Allgemein

Bestellungen sind dazu gedacht die Menge und Konditionen, die von Artikeln bei einem Kreditoren bestellt werden, zu überwachen und festzuhalten. Zudem ist dieser Beleg als Grundlage für die Auftragsbestätigung des Kreditoren zu sehen.
Der Aufruf erfolgt über das Rollencenter Einkauf/Vorschlag Bestellung/Bestellungen. Darüber wird zunächst die Übersicht aller Bestellungen aufgerufen.
Eine Neuerfassung oder Bearbeitung der Bestellungen ist von hier aus möglich.

Es gibt in Finance insgesamt 3 Möglichkeiten eine Einkaufsbestellung zu erzeugen:

• Einkaufsanfrage in eine Einkaufbestellung umwandeln
• Einkaufsbestellung direkt erzeugen (ohne vorherige Anfrage an Kreditor)
• Einkaufsbestellung per Bestellvorschlag

Einkaufsanfrage in eine Einkaufbestellung umwandeln:

Im ersten Step öffnet man die bereits erstellte Anfrage und trägt das gewünschte Bestelldatum im Feld „Bestelldatum“ ein. Anschließend überführt man die Anfrage über > Ausführen > Bestellung erzeugen Ihre Anfrage in eine Bestellung. Es erscheint die Abfrage „Wollen Sie die Anfrage in eine Bestellung übernehmen?“

Einkaufsbestellung direkt erzeugen (ohne vorherige Anfrage an Kreditor):

Um eine Bestellung anzulegen, ohne vorherige Anfrage an einen Lieferanten, gibt es folgende 2 Alternativen:

• Im RC „Einkäufer“ über > Vorschlag Bestellung > Bestellungen
• Über die Kreditorenkarte > Aktionen / Belege / Bestellungen

Einkaufsbestellung per Bestellvorschlag: 

Um eine Einkaufsbestellung per Bestellvorschlag zu erzeugen wird im Rollencenter Einkauf über Vorschlag Bestellung der Bestellvorschlag ausgewählt. 

Die Erfassung von Artikeln im Bestellvorschlag kann auf 3 Arten erfolgen:

1. Manuelle Erfassung in den Bestellvorschlagszeilen
2. Über die Funktion „Artikel Wiederbestellung“ über > Vorbereiten > Artikel Wiederbestellung. Mit dieser Funktion wird ermittelt, ob der Lagerbestand eines bestimmten Artikels so gering ist, dass er nachbestellt werden muss. In diesem Fall wird ein Bestellvorschlag für die Artikel erzeugt, die nachbestellt werden müssen.
3. Über die Funktion „Auftrag holen“, um die Bestellvorschlagszeilen zu füllen. Mit dieser Funktion wird festgestellt, welche Verkaufsauftragszeilen für Direktlieferungen vorgesehen sind. Danach werden die Bestellvorschlagszeilen für die Artikel erstellt, die direkt an den Debitor geliefert werden

Im Anschluss kann über Vorbereiten > Bestellung erstellen die Bestellung erstellt werden.

In die Felder In Bestellung kopieren, Buchungsdatum und Erwartetes Lieferdatum wird automatisch das aktuelle Arbeitsdatum eingetragen. Es ist jedoch möglich  das Datum  ggf. ändern. Zusätzlich besteht die Möglichkeit im dem Feld Ihre Referenz einen Text einzugeben und festzulegen, ob die Bestellungen sofort ausgedruckt werden sollen.

Abschließend klickt man auf die Schaltfläche OK, damit die Anwendung die Einkaufsbestellungen erstellt. Wenn derselbe Kreditor in mehreren Zeilen auftaucht, werden diese Zeilen zusammengefasst.

Einkaufsbestellung

Die Kopfdaten in der Registerkarte Allgemein in einer Bestellung sind wie folgt:

Allgemein

Nr.

Belegnummer der Bestellung

Eink. von Kred.-Nr.

