kostenstelle und Zeiterfassung Stammdaten. Für die vollständige Übertragung der Daten (i.d.R. Erstübertragung), kann die Prüfung „auf zuletzt geändert“ ausgeschaltet werden, indem das Arbeitsdatum auf den 01.01. des aktuellen Jahres gesetzt wird. Die ermittelten Datensätze werden in die Tabelle Zeiterfassung Export geschrieben und können bei Bedarf noch geändert oder auch gelöscht werden. Für jede Satzart wird eine xml-Datei für die Übertragung an das Virtic-System erzeugt. Das Virtic-System liefert dazu eine Antwortdatei mit der Ergänzung „_Resp“ im Dateinamen. 

Satzart                                   Sendedatei                                              Antwortdatei                                               

MITARBEITER                         virsoapmanaged_marUpdate3                virsoapmanaged_marUpdate3_Resp

ARBEITSZEITMODELL            virsoapmanaged_updPropMar_AZ          virsoapmanaged_updPropMar_AZ_Resp

ARBEITSZEITREGEL                virsoapmanaged_updPropMar_AZR       virsoapmanaged_updPropMar_AZR_Resp

EINGABEGERAET                   virsoapmanaged_updPropMar_Gerät     virsoapmanaged_updPropMar_Gerät_Resp

BAULEITER                             setData_bstMitarbeiter_Request             setData_bstMitarbeiter_Resp

KOSTENSTELLE                      virsoapmanaged_kstUpdate                    virsoapmanaged_kstUpdate_Resp

BAUSTELLE                            virsoapmanaged_bstUpdate3                  virsoapmanaged_bstUpdate3_Resp

Die Antwortdatei enthält die Information, ob die Sendedatei fehlerfrei verarbeitet werden konnte bzw. ob

Fehler aufgetreten sind. Sofern ein Fehler auftritt, wird dieser in NEVARIS Finance mit der gelieferten Fehlerkennung in der Tabelle Virtic Error Log gespeichert. Zuvor wird eine entsprechende Fehlermeldung im Dialog ausgegeben und auf das Fehlerprotokoll verwiesen; wird im Anschluss aufgerufen. Nach der Übertragung von Personaldaten mit der Satzart Mitarbeiter, wird die vom Virtic-System vergebene ID zum Mitarbeiter zurückgegeben und in der Tabelle Zeiterfassung Stammdaten, Feld Externe Nummer, gespeichert. Die Virtic-ID zum Mitarbeiter wird zur Übertragung der Abrechnungsdaten aus dem Virtic-System benötigt. Die Felder für die Satzart Mitarbeiter beginnen ab "Für Mitarbeiter". Die Felder für die anderen Satzarten zum Personalstamm beginnen ab "Für Mitarbeiter Sonst". Die Felder für die Satzarten Baustelle, Kostenstelle beginnen ab "Für Kostenstellen". Die Adressdaten Name, Land, Bundesland, PLZ, Ort, Straße und Telefon sind für die Satzarten Mitarbeiter und Baustelle. Für die Kostenstellen-Stammdaten (Baustellen) ist es erforderlich, dass bei der Kostenstelle eine Adressnummer mit Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Bundesland und Telefon eingetragen wird.  Die Ermittlung des Bundeslandes für das Personal erfolgt über den amtlichen Gemeindeschlüssel (Personalstamm, Register Steuer, Feld AGS Wohnort). Die ersten beiden Zeichen des amtlichen Gemeindeschlüssels stellen das Bundesland dar. 01 Schleswig-Holstein (SH), 02 Hamburg (HH), 03 Niedersachsen (NS), 04 Bremen (HB), 05 Nordrhein-Westfalen (NRW), 06 Hessen (HS), 07 Rheinland Pfalz (RP), 08 Baden-Württemberg (BW), 09 Bayern (BAY), 10 Saarland (SAL), 11 Berlin (BRL), 12 Brandenburg (BR), 13 Mecklenburg-Vorpommern (MVP), 14 Sachsen (SC), 15 Sachsen-Anhalt (SA) und  16 Thüringen (THG). Die in Klammern stehenden Ausdrücke werden im Virtic-System benutzt; die Umsetzung erfolgt automatisch durch das Virtic-System. Eine Umsetzung erfolgt ebenfalls für die Länderkennung von Deutschland. Das Kennzeichen D oder blank wird zu DE. Der Export kann in einem Mandanten für mehrere Mandanten durch Definition einer Firmengruppe ausgeführt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Personalnummern über alle Mandanten eindeutig sind. Berechtigungen auf den Personalstamm werden dabei nicht geprüft. 

Datenübertragung aus dem Virtic-System an NEVARIS Finance - Abrechnungsdaten  

Die Abrechnungsdaten (Berichtsdaten, ..) zum aktuellen Abrechnungsmonat oder wenn erforderlich, auch für vergangenen Abrechnungsmonate, können zu jedem Zeitpunkt aus dem Virtic-System abgeholt werden. Die Abrechnungsdaten werden dabei in der Tabelle Virtic Bewegungsdaten gespeichert und können anschließend in die Berichtsdaten übernommen werden. Es werden grundsätzlich immer alle vorhandenen Abrechnungsdaten zur gewählten Abrechnungsperiode abgeholt; ein weiterer Datumsfilter ist nicht möglich. Ansonsten bestehen die üblichen Filterkriterien: Personalnummer, Abrechnungskreis, Niederlassung und Abteilung (jeweils aus dem aktuellen Personalstamm).

Sofern ein Fehler auftritt, wird dieser in NEVARIS Finance mit der gelieferten Fehlerkennung in der Tabelle Virtic Error Log gespeichert. Zuvor wird eine entsprechende Fehlermeldung im Dialog ausgegeben und auf das Fehlerprotokoll verwiesen; wird im Anschluss aufgerufen.

Bei der Übernahme der Abrechnungsdaten in die Berichtsdaten wird geprüft, ob die Daten bereits vorhanden sind. Übernommen werden nur neue Abrechnungsdaten.

Hinweis für den Systemverantwortlichen

Es sind Objekt-Berechtigungen für diese Tabellen nötig: 5143328|5143329|5143330|5143331|5143333|5143334|5143336|5143337. Für die Tabelle 5143331 sollten denjenigen Tabellendaten-Berechtigungen erteilt werden, die den Export der Stammdaten für alle Personalnummern ausführen dürfen.
Das sind:

• Zeiterfassung Stammdaten, Stammdaten zum Personal
• Zeiterfassung Allgemeine Daten, ergänzende Stammdaten
• Zeiterfassung Einrichtung, Grundeinrichtungen/Verbindungsdaten
• Zeiterfassung Export, die zu übertragenen Stammdaten
• Virtic Error Log, das sind aufgetretene Fehler bei der Datenübertragung
• Virtic Bewegungsdaten, importierte Daten aus dem Virtic-System
• Virtic Baustelle/Mitarbeiter, Exportdaten der Verantwortlichen zu den Baustellen
• Zuordnung Virtic, interne Zuordnungen für den Datenexport

Satzart MITARBEITER

Die bereits vorhandenen Stammdaten:

