BBA Einzelbelegdefinitionen
- Confluence Service
Allgemein
Im BBA-Menü können im Menü Berichte in den Einzelbelegdefinitionen verschiedene Einzelnachweise definiert werden.
Die hier definierten Einzelbelege können über 'Ausgabe' nach Excel übertragen oder über 'Drucken' auch ausgedruckt oder als Vorschau am Bildschirm angezeigt werden.
Einzelbelegdefinition Karte
Allgemein
Name, Bezeichnung, Bezeichnung2
Pro Definition kann der Name frei vergeben werden, über die Bezeichnung erfolgt eine weitere Beschreibung.
Suchbegriff
Der Suchbegriff wird automatisch aus der Bezeichnung gebildet und kann geändert werden.
Persönlich
Da die Anlage der Definitionen aufwendig sein kann, ist es möglich, sie durch die Kennzeichnung als Persönlich vor Veränderungen durch andere Benutzer zu schützen.
Nur Summen drucken
Wenn dieses Feld aktiviert ist, dann werden zu den Sortierungen, die für die Definition vorgenommen werden, nur die die Summen und nicht die Einzelbelegzeilen dazu ausgegeben.
Kumulieren Herkunft
Dieses Feld ermöglicht die Auswahl einer Ist-Werte-Herkunft für die Kumulation.
Belege nach Bauende
Über die Auswahl in diesem Feld wird entschieden, welche Belege für Baustellen nach Bauende selektiert werden.
- Blank: Alle Belege werden ausgewählt.
- Nur: Belege nach Bauende werden ausgewählt, Belege, die zeitlich vor dem Bauende liegen, werden nicht berücksichtigt.
- Nicht: Belege nach Bauende werden nicht berücksichtigt, nur Belege bis zum Bauende werden ausgewählt.
Bauende-Stichtermin
Dieses Feld legt zum Feld 'Belege nach Bauende' fest, bis zu welchem Zeitpunkt die Belege selektiert werden.
- Blank: Es erfolgt keine Begrenzung
- Bauendetag: Es gilt das Bauende-Datum
- Monatsende: Es gilt das Monatsende des Bauende-Monats
Einzelbelegsortierung
In der Übersicht zur Definition festlegen, wie die Belege sortiert und summiert werden sollen.
Beispiel:
| Reihenfolge | Sortierung | Überschrift | Neue Seite | Wiederholung auf neuer Seite | Summe | Summe/Überschrift, wenn leer |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Bauleiter | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein |
| 2 | Kostenstelle | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein |
| 3 | Kostenart | Nein | Nein | Nein | Ja | Nein |
| 4 | Debitor/Kreditor-Nr. | Nein | Nein | Nein | Ja | Nein |
Auf diese Weise werden Summen nach allen 4 Kriterien gedruckt, pro Bauleiter und pro Kostenstelle wird eine Überschrift gedruckt und eine neue Seite begonnen.
Dieses Beispiel kann über die Funktion 'Standard einfügen in eine neue Definition übernommen werden.
Wenn Standard einfügen aus einer bereits bestehenden Definition ausgeführt wird, dann werden die bereits eingerichteten Einzelbelegsortierungen mit dem Standard überschrieben.
Standard einfügen
Wenn die Sortierung geändert wurden, dann kann über diese Funktion der oben beschriebene Standard wiederhergestellt werden.
Ausgabe
Über die Funktion Ausgabe in der Menüleiste wird der Einzelbelegnachweis in Excel erstellt. Hierbei werden im gewählten Ausgabeverzeichnis separate Excel Datei für die erste Sortierung erstellt.
Beispiel:
Wenn die Sortierung in der Reihenfolge 1 für den Bauleiter erfolgt, dann wird pro Bauleiter eine Excel Datei mit dem Namen des Bauleiters, erzeugt.
Für eine Beschreibung der Druckfunktion siehe BBA Bericht BBAEINZEL Einzelbelegnachweis nach Definition.
Archivierung von Kostenstellenbelegen über die Einzelbelegdefinition
Einzelnachweise nach Definition können pro Kostenstelle archiviert werden.
Voraussetzungen sind:
Die Einzelnachweis-Definition enthält den Mandanten der Teilbuchung als 1. und die Kostenstelle als 2. Sortierung. Ferner müssen bei der KSt-Sortierung die Auswahlen "Überschrift" und "Neue Seite" getroffen worden sein.
Dokument-ID:
Die Dokument-ID wird aus der "Nummernserie Dokumente" der Archiv-Einrichtung genommen. Die Dokument-ID wird nicht beim Einzelnachweis vermerkt; sie wird gedruckt und zusammen mit der KSt-Nummer in die Schlagwörter aufgenommen.
Schlagwörter:
Es werden folgende Schlagwörter geschrieben: Dokument-ID, Mandant der Kostenstelle, Kostenstelle, Name und Suchbegriff sowie Adressdaten laut KSt, Dokumentart: BBA, als Belegnummer wird der Name der Einzelnachweis-Definition vermerkt, als Buchungsperiode die erste Buchungsperiode im Buchungsperiodenfilter, als Externe Belegnummer der Buchungsperiodenfilter.