Allgemein

Geräte werden in Buchungsblättern gebucht. Es sind zwei grundlegende Arten von Buchungen möglich, Leistungsbuchungen und Vorhaltebuchungen. Beide werden im gleichen Buchungsblatt erfasst. 

Im oberen Teil des Buchungsblatts können einige Werte eingetragen werden, die in jede neue Zeile übernommen werden. Auf diese Weise können gleichartige Belege einfacher gebucht werden.

Gerätebelege können auch per Schnittstelle übernommen werden, siehe GER Gerätebelege aus Excel. 

Gerät Buch.-Blatt

Die Erfassung gliedert sich in Kopf- und Positionsdaten. Im Kopf werden die Standard-Informationen festgelegt, die dann später in den Zeilen als Vorschlagswerte dienen. 

Buch-Blattname

Auswahl des Buchungs-Blattnamens. Der Buchungs-Blattname steuert die u.a. Bedeutung des erfassten Wertes in der BBA. 

Belegdatum, Buchungsperiode, Belegnummer

Die Belegdaten Belegdatum, Buchungsperiode und Belegnummer können vorgegeben werden.

Die Buchungsperiode ist in der Regel der Monat des Belegdatums. Bei Leistungsbuchungen kann auch eine vom Belegdatum abweichende Periode eingetragen werden. Der Beleg wird dann in dieser Periode gerechnet. Bei Vorhaltebuchungen muss die Buchungsperiode der Monat des Belegdatums sein, es sei denn, der Monat des Belegdatums ist abgeschlossen. Dann kann ein nachträglicher Beleg gebucht werden, der erst im aktuellen Monat gerechnet wird.

Einsatzart

Auswahl einer Einsatzart für die Erfassung, siehe auch GER Einsatzarten. 

Buchungsart

Auswahl der Buchungsart, die vorgeschlagen werden soll:

• Vorhaltung: Vorhaltebuchungen sind Buchungen für Geräte, die längerfristig auf einer Baustelle sind. Es werden die Verschiebungen von einem Ort zu einem anderen gebucht. Während der Zeit, in der sich ein Gerät auf einer Baustelle befindet, kann es sich in verschiedenen Einsatzarten befinden, etwa im Stillstand oder im Einsatz. Vorhaltebuchungen werden mit Monatspreisen der BGL oder besonders eingerichteten Monatspreisen bewertet.
• Leistung: Leistungsbuchungen sind Buchungen für Geräte, die nach Stunden oder einzelnen Tagen oder für Fahrzeuge, die z.B. nach km berichtet werden. Diese Buchungen werden bei der Ermittlung des Gerätestandortes nicht berücksichtigt. Für die Berechnung gelten besondere Preise oder sie werden aus den Monatspreisen ermittelt.
• Korrektur: Korrekturen sind wertmäßige Berichtigungen. Wenn z.B. im Vormonat irrtümlich Geräteeinsatz berechnet wurde, diese Abrechnung aber nicht mehr geändert werden kann, können Gutschriften erfasst werden. Sie werden automatisch mit den Gerätepreisen wie andere Buchungen bewertet. Sie haben keinen Einfluss auf den Gerätebestand.
• Disposition: Dispositionen sollten über den separaten, hierfür vorgesehenen Menüpunkt erfasst werden, siehe GER Gerätedisposition. 

Leistungsbuchungen in

Für Leistungsbuchungen kann die gewünschte Einheit, also Stunden, km automatisch eingetragen werden.

Kostenstelle, Von Kostenstelle 

Angabe der abgebenden und der annehmenden Kostenstelle. 

Die Vorgehensweise im Gerätebuchungsblatt

Im Geräte-Buchungsblatt können unterschiedliche Arten von Buchungen erfasst werden. Für die Buchungsarten sind jedoch unterschiedliche Eingaben erforderlich. Die Buchungen sollten daher getrennt erfasst werden. Vor der Erfassung können dann die entsprechenden Spalten eingeblendet werden.