Personalnummer

Vorname

Familienname, Vorsatzwort, Namenszusatz, Titel

Länderkennzeichen

Postleitzahl

Ort, Ortsteil

Straße und Hausnummer

Bundesland aus AGS Wohnort (die ersten 2 Stellen sind das Bundesland) Suchbegriff

Initialen

Geschlecht (weiblich = w, männlich = m)

Geburtsdatum

Telefon privat (Vorwahl, Anschuss, Mobiltelefon, weiteres Mobiltelefon)

E-Mail-Adresse

Eintrittsdatum (letzter Eintritt)

Austrittsdatum (letzter Austritt)

Art des Mitarbeiters (Defaultwert = 1; feste Kennung)

Niederlassung (für das Virtic-System auf 4 Stellen gekürzt, Feldbezeichnung „nlkurz“)

Abteilung (aktuell keine Ausgabe)

Mandant, Kurzbezeichnung Die speziellen Virtic-Stammdaten:

Kennwort für Login (für Handy und Mitarbeiterportal)

Browser Zeiterfassung, Defaultwert = Nein

Mitarbeiter ist umsatzrelevant, Defaultwert = Nein

Teamleiter, Defaultwert = Nein 

Teammitarbeiter, Defaultwert = Nein

Nimmt an Zeiterfassung teil, Defaultwert = Ja

Ereignisliste

Teilnahme an Lohnvorbereitung, Defaultwert = Ja

Pausenabzug möglich, Defaultwert = Ja

Fahrtzeitregeln anwenden, Defaultwert = Ja

Disponierbar, Defaultwert = Ja

Verpflegungsmehraufwand, Defaultwert = Ja

Erhält automatische Zulagen, Defaultwert = Ja

Satzart ARBEITSZEITMODELL

Personalnummer

Arbeitszeitmodell

Gültig ab (als Text)

Gültig bis (als Text)

Mandant, Kurzbezeichnung

Satzart ARBEITSZEITREGEL

Personalnummer

Arbeitszeitregel

Gültig ab (als Text)

Gültig bis (als Text)

Mandant, Kurzbezeichnung

Satzart EINGABEGERAET

Personalnummer

Eingabegerät Identifikation (Telefonnummer)

Eingabegerät Provider

Eingabegerät GPS

Eingabegerät Ortung, Defaultwert = Ja

Gültig ab (als Text)

Gültig bis (als Text)

Mandant, Kurzbezeichnung

Satzart BAULEITER

(die Bezeichnung „Bauleiter“ steht stellvertretend für die Verantwortlichen)   

Personalnummer

Kostenstelle

Gültig ab (als Text)

Gültig bis (als Text)

Mandant, Kurzbezeichnung

Satzart KOSTENSTELLE

Die bereits vorhandenen Stammdaten:

Kostenstelle

Name der Kostenstelle

Die speziellen Virtic-Stammdaten:

Keine

Satzart BAUSTELLE

Die bereits vorhandenen Stammdaten:

Kostenstelle

Name der Kostenstelle

Kostenstelle ist aktiv J/N (Ermittlung aus dem Feld „Gesperrt“) 

Ländercode aus der Adresse

Bundesland aus der Adresse oder dem zugeordneten amtlichen Gemeindeschlüssel

Postleitzahl aus der Adresse, 

Ort aus der Adresse, 

Straße und Hausnummer aus der Adresse

Ortsteil aus der Adresse (Feld Adresse 3)

Telefonnummer aus der Adresse (Vorwahl, Anschluss Zentrale, Durchwahl)

Kundennummer beim Auftraggeber

Gruppe

Sparte (im Virtic-System die Abteilung, Feldbezeichnung „ abtkurz“)

Niederlassung (für das Virtic-System auf 4 Stellen gekürzt, Feldbezeichnung „nlkurz“)

Mandant und Kostenstelle (aktuell keine Übertragung an das Virtic-System)   Mandant, Kurzbezeichnung

Die speziellen Virtic-Stammdaten:

Entfernungszone, Defaultwert = 01

Bezeichnung Kostenträger (KTr), Defaultwert = 0

Mobile Zeiterfassung, weitere Stammdaten für Export

Pro Personalnummer werden diejenigen Kostenstellen ausgegeben, bei denen der Arbeitnehmer als Bauleiter, Bauleitergruppe oder Oberbauleiter vermerkt ist. Dafür sind diese Vorbereitungen nötig: Im Bauleiterstamm die Personalnummer eintragen, die zum Bauleiter gehört. Im Kostenstellen-Stamm den Bauleiter eintragen, wahlweise auch Bauleitergruppe oder Oberbauleiter. Die Satzart, die ausgegeben wird ist BAULEITER.  Sie enthält nur die Information Personalnummer und Kostenstelle. Sie wird erstellt, wenn beim Export die Auswahl Personal-Stammdaten getroffen wird.

Kleine Steuerungen (zum Teil kostenpflichtige Zusatzverarbeitungen)

Kleine Steuerungen

Es gibt einige kleine, besondere Verarbeitungen, die aktiviert werden können.

Die Steuerungen sind, grob beschrieben:

#AAN auf der Abrechnung, Anrede: Herrn, Frau drucken.

#AK0 beim Druck der Abrechnung fürs Arbeitszeitkonto nur den Saldo mit Wert drucken, Rest als 0.

#AKM beim Druck der Abrechnung fürs Arbeitszeitkonto nur Mengen drucken, aber Werte als 0.

#ALO für interne Zwecke; zum Druck der Abrechnung.

#AUZ Zuschläge wenn max. Guthaben erreicht wurde, auf der Basis auch ungebuchter Zugänge.

#AZ0 beim Druck der Abrechnung ZVK-Brutto als 0 drucken.

#BEB auf der Abrechnung im Textteil: beschäftigt als drucken.

#BFM zu Bau für Windows; Menge an Fibu übergeben.

#BGG Berufsgenossenschaft: auch bei Wiedereintritt die überwiegende Gefahrenklasse ermitteln.

#BGN reserviert.

#BGR SV-Meldungen zur BG nur prüfen, ob zu stornieren, wenn Rückrechnung ins Vorjahr.

#BNN für interne Zwecke.

#BZA bei Zahlbelegen an die Fibu den Blattnamen um BZA ergänzen.

#DBA für interne Zwecke; zu DBA Ausland

#DIF zu Lohnart, Erfassung Differenz zu Soll; bei Berichtsdaten nicht vorschlagen; erst beim Prüfen #EV1 bei LSt-Karten alles in das Gehalts-Verzeichnis ausgeben.

#FNN für interne Zwecke.

#FNS für interne Zwecke.

#K03 reserviert.

#K10 Sonderverarbeitung zur Nummer der KSt bei Übergabe an die BBA.

#KKB auf der Abrechnung im Textteil die Bezeichnung der Krankenkasse drucken.

#KON Lohnarten mit fester Kontierung: erst ganz am Ende der Abrechnung die Kontierung ändern.

#KST Kostenstellen, die in Berichtsdaten erfasst werden, als Stammdaten anlegen, wenn nicht da.

#LOG zum Druck der Abrechnung; Logo der Niederlassung links oben drucken.

#MAG Mutterschutz: AG-Leistungen können erstattet werden. 

#PD5 Pdf und E-Mail mit gotomaxx; so ausgeben, als ob gotomaxx Version 5 im Einsatz wäre.

