FIBU Schnittstellendatei, Schnittstelle mit Umsetzung

Struktur der Schnittstellendatei

Grundsätzlich gelten für die Importdateien folgende Vorgaben:

Die Schnittstellendatei besteht aus Sätzen mit fester Satzlänge (782 Byte) und gleichartigem Satzaufbau.

Satzlänge:                   fest, 780 Bytes + 2 Bytes Satztrennzeichen

Satztrennzeichen:         CRLF (1310 Dec, 0D0A Hex)

Satzaufbau:                  gleichartig (siehe Tabelle Satzaufbau)

Zeichensatz:                 ASCII (Bereich gültiger Zeichen: 32-255 Dec , 20-FF Hex)

Erfolgt der Import der Datei über 'Textdatei Standard' , XMLPort, 5377108, gilt: Text-Endcoding der Datei muss MS-DOS sein. Die Zeichen bis zur erwarteten Länge sind blank.
Erfolgt der Import der Datei über 'Textdatei Trennzeichen |', XMLPort 5003224,  gilt: Die Feldinhalte werden nicht bis zur erwarteten Länge mit blank gefüllt, sondern durch | getrennt.
Erfolgt der Import der Datei über 'Exceldatei' XMLPort 5003204 werden jeweils unten aufgeführte Spalten in die entsprechenden Felder des FIBU Import- Puffers importiert. Die Feldlängen sind entsprechend der Dateibeschreibung zu beachten.

Satzaufbau

Erläuterungen

X in der  Spalte 'Umsetzung'

Ein X in der Spalte 'Umsetzung' kennzeichnet Felder, die über Umsetztabellen interpretiert werden.
Hier können feste Codes in die Schnittstelle gegeben werden, die später bei der Übernahme der Schnittstellendaten über Umsetzungstabellen in entsprechende "Buchhaltungswerte" konvertiert werden.
Diese Umsetzungstabelle werden vom Fachpersonal der Finanzbuchhaltung eingerichtet und gepflegt.
Bsp.: In die Schnittstelle wird im Feld 20 ein S übergeben.
In der Umsetzungstabelle ist zuvor definiert worden:

Feldnr. Inhalt    Umsetzung zu 

10        S          Kontoart=Sachkonto

Bei der Übernahme in die Finanzbuchhaltung wird dann das S umgesetzt in die Kontoart Sachkonto. Hierdurch wird eine Entkopplung von Schnittstellenprogrammierung und Finanzbuchhaltung erreicht. Die Abteilung, die die Schnittstellendaten zur Verfügung stellt, wird somit von der Einrichtung und Logik der Finanzbuchhaltung entlastet.

Sonderfall: Importpuffer direkt übernehmen

Wird für ein Umsetzfeld als Feldinhalt ein * im Umsetzschema eingegeben, wird die Umsetzung des jeweiligen Feldes aus dem Importpuffer unterdrückt. Es wird dann versucht, das Feld so zu übernehmen, wie es im Importpuffer angegeben ist.

Bestehende Feldumsetzungen bleiben weiterhin aktiv. Die Umsetzung erfolgt in folgender Reihenfolge:

Zunächst wird versucht zu dem Feld aus dem Import-Puffer eine entsprechende Umsetzung zu finden. Wenn keine Umsetzung im Umsetzschema gefunden, dann wird geprüft, ob im Umsetzschema ein Eintrag mit ‚*’ als Feldinhalt vorhanden ist. Wenn ja, dann wird das Feld aus dem Import-Puffer direkt in die Fibu-Buchblattzeile übernommen.

Waren die genannten Versuche erfolglos, erscheint eine Fehlermeldung im Fehlerprotokoll

Erläuterung Spalte 'Typ'

Länge

Alle Felder müssen mit Leerzeichen (ASCII-Code 32 Dec, 20 Hex) bis zur angegebenen Länge aufgefüllt werden.