Es sollte mit mehreren Buchungsblattnamen gearbeitet werden. Mindestens sollte jeder Benutzer ein eigenes Buchungsblatt haben. Günstig ist es auch, für die verschiedenen Buchungsarten verschiedene Buchungsblätter zu führen. Belege, die noch korrigiert werden müssen, also noch nicht gebucht werden können, könnten in einem gesonderten Buchungsblatt abgelegt und dann wieder bearbeitet werden.

Wenn mit mehreren Buchungsblättern gearbeitet wird, können in Abrechnung, Ausstehende Buchungen alle Buchungsblattnamen angezeigt werden, in denen sich noch ungebuchte Zeilen befinden. Die Anzeige kann pro Monat oder für alle Monate aufgerufen werden. Es wird empfohlen, eine kleinere Anzahl von Belegen zu erfassen und dann zu buchen. Eine große Menge von Belegen zu erfassen und dann erst zu buchen, ist nicht zu empfehlen. Die Bestände werden erst durch die Buchung aktualisiert, außerdem kann das Buchen großer Buchungsblätter langsam sein.

Nachdem die Belege im Buchungsblatt gebucht wurden, sind sie als Einzelbelege, Geräteposten, vorhanden. Die Geräteposten können zunächst nur angezeigt werden. In der Übersicht der Geräteposten können aber einzelne Belegangaben geändert werden.

• Bei Vorhaltebuchungen sind Gerät, Kostenstellen, Belegdatum, Einsatzart und Gerätemenge Daten, die für die Bestandsführung von Bedeutung sind. Sie sollen nicht geändert werden, oder, wenn doch erforderlich, nur unmittelbar, bevor die Geräteabrechnung ausgeführt wird.
• Zusatzausrüstungen können automatisch mit dem Grundgerät gebucht werden, ohne dass sie bei der Belegerfassung eingetragen werden müssen. Siehe die Erläuterungen in GER Zusatzausrüstungen.
• Für Leistungsbuchungen werden Mengeneinheiten benötigt. Diese müssen jedoch nicht eingegeben werden, sondern werden automatisch eingetragen. Zu diesem Zweck im Stammdaten-Menü, Geräte, Weitere, Einheiten, jeweils eine Einheit für Stunden, Tage, km eintragen und mit der entsprechenden Bedeutung versehen.

Menüband

Vorbereiten

Gerät

Aufruf der Gerätekarte.

Preisauskunft

Aufruf der Preisauskunft zum angegebenen Gerät. 

Testbericht, Fehlertext anzeigen

Über diese Funktion kann die Erfassung auf Plausibilität geprüft, bzw. erkannte Fehlertexte angezeigt werden. Um die Erfassung buchen zu können, dürfen keine Fehler vorhanden sein. 

Einfügen Kostenstellenbestand

Alle Geräte einer Kostenstelle können pauschal auf eine andere Kostenstelle gebracht werden. In der Funktion Einfügen Kostenstellenbestand wird die Eingabe der Von-Kostenstelle, der Auf-Kostenstelle und der Einsatzart ermöglicht. Nach Bestätigung werden Buchungszeilen mit allen Geräten der Kostenstelle erstellt. Die noch fehlenden Belegdaten kommen aus den Vorgabewerten des Buchungsblatts.

Einfügen Einsatzartenwechsel

Geräte sind bereits auf einer Kostenstelle gebucht. Sie sollen jetzt pauschal in eine andere Einsatzart gebracht werden. Über diese Funktion können die Kostenstelle, die neue Kostenstelle und die neue Einsatzart und das Belegdatum eingetragen und bestätigt werden. Es werden entsprechende Buchungszeilen zu Prüfung bereit gestellt. 

