BBA Auskunft
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Vorgehensweise bei der Auskunft
Vor Ausführung der Auskunft sollten mehrere Vorbereitungen abgeschlossen sein:
Die Kostenstellenstruktur sollte definiert sein. Die einzelnen Gruppen, Ebenen und Begriffe der Struktur müssen pro Kostenstelle vermerkt sein. Sie können im linken Teil der Auskunftsmatrix angezeigt werden.
BAB-Spalten müssen definiert sein. Sie bilden den rechten Teil der Anzeige. Es können beliebig viele Spaltendefinitionen erstellt werden. Für die Auskunft können mal diese, mal jene Spalten ausgewählt werden.
Folgende wichtige Festlegungen bei Kostenstellen werden bei der Auskunft berücksichtigt:
- Bauendedatum
- Gesamtwert ermitteln
- Vorjahreswert ermitteln
Für Kostenstellen werden Spalten, die laut Periodendefinition Gesamtwerte oder Vorjahreswerte anzeigen sollen, nach diesen Festlegungen ermittelt oder nicht, wenn nicht, bleiben die Spalten leer.
Während der Arbeit in der Auskunft kann ein Bauendefilter gesetzt werden, um die anzuzeigenden Kostenstellen einzugrenzen.
Zur Summierung hier ein Exkurs zum „Bewegungsdateien aktualisieren“: BBA Exkurs: Bewegungsdateien aktualisieren.
Auskunft
Die Auskunft zeigt Ergebnisse von Kostenstellen und Gruppen von Kostenstellen in der Form einer Übersicht. Aus der Auskunft kann für jedes Objekt ein BAB aufgerufen werden. Vor dem Aufruf der Auskunft sollten die Vorbereitungen getroffen werden, wie in der Vorgehensweise beschrieben.
Zwei grundlegende Möglichkeiten der Auskunft gibt es, die über die Auswahl "Vorbereiten" in der Auskunftsmatrix gesteuert werden:
- Für die Gesamtstruktur, also von der Ergebniszuordnung über Niederlassungen, Sparten, Typen bis zu den Kostenstellen. Die Gesamtstruktur kann als Ganzes oder schrittweise angezeigt werden.
- Für andere Gruppierungen, z.B. für Bauleiter oder Varianten. Gruppen können einzelne Ebenen der Gesamtstruktur sein, wenn sie außer der Reihe betrachtet werden sollen, oder alle Mandanten, Varianten, Kontrakte, Bauleiter oder besondere Kostenstellengruppen.
Wenn die Struktur entfaltet (in der Auskunftsmatrix über Auswählen, Ebene +/-) oder einzelne Gruppen eingeblendet wurden, sind schließlich die einzelnen Kostenstellen dazu von Interesse.
Beim Einblenden von Kontrakten wird ein Filter auf die Kontrakte, also auf den Kostenstellenstamm, angeboten, so dass nicht immer alle, sondern nur ausgewählte Kontrakte eingeblendet werden.
Es können sowohl einzelne Zeilen, ganze Ebenen als auch die gesamte Übersicht ausgeblendet werden.
Sowohl die Auskunft als auch die BAB aller Objekte der Auskunft können gedruckt werden.
Bei der Auskunft und der BAB-Anzeige kann oben eingetragen werden, dass die Spalten bzw. Zeilen so angezeigt werden sollen, wie sie in einem vorhandenen BBA Bericht bereits definiert worden sind. Auf diese Weise reicht es aus, wenn bestimmte Berichtsnamen bekannt sind, die dort definierten Spalten- und Zeilendefinitionen müssen aber nicht gemerkt werden. Es folgt die Abfrage, ob für die Auskunft die zum Bericht gehörige Variante eingeblendet sollen. Wenn Sie diese Abfrage positiv bestätigen, so wird die Variante und darunter die beinhalteten Kostenstellen eingeblendet.
In den Spalten der Auskunft werden die Ergebnisse der Gruppe oder der Kostenstelle der Zeile angezeigt.
Optionen
Wie BBA Bericht, BAB-Spaltendefinition, BAB-Zeilendefinition
Welche Ergebnisse und in welchen BAB-Spalten sie angezeigt werden, kann durch Spaltendefinitionen bestimmt werden. Jede Spaltendefinition kann für die Anzeige ausgewählt werden. Es muss bei der Vorbereitung, also beim Erstellen der Spalten, darauf geachtet werden, dass in den Spalten definiert ist, welche Kostenarten in die Spalte gerechnet werden sollen.
Auswertungsmonat
Der Auswertungsmonat der Auskunft bestimmt, welche Werte angezeigt werden. Bei der BAB Spaltendefinition wurde pro Spalte die Periode festgelegt, z.B. Monat, Vormonat, Jahr, Gesamt. Diese Periode gilt bezogen auf den Auswertungsmonat. Der Auswertungsmonat muss als Datum eingegeben werden. Als Tag sollte der 1. eingegeben werden. Nach der Eingabe wird der Tag nicht mehr angezeigt.