Kreditorennummer des Lieferanten / Kreditoren

Eink. von Name, Eink. von Adresse, Eink. von Adresse 2, Eink. von PLZ Code, Eink. von Ländercode, Eink. von Ort

Name und Adresse des Kreditoren

Eink. von Kontaktperson

Auswahl von Adressaten, die bei der Adresse des Kreditoren hinterlegt sind

Kostenstelle

Kostenstelle, auf die sich diese Bestellung bezieht. Muss nur dann angegeben werden, wenn die Bestellung spezielle für diese Kostenstelle gilt. Ist eine Vorschlagswert für alle Zeilen

Niederlassung

Niederlassung der eigenen Firma

Verk. an Deb.-Nr.

Debitor, an den die Abrufe fakturiert werden

Bestelldatum

Datum der Bestellung

Belegdatum

Datum des Beleges

Einkäufercode

Einkäufer, der diesen Beleg erstellt hat, oder für den Beleg zuständig ist

Zlg. Bedingungscode

Zahlungsbedingung aus dem Kreditoren. Vorschlagswert aus dem gleichnamigen Feld im Kreditoren. Kann pro Beleg angepasst werden.

Lieferbedingungscode

Lieferbedingung aus dem Kreditoren. Vorschlagswert aus dem gleichnamigen Feld im Kreditoren. Kann pro Beleg angepasst werden.

Erwartetes Lieferdatum

Tag an dem die Ware erwartet wird

Format Lieferdatum

Lieferdatum: Konkretes Datum der Lieferung; KW: Kalenderwoche für die Lieferung; KW auf Abruf: Kalenderwoche für die Lieferung auf Abruf; Auf Abruf: Abruf der Lieferung zum definierten Tag

Lieferzeit (Uhrzeit)

Uhrzeit der Lieferzeit (ggf. für Baustellen interessant)

Dokument-ID

Dokumenten-ID des ggf. in das Archivsystem gedruckten Beleges

Beleg

Über das Menü Auswählen, Registerwechsel wird auf die zweite Seite der Kopfdaten gewechselt. Die Kopfdaten in der Registerkarte Beleg in einem Bestellung sind wie folgt:

Projektnr.

Projektnummer, dem diese Bestellung zugeordnet ist

Vorspann drucken

Vorspann auf dem Report drucken

Nachspann drucken

Nachspann auf dem Report drucken

Bestelladresscode

Auswahl an Bestelladressen, die dem Kreditoren zugeordnet sind

Gerät

Auswahl eines Gerätes aus der Gerätedatenbank

Buchungsbeschreibung

Wird in der Regel automatisch gefüllt mit der Belegbezeichnung und der Belegnummer

Gültig ab

Gültig bis

Freigabe zur Berechnung

Offen: Beleg ist noch nicht für den Abruf freigegeben; Freigegeben: Beleg ist für den Abruf freigegeben

Bestellwert

Sofern Bestellungen aus dem Rahmenvertrag ausgelöst sind ist dies die Gesamtsumme der Bestellungen

Betrag

Betrag der einzelnen Zeilen in dem Rahmvertrag

Zahlung an Kred.-Nr.

Kreditorennummer des Zahlungsempfängers

Zahlung an Name

Name des Kreditoren des Zahlungsempfängers

Ihre Referenz

Auftragsbestätigungsnummer des Lieferanten

Budget berechnet

Summe der bisher abgerufenen Bestandteile

Budget Eingabe

Budget für diesen Rahmenvertrag

Skontodatum

Skontodatum bis zu dem das Skonto gezogen wird. Wird ab Belegdatum gerechnet in Verbindung mit der Zahlungsbedingung.

Sktono %S

konto Prozent der Zahlungsbedingung

Skontotage

Skontotage der Zahlungsbedingung

Fälligkeitsdatum

Fälligkeit der Zahlung. Wird aus der Zahlungsbedingung errechnet

Fälligkeitstage

Fälligkeitstage der Zahlungsbedingung

Zahlungsformcode

Art der Zahlung, z.B. Überweisung, Einzug, etc.Kred.-Bestellnummer

Gewerk

Gewerk aus der Adresse des Kreditoren.

