FIBU Anbindung an ein Bürgschaftsportal

Mit der Extension „Trustlog Connector“ besteht die Möglichkeit, digitale erhaltene und freigegebene Bürgschaften per Knopfdruck in NEVARIS Finance zu importieren. Hierbei werden Kopf- und Zeilendaten angelegt. Nicht digital erhaltene Bürgschaften werden genau wie gegebene Bürgschaften weiterhin manuell erfasst. Der Status der Bürgschaft in Trustlog muss ‚Aktiv‘ sein.

Einrichtung

Im Rollencenter Buchhaltung unter Stammdaten, Einrichtung, Zu einzelnen Modulen gibt es den neuen Punkt ‚Einrichtung Bürgschaftsportal‘.

Register Bürgschaft

Nummernserie erhaltene Bürgschaft

Hinterlegung der globalen (also mandantenübergreifenden) Nummernserie, mit der eine aus Trustlog importierte Bürgschaft angelegt wird.

Nummernserie gegebene Bürgschaft

Perspektivisch sollen auch debitorische, also gegebene digitale Bürgschaften über Trustlog verwaltet werden. Für die schnellere Unterscheidung wird hier eine zweite globale Nummernserie hinterlegt. Diese wird aktuell noch nicht verwendet.

Bürgschaft Bezeichnung

Mit dieser Auswahl wird bestimmt, mit welchen Informationen aus Trustlog die Textfelder der Bürgschaft ‚Bezeichnung‘, ‚Bezeichnung2‘ und ‚Zusatztext2‘ gefüllt werden.

• Ort: Die Felder werden aus den Trustlog-Informationen zum Bauvorhaben Adresse und Bauleistung gefüllt.

• Kostenstelle: (derzeit noch nicht verwendet)

Register Trustlog

Access Token Verbindung

Benutzername

Hier wird der Benutzername hinterlegt, welcher als technischer Benutzer in Trustlog eingerichtet ist. Das ist also nicht der Sachbearbeiter, sondern ein durch Trustlog speziell für die Schnittstelle angelegter Benutzer.

Passwort

Zum technischen Benutzer zugehöriges Passwort für Trustlog.

Access-Token Website

Vom Bürgschaftsportal bereitgestellte URL für die Authentifizierung des Zugriffs.

Client-Id

Für die aktuelle Anbindung ‚login-service‘.

Bürgschaft

Bürgschaft URL

Dieses ist der Link zum Aufruf der API.

Bürgschaftsdokument

Bürgschaftsdokument URL

Für den direkten Aufruf des Bürgschaftsdokuments notwendige Einrichtung.

Speichermethode

Auswahl, wie das automatisch beim Import mit heruntergeladene Bürgschaftsdokument gespeichert werden soll. Die verschiedenen Optionen sind:

• Downloadverzeichnis (des Browsers)

• Speicherort

• Docuware/Jobrouter

• Docuware/Jobrouter + Speicherort

Speicherort Dokument

UNC-Pfad, unter dem bei der Speichermethode ‚Speicherort‘ das Dokument abgespeichert wird.

Ausführung

Im Rollencenter Buchhaltung unter Stammdaten, Bürgschaften in der Aktionsleiste unter Vorbereiten gibt es zwei neue Aktionen: ‚Bürgschaft importieren‘ und ‚Bürgschaft im Bürgschaftsportal anzeigen‘.

Die Aktion ‚Bürgschaft importieren‘ kann auch direkt aus dem NU-Teilvertrag aufgerufen werden. Dann werden außerdem der dort hinterlegte Anzahlungsvorgang und die zugehörige Kostenstelle in die Bürgschaft übergeben.

Die zum Import notwendige Bürgschafts-ID aus Trustlog findet sich direkt in der Browserleiste beim Aufruf der Bürgschaft im Trustlog-Portal:

Open

Nach dem Erhalt einer Benachrichtigungsmail über den Eingang einer Bürgschaft kann der Sachbearbeiter sich hier mit seinem eigenen Account einloggen, die Bürgschaft prüfen und freigeben und im Zuge dessen direkt die Bürgschafts-ID kopieren, um sie dann in NEVARIS Finance abzurufen.