Einfügen Geräteset

Gerätesets enthalten mehrere Geräte. Die Definition kann im Stammdaten-Menü unter Geräte, Gerätesets getroffen werden, siehe GER Gerätesets. Auf diese Weise können z.B. die Geräte eines Werkstattwagens zusammengestellt werden. Im Geräte-Buchungsblatt wird über diese Funktion zunächst ein Geräteset gewählt. Die Eingabe der Von-Kostenstelle, der Auf-Kostenstelle und der Einsatzart auf der Auf-Kostenstelle und weitere aus dem Buchungsblatt, können ergänzt werden. Alle Geräte des Sets werden in Buchungszeilen übertragen. Die noch fehlenden Belegdaten kommen aus den Vorgabewerten des Buchungsblatts.

Ergebnissätze stornieren

Wenn eine Berechnung eines früheren Monats korrigiert werden soll, dann kann dies über diese Funktion erfolgen. Es wird eine Übersicht aufgerufen, in der die Geräteergebnisse gefiltert und ausgewählt werden können. Dann werden die Daten dieser Berechnung in das Geräte-Buchungsblatt übertragen und können dort bearbeitet und gebucht werden. Es werden Korrekturzeilen erstellt.

Es ist zu beachten, dass in der Übersicht der Geräteergebnisse ein Tabellenfilter gesetzt werden muss, ansonsten werden alle Ergebnisse als zu übertragen ausgewählt. Der Tabellenfilter ermöglicht es, gleichzeitig mehrere Berechnungen als Korrektur in das Buchungsblatt zu übertragen, es könnten z.B. alle Berechnungen einer Kostenstelle in einem Monat storniert werden.

Leistungsbuchungen übernehmen

Hier, in den Fahrten-Buchungsblättern und über die Aktivitäten, Import/Export im Rollencenter Geräteabrechnung, können die Beleg aus der Berichtsdaten Erfassung im Baulohn mit Gerätenummer übernommen werden. Für die Prüfung, ob die Daten bereits vorhanden sind, also bereits übernommen wurden, werden hierbei alle Buchungsblätter geprüft. 

Ausführen

Buchen

Über diese Funktion wird die Erfassung gebucht und der Geräteposten erstellt. 

Auswerten

Posten

Nachdem Gerätebelege in Buchungsblättern erfasst und gebucht wurden, können sie in den Geräteposten überprüft werden.

Gerätestandort

Für Vorhaltebuchungen ermittelt die Geräteabrechnung aus den Posten die Gerätestandorte. Siehe auch GER Gerätestandort. 

Regeln bei Gerätebuchungen

• Belegdaten: Belegdatum und Buchungsperiode müssen eingegeben werden. Der Monat der Buchungsperiode darf noch nicht abgeschlossen sein, es sei denn, es handelt sich um einen nachträglichen Beleg.
• Für Vorhaltebuchungen müssen die Von-Kostenstelle und die Auf-Kostenstelle eingetragen werden. Die aktuelle Bestands-Kostenstelle wird vorgeschlagen. Eine Bestandsprüfung wird nur als Hinweis, der im unteren Teil des Bildschirms angezeigt wird, ausgeführt. Eine blaue Zeile bedeutet, dass kein Bestand auf der Von-Kostenstelle vorhanden ist. Gebucht werden kann dennoch.
• Für Leistungsbuchungen muss nur die belastete Kostenstelle eingetragen werden.
• Die Menge ist die Anzahl Tage, Stunden oder km. Bei Vorhaltebuchungen wird die Menge automatisch ermittelt, sie kann also nicht eingegeben werden. Wenn die vorläufige Dauer der Vorhaltung bekannt ist, kann ein Bis-Datum eingetragen werden. Bei Leistungsbuchungen muss die Menge eingetragen werden.
• Eine Einsatzart kann eingetragen werden. Bei der Einsatzart ist eine Definition möglich, dass nur bestimmte Gerätearten mit dieser Einsatzart gebucht werden dürfen.
• Nachträgliche Gerätebelege sind solche, deren Belegdatum in einen abgeschlossenen Monat fällt. Nur Vorhaltebuchungen können nachträgliche Belege sein.
• Nachträgliche Belege ändern nicht den Bestand im Belegmonat. Die Bestands- und Standortauskunft behält die Werte, wie sie durch die Geräteabrechnung festgestellt wurden. Dadurch wird erreicht, dass keine Unterschiede zwischen Bestandslisten und Abrechnungslisten entstehen.
• Für die Periode, in welcher der nachträgliche Beleg gerechnet wird, wird geprüft, ob das Gerät des Belegs sich noch auf der Kostenstelle befindet. Wenn ja, wird die Berechnung in diesem Monat fortgeführt.
• Abgeschlossener Monat: Im Geräteabrechnungs-Menü, Periodische, kann für einen Monat "Abgeschlossen" angekreuzt werden.
• Berechnung: Nachträgliche Belege werden im aktuellen Monat für den aktuellen Monat weiterberechnet, wenn das Gerät noch auf der Kostenstelle ist. Als Buchungsperiode also die aktuelle Periode eintragen.
• Es erfolgt keine nachträgliche Berechnung und keine Gutschrift der erfolgten Berechnungen.

