Allgemein

Das Restsaldoschreiben ist ein nachrichtliches Schreiben an Kunden und/oder verbundene Unternehmen, um vorgenommene Verrechnungen bzw. Kürzungen anzuzeigen. Der Aufruf erfolgt in unterschiedlichen Rollencentern über

Buchhaltung, Tägliche Aktivitäten, Kontoauszüge, aus der Kontoauszug Karte im Menüband Berichten, Restsaldoschreiben
Debitorenbuchhaltung, Periodische Aktivitäten, Restsaldoschreiben

Es können herkömmliche Schreiben und ein Word Vorlagendruck erstellt werden. Bei den herkömmlichen Schreiben ist der Aufbau des Schreibens fest im Programm verankert; Vor- und Nachtexte können frei vergeben werden. Beim Word Vorlagendruck werden die Inhalte von vordefinierten Feldern (in einer Word-Vorlage) übergeben. Der Aufbau und das Layout der Vorlage sind somit nicht im Programm verankert und können frei gestaltet werden.

Wenn in der Finanzbuchhaltung Einrichtung lediglich das Kennzeichen 'Restsaldoschreiben erstellen' gesetzt ist, wird für folgende Buchungsvorgänge ein Satz in der Tabelle 'Restsaldo' gespeichert, wenn mit bzw. durch die Buchung ein Restbetrag entsteht:

Bei Gutschriftsbuchungen wird grundsätzlich ein Satz für das Restsaldoschreiben gespeichert.

Buchungen

Über-/Unterzahlung von folgenden Belegarten

Rechnungen
Gutschriften
'blank'
Anforderungen
Schlussrechnung
Teilschlussrechnung

Funktionen Anzahlungsbuchhaltung

Korrektur einer Anforderung
Korrektur einer Schlussrechnung
Negative Anzahlung
Negative Zahlung

Funktionen Debitorenposten

Buchungen ausgleichen
Erhöhungs-/Minderungsausgleich

Der Druck des Restsaldoschreibens wird ausgelöst durch Buchen einer Verrechnung / eines Ausgleichs. Bedingung ist, dass nach Verrechnung/Ausgleich ein offener Restbetrag bestehen bleibt. Die Erzeugung des Restsaldoschreibens erfolgt nur für Debitorenposten.

Nach dem Buchen gelangt man je nach Einrichtung automatisch in den Aufruf des Restsaldoschreibens.

Restsaldobelege Übersicht

Über Aufruf des Menüs in Debitorenbuchhaltung, Periodische Aktivitäten, Restsaldoschreiben oder Buchhaltung, Tägliche Aktivitäten, Kontoauszüge, aus der Kontoauszug Karte im Menüband Berichten, Funktion Restsaldoschreiben, wird die Übersicht der Belege mit Restsaldo geöffnet. Vor hier können verschieden Funktionen gestartet werden:

Über die Anzeigeoption kann z.B. auf ungedruckte Restsaldobelege gefiltert werden. Zur Auswahl stehen alle, gedruckte und ungedruckte Restsaldobelege.

Restsaldobelege Karte

Im Kopf der Restsaldobelege Karte werden in der Auflistung zusätzlich die Ausgleichsbuchungen angezeigt.

Bei einer Kürzung (Unterzahlung) werden in der Übersicht / im Kopf die Rechnungs- und in der Auflistung die Zahlungsdaten angezeigt.
Bei einer Überzahlung werden in der Übersicht / im Kopf die Zahlungs- und in der Auflistung die Rechnungsdaten angezeigt.

Allgemein

Buchungsdatum Verrechnung

Anzeige des Buchungsdatums der Verrechnung / des Ausgleichs.

Debitorennr., Debitorname

Anzeige der Debitorennummer und des Debitornamens.

Kostenstelle

Anzeige der Kostenstelle der Ursprungsbuchung (Rechnung/Gutschrift).

Niederlassung

Anzeige der Niederlassung.

Betrag

Anzeige des Verrechnungs- bzw. Ausgleichsbetrags.

Währung

Anzeige der Belegwährung.

Belegart

Anzeige der Belegart Rechnung oder Zahlung.