#PFN Pfändung Nettomethode.

#PXL Personallisten und einige andere Reports: statt als xlsx als xls ausgeben.

#STK in Berichtsdaten doch die Stamm-Kostenstelle vorschlagen.

#TAN für interne Zwecke.

#TZD beim Druck der Abrechnung Tarifentgelt und AT-Zulage auch als Teilzeitbetrag drucken.

#UED beim Druck der Überweisungsliste den Druckaufruf anzeigen, damit der Drucker ausgewählt werden kann.

#ULT ist eine besondere Steuerung für die Sepa-Zahlungsdatei.

#U93 für die Urlaubsberechnung die Funktion 1193 erlauben.

#USR für interne Zwecke.

#VI1 Daten für die Virtic-Zeiterfassung 1 bis 9 Tage prüfen, ob Stammdaten geändert.

#Z.. reserviert.

Die Kennung, die gilt, im Feld "Interne Steuerung" oder bei "Weitere Interne Steuerung" anfügen.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Prüfen: Interne Steuerung
Webclient: Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Register Prüfen: Interne Steuerung

Schnittstelle zu externen Finanzbuchhaltungen

Dateien für DKS-Finanzbuchhaltung (kostenpflichtige Zusatzverarbeitung)

Die Abrechnungsdaten des Baulohns können in Dateien für die externe Finanzbuchhaltung geschrieben werden.

Vorbereitungen

Schnittstellenverzeichnis. Die Dateien werden in das Schnittstellenverzeichnis laut der Baulohn-Einrichtung erstellt.

Einrichtung

In der Einrichtung die Auswahl treffen: Niederlassung an Fibu: NL in Fibu Beleg schreiben.

Gegenkonto

Eine Kontierungshilfe GEGENKONTO erstellen, mit Sachkonto Soll und Haben.

Steuerbuchungen

Hier nicht näher erläutert.

Ausführung

Die Abrechnung im Baulohn und die Übergabe an die Fibu ausführen. Danach: "An externe Fibu". Es wird eine Datei pro Belegnummer erstellt. Es gelten die ersten 15 Zeichen der Belegnummer. Die Belegnummer ist der Dateiname. Die Dateien werden im csv-Format erstellt, die Spalten werden mit Semikolon getrennt. Die Dateien können wann immer neu erstellt werden.

Besonderheiten

Alle Belege werden als Führungsbuchung gekennzeichnet und mit dem Gegenkonto der Kontierungshilfe versehen. Wenn mit Kostenstelle gebucht wurde, dann wird zusätzlich zum Beleg eine Position der Art Costingdaten erstellt; ohne Betrag für die Finanzbuchhaltung, aber mit Kostenstelle und Betrag für die Kostenrechnung.

Steuerbeträge werden so übergeben, wie sie im Arbeitsblatt stehen, sofern ein Steuercode enthalten ist. Wenn Krankenkassen kreditorisch gebucht werden, dann wird jeweils eine neue Buchung begonnen. (Ref. P42574)

Personalbuchhaltung, Übergabe an die Fibu, <DTAFIBU Bereitstellen für Fibu> und danach <DTAFIBUEXT An externe Fibu>, den aktuellen Monat vorgeben, es folgt die Übersicht; hier sind auch die Aufrufe zur Einrichtung; hier: Datei erstellen für ...

DKS-Finanzbuchhaltung, Besonderheiten

Wenn die Datei für die DKS-Finanzbuchhaltung ausgegeben werden, dann  gelten diese Besonderheiten:

Die Datumsangaben sind alle gleich und zwar: Monatsletzter. Der Buchungstext beginnt mit "LGJahrhundertJahrMonat", danach folgt der Text, der wenn nötig abgeschnitten wird; dies geschieht, wenn die Datei ausgegeben wird. Wenn für die Belege aus den Zahlungen des Beitragsnachweises ein anderes Gegenkonto verwendet werden soll, dann zu diesem Zweck eine Kontierungshilfe GEGENKONTZ anlegen. Kostenrechnung: Istkosten und Menge werden bei Soll positiv, bei Haben negativ ausgegeben. C-Sätze der Kostenrechnung: ein C-Satz mit Kostenstelle, mit Betrag, ohne Menge und ein C-Satz mit Kostenstelle, ohne Betrag, aber mit Menge, sofern Menge gebucht wurde. 

Externe Finanzbuchhaltung

Kostenplatz, wenn Tantiemen: die Lohnart so kennzeichnen: /Stammdaten/Lohnarten, Bearbeiten,

Register Kennung: Kennung Einmalbezug: 04 Gratifikationen und Tantiemen und Register Fibu/BBA Übergabe unverdichtet Ja. Im Buchungstext erscheint diese Kennung als #04#. In der DKS-Datei wird dann "Kostenplatz: 600" ausgegeben.

Dateien für die B-A-U-Finanzbuchhaltung (kostenpflichtige Zusatzverarbeitung)

Die Abrechnungsdaten des Baulohns können in Dateien für die externe Finanzbuchhaltung geschrieben werden. Vorbereitungen:

Schnittstellenverzeichnis

Die Dateien werden in das Schnittstellenverzeichnis laut der Baulohn-Einrichtung erstellt.

Einrichtung

In der Einrichtung die Auswahl treffen: Niederlassung an Fibu: NL in Fibu Beleg schreiben.

Gegenkonto

Eine Kontierungshilfe GEGENKONTO erstellen, mit Sachkonto Soll und Haben.

Firmennummer

In der Übersicht der Firmendaten und in der Übersicht der Niederlassungs-Daten jeweils die "AS 400 Fibu Firma" eintragen, die der Niederlassung entspricht.

Ausführung

Die Abrechnung im Baulohn und die Übergabe an die Fibu ausführen. Danach:"An externe Fibu". Es wird eine Datei pro Belegnummer erstellt. Es gelten die ersten 15 Zeichen der Belegnummer. Die Belegnummer ist der Dateiname. Die Dateien werden im txt-Format erstellt, die Spalten sind stellengerecht, Beträge werden z.B. als 00012300 ausgegeben. Die Dateien können wann immer neu erstellt werden.

Besonderheiten

Der "Unternehmensbereich" wird nicht gefüllt. Steuerbeträge werden nicht übergeben, laut Schnittstellenbeschreibung.

Personalbuchhaltung, Übergabe an die Fibu, <DTAFIBU Bereitstellen für Fibu> und danach  <DTAFIBUEXT An externe Fibu>, den aktuellen Monat vorgeben, es fogt die Übersicht; hier sind auch die Aufrufe zur Einrichtung; hier: Datei erstellen für ...

bis zur Version 2020.31: Gotomax: Abrechnungen als PDF, als Mail (Modul EVD)

Abrechnungen als pdf und per E-Mail

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann als pdf-Druckausgabe erstellt und gespeichert und mit einem Kennwort versehen an diejenigen Arbeitnehmer versandt werden, die per E-Mail erreicht werden können. Beim Druck der Abrechnung wird ausgewählt, ob per E-Mail versandt werden soll. Zusätzlich muss, nachdem der Drucken-Button gedrückt wurde, der besondere Drucker-Name für diese Verarbeitung ausgewählt werden. Für welche Arbeitnehmer wird die Abrechnung ausgegeben? 