Manuelle Korrektur: Monat wieder öffnen

Wenn es erforderlich sein sollte, kann der Abschluss eines Monats einfach wieder aufgehoben werden, indem das Feld "Abgeschlossen" nicht angekreuzt wird. Dann ist der Monat wieder offen für Buchungen. Wenn der Monat wieder geöffnet wird, müssen bisher gebuchte nachträgliche Belege, die nach ihrem Belegdatum in diesen Monat gehören, neu bearbeitet werden. Hierfür steht eine Funktion zur Verfügung. Im Geräteabrechnungs-Menü, Periodische, Funktionen, den wieder geöffneten Monat eintragen, den Untermenüpunkt Aktualisierung auswählen und "Nachträgliche Belege aufheben" ausführen.

Dadurch werden nachträgliche Belege zu Belegen ihres Belegmonats. Auch die Bestände des Monats werden entsprechend geändert.

Korrekturen von Gerätebuchungen

Korrekturen können im Geräte-Buchungsblatt erstellt werden. Als Buchungsart muss pro Zeile Korrektur eingetragen werden. Korrigiert werden Vorhalteberechnungen. Bei Korrekturen kann nur eine Kostenstelle eingetragen werden. Es ist die Kostenstelle, für welche die Korrektur erstellt wird. Wenn eine nachträgliche Belastung einer Kostenstelle und eine nachträgliche Gutschrift für eine andere Kostenstelle gebucht werden sollen, dann gibt es folgende Vorgehensweisen

• Es können zwei Zeilen erfasst werden, für jede Kostenstelle eine. Es kann im Buchungsblatt die Spalte "Gegen-Kostenstelle" eingeblendet werden. Dann die Gutschrifts-Kostenstelle eintragen. Auf diese Weise wird eine Umbuchung zwischen den Kostenstellen erreicht, ohne dass die Geräte-Stammkostenstelle, die ansonsten die Gutschrift erhält, berührt wird.
• Über die Gerätemenge kann gesteuert werden, ob es eine Belastung oder eine Gutschrift sein soll. Bei Gutschriften oder Stornierungen eine negative Gerätemenge eintragen.
• Die Anzahl der zu korrigierenden Tage kann entweder ins das Feld Menge eingetragen werden, oder es wird ein bis-Datum eingegeben. Dann werden die Tage von Belegdatum bis zum bis-Datum errechnet.
• Korrekturen ändern nicht den Gerätebestand. Änderungen des Gerätebestands können durch Geräteinventur erreicht werden.
• Leistungsbuchungen können korrigiert werden, indem eine Leistungsbuchung mit negativer Menge, also Stunden, Tagen, km, erfasst wird.