Bürgschaft importieren

Über diese Action wird ein Eingabefenster geöffnet, in das die Bürgschafts-ID aus Trustlog eingegeben werden kann (copy&paste oder manuell). Ist diese korrekt und die Bürgschaft vorhanden, werden Bürgschaftskopf und -zeilen mit den übergebenen Dateninhalten und anhand der Einrichtung angelegt sowie das zugehörige Dokument heruntergeladen/gespeichert.

Folgende Felder werden hierbei gefüllt:

Bürgschaftskopf

Lfd. Nr. der Bürgschaft = buergschaftsId

Bürgschaft / Belegnr. = Aktuelle Nummer der Globalen Nummernserie aus der Einrichtung

Mandant der Bürgschaft = Aktueller Mandant

Bezeichnung = buergschaft.bauvorhaben.adresse.strasse + buergschaft.bauvorhaben.adresse.hausnummer (wenn Einrichtung Bürgschaft Bezeichnung = Ort)

Bezeichnung2 = buergschaft.bauvorhaben.adresse.plz + buergschaft.bauvorhaben.adresse.ort (wenn Einrichtung Bürgschaft Bezeichnung = Ort)

Zusatztext2 = buergschaft.bauleistung (wenn Einrichtung Bürgschaft Bezeichnung = Ort)

Debitor/Kreditor = Kreditor

Bürgschaftsart = Erhaltene

Bürgschaftstyp = Wird nur gefüllt, wenn es eine gleichlautende Bürgschaftsart aus Trustlog gibt. Mögliche Einträge sind hier MAB, VEB, VOR und AUS für die verschiedenen Bürgschaftsarten. Wird kein übereinstimmender Bürgschaftstyp in Finance gefunden, bleibt das Feld leer.  

Vertragsbeginn / Bürgschaftsdatum = buergschaft.ausstellungsdatumBuerge

Vertragsende = buergschaft.voraussichtlichesAblaufdatum

Urkundennummer = buergschaftsIdBuerge

Dokument-ID = gemäß Einrichtung aus dem Dokumentenmanagement

Bürgschaftsbeträge

Datum / Art = Vertragsbeginn / Vertragsende

Avalsumme = buergschaft.buergschaftsBetrag

Wird die Action aus dem NU-Teilvertrag ausgeführt, werden zusätzlich folgende Felder aus dem NU-Teilvertrag übernommen: 

Kreditornr.

Kostenstelle

Niederlassung

Bauleiter

Kostenart

Anz. Vorgang 

Nach dem erfolgreichen Import der Bürgschaft muss für den weiteren Fortgang des Prozesses die Fälligkeit des gebuchten Einbehalts angepasst werden, damit die einbehaltenen Summen über den AZV ausgezahlt werden können. Dazu wird mit der Action Nacharbeiten, Fälligkeiten anpassen Report 5003332 ausgeführt. Dadurch wird im Einbehaltsposten das Fälligkeitsdatum geändert und der ausstehende Betrag kann mit in den nächsten Zahlungsvorschlag übernommen werden. Über die Anzeige der enthaltenen Einbehalte im Register Summen der NU-Teilvertragskarte kann geprüft werden, ob noch Einbehalte nicht ausgezahlt wurden. 

Bürgschaft im Bürgschaftsportal anzeigen

Über diese Action aus der Bürgschaftsübersicht oder -karte kann direkt die entsprechende Bürgschaft mit der vorhandenen ‚Lfd. Nr. Bürgschaft‘ in Trustlog aufgerufen werden. Ggf. ist ein Login mit einem berechtigten Benutzer notwendig, dies ist nicht der technische Benutzer aus der Bürgschaftsportal Einrichtung, sondern der persönliche Zugang des Sachbearbeiters.