Bei der Belegart Rechnung handelt es sich in der Regel um eine Unterzahlung und bei der Belegart Zahlung um eine Überzahlung.

Belegnr.

Anzeige der Belegnummer der Rechnung bzw. der Zahlung.

Belegdatum

Anzeige des Rechnungs- bzw. des Zahldatums.

alter Restbetrag

Belegart Rechnung: Anzeige des Restbetrages des offenen Postens.
Belegart Zahlung: Anzeige des Zahlungsbetrags.

neuer Restsaldo

Anzeige des Restsaldos nach der Buchung.

Beispiel: Für eine Rechnung in Höhe von 1000,- wurde ein Zahlungseingang in Höhe von 800,- gebucht. Der neue Restsaldo ist somit 200,-.

gedruckt

Mit dem Druck der Restsaldoschreiben werden die gedruckten Belege in der Übersicht gekennzeichnet.

In der Auflistung werden die OP-Referenzen angezeigt

Restsaldobelege

Im unteren Teil werden die Rechnungs- und Zahlungszeilen, die den Restsaldo ergeben, angezeigt.

Buchungsdatum auslösender OP

Anzeige des Buchungsdatums der Verrechnung / des Ausgleichs.

Belegart ändernder OP

Anzeige der Belegnummer der Rechnung bzw. der Zahlung.

Belegdatum ändernder OP, Buchungsdatum ändernder OP

Anzeige der Buchungsdaten der Rechnung bzw. der Zahlung.

Belegnr. ändernder OP, Belegnr. 2 ändernder OP

Anzeige der Belegnummer / Belegnummer 2 der Rechnung bzw. der Zahlung.

Kostenstelle

Anzeige der Kostenstelle der Rechnung bzw. der Zahlung.

Niederlassung

Anzeige der Niederlassung der Rechnung bzw. der Zahlung.

Betragsveränderung geänd. OP

Belegart Rechnung: Anzeige des Zahlbetrags.
Belegart Zahlung: Anzeige des Rechnungsbetrags.

Bei einer Zahlung mit Skonto wird in einer zweiten Zeile die Skontobuchung angezeigt. Die Betragsveränderung entspricht dem Skontobetrag.

Menüband

Restsaldoschreiben

Die herkömmlichen Restsaldoschreiben können im Register 'Restsaldo' gefiltert werden. Unter Optionen wird das Druckdatum festgelegt und die Definition aus der Übersicht der Restsaldodefinitionen ausgewählt.

Word Vorlagendruck

Beim Word Vorlagendruck wird die gewünschte Vorlage ausgewählt.

Einrichtung

Zur Erstellung der Restsaldoschreiben sind einige Voreinstellungen notwendig, die nachfolgend zusammengestellt sind.

Finanzbuchhaltung Einrichtung

In der Einrichtung der Finanzbuchhaltung unter Stammdaten, Einrichtung, Einrichtung werden im Bereich Restsaldoschreiben einige Einstellungen vorgenommen, die in Einrichtung FIBU Restsaldoschreiben näher beschrieben sind.

Definition Restsaldo

Die Definition zum Restsaldo ist über Stammdaten, Einrichten, Zum Druck, Restsaldodefinitionen vorzunehmen.

Word Vorlagendruck

Über den Word Vorlagendruck sind einmalig die in der Word Vorlage hinterlegten Variablen ins System zu übernehmen.

Es ist zu beachten, dass in den Namen der DOCVARIABLE keine Leerzeichen vorhanden sein dürfen.

Word Vorlagendruck, Word Vorlage

Word Vorlage

Auswahl der Word Vorlagendatei, die gefüllt werden soll.

Definitionsname

Eingabe eines frei wählbaren Namens, in der die in der Word Vorlagendatei hinterlegten Variablen gespeichert werden sollen.

Word-Vorlage laden

Es werden die in der zuvor ausgewählten Word Vorlage vorhandenen Variablen unter dem Definitionsnamen angelegt. Anschließend müssen dann den Docvariablen in der Definition die Tabellen/Felder zugewiesen werden (siehe Word Vorlagen Definition).