Finanzbuchhaltung Einrichtung

Unter Stammdaten, Einrichtung, Einrichtung, Register 'Lastschriftverkehr' können Einstellungen definiert werden, die einen direkten Einfluss auf den Lastschriftverkehr haben.

Register 'ALV'

Letzte LV-Avis-Nr.

Eingabe einer frei zu vergebenen Nummer für die Erstellung von Zahlungsavisen.
Mit der Datenträgerstellung wird pro Zahlungsavis eine fortlaufende Nummer vergeben; die letzte Avis-Nummer wird hier gespeichert. Hinweis: Ist keine Avis-Nr. hinterlegt, wird mit '1' begonnen.

Letzte LV-Belegnr.

Im Zahlungsvorschlag wird mit der Funktion 'Datenträger erstellen' pro Personenkonto pro Zahlungssatz eine fortlaufende Belegnummer vergeben, mit der auch die Zahlung gebucht wird.
Eingabe einer frei zu vergebenen Zahlungs-Belegnummer. Hinweis: Ist keine Belegnummer hinterlegt, wird mit '1' begonnen.

SEPA Mandatsreferenz

Hier kann der generelle Aufbau der Mandatsreferenz festgelegt werden, sie wird dann automatisch ermittelt, wenn keine Eingabe im Feld Mandatsreferenz in der Tabelle 'LA Mandate' erfolgt. Eine manuelle Eingabe bleibt unverändert, es wird nicht überschrieben. Die Angaben werden entsprechend der Einrichtung zusammengekettet, und am Ende auf die Länge 35 abgeschnitten. Hinweis: nicht zulässige Sonder- und Leerzeichen werden automatisch entfernt.

• Leer: Die Mandatsreferenz wird frei erfasst und verwaltet, es erfolgt keine Vorgabe.
• Nummernserie: Die Mandate werden mit einer einfachen Nummernserie verwaltet.
• D+Debitor+N+Nummernserie: Der Aufbau der eindeutigen Mandatsreferenz kann mit der Debitornummer verknüpft werden, um leichter identifizierbar zu sein.
• Kennzeichnung+D+Debitor+N+Nummernserie: Werden auch in anderen Mandaten oder Datenbanken Mandate verwaltet, kann eine freie Kennzeichnung der Nummer vorangestellt werden.

SEPA Mandat Nummernserie

Angabe der Mandate Nummernserie.

SEPA Mandat Kennzeichnung

Angabe einer Mandate Kennzeichnung (z.B. Mandant und oder Datenbank) falls gewünscht.

Debitoren

Unter Stammdaten, Debitoren sind im Register 'Zahlung' Einstellungen, wie z.B. Bankkontonummer, für den automatischen Lastschriftverkehr vorzunehmen.

Zahlungsform

Über die Zahlungsform kann bestimmt werden, in welcher Art und Format (SEPA Lastschrift, Einzugsermächtigungsverfahren, Abbuchungsauftragsverfahren etc.) Lastschriften vom Kunden durchgeführt werden sollen.
Beim Zahlungsvorschlag wird die hier hinterlegte Zahlungsform übernommen. Ist hier keine Zahlungsform hinterlegt, wird in die Zahlungsvorschlagszeilen keine Zahlungsform übernommen und muss dort manuell gepflegt werden.

Aktuelles Bankkonto

In der Debitor Bankkontoübersicht (Aufruf über den Lookup) sind die Bankdaten, wie BLZ und Bankkonto zu hinterlegen. Es können pro Debitor mehrere Bankkonten hinterlegt werden. Hinweis: Ist in der Debitor Bankkontoübersicht ein 'Kontoinhaber' (abweichender Kontoinhaber) hinterlegt, wird die Empfängerbezeichnung aus dem Namen des abweichenden Kontoinhabers ermittelt und in die DTA-Datei übergeben. Die Bankdaten werden aus dem Bankkonto-Code übernommen.