Die Auswahlen beim Druck sind: Nur wenn Adresse, Nur wenn keine Adresse, Alle.

• "Nur wenn Adresse" gibt nur die Abrechnungen für die AN mit E-Mail-Adresse aus, für die anderen nicht.
• "Nur wenn keine Adresse" gibt nur die Abrechnungen für die AN ohne E-Mail-Adresse aus; in diesem Fall also einen richtigen Drucker auswählen.
• "Alle" erstellt E-Mails, wenn möglich, und für alle werden die Abrechnungen in pdf-Dateien gespeichert.

Wenn zusätzlich die Auswahl "Alle nur speichern" wählbar ist, dann bedeutet sie: es werden keine E-Mails gesendet, sondern die Abrechnungen aller Personalnummern im Filter werden als einzelne pdf-Dateien gespeichert, in diesem Fall ohne Kennwort, im Ausgabeverzeichnis laut Einrichtung zum E-Mail-Versand.
Wenn die Auswahl "Speichern nur wenn keine Adresse" wählbar ist, dann wird an Mitarbeiter mit E-Mail-Adresse gesendet, die Datei wird aber nicht als pdf gespeichert; und an Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse wird nicht gesendet, aber die Datei wird als pdf gespeichert.
"Abrechnungen als pdf und per E-Mail" ist eine Zusatzverarbeitung, die kostenpflichtig ist.

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Druckausgaben erstellen, <abrlohgeh> und <abrrr>.
Webclient: /Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Druckausgaben erstellen, <abrlohgeh> und <abrrr>.

E-Mail-Adresse, prüfen

Eine E-Mail-Adresse kann Zeichen enthalten, die nicht gültig sind. Dies ist manchmal so, wenn die Adresse aus Excel in das E-Mail-Feld kopiert wurde. Leerzeichen am Anfang oder am Ende der Adresse sind nicht erlaubt. Es kann auch sein, dass die Adresse am Anfang oder am Ende Zeichen enthält, die gar nicht sichtbar sind.

Zeichen, die nicht gültig sind, führen beim Druck, der als E-Mail ausgegeben wird, dazu, dass der Empfänger nicht erkannt wird und der Empfänger davor diese Druckseiten erhält. Deshalb wird die E-Mail-Adresse geprüft: wenn der Personalstamm geprüft wird und beim Druck der Abrechnung, wenn die E-Mail-Auswahl getroffen wurde.

Fehler sind insbesondere Leerzeichen am Ende, die sich ergeben, wenn der Text aus einem Excel-Element kopiert wurde. Beim Kennwort darf außerdem kein @ enthalten sein, damit es nicht mit der Adresse verwechselt wird. 

/Stammdaten/Personalstamm, Allgemein/Adresse: E-Mail-Adresse für Abrechnung
Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Allgemein/Adresse: E-Mail-Adresse für Abrechnung

Drucker, E-Mail

Für diese Verarbeitung ist ein besonderer Drucker-Treiber erforderlich, der die Druckausgabe als pdf-Dateien  speichert und diese als E-Mail an das E-Mail-System übergibt; das ist "pdfmailer Professional". Beim Drucken den Namen auswählen, unter dem dieser Drucker installiert wurde. Zuvor eine der Auswahlen für die E-Mail, also alle oder nur wenn Adresse, treffen; ohne Auswahl würde die Ausgabe ohne Adressen gestartet.

Durch die Abrechnung werden Hinweise für den pdfmailer vermerkt, die dafür sorgen, dass die Abrechnungen als pdf-Dateien gespeichert werden und der Versand der E-Mail angestoßen wird. Ob die E-Mails, die an das E-Mail-System übertragen wurden, sofort gesendet werden, das ist eine Einstellung im E-Mail-System selbst.

Den Drucker zuordnen

Weil der pdfmail-Drucker nicht immer benötigt wird, kann z.B. das eingerichtet werden: Einen neuen Benutzer anlegen, für den Zweck, die Abrechnungen per pdf und E-Mail auszugeben. Für diesen Benutzer und die Druckausgaben der Abrechnung über die Druckerauswahl den Drucker festlegen.

Allgemeines beim pdfmailer

Beim Drucker können allgemeine Druckereinstellungen getroffen werden; das ist im Betriebssystem über Start, Einstellungen, Drucker, dann Datei, Eigenschaften auf den pdfmailer und dort den Button Druckereinstellungen drücken. Vom Programm werden bereits folgende Vorgaben an den pdfmailer übergeben: Als pdf-Datei unter einem bestimmten Namen speichern; als E-Mail senden oder nicht; E-Mail-Adresse, Kennwort, Betreffzeile, Text und weitere Anhänge der E-Mail; die Anweisung, dass jede einzelne Abrechnung ein pdf und eine E-Mail ist. 

Einrichtungen im Personalstamm

Im Personalstamm werden die E-Mail-Adresse hinterlegt und ein Kennwort, mit dem die pdf-Datei geöffnet werden kann. Das Kennwort ist in der Personal-Karte und in der Historie im Klartext sichtbar. Im Kennwort sollten keine Sonderzeichen, sondern nur Buchstaben und Ziffern benutzt werden. Im Personalstamm soll außerdem die Anschreibeformel eingetragen werden, also etwa "Sehr geehrter Herr", "Sehr geehrte Frau".

Ab der Version 2023.2 gilt:
Einige Sonderzeichen wie u. a. &|*><?()=:;' konnten im Kennwort des Personalstamms nicht verwendet werden. Dies wurde geändert und weitere Sonderzeichen können verwendet werden. Nach wie vor sind ein paar Sonderzeichen verboten, wie z. B. das @-Zeichen oder Zeilenumbrüche.

Stammdaten, Personalstamm, Allgemein/Adresse: E-Mail-Adresse für Abrechnung, Kennwort

/Stammdaten/Personalstamm, Allgemein/Adresse: E-Mail-Adresse für Abrechnung
Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Allgemein/Adresse: E-Mail-Adresse für Abrechnung

Allgemeine Einrichtungen

In der Baulohn-Einrichtung werden die allgemeine Steuerungen für die pdf-Dateien und E-Mails festgelegt.

• Die Verzeichnisse für die pdf-Dateien. Zwei Verzeichnisse sind möglich: für Lohn und für Gehalt.
• Was getan werden soll, wenn eine pdf-Datei bereits vorhanden ist: Soll sie überschrieben werden oder soll eine neue Datei mit einer angehängten Nummer erstellt werden?
• Wenn gewünscht, den Namen einer Datei, mit Verzeichnis, die zusätzlich an jede E-Mail angehängt werden soll, die so verschickt wird. Diese Datei kann z.B. das Firmenlogo enthalten.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Register E-Mail
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Register E-Mail

Die Kennwörter

Das Kennwort im Personalstamm ist dort im Klartext sichtbar. Wenn die pdf-Datei, die der E-Mail angehängt wird, geöffnet wird, dann muss zunächst dieses Kennwort eingegeben werden. Dies gilt auch für die pdf-Datei, die zusätzlich zur E-Mail, gespeichert wird. Das kann unpraktisch sein; deshalb kann in der Einrichtung ein Masterkennwort eingetragen werden, mit dem alle so erstellten pdf-Dateien geöffnet werden können. Das Masterkennwort ist nicht im Klartext sichtbar. Es darf nur von solchen Benutzern gesehen und geändert werden, die auch den Menüpunkt Baulohn/Einrichtung/Berechtigung, Aktivieren bzw. Webclient: Baulohn/Einrichtung, Feldberechtigungen, Feldberechtigungen aktivieren aufrufen dürfen.