Inhalt der Schnittstellendatei

Für jede Teilbuchung ist ein Datensatz anzulegen. Das Feld Zeilennr. muss eine eindeutige, fortlaufende Ganzzahl sein. Alle Datensätze zu einem Beleg müssen hintereinander stehen.

Unterscheidung von Kontoarten

Im Feld Kontoart sollte zwischen verschiedenen Kontoarten (Debitoren, Kreditoren, Sachkonto, Bankkonto) unterschieden werden. Nur Buchungen auf Personenkonten (Debitoren, Kreditoren) erzeugen offene Posten (OP).

Das Feld Kontonr. bezieht sich immer auf die Kontoart.

Bsp.: Bei der Kontoart Debitor bezieht sich die Kontonr. auf die Debitorennr., bei der Kontoart Sachkonto bezieht sich die Kontonr. auf die Sachkontonr.

Angabe von Beträgen, Stornos

Bis auf Stornos sind alle Beträge ohne Vorzeichen anzugeben. Bei Stornos sind Soll- oder Habenbetrag negativ.

Buchungen mit Steuer

Bei Sachkontenbuchungen mit Steuer muß ein Steuersatz angegeben werden. (Über den Steuersatz werden später per Umsetztabelle die Steuerkonten ermittelt, auf die die Steuer gebucht wird.) Der Steuerbetrag (Feld MWSt Betrag) kann optional pro Position angegeben werden, oder aber als Gesamtsteuersatz für jeden MWSt-Satz und MWSt-Gruppe in einem zusätzlichen Datensatz. Bei Angabe eines Gesamtsteuersatzes bleibt das Feld Kontonr. leer.

Für alle Belege gilt: Nettobetrag + Steuerbetrag = Bruttobetrag

Angabe von Zahlungsbedingungen

Zahlungsbedingungen können entweder durch Angabe eine Zahlungsbedingungscodes (Feld Zlg.-Bedingungscode) oder aber durch Füllen der Felde Fälligkeitsdatum, Skontodatum und Skonto % eingegeben werden. Die Angabe von Zahlungsbedingungen ist nur bei Personenkontenbuchungen erforderlich.

Ausgleich von OP`s

Bestehende OP´s können mit Buchungen aus der Importschnittstelle ausgeglichen werden. Hierzu müssen die Felder „Ausgleich mit Belegart“ und „Ausgleich mit Belegnr.“ mit den Daten des auszugleichenden OP´s  bei der Personenkontenbuchung gefüllt werden.
Die Belegnr. des OP´s sollte im Mandanten eindeutig sein um den richtigen OP zu ermitteln. Bei nicht eindeutigen Belegnummern wird der nach dem jeweils aktuellen Suchschlüssel erste OP ausgeglichen, der auf die angegebene Belegart und Belegnr. passt.
Kann kein OP ermittelt werden, so erscheint beim Buchen die Fehlermeldung: „Kein Kreditor-/Debitorposten innerhalb des Filters gefunden.“.

Mandant

Sollen Buchungen in einen anderen Mandanten importiert werden, so muss der empfangende Mandant in diesem Feld eingetragen sein. Ebenso muss in dem empfangenden Mandanten ein Umsetzschema angelegt sein, mit dem diese Buchungen richtig umgesetzt werden können.

Datenübergabe vom Importpuffer in die Fibu-Buchblattzeile, alternativ in das RABU bzw. REBU

Mit dem Knopf „Übergabe“ wird eine Stapelverarbeitung angestoßen, die die Daten aus dem Importpuffer umsetzt und in ein Fibu-Buchblatt, das Rechnungseingangsbuch oder das Rechnungsausgangsbuch überträgt. .Sie haben die Möglichkeit einen Buchblattnamen auszuwählen. In dieses Buchblatt werden dann die Daten übertragen bzw. alternativ in das REBU oder RABU. Alle Übernahmen laufen unter der Buchblattvorlage ‚FIBIMPORT’. Wurde kein Buchblattname angegeben, dann wird das Buchblatt ‚STANDARD’ das Ziel der Datenübergabe.

Beispiele