Allgemein

Das Rechnungsausgangsbuch kommt sowohl in der Finanzbuchhaltung als auch im Verkauf zum Einsatz.

Es kann genutzt werden, wenn Verkaufsrechnungen von der Verkaufsabteilung erfasst und gedruckt, jedoch von der Finanzbuchhaltung gebucht werden sollen. Hierdurch wird einem häufig gefordertem Sicherheitsaspekt entsprochen: Die Buchungen des Verkaufs werden nicht ungeprüft in der Finanzbuchhaltung gebucht.

Die Verknüpfung mit der Anzahlungsbuchhaltung ist eine weitere erleichternde Funktion, da die Anforderungen an einer einheitlichen Stelle erfasst und gebucht werden. Die Übergabe in die Anzahlungsbuchhaltung erfolgt dann automatisch mit allen erfassten Informationen.

Eine weitere Funktion ist die Verknüpfung in die Anlagenbuchhaltung. Hierdurch können Anlagenverkäufe direkt im RABU erfasst und gebucht werden.

Häufig werden Rechnungen erstellt und solange für eine Buchung gepuffert, bis der Rechnungsempfänger die Rechnung inhaltlich und in ihrer Höhe akzeptiert hat. Notwendige Änderungen lassen sich somit noch im RABU berücksichtigen.

Das RABU ermöglicht die Anzeige aller erfassten, ungebuchten und gebuchten Rechnungen sowie Gutschriften. Es kann somit auch als Historie des Verkaufs genutzt werden.

Wenn in den Rechnungen neben Sachkonten auch Artikel gebucht werden sollen, dann empfiehlt sich die Arbeit mit der NEVARIS Finance Materialwirtschaft (MAWI). Deren Modul Verkauf (MAWI VK) beinhaltet die RABU-Funktionalität.

• Stammdaten aus anderen Modulen werden verwendet
• Erfassung der Ausgangsrechnungen in einem zentralen Modul
• Integration in das Modul Verkauf
• Integration in die Anzahlungsbuchhaltung
• Integration in die Anlagenbuchhaltung
• Durchgängiger Nachweis der ausgehenden Rechnungen
• Strukturierte und einheitliche Erfassung durch die Mitarbeiter
• Jederzeit Nachweis über Bearbeitungsstand der Rechnungen möglich
• Automatische Prüfung auf Buchungsfreigabe der Rechnung
• Auswertung von ungebuchten Rechnungen in der Kostenrechnung
• Automatische Buchung der gedruckten Rechnung

Rechnungserfassung und Rechnungsbuchung

Die Erfassung im RABU befindet sich im Menü Tägliche Aktivitäten, Rechnungsausgangsbuch. 

Die Ausgangsrechnung Karte besteht aus einem Kopfteil und einem Buchungszeilenteil. Im Kopfteil werden die Daten für den Debitorenposten erfasst und in den Buchungszeilen die Daten der Gegenbuchung (Sachposten).

Durch die Freiformerkennung im Dokumentenmanagementsystem werden dadurch die einzelnen Daten erkannt, in die Arbeitsschritte eingefügt und können dann dadurch schrittweise geprüft werden. Denn oft erfasst ein Mitarbeiter im Einkauf den Kopfteil, der Mitarbeiter der Buchhaltung erfasst die Buchungszeile und ein weiterer Mitarbeiter gibt das O.K. zur Buchung im System.

Die Erfassung besonderer Belege im Rechnungsausgangsbuch, wie die Erfassung von Ausgangsrechnung mit automatischer Rechnungsabgrenzung (Verteilungsbuchungen), die Erfassung von Ausgangsrechnungen, die direkt als Eingangsrechnungen in anderen Mandanten bereitgestellt werden (Belegübertrag) und die elektronische Rechnung werden jeweils gesondert beschrieben.

Ausgangsrechnung Übersicht

Die Felder und Aktionen der RABU Übersicht werden in FIBU RABU Karte Kopf näher beschrieben. 

Besonderheiten Menüband

Neu

Rechnung erfassen, Gutschrift erfassen

Im Rechnungsausgangsbuch wird direkt bei der Neuerfassung unterschieden, ob eine Rechnung oder eine Gutschrift erfasst werden soll. Das Kennzeichen Gutschrift im Rechnungskopf ist nicht aktiv und kann so nicht geändert werden. Rechnungen wie Gutschriften haben so einen eigenen Typ und können jeweils mit positiven Werten erfasst werden. 

Auswählen

Bearbeiten mit Rabatten 

Öffnet die RABU-Karte im Bearbeiten-Modus speziell für die Erfassung von Rabatten. Es sind die notwendigen Felder für die schnellere Erfassung in den Positionen eingeblendet.

Bearbeiten mit Kalkulation

Öffnet die RABU-Karte im Bearbeiten-Modus speziell für die Erfassung von Kalkulationen. Es sind die notwendigen Felder für die schnellere Erfassung in den Positionen eingeblendet.

Ausgangsrechnung Karte

Aus der RABU Übersicht gelangt man durch 'Neu' oder die verschiedenen Bearbeiten-Optionen in die RABU Karte. Diese setzt sich zusammen aus Kopf- und Zeileninformationen. 

Einrichtung

Die notwendigen Einrichtungen für das RABU sind unter FIBU RABU Einrichtung beschrieben.