Rechnung an

Adress-Nr.ggf. abweichende Rechnungsadresse

Rechnung an Name

Name der Rechnungsadresse

Lief. an Name

Liefername für diesen Beleg

Lief. an Adresse

Lieferadresse für diesen Beleg

Freier Text

Freies Textfeld für den Kopf

Lagerortcode

Vorschlagswert für alle Zeilen, sofern die Waren für einen bestimmten Lagerort bestimmt sind

Einkauf Lieferungsnr.

Möglichkeit der Ansicht aller gebuchten Lieferscheine zu dieser Bestellung

Lief. an Code

Lief. an Code (Baustelle) des Debitoren für die Direktlieferung an den Kunden

letzte Lieferscheinnummer

Nummer des letzten Eingangslieferscheins zu dieser Bestellung

interner Auftrag

interner oder externe Auftrag

Folgende Aktionen können für die Bestellung im Kopf ausgelöst werden:

Menüband

Auswählen

Registerwechsel

Wechseln zwischen den allgemeinen und den Belegkopfdaten

Vorbereiten

Kreditor

Öffnet die Kreditorenkarte des eingetragenen Kreditors

Gesamtrab. / Frachtzu. einfügen

Gesamtrabatte und Frachtzuschläge einfügen

Vor- und Nachspann, Kopftexte, Fußtexte

Verwaltung von Vortexten und Nachtexten zu diesem Beleg

Belegtextbausteine

Übersicht der ausgewählten Kopf- und Fußtexte

Massenauszug importieren

Import von Massenauszugszeilen aus BUILD

Import über Scannerschnittstelle

Import von Zeilen über Scannerdaten Lager

Bemerkungen, Externe Bemerkungen

Interne und externe Bemerkungen zu diesem Beleg

Ausführen

Listenpreise schreiben

Schreibt die Preise der einzelnen Zeilen in die Listenpreise der Artikel

Bestellung erstellen

erstellt aus dem Rahmenvertrag eine Bestellung mit allen Zeilen

Legierungszuschläge berechnen

Berechnet die Legierungszuschlägen zu allen Artikeln, die im Artikelstamm als Legierungsartikel gekennzeichnet sind, zu den aktuellen Konditionen

Auswerten

Scannerdaten anzeigen

Zeigt die importierten Scanndaten Lager Zeilen an, die zu diesem Beleg erfasst worden sind

Statistik

Einkaufsstatistik zu dem Kreditoren

Dokument anzeigen

Zeigt das Dokument im Archivsystem an

Verwendung

Über diese Seite kann nachvollzogen werden, in welche Tabellen der aufgerufene Belegkopf zurückgeschrieben wurde. 

Nachbearbeiten

Beleg kopieren

Hat der Beleg eine Belegnummer, so kann hierüber ein anderer Beleg inkl. Kopf und Zeilen hierhin kopiert werden.

Berichten

Drucken, Faxen, Mail

Druckt den Beleg aus, bzw. faxt oder sendet eine E-Mail mit dem Beleg an den Kreditoren. 

Belege

Anfragevorgangszeilen

Zeigt alle Anfragevorgangszeilen zu der Bestellung an, sofern welche existieren

Anfragen

Zeigt alle Anfragen zu der Bestellung an, sofern welche existieren

Rahmenverträge

Zeigt alle Rahmenverträge zu der Bestellung an, sofern welche existieren

offene Rahmenverträge anzeigen

Zeigt alle offenen Rahmenverträge zu der Bestellung an, sofern welche existieren

Rahmenvertrag Historie

Zeigt alle abgeschlossenen Rahmenverträge zu der Bestellung an, sofern welche existieren

Bestellungen

Zeigt alle Bestellungen zu der Bestellung an, sofern welche existieren

Lieferungen

Zeigt alle Lieferungen zu der Bestellung an, sofern welche existieren

Rechnungen

Zeigt alle Rechnungen zu der Bestellung an, sofern welche existieren

Zeilen

Für die detaillierte Beschreibung der Positionszeilen und dem Menüband der Zeile siehe die allgemeine Beschreibung MAWI Einkaufszeile.