Adressnr. Avise
Adressat Avise

Bei den Personenkonten, die ein Zahlungs-Avis per E-Mail erhalten sollen, sind hier eine Adressnummer und ein Adressat für das Lastschriftavis zu hinterlegen. Hinweis: Es ist dabei zu beachten, dass beim 'Adressat Avise' eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein muss.

Dtaus-Fülldefinition

Bei einer Lastschrift mit komprimiertem Verwendungszweck wird pro Beleg/Posten ein Verwendungszweck à 27 Zeichen erstellt. Der Aufbau des Verwendungszwecks kann über die Dtaus-Fülldefinition variabel gestaltet werden.
Auswahl, ob und welche Dtaus-Fülldefinition bei diesem Debitor genutzt werden soll. Hinweis: Bei der DTA-Erstellung wird zuerst die Dtaus-Fülldefinition des Debitors geprüft und ausgewertet und, wenn beim Debitor keine Dtaus-Fülldefinition hinterlegt ist, dann wird die Dtaus-Fülldefinition aus dem Lastschriftvorschlagskopf verarbeitet.

Anzahl Posten pro Zahlsatz

Eingabe, wie viele Belege/Rechnungen mit einer Lastschrift beglichen werden sollen. Mögliche Eingaben:

• 1: Einzellastschrift mit 4 möglichen Verwendungszweckzeilen à 35 Zeichen.
• 2: Mit einer Lastschrift werden 2 Belege/Rechnungen ausgeglichen. Pro Beleg/Rechnung stehen zwei Verwendungszwecke à 35 (=70) Zeichen zur Verfügung.
• 4: Mit einer Lastschrift werden maximal 4 Belege/Rechnungen ausgeglichen. Pro Beleg/Rechnung steht ein Verwendungszweck à 35 Zeichen zur Verfügung.
• 8: Mit einer Lastschrift werden maximal 8 Belege/Rechnungen ausgeglichen. Pro Beleg/Rechnung stehen 17 Zeichen zur Verfügung.

Hinweis: Es besteht die Möglichkeit, den Aufbau des Verwendungszwecks frei zu definieren

max. Anzahl Zahlsätze pro Debitor

Eingabe, ab wie vielen Lastschriften ein Lastschriftavis erstellt werden soll.

• 0: Es wird grundsätzlich ein Lastschriftavis erstellt.

Hinweis: Wenn mehr Lastschriftsätze erzeugt werden müssten, als hier hinterlegt sind, erfolgt eine Sammellastschrift mit Lastschriftavis.

Beispiel:
In diesem Feld wurde '3' und im Feld 'Anzahl Posten pro Zahlsatz' wurde '4' hinterlegt. Das bedeutet, dass mit einer Lastschrift 4 Rechnungen ausgeglichen werden sollen. Pro Debitor sollen jedoch maximal 3 Zahlsätze (somit maximal 12 auszugleichende Belege) erstellt werden, danach soll eine Sammellastschrift mit einem Lastschriftavis erfolgen.
Bei dem Debitor A sind 10 Rechnungen zu begleichen. Bei der zuvor aufgeführten Einstellung würden drei Zahlsätze (2 x à 4 Belege und 1 x à 2 Belege) erstellt werden.
Bei dem Debitor B sind 15 Rechnungen zu begleichen. Bei der zuvor aufgeführten Einstellung würde eine Sammellastschrift mit Lastschriftavis erfolgen.

Lastschriftvorschlagsdefinition

In der Lastschriftvorschlagsdefinition sind Einstellungen vorzunehmen, die einen Einfluss auf den Lastschriftverkehr, Lastschriftvorschlag und Datenträgererstellung haben.
Es empfiehlt sich, für unterschiedliche Zahlungsformen/-arten eigene Lastschriftvorschlagsdefinitionen anzulegen.

Allgemein

LV-Definition

Eingabe eines Codes für die Lastschriftvorschlagsdefinition.

Bezeichnung/Bezeichnung 2

Eingabe einer Bezeichnung für die Lastschriftvorschlagsdefinition.