Bauendefilter ermitteln, Bauendefilter
Kostenstellen können nach ihrem Bauendedatum gefiltert, also ausgewählt werden. Auf diese Weise können z. B. nur die Ergebnisse der Kostenstellen ohne Bauende, mit Bauende in einem bestimmten Zeitraum oder der aktuellen Kostenstellen, die noch nicht oder erst in einem späteren Auswertungsmonat abgeschlossen sind, angezeigt werden.
Weitere
Ergebniszuordnung
Hier kann gewählt werden, ob nur Kostenarten, die dem Betriebsergebnis zugeordnet sind, gerechnet werden, oder auch das neutral Ergebnis berücksichtigt werden soll.
Detailansicht
Nur einblenden bei Bewegung, hierbei nur Istwerte prüfen
Über die Einstellung kann entschieden werden, ob auch Kostenstellen, die im aktuellen Monat oder im aktuellen Jahr Bewegungen haben und ob für die Prüfung nur die Istwerte berücksichtigt werden sollen.
Auskunftsmatrix Menüband
In der Auskunftsmatrix können die Daten nach unterschiedlichen Kriterien angezeigt und in die Istwerte aufgelöst werden.
Verwalten
Zeile löschen
Zeilen können aus der Ansicht gelöscht werden.
Auswählen
Ebene +/-
Über diese Funktion kann die Anzeige in der Auskunftsmatrix Schritt für Schritt aufgelöst, bzw. wieder zusammengefasst werden.
BAB
Aus der Auskunft kann auch der BAB erstellt (über Auskunftsmatrix, Auswählen, BAB) und gedruckt (über Berichten, BAB drucken) werden. Mehr Informationen zum BAB in BBA BAB.
Im Register BAB ist es möglich eine Zeilendefinition zu hinterlegen. Wenn Sie aus der Auskunft drucken möchten, so können Sie die klassische Auskunft drucken, also Zeilenwerte aus der Unternehmenshierarchie im Zusammenhang mit der von Ihnen gewählten Spaltendefinition, oder hieraus für jedes unter Optionen angesteuerte Hierarchieelement einen BAB als Einzelblatt mit der optionierten BAB-Spalte und der hier angegebenen BAB-Zeilendefinition im Druck erzeugen.
Vorbereiten
Über die Funktionen in diesem Bereich wird die Auswahl der Kostenstellendaten in der Auskunft beeinflusst.
Mandaten, Ergebniszuordnungen, Niederlassungen, Sparten, Typen, Bauleiter, Kostenstellen, Kostenstelle mit Gruppe, Kostenstelle mit Gruppenstufe
Über Auswahl der jeweiligen Funktionen werden alle Mandanten der Datenbank oder alle Ergebniszuordnungen, Niederlassungen, Sparten, Typen, Bauleiter, Kostenstellen, usw., des aktuellen Mandanten zugeordnet.
Gesamtstruktur
Die Anzeige in der Auskunftsmatrix wird aufgelöst dargestellt.
7 Sortierungen mit Filter
Es können bis zu 7 Sortierungen der Kostenstellen definiert werden.
Varianten mit Filter, Kontrakte mit Filter, Kostenstellen mit Filter
Über die Funktionen können Varianten, Kontrakte oder Kostenstellen für die Ausgabe in der Auskunftsmatrix gefiltert werden.
Ausführen
Neu
Die Funktion Neu erstellt die Auskunftsmatrix neu. So kann die Auswahl z.B. über Vorbereiten neu gestartet werden.
Rechnen
Rechnen in der Auskunftsmatrix löst die Wertermittlung aufgrund der ausgewählten Spalten (in der Schnellauskunft – im EinzelBAB der Spalten und Zeilen) aus. Das Rechnen kann über Ausführen in der Kopfzeile oder in der Auskunftsmatrix ausgeführt werden.
In der Einrichtung zur BBA kann ausgewählt werden, dass in der Auskunft die Einzelsätze immer in einer pauschalen Übersicht angezeigt werden, ungeachtet der Rechenfunktionen oder anderer Bedingungen, siehe Auskunft Einzelsätze in BBA Einrichtung.
Die Auskunfts-Anzeige bildet keine Summen der Einzelzeilen. Deshalb sind die übergeordneten Gruppen, z.B. die Variante, absichtlich als "Überschrift" vor den Einzelzeilen, also den Kostenstellen, angeordnet und nicht als "Absummierung" unter den KSt. In der Auskunft werden die Rechenregeln der Spalten, und Zeilen im Auskunft-BAB, auf die übergeordnete Gruppe, also z.B. die Variante als Ganzes angewendet und angezeigt. Es wird also jeder Betrag für die Gruppe ermittelt und dann für die gesamte Gruppe weitergerechnet.