Wenn noch andere Kennwörter im Spiel sind: diese werden hier nicht vorgegeben. Das E-Mail-System z.B. hat vielleicht eine Kennwort-Abfrage, sobald man es startet. Wenn dies so ist, dann wird, wenn das Senden der Abrechnungen beginnt, vom E-Mail-System selbst diese Kennwort-Abfrage gestartet.

Einrichtungen pro Druckausgabe

Da verschiedene Druckausgaben als pdf-Datei gespeichert und als E-Mail gesendet werden können, werden weitere Festlegungen pro Druckausgabe getroffen; also für die Abrechnung, für die Rückrechnung und für weitere.

• Den Namen, den die pdf-Datei erhalten soll. Ohne Verzeichnis und ohne den Anhang .pdf.
• Den Betreff der E-Mail.
• Eine Textzeile, die in der E-Mail nach der Anschreibeformel und dem Namen folgt.
• An den Namen und an den Betreff werden noch automatisch die Personalnummer und der Monat angehängt. Es wird für jede Personalnummer eine pdf-Datei erstellt.

Weitere Textzeilen

Weitere Textzeilen können nach der Textzeile, die in der E-Mail nach der Anschreibeformel und dem Namen folgt, angefügt werden, über:
/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Register E-Mail, "zum Text pro Druckausgabe", dort: Langtexte E-Mail
Webclient: Einrichtung/Einrichtung,  Register E-Mail, "zum Text pro Druckausgabe", dort: Langtexte E-Mail

Die Anzahl der Zeichen ist allerdings begrenzt. Insgesamt, Texte und Dateinamen zusammengerechnet, können bis zu 600 Zeichen benutzt werden.

Einrichtungen pro Abrechnung

Wenn für bestimmte Personalnummern der Abrechnung ein weiterer Anhang hinzugefügt werden soll, dann kann der Dateiname, mit Verzeichnis, bei den monatlichen Texten zur Verdienstabrechnung eingetragen werden. Wenn nötig, können das pro Personalnummer auch mehrere Anhänge sein; in so einem Fall mehrere Zeilen erfassen.

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Texte für Abrechnung, Dateiname E-Mail-Anhang.
Webclient: /Abrechnung/Aktuelle Abrechnung/Vorbereiten, Texte für Abrechnung, Dateiname E-Mail-Anhang.

Sonst zu benutzen

Die E-Mail-Adresse kann mit den Personallisten ausgegeben werden; es werden die Steuerzeichen hinzugefügt, die der pdfmailer versteht, dies kann z.B. für Serienbriefe als E-Mail verwendet werden. Eine Spaltendefinition wäre etwa Tabelle: Personal, Wert: Ermittlung, Feld aus Personalstamm: "E-Mail Adresse Steuerzeichen" und könnte mit der Personalliste Serienbrief ausgeführt werden.
/Berichte/Personallisten
Webclient: /Berichte/Personallisten

Weitere Druckausgaben als pdf per E-Mail

Bei diesen weiteren Druckausgaben, die zur Abrechnung gehören, kann die Auswahl getroffen werden, eine pdf-Datei zu erstellen und eine E-Mail zu senden:

• Bei der SV-Meldung, Ausfertigung für den Arbeitnehmer.
• Bei der LSt-Bescheinigung, Druck für den Arbeitnehmer.
• Bei der Zwischenbescheinigung zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber.

/Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, Monat, Ergebnis auf Meldungen erstellen, Ergebnis, Formular mit der Auswahl nur die Ausfertigung für den Arbeitnehmer drucken und  /Berichte/Berichte drucken, <blolstdta>, <bloaus >

Webclient: /Nach der Abrechnung/SV-Meldungen, SV-Meldungen Monat, Ergebnis auf Meldungen erstellen, Auswerten Ergebnis, Berichten, Formular mit der Auswahl nur die Ausfertigung für den Arbeitnehmer drucken und /Berichte/Berichte drucken, <blolstdta>, <bloaus >    

ab Version 2023: Abrechnungen als PDF, als Mail (Modul EVD)

Abrechnungen als pdf und per E-Mail

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann als pdf-Druckausgabe erstellt und mit einem Kennwort versehen werden. Es besteht die Möglichkeit das erstellte pdf an die Arbeitnehmer per E-Mail zu versenden oder das in einem Verzeichnis abzulegen. Die  generelle Vorgehensweise zum Versenden und Speichern wird in der Hilfe zum Berichtswesen beschrieben.

Für welche Arbeitnehmer wird die Abrechnung ausgegeben?

Es werden diejenigen Arbeitnehmer ausgegeben, die über den Filter beim Druck ermittelt werden. Wir empfehlen folgende Filter:

1. Personalnummer gezielt werden, wenn die Abrechnung nur für bestimmte Arbeitnehmer erstellt werden soll
2. Filter <>'' für alle Arbeitnehmer
3. Zusätzlicher Filter <>'' auf "E-Mail-Adresse für Abrechnung", um nur die Arbeitnehmer zu ermitteln, die eine E-Mailadresse angegeben haben
4. Wenn die Abrechnungen für die Arbeitnehmer ohne E-Mailadresse in ein Verzeichnis abgelegt werden sollen, kann der Filter '' für das Feld "E-Mail-Adresse für Abrechnung" verwendet werden

"Abrechnungen als pdf und per E-Mail" ist eine Zusatzverarbeitung, die kostenpflichtig ist.

Webclient: /Abrechnung/ Aktuelle Abrechnung/ Berichten, Senden, Druck Abrechnung.

E-Mailversand der Abrechnung, Austritte in der Ende-Mail

Beim E-Mailversand der Abrechnung wurde in der Ende-Mail (Zusammenfassungsmail)  die Fehlermeldung "Es konnte kein Lohnkonto ermittelt werden." ergänzt. Dies ist immer dann der Fall, wenn in dem Filter auf dem Personalstamm ausgetretene Mitarbeiter vorhanden sind. Die ausgetretenen Mitarbeiter werden jetzt in der Ende-Mail nicht weiter berücksichtigt und die Fehlermeldung wird entsprechend nicht ergänzt.

E-Mailversand, Texte für Abrechnung - Funktion "Texte vorgeben" ergänzen um "Dateiname E-Mail-Anhang"

In den Texten für die Abrechnung besteht die Möglichkeit, einen zusätzlichen Dateianhang für die E-Mail ("Dateiname E-Mail-Anhang") zu vergeben. Es fehlte bisher die Möglichkeit, dies auf einem einfachen Wege für mehrere Mitarbeiter vorzunehmen. Bei der Funktion "Texte vorgeben" wurde dies ergänzt. Der "Dateiname E-Mail-Anhang" kann dort vorgegeben werden und wird anschließend auf die Mitarbeiter und die gewählten Monate übertragen.