Suchbegriff

Eingabe eines Suchbegriffs für die Lastschriftvorschlagsdefinition.

Bankkontonr.

Eingabe/Auswahl, von welchem Bankkonto für diese Lastschriftvorschlagsdefinition der Einzug durchgeführt werden soll.

Skonto immer abziehen

Ist das Kennzeichen gesetzt, werden auch beim Lastschriftvorschlag mit Nettofälligkeit die Skontokonditionen II, wenn vorhanden, ansonsten die Skontokonditionen I ausgewertet.
Beispiel:
Eine RE in Höhe von 1000,- € (Skonto II 2%, Skonto I 3%, Nettofälligkeit 30.09.) wird bei Lastschrift per Zahldatum 30.09. mit 2% Skonto (980,- €) vorgeschlagen, wenn das Kennzeichen gesetzt ist. Wenn das Kennzeichen nicht gesetzt ist, erfolgt der Vorschlag in RE-Höhe 1000,- €.

Minimaler OP-Betrag

Eingabe, ab welchem Betrag offene Posten für diese Lastschriftvorschlagsdefinition im Lastschriftverkehr berücksichtigt werden sollen.

Maximaler OP-Betrag

Eingabe, bis zu welchem Betrag offene Posten für diese Lastschriftvorschlagsdefinition im Lastschriftverkehr berücksichtigt werden sollen. Achtung: Referenzierte Zahlungen und/oder Gutschriften werden beim min. bzw. max. OP-Betrag nicht berücksichtigt.
Beispiel:
Es ist ein minimaler OP-Betrag von 15.000,- € hinterlegt. Beim Lastschriftvorschlag wird somit eine RE in Höhe von 16.430,- € berücksichtigt; ebenso wird eine Zahlung (10.000,- €) des Debitors mit vorgeschlagen.

Anforderungsintervall-Tage

Eingabe des Lastschriftabstandes in Tagen zwischen zwei Einzügen. Auf Basis dieser Einstellungen wird die Zugehörigkeit der offenen Posten zum Lastschriftvorschlag bestimmt.
Beispiele:
Fälligkeitsdatum 23.09.xxxx
Einzugsdatum 18.09.xxxx
Nächster Einzug 22.09.xxxx (Zahlungsintervall = 4)
=> Rechnung wird beim Einzug 18.09.xxxx noch nicht berücksichtigt, sondern erst beim Einzug 22.09.xxxx.
Fälligkeitsdatum 23.09.xxxx
Einzugsdatum 20.09.xxxx
Nächster Einzug 24.09.xxxx (Zahlungsintervall = 4)
=> Rechnung wird bereits beim Einzug 20.09.xxxx berücksichtigt.

Toleranztage

Eingabe der Toleranztage für zulässige Nettofälligkeits-Fristüberschreitungen.
Beispiel:
Fälligkeitsdatum 23.09.xxxx
Toleranztage 26.09.xxxx (3 Toleranztage)
Einzugsdatum 20.09.xxxx
Nächster Einzug 24.09.xxxx (Zahlungsintervall = 4)
Nächster Einzug 28.09.xxxx (Zahlungsintervall = 4)
=> Rechnung wird beim Einzug 20.09.xxxx nicht berücksichtigt, sondern erst beim Einzug 24.09.xxxx.

Toleranztage mit Skonto

Ist das Kennzeichen gesetzt, werden die hinterlegten Toleranztage auch bei den Skontofälligkeiten berücksichtigt.
Beispiele:
Skontofälligkeit 21.09.xxxx
Toleranztage 24.09.xxxx (3 Toleranztage)
Einzugsdatum 20.09.xxxx
Nächster Einzug 24.09.xxxx (Zahlungsintervall = 4)
=> Rechnung wird beim Einzug 24.09.xxxx berücksichtigt.
Skontofälligkeit 21.09.xxxx
Toleranztage 24.09.xxxx (3 Toleranztage)
Einzugsdatum 22.09.xxxx
Nächster Einzug 26.09.xxxx (Zahlungsintervall = 4)
=> Rechnung wird beim Einzug 22.09.xxxx berücksichtigt.