Beispiele für die Auskunft
Ergebnisübersicht
Um in der Auskunft eine Ergebnisübersicht anzuzeigen, wird eine einfache Spaltendefinition benötigt.
- Die Spalte "Kosten Gesamt": Zusammenzählung der Kosten-Kostenarten, Werttyp Istwert, Periode Gesamt.
- Die Spalte "Leistung Gesamt": Zusammenzählung der Leistungs-Kostenarten, Werttyp Istwert, Periode Gesamt.
- Die Spalte "Ergebnis Gesamt": Zusammenzählung Kosten- und Leistungs-Kostenarten, Istwert, Gesamt.
Hinzugefügt werden könnten Jahres- oder Monatswerte, indem entsprechende Spalten mit anderer Periode definiert werden, oder Soll-Spalten, indem als Werttyp "Planwert" angegeben wird.
Ergebnisübersicht mit Prozentausweis
Die Ergebnisübersicht könnte erweitert werden um eine Spalte "Kosten in % von Leistung" oder "Ergebnis in % von Leistung".
Hierfür wird die Rechenfunktion benötigt: Die Spalte "Kosten in % von Leistung": Zusammenzählung der Kosten-Kostenarten, Istwert, Gesamt. Rechenoperation %, als zweite Zusammenzählung die Kosten- und die Leistungs-Kostenarten, Istwert, Gesamt.
Auftragsstandliste
Auftragswert, Leistung, abgerechnete Leistung, nicht abgerechnete Leistung: Das sind Kennziffern, die einen Überblick über den Baufortschritt und die Vorfinanzierung ermöglichen.
- Die Spalte "Auftragswert": Zusammenzählung leer, also alle, Werttyp Auftragswert, Periode Gesamt.
- Die Spalte "Leistung": Zusammenzählung der Leistungs-Kostenarten, Istwert, Gesamt.
- Die Spalte "Umsatzerlöse":
- Zusammenzählung der reinen Erlös-Kostenarten, Istwert, Gesamt.
- Die Spalte "Anforderungen": Zusammenzählung der Kostenarten für debitorische Anforderungen, Istwert, Gesamt. (Je nach Definition in der Monatsabrechnung können es auch vorläufige Werte sein.)
- Die Spalte "Nicht abgerechnete Leistung": Zusammenzählung der Leistungs-Kostenarten einschl. Leistungsabgrenzung, Ist, Gesamt, Rechenoperation -, als zweite Zusammenzählung nur die Leistungsabgrenzungskostenarten, Ist, Gesamt.
- Die Spalte "Zahlungen": Zusammenzählung leer, also alle, Werttyp Zahlbetrag, Periode Gesamt.
Was nicht geht bei der Auskunft
Umsortierung der Gesamtstruktur
Für Gesamtstruktur ist die Reihenfolge der möglichen Sortierungen festgelegt. Die allgemeinste Sortierung ist die nach der Ergebniszuordnung, danach folgen Niederlassung, Sparte, Typ. Es kann nicht nach Typ und dann nach Sparte oder nach Sparte und dann nach Niederlassung sortiert werden. Wohl aber können einzelne Ebenen der Struktur übersprungen werden, so dass etwa nach Niederlassung und dann nach Typ angezeigt werden kann.
Sortierung der Kostenstellen
Wenn Kostenstellen eingeblendet werden und die Anzeige nicht die Gesamtstruktur ist, werden die Kostenstellen immer nach Nummer sortiert. Also die Kostenstellen einer Variante, eines Bauleiters oder einer Statistikgruppe. Der Grund hierfür ist, dass eine Sortierung unterhalb z.B. des Bauleiters verwirrend wäre, wenn nicht zusätzlich Zwischensummen angezeigt würden. Solche Zwischensummen können aber in der Gesamtstruktur oder durch geeignete Varianten ermittelt werden.
Wiederholte Anzeige eines BAB
Um einen BAB anzuzeigen, müssen folgende Schritte ausgeführt werden:
- In den Optionen der Auskunft eine geeignete BAB-Zeilendefinition auswählen.
- Das Objekt, also die Kostenstelle oder Kostenstellengruppe, auswählen.
- Den BAB-Button ausführen, in der folgenden BAB-Anzeige die geeignete BAB-Spaltendefinition auswählen. Die Auswahl der Definitionen bleibt zwar bestehen, so wie sie zuletzt getroffen wurde, der BAB-Button muss aber für jedes einzelne Objekt einzeln aufgerufen werden.
Beschleunigung der Arbeitsansicht
Die Arbeitsansicht bietet den Vorteil, dass die Anzeige selbst und ihre Ergebnisse verändert werden können, indem Kostenstellen ein- oder ausgeschlossen werden. Die Anzeige ist jedoch langsamer als die Schnellansicht. Der Grund hierfür sind die zahlreicheren Datenbankoperationen, die ausgeführt werden, um die Ergebnisse zu ermitteln.