E-Mail-Adresse, prüfen

Eine E-Mail-Adresse kann Zeichen enthalten, die nicht gültig sind. Dies ist manchmal so, wenn die Adresse aus Excel in das E-Mail-Feld kopiert wurde. Leerzeichen am Anfang oder am Ende der Adresse sind nicht erlaubt. Es kann auch sein, dass die Adresse am Anfang oder am Ende Zeichen enthält, die gar nicht sichtbar sind.

Zeichen, die nicht gültig sind, führen beim Druck, der als E-Mail ausgegeben wird, dazu, dass der Empfänger nicht erkannt wird und der Empfänger davor diese Druckseiten erhält. Deshalb wird die E-Mail-Adresse geprüft: wenn der Personalstamm geprüft wird und beim Druck der Abrechnung, wenn die E-Mail-Auswahl getroffen wurde.

Fehler sind insbesondere Leerzeichen am Ende, die sich ergeben, wenn der Text aus einem Excel-Element kopiert wurde. Beim Kennwort darf außerdem kein @ enthalten sein, damit es nicht mit der Adresse verwechselt wird. 

Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Allgemein/Adresse: E-Mail-Adresse für Abrechnung

Einrichtungen im Personalstamm

Im Personalstamm werden die E-Mail-Adresse hinterlegt und ein Kennwort, mit dem die pdf-Datei geöffnet werden kann. Das Kennwort ist in der Personal-Karte und in der Historie im Klartext sichtbar. Im Kennwort sollten keine Sonderzeichen, sondern nur Buchstaben und Ziffern benutzt werden.  Im Personalstamm soll außerdem die Anschreibeformel eingetragen werden, also etwa "Sehr geehrter Herr", "Sehr geehrte Frau".

Einige Sonderzeichen wie u. a. &|*><?()=:;' konnten im Kennwort des Personalstamms nicht verwendet werden. Dies wurde geändert und weitere Sonderzeichen können verwendet werden. Nach wie vor sind ein paar Sonderzeichen verboten, wie z. B. das @-Zeichen oder Zeilenumbrüche.

Stammdaten, Personalstamm, Allgemein/Adresse: E-Mail-Adresse für Abrechnung, Kennwort

Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Allgemein/Adresse: E-Mail-Adresse für Abrechnung

Allgemeine Einrichtungen

In der Baulohn-Einrichtung werden die allgemeine Steuerungen für die pdf-Dateien und E-Mails festgelegt.

• Die Verzeichnisse für die pdf-Dateien. Zwei Verzeichnisse sind möglich: für Lohn und für Gehalt.
• Was getan werden soll, wenn eine pdf-Datei bereits vorhanden ist: Soll sie überschrieben werden oder soll eine neue Datei mit einer angehängten Nummer erstellt werden?
• Wenn gewünscht, den Namen einer Datei, mit Verzeichnis, die zusätzlich an jede E-Mail angehängt werden soll, die so verschickt wird. Diese Datei kann z.B. das Firmenlogo enthalten.

Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Register E-Mail

Die Kennwörter

Das Kennwort im Personalstamm ist dort im Klartext sichtbar. Wenn die pdf-Datei, die der E-Mail angehängt wird, geöffnet wird, dann muss zunächst dieses Kennwort eingegeben werden. Dies gilt auch für die pdf-Datei, die zusätzlich zur E-Mail, gespeichert wird. Das kann unpraktisch sein; deshalb kann in der Einrichtung ein Masterkennwort eingetragen werden, mit dem alle so erstellten pdf-Dateien geöffnet werden können. Das Masterkennwort ist nicht im Klartext sichtbar. Es darf nur von solchen Benutzern gesehen und geändert werden, die auch den Menüpunkt Baulohn/Einrichtung/Berechtigung, Aktivieren bzw. Webclient: Baulohn/Einrichtung, Feldberechtigungen, Feldberechtigungen aktivieren aufrufen dürfen.

Wenn noch andere Kennwörter im Spiel sind: diese werden hier nicht vorgegeben. Das E-Mail-System z.B. hat vielleicht eine Kennwort-Abfrage, sobald man es startet. Wenn dies so ist, dann wird, wenn das Senden der Abrechnungen beginnt, vom E-Mail-System selbst diese Kennwort-Abfrage gestartet.

Einrichtungen pro Druckausgabe

Da verschiedene Druckausgaben als pdf-Datei gespeichert und als E-Mail gesendet werden können, werden weitere Festlegungen pro Druckausgabe getroffen; also für die Abrechnung, für die Rückrechnung und für weitere.

• Den Namen, den die pdf-Datei erhalten soll. Ohne Verzeichnis und ohne den Anhang .pdf.
• Den Betreff der E-Mail.
• Eine Textzeile, die in der E-Mail nach der Anschreibeformel und dem Namen folgt.
• An den Namen und an den Betreff werden noch automatisch die Personalnummer und der Monat angehängt. Es wird für jede Personalnummer eine pdf-Datei erstellt.

Weitere Textzeilen

Weitere Textzeilen können nach der Textzeile, die in der E-Mail nach der Anschreibeformel und dem Namen folgt, angefügt werden, über:
Webclient: Einrichtung/Einrichtung,  Register E-Mail, "zum Text pro Druckausgabe", dort: Langtexte E-Mail

Einrichtungen pro Abrechnung

Wenn für bestimmte Personalnummern der Abrechnung ein weiterer Anhang hinzugefügt werden soll, dann kann der Dateiname, mit Verzeichnis, bei den monatlichen Texten zur Verdienstabrechnung eingetragen werden. Wenn nötig, können das pro Personalnummer auch mehrere Anhänge sein; in so einem Fall mehrere Zeilen erfassen.

Webclient: /Abrechnung/Aktuelle Abrechnung/Vorbereiten, Texte für Abrechnung, Dateiname E-Mail-Anhang.

Weitere Druckausgaben als pdf per E-Mail

Bei diesen weiteren Druckausgaben, die zur Abrechnung gehören, kann die Auswahl getroffen werden, eine pdf-Datei zu erstellen und eine E-Mail zu senden:

• Bei der SV-Meldung, Ausfertigung für den Arbeitnehmer.
• Bei der LSt-Bescheinigung, Druck für den Arbeitnehmer.
• Bei der Zwischenbescheinigung zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber.

Webclient: /Abrechnung/ Aktuelle Abrechnung/ Berichten, Senden, Sozialkasse Zwischenbescheinigung, Meldung an die Sozialversicherung, Lohnsteuer-Bescheinigung.

Senden und Speichern, Druck der Abrechnung

Beim Speichern des Drucks der Abrechnung wird an diesen Namen die Personalnummer und außerdem der Abrechnungsmonat angehängt, der gedruckt wurde; in der Form jhjjmmA, zum Beispiel 202302A, wobei A für Abrechnung steht.
Auch dies gilt nur für den Druck der Abrechnung. 

Die gespeicherte Datei enthält alle Abrechnungen pro Personalnummer, also die Abrechnung selbst und etwaige Rückrechnungen in diesem Monat. Falls nur Rückrechnungen gedruckt werden sollen, dann bei der Vorgabe, die beim Aufruf ausgewählt werden kann, jeweils eine Auswahl bei "Rückrechnungen drucken" treffen.