OP-Auswahl

Im Unterpunkt 'OP-Auswahl' wird festgelegt, welche Posten beim Lastschriftvorschlag berücksichtigt werden sollen.

Nettofällige OP

Ist das Kennzeichen gesetzt, werden Posten, die per Fälligkeitsdatum fällig sind – in Verbindung mit den Anforderungsintervall- und Toleranztage – beim Lastschriftvorschlag berücksichtigt; d.h. es wird geprüft, dass das Fälligkeitsdatum (+Toleranztage) kleiner als das nächste Einzugsdatum ist.

Skontierfähige OP

Ist das Kennzeichen gesetzt, werden Posten, die per Skontodatum I oder II fällig sind – in Verbindung mit den Anforderungsintervall- und Toleranztagen – beim Lastschriftvorschlag berücksichtigt; d.h. es wird geprüft, dass das Skontodatum I oder II größer oder gleich dem Einzugsdatum abzüglich Toleranztage und kleiner als das nächste Einzugsdatum ist. Hinweis: Hierbei wird zuerst Skontodatum I und danach Skontodatum II geprüft.

Gesperrte OP

Ist das Kennzeichen gesetzt, werden auch gesperrte OP (Feld 'Abwarten') beim Lastschriftvorschlag berücksichtigt.
Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, werden Posten, bei denen das Feld 'Abwarten' gefüllt ist, nicht berücksichtigt.

Anzahlungs-OP

Ist das Kennzeichen gesetzt, werden auch Anzahlungs-Posten, d.h. Posten, bei denen das Feld 'Anz. Vorgang' gefüllt ist, beim Lastschriftvorschlag berücksichtigt.
Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, werden Posten, bei denen das Feld 'Anz. Vorgang' gefüllt ist, nicht berücksichtigt.

Niederlassungsfilter

Sollen beim Lastschriftvorschlag nur Posten einer oder mehrerer Niederlassungen berücksichtigt werden, ist ein entsprechender Niederlassungsfilter zu hinterlegen.

Clearing

Im Register 'Clearing' wird festgelegt, ob Einzel- oder Sammellastschriften (Zusammenfassen) oder Lastschriften zu einer bestimmten Anzahl von Positionen komprimiert werden sollen.
Des Weiteren werden hier die Verzeichnisse für die Clearing-Dateien hinterlegt.

Verzeichnis für DTA-Datei

Eingabe/Auswahl eines Verzeichnisses, in dem die Datenträger-Dateien gespeichert werden sollen.

Verzeichnis für DTA-Kopie

Eingabe/Auswahl eines Sicherungsverzeichnisses für die Datenträger-Dateien.

Der Name der Sicherungsdatei ist wie folgt aufgebaut: DTA-Dateiname_Datum(TTMMJJ)_Zeit(HHMMSS).
Beispiel:
DTAUS_250811_150814

Hinweis: Wird kein Sicherungsverzeichnis hinterlegt, werden keine Sicherungsdateien erzeugt.

DTA-Dateiname

Eingabe des Dateinamens für die Datenträger-Datei.

Zusammenfassen Clearing

• Sammellastschrift

Ist das Kennzeichen gesetzt, wird grundsätzlich pro Debitor eine Sammellastschrift (Summe) erstellt. Im Verwendungszweck der Clearing-Datei wird der Text 'Avis xxxxx' gefüllt. Bei Bedarf kann nach der Datenträgererstellung ein Avis gedruckt werden. Auf dem Avis werden zeilenweise die einzelnen Belege/Posten, die eingezogen wurden, aufgelistet.

Hinweis: Die Avis-Nr. wird unter Finanzbuchhaltung/Einrichtung/Finanzbuchhaltung Einrichtung, Register 'ALV', Feld 'Letzte LV-Avis-Nr.' gespeichert und kann dort bei Bedarf manuell gepflegt werden.

• Einzellastschrift

Achtung: Wenn Gutschriften und Zahlungsposten mit Rechnungen verrechnet werden, erfolgt grundsätzlich eine Sammellastschrift.
Ist dieses Kennzeichen und das Kennzeichen 'Komprimierter Verwendungszweck Clearing' nicht gesetzt, werden bis zu 4 Posten zu einem Zahlungssatz zusammengefasst. Im Verwendungszweck der Clearing-Datei werden pro Rechnung 3 Zeilen à 27 Zeichen verwendet. (Beispiel siehe Verwendungszwecke 'CLÜBERW', 'CLEINZUG', 'CLLAST').

Komprimierter Verwendungszweck Clearing

Hinweis: Dieses Kennzeichen kann nicht gesetzt werden, wenn das Kennzeichen 'Zusammenfassen Clearing' gesetzt ist.
Ist das Kennzeichen gesetzt, werden bis zu 13 Posten mit einer Lastschrift berücksichtigt. Es wird pro Posten eine Verwendungszweckzeile à 27 Zeichen angelegt. (Beispiel siehe Komprimierter Verwendungszweck (Standard)).

Hinweis: Sind mehr als 13 Posten pro Debitor einzuziehen, wird eine Sammellastschrift mit Avis erstellt.

Zeitstempel auch für DTA-Datei

Wenn der Name der DTA-Datei ebenfalls mit einer Zeitangabe (Aufbau analog zur Sicherungsdatei) erfolgen soll, ist hier ein Kennzeichen zu setzen. Hinweis: Ist hier ein Kennzeichen gesetzt, ist es zwingend, dass das DTA-Verzeichnis und DTA-Sicherungsverzeichnis unterschiedlich sein müssen.

Lastschrift

Wenn Lastschriften nicht elektronisch, sondern per Druck (Papier) erfolgen sollen, kann hier gekennzeichnet werden, ob eine Sammellastschrift oder Einzel-Lastschriften erstellt werden sollen.

SEPA

Für die SEPA Lastschrift ist mindestens eine Definition anzulegen. Sollen Einzüge nach CORE, CORE1 oder B2B vorgenommen werden, ist für jede Zahlungsform eine Definition anzulegen (weitere Informationen dazu vgl. Handbuch SEPA – Single Euro Payments Area)

Zahlungsform

Angabe der gewünschten Zahlungsform.

Vorlauftage

Lastschriften müssen je nach Lastschriftart unterschiedlich lange vor Fälligkeit bei der Bank zur Prüfung vorliegen.
CORE Erstlastschriften müssen 5 Tage vor Fälligkeit bei der Bank vorliegen, Folgelastschriften 2 Tage vorher. CORE1 Lastschriften mit verkürzter Vorlaufzeit müssen 1 Tag vor Fälligkeit bei der Bank vorliegen, B2B Lastschriften ebenfalls 1 Tag. Grundlage für die Prüfung der Vorlauftage durch die Banken sind Targettage. (D.h. Montag – Freitag ohne die Targetfeiertage 1. Januar, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, 25. & 26. Dezember).
Sofern die Fristen nicht eingehalten sind, kann die Datei zurückgewiesen werden. In der Lastschriftdefinition können daher Vorlauftage (Kalendertage) angegeben werden. Die Rechnungen werden entsprechend früher (1, 2 oder 5 Tage vor Fälligkeit) in den Lastschriftvorschlag übernommen. Alternativ kann der gewünschte Ausführungstag für die Datei angegeben werden. Hinweis: Einige Banken weisen bei fehlerhaftem Ausführungsdatum nicht die Datei zurück, sondern passen das Ausführungsdatum an.

Anzahl Posten pro Zahlsatz

Vgl. Anzahl Posten pro Zahlsatz auf der Debitorenkarte.

max. Anzahl Zahlsätze pro Debitor

Vgl. Anzahl Zahlsätze pro Debitor auf der Debitorenkarte.