Der "Name pdf" laut Objektliste wird bei der Abrechnung des Baulohns nicht nur beim Anhang an die E-Mail verwendet, sondern auch beim Speichern des Drucks. Das gilt nur für den Druck der Abrechnung des Baulohns; ansonsten wird dieser Name nur für den Anhang an die E-Mail verwendet, als fester Name.

Wenn die Dokument-ID der Name der Druckausgabe ist, dann wird nur die Dokument-ID zum Namen der Datei.
Der Name des Anhangs der E-Mail wird hierdurch nicht geändert.

Zusätzlich kann festgelegt werden, dass gespeicherte Dateien nicht überschrieben werden, sondern mit dem Erstelldatum und der Uhrzeit ergänzt werden, sofern mehrfach ausgeführt wird.

Stammdaten, Einrichtung, Einrichtung, Register E-Mail, zum Text pro Druckausgabe und dort "Name pdf" sowie: Wenn Datei vorhanden: Nummer anhängen
Abrechnung, Aktuelle Abrechnung, Berichten, Senden, Druck der Abrechnung, Als PDF speichern: Ja

Weitere Druckausgaben als pdf

Bei diesen weiteren Druckausgaben kann die Auswahl getroffen werden, eine pdf-Datei zu erstellen und in ein Verzeichnis abzulegen:

• Urlaubskonto
• Urlaubsnachweis
• Beschäftigungszeiten
• Lohnkonto
• Lohnjournal
• Lohnnebenkosten
• Erstattung AAG
• Ersatzleistung EEL
• SV Monatsmeldung
• Übergabe BBA
• Übergabe Fibu

Webclient: /Abrechnung/ Aktuelle Abrechnung/ Berichten, Senden, Urlaubskonto, Urlaubsnachweis, Beschäftigungszeiten, Lohnkonto, Lohnjournal, Lohnnebenkosten, Erstattung AAG, Ersatzleistung EEL, SV Monatsmeldung, Übergabe BBA, Übergabe Fibu

Archivieren mit DocuWare  (Modul DocuWare)

Archivierung mit DocuWare

Die Baulohn-Druckausgaben, die in ein DocuWare-Archiv gestellt und dazu mit Schlagwörtern versehen werden können, sind:

• Druck der Abrechnung: Druckausgaben erstellen, <abrlohgeh und abrrr>.
• Schätzung des Beitragsnachweises für die Krankenkassen: <zahkkvor und zahkkfib>.
• Beitragsnachweis für die Krankenkassen: <zahkkstd>.
• Umlagelisten für die Krankenkassen: <zahuml und zahumle>.
• Druck der Überweisungsliste: <zahueb>.
• Druck von Meldungen an die Sozialversicherung: SV-Meldungen, Formular. Und: die Druckausgaben über Drucken bei Monatsmeldungen, Ersatzleistungen, Erstattungen.
• Druck Urlaubskonto: Berichte, <bloulak und bloulakbez und bloulakaus>.
• Druck Lohnkonto und Lohnjournal: Berichte, <blolktoaj und blolktojo>.
• Druck Lohnsteuerbescheinigung: Berichte, <blolstdta>.
• Druck der LSt-Anmeldung: <zahlstdta>.
• Druck Lohnnebenkosten: Periodische, Lohnnebenkosten.

In den den Berichtsdaten und Fehlzeiten kann die Dokument-ID eingetragen und das Dokument angezeigt werden. Zu diesen Dokumenten können nach der Abrechnung Schlagwörter erstellt werden, das ist:
/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Archivierung, Verschlagwortung, Zusammenstellen und Anzeigen
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Archiv, Verschlagwortung, Zusammenstellen und Anzeigen

Und es können Dokumente zum Mitarbeiter beim Personalstamm als Personalakte hinterlegt, mit Kennungen versehen und angezeigt werden.

Zur Verschlagwortung der Abrechnungsdaten

Wenn die Verschlagwortung für die Belege des Baulohns zusammengestellt wird, dann werden Berichtsdaten und Fehlzeiten, die mit einer Dokument-ID versehen sind, auch dann aufgenommen, wenn noch keine Abrechnung ausgeführt wurde. Mehrfach verschlagwortet, also zum Beispiel mit Niederlassung, Abrechnungskreis, Personalnummer, Name des Arbeitnehmers, Vorname des Arbeitnehmers wird nicht in den Reports, die archiviert werden können, sondern nur bei Abrechnungsdaten, die archiviert wurden.
/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Archivierung, Verschlagwortung zusammenstellen
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Archiv, Verschlagwortung, Zusammenstellen und Anzeigen

Was kann archiviert werden?

Aufrufe

Abrechnung

Abteilungen/Baulohn/Abrechnung, Abrechnung, Ausführen, Ausführen auf Druckausgaben erstellen, Drucken.
Webclient: Abrechnung/Abrechnung, Ausführen, Ausführen auf Druckausgaben erstellen, Drucken.

Beitragsnachweis

/Abteilungen/Baulohn/Abrechnung, Zahlungen, Ausführen, Ausführen auf Druckausgaben erstellen, Drucken auf <zahkkvor Voraussichtliche Beiträge SV>

/Abteilungen/Baulohn/Abrechnung, Zahlungen, Ausführen, Ausführen auf Druckausgaben erstellen, Drucken auf <zahkkfib Kontrolliste SV-Beiträge>

/Abteilungen/Baulohn/Abrechnung, Zahlungen, Ausführen, Ausführen auf Druckausgaben erstellen, Drucken auf <zahkkstd Beitragsabrechnung Krankenkasse>, dort Drucken, mit den Auswahlen:

• Einzelnachweis drucken Ja, Beitragsnachweis drucken Nein, Im Voraus und Ist drucken Nein. /Abteilungen/Baulohn/Abrechnung, Zahlungen, Ausführen, Ausführen auf Druckausgaben erstellen, Drucken auf <zahkkstd Beitragsabrechnung Krankenkasse>, dort Drucken, mit den Auswahlen:
• Einzelnachweis drucken Nein, Beitragsnachweis drucken Ja, Im Voraus und Ist drucken Ja. /Abteilungen/Baulohn/Abrechnung, Zahlungen, Ausführen, Ausführen auf Druckausgaben erstellen, Drucken auf <zahkkstd Beitragsabrechnung Krankenkasse>, dort Versorgungsbezüge

/Abteilungen/Baulohn/Abrechnung, Zahlungen, Ausführen, Ausführen auf Druckausgaben erstellen, Drucken auf <zahuml Umlageliste >

/Abteilungen/Baulohn/Abrechnung, Zahlungen, Ausführen, Ausführen auf Druckausgaben erstellen, Drucken auf <zahumle Umlageerstattungsliste >

Webclient: /Abrechnung, Zahlungen, Ausführen, Ausführen auf Druckausgaben erstellen, Drucken auf <zahkkvor Voraussichtliche Beiträge SV>

Webclient: /Abrechnung, Zahlungen, Ausführen, Ausführen auf Druckausgaben erstellen, Drucken auf <zahkkfib Kontrolliste SV-Beiträge>

Webclient: /Abrechnung, Zahlungen, Ausführen, Ausführen auf Druckausgaben erstellen, Drucken auf <zahkkstd Beitragsabrechnung Krankenkasse>, dort Drucken, mit den Auswahlen:

• Einzelnachweis drucken Ja, Beitragsnachweis drucken Nein, Im Voraus und Ist drucken Nein. /Abteilungen/Baulohn/Abrechnung, Zahlungen, Ausführen, Ausführen auf Druckausgaben erstellen, Drucken auf <zahkkstd Beitragsabrechnung Krankenkasse>, dort Drucken, mit den Auswahlen:
• Einzelnachweis drucken Nein, Beitragsnachweis drucken Ja, Im Voraus und Ist drucken Ja. /Abteilungen/Baulohn/Abrechnung, Zahlungen, Ausführen, Ausführen auf Druckausgaben erstellen, Drucken auf <zahkkstd Beitragsabrechnung Krankenkasse>, dort Versorgungsbezüge

Webclient: /Abrechnung, Zahlungen, Ausführen, Ausführen auf Druckausgaben erstellen, Drucken auf <zahuml Umlageliste >

Webclient: /Abrechnung, Zahlungen, Ausführen, Ausführen auf Druckausgaben erstellen, Drucken auf <zahumle Umlageerstattungsliste >

SV-Meldungen

/Abteilungen/Baulohn/Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, Ergebnis, Ergebnis auf Meldungen erstellen, Ergebnis, Bericht: Formular

/Abteilungen/Baulohn/Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, Ergebnis, Ergebnis auf Monatsmeldungen erstellen, Drucken

/Abteilungen/Baulohn/Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, Ergebnis, Ergebnis auf Erstattung Entgeltfortzahlung, Mutterschutz, Drucken

/Abteilungen/Baulohn/Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, Ergebnis, Ergebnis auf Ersatzleistung

Webclient: /Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ergebnis auf Meldungen erstellen, Auswerten, Ergebnis, Berichten, Formular

Webclient: /Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ergebnis auf Monatsmeldungen erstellen, Auswerten, Ergebnis, Berichten

Webclient: /Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ergebnis auf Erstattung Entgeltfortzahlung, Auswerten, Ergebnis Mutterschutz, Berichten

Webclient: /Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, SV-Meldungen, Ergebnis auf Ersatzleistung, Auswerten, Ergebnis, Berichten

Urlaubskonto

/Abteilungen/Baulohn/Berichte, Berichte drucken, <bloulak ULAK-Urlaubskontenübersicht Monat>

/Abteilungen/Baulohn/Berichte, Berichte drucken, <bloulakaus ULAK Urlaubsnachweis gewerblich>

/Abteilungen/Baulohn/Berichte, Berichte drucken, <bloulakbez ULAK Beschäftigungszeiten kfm.>

Webclient: /Berichte, Berichten, <bloulak ULAK-Urlaubskontenübersicht Monat>

Webclient: /Berichte, Berichten, <bloulakaus ULAK Urlaubsnachweis gewerblich>

Webclient: /Berichte, Berichten, <bloulakbez ULAK Beschäftigungszeiten kfm.>

Lohnkonto und weitere

/Abteilungen/Baulohn/Berichte, Berichte drucken, <blolktoaj Lohnkonto>

/Abteilungen/Baulohn/Berichte, Berichte drucken, <blolstdta Lohnsteuerbescheinigung Datenversand>

/Abrechnung/Zahlungen, Ausführen, Druckausgaben erstellen, <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand>

/Abteilungen/Baulohn/Berichte, Berichte drucken, <blolnk Lohnnebenkosten>

Webclient: /Berichte, Berichten, <blolktoaj Lohnkonto>

Webclient: /Berichte, Berichten, <blolstdta Lohnsteuerbescheinigung Datenversand>

Webclient: /Zahlungen, Ausführen, Druckausgaben erstellen, <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand>

Webclient: /Berichte, Berichten, <blolnk Lohnnebenkosten>

Zahlungen

/Abrechnung/Zahlungen, Ausführen, Druckausgaben erstellen, <zahueb Überweisungs-Liste>

Webclient: /Abrechnung/Zahlungen, Ausführen, Druckausgaben erstellen, <zahueb Überweisungs-Liste>

Weitere Dokumente

Es können weitere Druckausgaben archiviert werden:

/Nach der Abrechnung/Übergabe an die Fibu, <dtafibu Bereitstellen für Fibu>

/Nach der Abrechnung/Übergabe an die BBA, <dtabba Bereitstellen für BBA>.

Webclient: /Nach der Abrechnung/Buchhaltung, Übergabe an die Fibu, <dtafibu Bereitstellen für Fibu>

Webclient: /Nach der Abrechnung/Buchhaltung, Übergabe an die BBA, <dtabba Bereitstellen für BBA>

Die Dokumentarten sind: Übergabe Fibu, Übergabe BBA.

Details zur Archivierung mit DocuWare

Beitragsnachweis

Bei der Archivierung werden der Einzelnachweis und der Beitragsnachweis getrennt, weil der Einzelnachweis Daten pro Person enthält. Die Dokumente erhalten deshalb unterschiedliche Dokumentarten, nämlich eben Einzelnachweis und Beitragsnachweis. Für die Archivierung den Druck also bitte zweimal ausführen und jeweils eine dieser Auswahlen treffen:

Archivierung Einzelnachweis: Einzelnachweis drucken Ja, Beitragsnachweis drucken Nein, Im Voraus und Ist drucken Nein.

Archivierung Beitragsnachweis: Einzelnachweis drucken Nein, Beitragsnachweis drucken Ja, Im Voraus und Ist drucken Ja.

Überweisungsliste

Wenn Zahlungen mit der Überweisungsliste archiviert werden, dann werden Abrechnungskreis, Niederlassung und Abteilung so in die Verschlagwortung für das Archiv übernommen:

Wenn beim Aufruf des Drucks nicht gefiltert wird, dann gar nicht.

Wenn beim Aufruf des Drucks gefiltert wird und es ergibt sich genau ein Abrechnungskreis im Filter, dann dieser; so auch bei Niederlassung und Abteilung.

Einrichtung

Bevor mit der Archivierung begonnen wird, die Dokumentarten überprüfen über:

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Archivierung, Dokumentarten

Jobwarteschlange

Wenn ein Druck über die Jobwarteschlange ausgeführt wird, dann kann nicht archiviert werden.

Personalakte und DocuWare-Archiv

Wenn das DocuWare-Archiv benutzt wird, können Dokumente zum Mitarbeiter beim Personalstamm hinterlegt, mit Kennungen versehen und angezeigt werden.

Dazu die Dokumente, die bereits ins Archiv gebracht wurden, in der Personalakte mit ihrer ID eintragen.

Die Dokumentarten zu den Dokumenten können selbst angelegt werden. Diese Angaben werden bei der Verschlagwortung in das DocuWare-Archiv übernommen. Die Dokumente können aus der Übersicht der Personalakte pro Personalnummer angezeigt werden. 

/Stammdaten/Personalstamm, Bearbeiten, Personalstamm, Personalakte

Sonstiges

Reisekostenmodul (kostenpflichtiges Zusatzmodul, wird nicht mehr unterstützt und nicht mehr gewartet)

In der Toolbar: Liste verwalten, Page Reisekosten 5143024 Übersicht.
Das Modul kann nicht mehr erworben werden.